余婷

（延安大学文学院，陕西 延安 716000）

试论现代决策活动中的秘书职能

余婷

（延安大学文学院，陕西 延安 716000）

现代社会的发展与科技的进步要求决策实现科学化。作为领导的参谋和助手，要想在决策中更好地为领导提供服务，秘书必须充分履行管理事务和辅助决策的职能，帮助领导实现科学化的决策，使自身价值在科学化的决策中得到充分实现。

科学化决策；秘书素养；管理事务；辅助政务

一、现代决策活动的特点

随着现代社会经济和科学技术的迅猛发展，社会活动日益复杂多变，科学决策的呼声越来越高。随着自然科学、社会科学研究的不断发展，尤其是信息技术的迅速普及，决策科学所需要的知识和手段日趋成熟；现代决策所面临的对象内部结构错综复杂，而且彼此之间相互制约、依赖和渗透，某一方面决策很快会影响到其他诸多方面，决策的系统性科学性要求越来越高。在这种趋势下，决策呈现了如下一些特点和要求：一是高速化。社会经济和科技的迅猛发展决定了决策必然要实现高速化,时间的价值在现代决策中表现得极为突出和鲜明。二是准确化。现代决策必须做到准确，这不仅指质的准确，还表现为量的准确。三是相关化。现代决策面临交织多变的事物，往往“牵一发而动全身”，必须全面考虑各种相关因素。四是信息化。决策系统的结构将一改传统的直线式和“金字塔型”，而趋向于立体化，从多维空间取得信息，从而获得生命力。五是两极化。现代决策活动趋向于把大量规范性决策向下转移，由中下层决策者和计算机来完成；高层决策者主要承担起战略性决策，将精力转移到保证和提高决策的有效性上来。

二、科学化决策对秘书素质的要求

作为领导的助手与咨询智囊，科学化的决策对秘书的素养提出了更高的要求，秘书必须具备各方面的综合知识，遵守本行业的职业道德，同时具备突出的能力。否则便难以胜任本职工作，起不到应有的作用。

秘书工作具有综合性和专业性的特点，因此，秘书要具有复合型的知识结构。由于秘书是为领导服务的，所以其知识结构应具备目的性，同时也要不断充实完善，适应外界的变化。对于秘书人员而言，要能为领导提供有效辅助，首先要具备合理的知识结构。合理的知识结构应包括三个方面：基础知识、专业知识和相关知识。基础知识是秘书知识的最低层次。秘书人员的知识面要广，基础知识要扎实，为此秘书要掌握科学文化知识、马列主义理论知识、政策法规知识，以提高文字功底和理论修养。专业知识是秘书知识结构的核心和主体，主要包括理论知识、业务知识和行业知识，它是秘书开展工作的手段和技能。相关知识是秘书的辅助知识，它可以拓宽秘书的视野，提高其交际沟通能力帮助秘书在紧张繁忙的工作中进行心理调节；同时，称职的秘书履行自己的职能时，还必须遵守秘书行业的职业道德，否则便起不到领导助手与咨询智囊的作用。秘书的职业道德包括：忠于职守，履行职责，不擅权越位；严守机密，服从领导，当好参谋；遵纪守法，廉洁奉公；文明礼貌，善于合作，恪守信用等。

秘书人员作为领导的参谋助手，不仅要积极主动地献计献策，还要具备将自己的聪明才智融进领导决策过程中的能力，这是一个由基本能力和专业能力组成的立体的能力结构。所谓基本能力，主要是指秘书人员的智力，包括敏锐的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力和科学的思维能力。这是秘书人员赖以吸收外界知识的能力，也是其他能力的基础。秘书人员的专业能力，主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。较高的文字水平是对秘书的基本要求，秘书人员必须具备扎实的文字理解与写作功底；较强的组织能力即要求现代的秘书是具有一定的组织和管理能力的人才；准确的判断能力能避免决策失误，减少工作中的差错，对可能发生或即将发生的问题做出事先的估计，并据此确定相应的做法；敏捷的应变能力是秘书工作的性质所决定的，秘书工作会遇到许多突发事件，秘书必须以变应变，始终保持正确的思维方式，见招拆招，在最短的时间内拿出最合适和最有效的解决方案。

三、秘书在决策中的管理事务职能

科学化决策要求高效率，而秘书的事务管理与领导机关的工作效率有着直接的联系。秘书快节奏高效率地管理事务，能有效地促进领导机关特别是领导者工作效率的提高，从而对整个组织运转产生积极的影响，以适应科学化决策的需要。管理事务时要运用主导性原则，只要是本职工作范围内的事务，都要积极主动地去管理，而不是消极被动，等待观望，以免让领导分心，保证领导把主要精力都投入到决策中去。

要想快节奏高效率地管理事务，首先必须了解事务性工作的特点：一是多样琐碎性。从接听电话、接待来访、车辆安排、福利发放、文件处理、档案管理到承办领导交办的其他事项，所有这些都属于秘书事务性工作内容，可谓面广量大、千头万绪，秘书不得不埋首于“事务堆”里，花费大量的时间、精力去应对。这些事务性工作往往又是具体琐碎的，而且很容易出错，完成了这类事务性工作常常不为人所知，难见成绩，而一旦处理不好就可能使领导工作甚至整个部门的正常运行受到影响，进而影响决策的质量。二是随机突发性。一个部门通常按照既定的工作计划和工作步骤开展日常工作。但即使将计划制定得再完美，考虑得再细致，也常常会因突发事件的出现而打乱整个工作部署，秘书不得不充当“协调员、信息员”的角色，迅速调整策略，处置临时性、突发性事件。三是领导指派性。秘书工作的核心就是为领导服务，这决定了秘书工作必须紧跟领导的需要。作为领导的参谋和助手，秘书除了要高质量地完成各项分内工作外，还必须完成好领导交办的其他事务，甚至对领导委托办理的个人私事也必须认真完成，支配领导时间和精力的另一种辅助形式，客观上也为领导决策提供了必要的辅助。四是保密性。秘书工作具有很强的机密性，因此秘书处理各类事务必须严守保密纪律，知而不言，谨慎从事。秘书只有掌握了处理事务性工作的多种方法和途径，增强处理的艺术性，才能充分发挥参谋助手作用，履行好秘书的职责。

领导决策是一种政务工作，但任何决策都离不开事务活动，优质的事务活动，可以极大地提高决策的效率和质量。秘书的事务工作包括通讯信息处理、档案管理、更新办公用具、筹备会议、收集资料、准备报告、公关接待、环境管理等等，任何一个方面出现问题，都会影响决策的质量与效率。因此，秘书应不分亲疏、不图名利、不违反原则，在管理事务时善于审时度势，灵活善变，为领导的科学化决策提供优质的服务。

四、秘书在决策中的辅助职能

事务管理是辅助决策的基础，一名称职的秘书，其工作不能仅仅局限于事务管理上，特别是在科学化决策已成为时代潮流的今天，为了更好地适应科学化决策的环境，秘书人员还应辅助领导进行决策。

科学化决策的一个特点就是信息化，要使决策做到准确有效，占有大量数据和资料是极为重要和必不可少的条件。资料是否充分、准确和及时会直接影响到决策的质量，因此，搜集信息是一个重要的秘书职能，这就要求秘书在辅助决策时要树立信息观念。可以说，信息工作是贯穿秘书职能的主要形式，无论是撰写公文，处理事务，还是协调督察，秘书人员无时无刻不在与信息打交道。获取信息的一个主要途径就是调查研究，然后才能在此基础上对获得的信息进行鉴别，取用信息，及时向领导反馈。在搜集信息时要特别注意全面搜集。首先明确领导意图，然后据此搜集大量信息，经过辨别取舍，将信息按价值量大小提供给领导。

另一方面，秘书是领导者的助手，由于和领导一起工作，联系紧密，客观上为秘书发挥其参谋咨询作用提供了更多的机会，其提供的意见和建议能起到参考作用。秘书的参谋咨询职能有自己独特的特点：一是随机性。由于秘书和领导共同工作，相互熟悉，秘书可以随时提出自己的意见和建议，领导也可以随时征求秘书的意见。二是依附性。只有取得领导的信任，秘书才能发挥自己的参谋咨询作用。三是多样性和权变性。这是由依附性决定的，秘书必须根据具体情况，灵活善变，采用多种方法和手段，提出自己的意见和建议，以便使领导接受。

撰写公文也是辅助决策的一个重要的手段。有人认为，写作公文只是写一些遵命文章，看不到文字工作的价值。其实撰写公文在领导决策中发挥着“以文辅政，谋在其中”的重要作用。在决策的准备阶段，要搜集信息，调查研究汇集意见；在决策进行中，要形成材料，参与论证；在决策实施阶段，要收集反馈意见、总结完善。因此，文稿的写作过程，就是为领导出主意并将自己的思考结果渗透到文稿中供领导参考，辅助领导决策的过程。的确，文字秘书的工作成果不代表个人的见解，而是为一个领导机关、领导集体或某一位领导“立言”。但正是在为他人立言的过程中，体现了自我价值，正所谓“为人作嫁”亦有价。同时能够起到辅助决策的作用。

在决策实施过程中，秘书的一个重要职能便是协调和督察。由于组织的分工与合作是一个复杂的系统，秘书又居于中心枢纽的位置，必须要协调各部分之间的联系，以理顺各部分之间的关系，淡化、化解矛盾，以确保组织的正常运转和高效率，使决策有效实施。为避免各部分执行决策不力，秘书还要肩负起督察的职能。协调和督察紧密相连，不可分割，秘书要在协调时进行督察，督察中进行协调。

秘书要在辅助决策中实现自己的价值，很重要的一条就是“无领导之位，学领导之能”。学会站在领导的角度思考、分析问题，得出符合领导意图和实际情况的结论，这样才能与领导“一条心”，“为领导所用”。一是学宏观把握的能力。胸怀全局，正确把握外部环境对本部门发展的影响力，把握各个部门的工作在领导工作和全局工作中的地位和作用，把握各个部门工作之间的关系。二是学理解领会的能力。领导的意图往往零散表达，有时甚至是隐性的，需要秘书多听、多记、多归纳。领导意图实际上是一个领导集体的意图，讲什么，怎么讲，都具有很强的规定性，也是有规律可循的。

随着经济、科技和社会的不断发展，决策活动必然会出现一些新的变化和特点，秘书职能也会相应地发生一些变化。在这个过程中，秘书人员必须努力提高学习能力、调研能力和创新能力，在实践中坚持不懈地提高自己的素养，提高服务的层次和质量，针对新形势、新变化，灵活机动地履行自己的职能，使个人价值在实践中得到充分的实现，也使领导的决策活动更加科学有效。

［1］廖小鸥.第一次当秘书［M］.北京：企业管理出版社，2002.

［2］方圆.办公室文秘事务处理技巧［M］.北京：石油工业出版社，2001.

［3］袁国维.秘书学［M］.北京：高等教育出版社，1990.

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1673-0046（2010）5-0182-02