平静霞

（杜尔伯特蒙古族自治县城市管理行政执法局 黑龙江 大庆 166200）

浅析电子文件的整理与归档

平静霞

（杜尔伯特蒙古族自治县城市管理行政执法局 黑龙江 大庆 166200）

现代信息技术的发展,电子文件归档管理工作越发重要,许多单位这方面的工作还存在不少问题。本文将分析这些问题,并从抓好电子文件归档管理的制度建设、培养适应档案现代化管理的人才、坚持"双套制"的归档原则这几个方面提出如何做好电子文件归档管理工作的建议。

电子文件；整理；归档；分析

电子文件是在电子计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。人们在计算机屏幕或打印纸上看到的由文字、图形等构成的电子文件形态，只不过是电子文件的媒种输出形式而已。而在电子计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均以数字编码的形式存在。

电子文件的整理，是指按照一定原则和方法，将其分门别类组成电子档案的一项工作。电子文件的整理，是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行整理，为归档做好准备的工作。归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导。产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单位按电子文件类别分别保管，其中由几个产品组成的复杂产品，按总体、分系统、单机排列；建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软硬平台等。

一、分类、排序工作

是将存储载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一致有序状态。按档案管理要求对电子文件进行分类、排序、著录标引，此工作由归档人员来完成。一般情况下，归档人员只是对某一份或几份电子文件进行整理。归档后，档案保管部门还要进行检查和系统的整理。如对电子文件的调整，目录和表格的编写、填写，电子文件的格式转换等一系列的加工整理工作。当然，我们应注意的是，由于不同系统产生的电子文件，在整理过程中，可能会遇到文件格式重新编排和组合。这种格式转换有可能损伤数据，损害了电子文件的凭证作用。但随着技术的发展，不断解决这一格式转换问题，是档案保管部门整理电子档案的一项重要内容。电子档案分类排序、著录标引是保管电子档案的基本要求，在建库前的整理工作中占有重要的地位，其整理的质量直接影响电子档案的保管利利用。

二、建立数据库

建数据库前应对电子文件进行分类编号，使其达到总体上的有序状态。对于不同应用系统应选取不同的文件组织方式或组合方法，目的是方便使用。织建数据库的主要工作内容：首先是对屯子文件进行分类编号。一个单位的屯子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行分门别类的管理，就要进行科学的分类。要按门类划分的标准，结合本单位的专业和电子文件内容，制定本单位的分类方案。分类编号就是按照分类方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的排列有序的整体。其次对电子文件的登记。电子文件分类编号后、要建立检索文件，检索文件是列电子文件进行快速访问的有效工具。

电子文件的整理是检索电子文件、提供利用的前提，同时也为电子档案管理莫定了基础。与纸质档案相比，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学管理，构成有序的虚拟状态，数据库是存取电子文件的“虚拟文件库”。在计算机网络系统中，存储电子文件均会以虚拟文件存在数据库内，电子文件存在的形式状态改变了人们的传统的观念，即电子文件是以数据形式记录，又以数据传递，还以数据形式存储。它的存储是看不见的，只有将其数据经过还原处理后，在计算机屏幕上显示，才能看到内容。无沦在什么样的环境条件下，都要拷贝一套保存，并对拷贝的技术平台作说明。有些必须以纸质文件存在时，可输出纸质文件保存、管理c如法规性的电子文件必须拷贝在纸上保存。对技术、经济、艺术等方面产生的电子文件，保存时间比较短的可按建立数据库整理、存储，不一定非输出纸质文件保存。

三、电子文件的归档

电子文件归档，是将应归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从计算机存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上．以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如果是计算机网络系统，按要求转数据库或记有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。

四、电子文件的归档范围

确定电子文件的归档范围，是归档的首要任务，也是保证电子档案质量的关键。确定电子文件的归档范围应遵守以下原则：1.按现行文件的有关归档范围执行；2.要考虑屯子文件的特殊性，根据电子文件的形成规律，尽可能具体列出阶段的、系统的、权威的电子文件组合，保证电子文件的原始性、真实性、完整性；3.计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等也必须列入归档范围。

五、归档时间、份数、要求及方法

（一）归档时间

电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档 (称为阶段归档)，具体可视情况而定。因涉及电子文件的技术环境条件，存储载体的质量、寿命等问题，一般以不超过2～3个月为宜。

（二）归档份数

一般拷贝2套。一套封存，另一套提供借阅。即使在网上进行，也要拷贝一套封存。必要时应封存2套，其中一套异地保存。因为电子文件在长期保存过程中可能会出现读取的错误，但两套都出错的概率很低，所以封存2套可以大大提高安全性和可靠性。另外，存储载体的生产厂商常对存储载体的寿命作许诺，我们不能以此作为存储载体寿命的依据。因为我们在存储载体上存放数据，与出厂时存储载体的技术状态不同，存放的环境条件不同，许多单位达不到厂商提出的保存环境。因此．我们不仅要注意归档的份数，还要注意保存的方法和环境。

（三）归档要求

真实、完整，达到档案的功能价值。做到这一点，首先要遵从归档各阶段的规定、标准如收集、积累、整理、鉴定等环节的规定、标准；其次是准确说明它的软硬件环境；第三是归档电子文件的格式应为工业标准，在标准的用户界面下操作，支持不同的平台，与现有的设备兼容，能以标淮的数据库语言与数据库相连，或者确定统一的标准在内部的计算机网络上使用，以实现良好的转换状态。因为电子文件是由内容、存储藏体和软硬件技术的组合，进行电子文件归档必须考虑电子文件的组合问题。

（四）归档方法

1.将应归档的电子文件最终版本录入存储载体上。这个过程一股是归档人员对经过整理、确定保管期限等档案属性后，录入在存储载体上，脱机后可存放在另处。

2.压缩归档。采用数据压缩工具，对计算机网络上应归档的电子文件，经过一段时间积累后进行压缩操作，录入到存储载体上。这种方法对将来的电子档案管理有利。但是，采用的压缩工具及过程要有统一要求，否则方法不统一，就难于从压缩归档的电子档案中检索出所需要的内容。

3.备份归档。一般是在计算机网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件录入到存储载体上。为保证电子文件的真实性，在归档电子文件时，也将记录日志录入到存储载体上。

确保归档电子文件的原始性、真实性、系统性、完整性，是当今新一代档案人员的重要任务，只有这样才能真正实现电子文件的价值。

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