李晓霞

摘要:在我国,人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用,甚至可以说人事档案是每个公民的第二生命。人事档案的科学建设是随着社会的发展和进步而产生的必然需求。信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色,档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移,档案现代化管理和信息化建设,是档案工作发展的必然趋势。

关键词:人事档案;谠案管理;信息技术

中图分类号:C93 文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)29-0167-02

人事档案是在人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历和表现,以个为单位组合起来的,以备考察的文件材料。其内容主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的,记载着个人的经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励惩罚等方面的原始资料,内容反映了个人参与社会各方面活动的记载和个人自然情况。人事档案管理就是人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

一、人事档案的结构

在我国,人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用,甚至可以说人事档案是每个公民的第二生命。一般来说,人事档案管理中,人事档案的收集、处理和提供利用通常由各单位内部人事机构行使和掌握。人事档案包含以下十大类内容。

1.履历材料:(1)职工履历表;(2)干部履历表;(3)专业技术人员履历表;(4)军人履历表;(5)学生登记表。

2.自传。

3.鉴定、考核、考察材料:(1)工作鉴定;(2)学习鉴定;(3)出国人员鉴定表;(4)学生毕业鉴定、实习鉴定;(5)干部的年度考核表;(6)组织正式出具的考核材料。

4.学历和评、聘专业技术职务材料:(1)高中及以上的毕业生成绩表、登记表;(2)报考中专以上学历报名登记;(3)论文、科研成果材料;(4)一个月以上各类专业培训学习成绩;(5)聘任、解聘专业技术职务审批表; (6)职称评定审批表。

5.政治历史审查材料:(1)社会关系调查证明材料;(2)入党入伍审查材料。

6.党团材料:(1)入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员民主评议表、入团志愿书(90年以后入团的需要入团申请书)、取消预备党员资格的材;(2)加入民主党派材料。

7.奖励材料:先进工作者、(区级以上)劳动模范、三八红旗手、特级教师、三好学生、战斗英雄、优秀团员、各类嘉奖登记表或审批表等。

8.违纪材料:(1)受到党政部门的纪律处分材料,如开除党、团籍,留党查看、记过处分等材料;(2)违反法律材料,如逮捕、法办、拘留、劳改等材料;(3)组织通报批评材料,被企业除名材料。

9.工资级别、任免、工作调动、出国、退休材料:(1)工资级别审批表、增资审批表:(2)干部任免表;(3)入伍登记、退伍登记表;(4)招工登记表、劳动合同、流动表、商调表、视作连续工龄缴费审定表、终止劳动合同证明书。

10.其他:(1)体检表;(2)工会会员登记表;(3)大中专毕业生就业报到证;(4)职工报到介绍信;(5)有价值的学习总结、体会。

注:档案材料一律用黑色或蓝黑色钢笔填写,纸型均用16K。

二、人事档案管理的重要性

我国人事档案制度自20世纪50年代产生以来,对国家的信用建设、干部管理、福利分配、国家安全等方面作出了重大贡献。人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用。目前,出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案,特别是在国有企业、事业单位,人事档案相当重要。

三、人事档案管理的法律依据

对人事档案管理工作,国家制定出台了一系列的法律法规来加以保障。1996年7月修订的《中华人民共和国档案法》强调,人事档案作为国家档案的组成部分,所有权归国家,实行强制性归口管理。1991年4月颁布的《干部档案工作条例》规定,“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制”。1996年12月颁布的《流动人员人事档案管理暂行规定》明确指出,流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位未经授权均不得擅自存放和保管人事档案。这些指导性法律法规为人事档案管理工作提供了政策依据,并使人事档案管理工作迈入了专业、权威的发展阶段。

四、档案信息电子化的必然性

随着社会的发展,信息化已经成为社会发展的一个重要标志,信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移,档案现代化管理和信息化建设,成为档案工作发展的必然趋势。

人事档案信息化就是在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案资源全面处理。也就是对馆、室藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。

档案信息电子化,可一次投入、多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面。档案信息电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高。

五、当前人事档案管理存在的问题

近年来,由于机构编制和用人制度的改革,单位管档人员变动频繁,出现了忽视人事档案管理现象,影响了干部管理工作。目前主要存在以下问题。

1.硬件设施解决落实差。对干部档案管理必备的条件解决落实差,有的单位档案多、档案室狭窄、影响档案的美观整洁、完整,有的单位必备的基础设施如切刀、档案夹等都不具备。

2.档案管理规范缺乏。在目前的人事档案中,大多只有以往形成的姓名、性别、年龄、民族、参加工作时间、入党入团时间、文化程度、工作经历等简单材料,而对反映本人业绩、动态的材料收集归档不全。还有个别单位档案下放到主管局管后,一直未按统一标准整理,材料多年未归档,造成档案材料不齐不全。

3.专业技术人员偏少。从1994年至1997年这四年看,专职档案员中具有专业技术职务的人数占总人数的比例分别为:244%,186%,176%,244%。社会的发展对档案工作的专业文化程度提出了更高的要求,专业技术人员占有极其微弱的比例,是目前档案工作急需解决的问题。

4.管理档案人员业务不熟、档案管理制度执行差。近几年管理档案人员工作变动频繁,兼职人员占90%,加之没有经过各级档案部门组织专业知识培训,业务不熟,甚至有些档案管理员还停留在手写阶段,没有掌握必须的计算机技能,有些新从事管理档案管理工作的人员对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档等业务不太了解,难以适应档案管理工作。

六、加强队伍建设,提高从业人员素质

社会现代化的实现,要求各行业的从业人员也要与时俱近,紧跟时代的步伐和节奏,所以,档案管理人员也具备较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象,尽管引进了现代化设备,却不能充分发挥作用,这就需要抓紧建设一支稳定而发展的档案干部队伍。

1.提高重视意识。在市场经济条件下,企业的竞争最终还是靠人才,无论是企业事业单位还是员工个人,都应该自觉更新观念,提高对档案的重视意识程度。因此,每个单位都应该提高对人事档案的认识,增强依法管档的意识,建立健全规章制度,配备专业的人员设备,把人事档案管理作为企业重要的基础工作抓紧抓好,做到材料收集齐全、归档及时准确、管理规范有序。

2.增强硬件建设。使用计算机管理档案可减轻劳动强度,提高工作效率。计算机技术和网络技术的发展,势必带来档案管理工作的变革。采用计算机技术进行档案管理是档案工作现代化的必要条件和重要标志,它使传统的管理模式和操作方式得到了本质的改变,体现了管理的科学化和高效率。因此,各个单位应给档案管理部门配备必要的现代化设备。

3.增强责任意识和法律意识。档案工作者要忠于职守、一丝不苟,在工作中敢于坚持原则,严守制度,尽职尽责地管好用好人事档案,使其更好地在企业的组织人事工作中发挥重要作用。并且从业人员要本身热爱档案事业,具有强烈的事业心、责任感和使命感。档案工作者必须学习《档案法》,加强法律意识,具备“依法执档”“依法用档”意识,有效维护档案的完整与安全。档案工作人员必须树立较强的保密意识,做到不该说的话绝对不说,不该做的事坚决不做,严格按规定接收、鉴别、保管、提供、转递档案材料,以确保人事档案的机密性。

4..提高外语水平。外语是当前档案专业技术人员在评聘和晋升档案专业技术职务时的一大考试“难关”,大多数档案管理人员的外语水平尚未达到初级等级证书水平,急需“扫盲”。因此,利用各种教育方式,提高档案管理人员学习外语的兴趣,鼓励他们克服学习中遇到的困难,树立起为档案事业而奋发向上的自信心。