夏力苗

（赤峰学院 图书馆，内蒙古 赤峰 024000）

浅析高校图书馆采编业务外包的优势与风险

夏力苗

（赤峰学院 图书馆，内蒙古 赤峰 024000）

随着网络信息技术的快速发展,高校图书馆编目作业方式发生了根本改变.从编目外包产生的背景、内涵等概念及发展状况出发,分析了高校图书馆编目外包的动因、优势及风险,提出了成功实施高校图书馆编目外包的策略.

高校图书馆；编目工作；业务外包

1 图书馆编目业务外包产生的背景

编目业务外包就是指图书馆把编目业务的部分或全部交由其他机(服务者)完成,从而降低成本,节约时间和人力资源,提高编目整体效果和服务质量.编目外包是国外图书馆业务外包中应用最广且最具有成效的工作,早在20世纪七八十年代的美国、日本等,图书馆就已开始编目业务部分外包.1967年美国OCLC成立以后,由于它费用低,质量可保,成了世界各地图书馆编目外包的服务商.在我国,随着现代信息技术应用和Internet技术的迅猛发展,江苏省建立了图书馆图书联合采编中心,实行江苏省内的联合采购、联合编目.这种业务外包形式也为各大书商、出版社提供了良好的发展机遇.从20世纪90年代起,国内许多图馆就普遍采用了编目业务外包的方式.以赤峰学院图书馆为例,由于学院是新升格组建的本科院校，学生人数大幅度递增,图书采编量也大大增长,为了减少图书积压,图书馆得不增加采编力量,以加快新书的分编、上架速度,与此同时有选择地选取了部分编目业务由书商完成,即实现了编目业务的外包.

2 图书馆业务外包的内涵、类型

图书馆业务外包是指图书馆以合约的方式委托外部服务商为图书馆提供本应由图书馆自己完成的各种业务活动和服务.这是图书馆界参照工业企业外包模式提出的一种新型管理方法,其主旨在于通过有效整合、利用图书馆外部最优秀的专业化资源,将一些非核心的、次要的或辅助性的功能业务外包给外部的专业服务机构,达到弥补人员不足、降低运营成本、提高工作效率、充分利用社会资源、提高服务水平的目的.

目前,我国高校图书馆采取的编目业务外包类型有三种,书商随书配备分编数据、套录书目数据库公司书目、委托专业公司(团体)分编.目前大多数图书馆采取的是前两种形式,并且运作也比较成功.

3 高校图书馆业务外包的起因

高校图书馆编目业务外包实际上就是向社会借力,从而提高自身的核心竞争力,更好地为广大师生服务.

3.1 经济因素.20世纪90年代末,国家对高等教育进行改革,各高校纷纷合并重组,规模不断扩大,招生数量成倍增加,学生与图书数量的比例与教育部评估标准差距较大.在校学生与图书馆藏书之比远远低于国家教育行政部门要求的标准,有的学校因此而受到了黄牌警告.为了解决图书数量不足的问题,各高校均投入大量购书经费来采购图书,造成现有图书馆人员的紧张状况.为了能使新书尽快上架,图书馆不得不利用外部的技术和人力资源来解决面临的困难，外包不失为一种好的解决方式.

3.2 人员因素.随着高校内部体制改革的不断深化,使作为辅助单位的高校图书馆队伍建设与高校图书馆快速发展的需要越来越不相称,高校图书馆每年进人指标非常有限,业务人员严重短缺、馆舍空间不足.购书量逐年递增,造成编目业务人员负担加重,图书资料无处摆放.外包就可以弥补这些不足,使图书馆更好地提高服务质量.

3.3 科技因素.网络技术的普及,从根本上改变了图书馆的作业模式.网络环境下,国家图书馆联合编目中心于1997年10月成立,联机编目应用程序于1998年12月开始运行.为各高校图书馆全面开展资源共享和文献信息服务提供了先进的应用平台、服务环境和服务手段.目前各书商在提供图书的同时,均免费提供书目数据.

3.4 市场竞争因素.现在的图书流通市场竞争非常激烈,由此而诞生了一大批有竞争优势的企业,如书刊代理商、数据库开发制作公司等.它们为在图书流通市场占得一席之地,纷纷尽力为各高校图书馆提供售后服务,尽量满足客户需要.从简单的手工加工业务到复杂的技术业务,如分类编目等,为高校图书馆编目外包的实现提供了可靠的保证.因为高校图书馆是事业单位,信誉好,购书费拖欠的可能性非常小,书商为了长期的利益,也愿意提供业务外包服务.

4 高校图书馆编目业务外包的优势与风险

4.1 图书馆编目业务外包的优势

4.1.1 节约了图书馆有限的购书经费

近几年来，随着我国高等教育事业的发展,制约高校图书馆发展的瓶颈——图书经费问题得到了领导的相对重视,但总的来说还是比较紧张.所以,怎样让有限的经费充分发挥其作用是图书馆领导者应重点考虑的问题.图书馆编目业务外包在一定程度上大大节省了图书馆的运作成本,节省了有限的图书经费,合理有效地缓解了这一棘手的问题.图书供应商的企业化管理、商业化竞争意识和规模化经营,使企业保持足够的活力,就完成同一业务来说,图书供应商的投入往往低于图书馆的投入.就编目数据来说,由于网络技术的应用,目前图书馆编目业务已进入联机编目阶段,我国已建立了国家图书馆联机编目数据中心和CALIS高校文献保障服务系统,其强大的技术优势可以为高校图书馆提供编目服务或承担编目业务.据有关资料统计,我国每种书的原始分编成本在10-15元,而从CALIS套录数据或者由书商自己提供分编数据,成本就要低得多.由此看来采编业务外包降低运作成本的作用显而易见.通过业务外包节省的开支还可以用于改善服务环境,更好服务于高校的教学科研工作.

4.1.2 提高了图书馆的工作效率

高等教育事业的快速发展,高校办学层次的提升和人才培养水平评估的要求,都使图书馆各项硬件指标特别是图书资源所占比重的标准相应提高,生均图书由原来的50册到后来的60册、100册,各高校要购买大量的新书并要求加工上架.这样采编任务繁重,再加上人手的缺乏,导致图书积压待编的现象时有发生,从而影响到新书与读者见面的时间.一般来说,新书从采购到初加工的完成,再到典藏上架同读者见面,至少需要1个月时间,有的甚至在2个月以上.而当前高新技术的发展日新月异,知识老化速度加快,信息更呈现出其时代性和时效性.据专家称,新书特别是科技类图书,滞留一年,其情报价值就丧失30%,而尖端高新技术类图书,由于高新技术发展更快,1~2年后,几乎变成旧书.可见,新书上架与读者见面的时效性是多么重要.而如果图书馆采用编目业务外包,从要求书商随书配送编目数据、图书的埋设磁条、加盖馆藏章、贴条形码、贴书标到最后一道工序典藏上架,全部交给书商来完成,则可大大缩短新书与读者见面的时间.

4.1.3 弥补了人力、人才资源的不足

业务外包之后节省的人力资源效益是非常明显的,以图书的分编加工为例,使用一个正式职工,其最低的工资福利至少在每年2万元以上,而现在由于图书市场竞争异常激烈,书商为了争取到较大的市场空间,往往提供一系列的特色服务、一条龙服务、甚至图书初加工的无偿服务,而这些原由图书馆工作人员承担的工作量转移给供书商,相应地这些人员的开支就无形地消失了.图书馆人才资源的缺乏长期以来是制约图书馆发展的最大障碍.由于图书馆的工作性质和特点,使得我国图书馆特别是高校图书馆长期被作为安排职工家属就业和落聘人员的首选单位.职工的技能水平、文化水平参差不齐,人员知识结构、性别结构不合理,特别是技术含量比较高、专业性较强的岗位人才缺乏,专业技术引领型人才长期得不到应有的补充,难以适应新形势、新技术环境下图书馆工作发展的需要.以我校为例,图书馆正式在编人员74人中,采编部图书馆专业毕业人员只有3人.编目工作的开展可想是多么困难,编目任务是多么繁重.再加上图书馆在职称评定、工资晋级和人事聘任升迁等条件与教学科研一线人员相比存在有一定的差别,所以影响到一些人员工作热情的发挥,更有甚者驱使一些馆员调出图书馆,而这些人员大多是图书馆学历和专业素质较高的人群.急需专业人才引进的困难、原有图书馆熟练专业人员的调离,再加上业务骨干长期日复一日地从事繁琐的非核心事务中,根本没有时间和精力考虑自己业务的继续学习和深造,所以导致整个图书馆队伍业务素质相对偏低,图书馆陷入少数专业技术人员超负荷运转、整体技术力量严重滞后的困境,难以适应现代信息技术条件下图书管理和服务的要求.借助编目业务外包这一新型管理模式的潜在优势,则可以缓解图书馆人力人才资源不足的双重压力.

4.1.4 用人机制更加灵活

通过编目业务的外包,图书馆的队伍更加精干.特别是采编部是图书馆业务要求最强的部门之一,其人员的业务素质、专业素质都要有专业型引领型人才,其素质的高低直接影响到图书馆的整个文献采购质量,藏书结构是否合理,文献学科结构是否显现学校的重点专业,文献载体类型是否单一等等,都体现了采编人员的专业素养.所以,编目业务外包的实施,使一部分原有的工作人员由于工作的需要调离本部门,岗位之间流动的可行性、适应性增加,一人多能、岗位平衡就容易实现.

4.2 图书馆编目业务外包的风险

4.2.1 图书馆人员失去主动学习的动力和主体创新的能力

编目业务外包,使得部分甚至全部编目工作交由外部供书商承担,从某种意义上来说,图书馆编目人员可以从繁杂的事务中解脱出来,可以有一定的时间和精力加强自身的学习和业务上的精益求精,保证图书馆主流的核心业务做得更充分、更完美.但是,图书馆在享受到最充分最优厚的服务的同时,也承担了不同的风险.编目人员由于工作业务内容的转变,工作压力相对减少,相应地业务上的严格要求降低了,主动学习的动力放松了,失去了实践锻炼的机会,甚至原有的编目业务由于无暇实践而退化,久而久之,图书馆编目人员对供书商产生了业务上的依赖性,业务素质有可能会下降,更谈不上对业务的拓展和创新,馆员核心能力的培养也成为无源之水,无本之木,成为无法实现的空话.这样不利于图书馆事业的长远发展.

4.2.2 编目业务外包存在一定的质量问题

由于供书商职业良莠不齐,编目人员素质的不确定性,造成编目数据的非专业化操作,再加上受经济利益驱动,加班加点,外包之后工作效率是提高了,但图书的加工质量并没有十足的保证.例如,馆藏章加盖的位置不正确、字迹不清晰、方向上下颠倒,磁条和条形码粘贴的不规范,书目数据的残缺不全和错误较多等等,都是在外包工作中容易出现的质量问题,而且有些问题如编目数据的不规范,在当时还不易被检查到,只有当读者无法借出该书时才被认识到,这对图书馆的馆藏质量造成很大的影响,直接关系到馆藏数据的正确率.

4.2.3 编目业务外包后将引发图书馆员的情绪问题

图书馆编目业务外包,原有的初加工工作全部承包给图书供货商,这样不可避免地造成图书馆部分员工工作位置的调动,甚至岗位的撤销.这样造成图书馆人员岗位的流动、合并,图书馆领导妥善处理好一些人员岗位安置,尽量做到人尽其才,才尽其用,充分发挥每位员工的长处,以人为本,激发馆员的创造活力,使一切有利于图书馆发展进步的创造愿望得到尊重.

5 高校图书馆编目外包的对策

5.1 慎重选择业务承包商

要对承包商的业绩状况进行定期检查考核并持续监督,设立专门的编目数据质检员,以检查控制数据的差错率,提高编目质量.明确图书外包编目规则及注意事项,详细记录编目流程和步骤,加强对外包商的质量控制.

5.2 与承包商建立相互信任和合作关系

图书馆与承包商要保持经常的沟通和交流,使大家在合作的收益和责任上达成共识,要和外包商建立良好的互动关系和互信机制.因为图书馆与外包商的关系是互惠互利的双赢关系,双方应在相互尊重与相互理解基础上形成合作机制,才能使业务外包顺利进行.

5.3 注重核心业务以提升图书馆的核心竞争力

所谓核心竞争力指某一组织内部一系列互补的技能和知识的结合,它具有使一项和多项业务达到竞争领域一流水平的能力.在企业,核心竞争力已经成为企业竞争的基本战略,培育和拥有核心竞争力,是企业立于不败之地的根本战略,是企业持续竞争优势的源泉.同样,图书馆的核心竞争力是指图书馆能够及时掌握并适应用户需求变化,经过长期精心培育建立起来的独特的差别优势,是维持图书馆存在和保障图书馆发展的独特能力.业务外包能使图书馆把资源和智能集中于保持和发展图书馆的核心竞争力上,建立核心优势,最终提高其核心竞争力,使图书馆的读者服务质量和水平得到迅速提升,树立图书馆的良好形象,强化图书馆的行业地位.

5.4 加强编目外包的过程监控与成果评估

图书馆要把风险防范机制贯穿于编目业务外包的整个过程中,保持对编目外包作业的实时监测评估,定期或不定期地对外包商进行检查,了解他们的具体工作情况.而外包商则需要接受评估检验并及时纠正出现的偏差错误,不断创新,以适应图书馆的变化.此外,双方在合作过程中应实施反馈修正机制和动态目标管理方式,根据图书馆预设目标的变动,不断地整合,重构内外部的优势资源和能力.

虽然编目业务外包在高校图书馆得到了一些应用,但还处于初级阶段,只有大胆实践,不断总结经验,才能探索出一条符合我国国情的高校图书馆编目业务外包之路.

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