蔺 芳

（哈尔滨投资集团有限责任公司 黑龙江 哈尔滨 150090）

浅析科技档案现代化管理中存在的问题及对策

蔺 芳

（哈尔滨投资集团有限责任公司 黑龙江 哈尔滨 150090）

在现代信息高速发展的社会里，科技档案对档案工作来说，不仅仅起到保存原有资料的作用，还减少了不必要的资本、劳动力、物资消耗等作用。当前档案人员的工作重点是必须力求档案管理科技化、现代化，以保证未来档案工作的发展。

一、实行科技档案管理现代化的必要性

当今社会正步入一个新的技术革命时代，这些高新技术广泛应用于生产、生活之中，势必会带来社会生产力的飞跃，同样也会引起社会生活的深刻变化。尤其是计算机和通信技术的迅速发展和广泛应用，信息已经成为人类生存和发展的重要资源，是现代科学技术的支柱之一。信息资源的利用就是人类知识和智慧的利用，科技信息的交流、利用必将推动科技生产力的不断发展。科技档案是科技信息的物质载体。但在相当长一段时间里，我国的科技档案管理工作还停留在落后的传统手工操作及旧的管理体制上。为了适应科技的发展，科技档案管理现代化问题越来越突出，越来越重要。这就要求科技档案管理必须引进现代科学技术管理模式。

二、科技档案的特性与实际运用

（一）及时性

科技档案的归档时间的选择十分重要，不宜过早和过迟。归档时间过早，科技活动还未完全结束，既无法保证归档文件的完整性和系统性，一定程度上还会干扰尚未完成的科技活动；归档过迟，具有归档要求的科技文件长时间与普通文件“混搭”，既会造成部分文件的丢失，载体损坏，严重的情况下还会导致失密、泄密的事件发生。在实际归档过程中，我们可以根据科技档案不同的专业属性，选择不同的归档时间。比如基建档案可以选择阶段性归档，主要分为工程准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段。当然，每个阶段又可以分为若干个子阶段，如工程准备阶段又可以分为立项阶段，建设用地、征地、拆迁阶段，勘察、测绘、设计阶段，开工审批阶段等。

（二）关联性

科技档案的形成不是科技文件的简单集合，而是通过专业关系、结构关系、时间关系形成的有机整体。它比较多地通过前两者的关系把一项工程划分为许多小的程序和环节，再将这些程序和环节组成一个或多个案卷。比如基建档案中的施工阶段，按照其结构关系，分为土建工程、安装工程、室外工程等。按照其专业关系，土建工程又可分为地基与基础部分、主体结构部分、建筑装饰装修部分、建筑屋面部分；安装工程又可分为建筑给排水及采暖部分、建筑电气部分、通风与空调部分、电梯部分、建筑智能化部分；室外工程又可分为室外安装、室外建筑环境。

（三）完整性

科技档案的完整性是科技档案制作的前提和基础，同时也影响和制约着科技档案工作水平的高低。完整性不仅仅体现在归档文件和资料的无一缺失，更重要的是体现在文件资料的准确和系统。准确性是科技档案的命脉，系统性是科技档案的本质要求。比如基建档案中的竣工图，大到总平面图、竖向布置图、管网图，小到某一单项管线图，无不要求所归档的图纸是最终的竣工图。

（四）服务性

档案不是“文物”，静静地“躺”在博物馆里就是它最大的使命。档案一个重要的作用，也可以说是一个根本任务是实现有效利用。尤其是科技档案，作为记录人类自然科学研究、生产技术、基本建设等活动的文件集合，必然要为科技生产与经济工作所服务。比如，设备档案中的设备、材料说明书、安装、调试记录、试车记录、设备运行记录、故障处理、分析报告、设备大修计划、记录和修理情况等备查资料，为设备的正常运行、及时维修打下基础。

（五）规律性

相关专家认为“科技档案是人们在科技活动过程中有意识形成的但它是从属的，受科技工作的逻辑程序所制约；其一，随着科技工作的进程而形成相关的文件材料；其二，科技工作逻辑程序决定了科技档案的有机联系或因果关系。这一结论，也是科技档案形成的基本规律”。科技档案的规律性有些反应在理论层面，而更多的则是体现在具体的实践工作中。对于研究科技档案的成套性、科技文件的归档范围、科技档案的收集工作、科技档案的套内整理工作、科技档案的鉴定工作、科技档案的编研工作等都不同程度的起到一定的影响与制约作用。

三、当前科技档案管理中存在的问题

（一）管理条件“滞后性”

这里的“滞后性”，既有制度建设方面的落后，又有档案工作者思想意识方面的落后；既有硬件建设方面的落后，也有软件建设方面的落后。科技档案的管理缺乏相应的管理措施，如无专门的科技档案管理办法，有些部门只重视实体性工作对科技档案的管理重视不够，往往忽视了相关文件资料的收集保存，档案意识差；现代化的档案管理设备缺乏或闲置，档案管理人员的编制不足或档案专兼职人员未经业务培训直接上岗，缺乏一些必要的业务知识和基本业务常识，导致工作效率不高。

（二）归档时间“随意性”

科技档案归档是否及时是衡量档案质量的重要指标。但在实际的归档过程中，我们分析无论是什么档案，都存在着归档时间不确定、随意性的问题。比如，归档时间太迟，导致文件资料长时间不具备档案管理条件而分散保存，进而导致部分文件丢失，载体损坏。这既有客观原因，也有主观原因。

（三）档案内容“文书化”

档案的价值在于凭证作用和利用价值。不同类型的档案其价值归属也应该不同。文书档案应侧重于凭证作用，科技档案则应侧重于它的利用价值。我们在归档过程中往往也会认为凭证性质的文件资料容易核对和整理，那些技术性的文件资料较难甄别其原始性和准确性，导致重视前者，忽视后者，这也是今后工作中亟需改正的地方。

（四）资源共享“表面化”

上文提到，服务性是科技档案的生命和价值所在。但这种价值是潜在的，需要通过应用开发才能实现。部门间的档案资源共享是实现科技档案服务功能的有效途径。可是，当前的科技档案工作存在各自为战的局面，未能做到资源共享，或者仅仅是实现了表面化的共享。这种情况的发生一方面是由于没有专门的档案共享软件支持，另一方面也是主要方面是由于没有充分意识到科技档案的服务性、实用性，而把它与文书档案简单地划等号。

四、实现科技档案现代化管理的发展对策

（一）提高科技档案管理人员的业务素质

应当重视档案管理人员队伍建设，并不断通过多种渠道和途径对他们进行培训和指导，使他们的业务水平不断提高。档案管理人员应具有正确的价值观，良好的职业道德，主动以现代管理学方面的知识武装自己，不断优化自身的知识结构和能力结构，提高业务素质和管理水平。同时学习现代办公技术，实现档案管理的电子化、网络化，以适应信息化社会对档案管理人员的要求。

（二）建立完善档案管理制度

档案工作只有实行制度化、经常化，才能取得良好成效。应对科技档案管理人员的归档移交和接收、管理、利用等作出明确规定，做到归档有时间、立卷有标准、借阅有规定、库房管理有措施。

（三）实现档案资源共享同步

要实现档案资源的共享，体现档案管理的服务性，做好档案分类管理工作是基础。不仅要实现档案的电子化，而且还要建立检索目录体系。同时我们也要积极开发适应未来档案工作发展需要的专业管理软件，用现代化的科技手段来帮助提高档案管理水平。

（四）重视对科技档案现代化管理工作的投入

必要的资金投入和先进设备的配置，是实现科技档案现代化管理的基础和条件。各级政府、各单位、各部门要高度重视和支持科技档案现代化管理工作的人力、物力和资金方面的投入。