刘玉波 杜佳滨 李润华

近年来,随着住房公积金贷款业务的发展及贷款规模的不断扩大,住房公积金贷款面临着日益加大的贷款风险。加强风险控制,进行科学、完善的贷款档案管理已成为当前住房公积金管理的核心。国务院下发的《关于进一步加强住房公积金管理的通知》中要求各级住房公积金管理机构,“要加强贷款风险管理,健全贷款档案管理制度”,进一步明确了住房公积金贷款档案的管理是住房公积金防范风险的一项重要工作。

一、住房公积金贷款档案的作用

1.贷款档案是化解防范住房公积金贷款风险的凭证。住房公积金贷款档案是住房公积金管理机构在贷款工作中形成的文件材料,它保留了当事人的历史真迹,具有原始性,具备法律效用。在当事人违约、不能履行贷款权利与义务,致使住房公积金贷款存在还贷风险时,当事各方均可以贷款档案为凭据,采取相应的行为,使风险降到最低限度。同时,住房公积金贷款档案的完整程度直接决定着对逾期还款的催收力度。

2.贷款档案是住房公积金规范化管理的需要。住房公积金涉及千千万万缴存者的切身利益,因此,住房公积金规范化管理就成了各项工作的重中之重。住房公积金规范管理包括归集、支取、计息、贷款等相关业务。做好因贷款业务产生的各种材料而形成的贷款档案的管理,是住房公积金贷款工作主要组成部分,是住房公积金各项工作的基础。贷款档案管理规范与否直接决定了住房公积金管理的规范程度。

3.贷款档案是加强贷款后跟踪管理的依据。由于个人住房公积金贷款跨越的时间长,经办人员时常变动等因素,对贷款的管理就必须始终以原始档案为依据。否则,住房公积金贷后跟踪管理就无从着手。为强化风险意识,目前大多管理机构普遍推行贷款责任终身制,而贷款档案则是实现终身制的载体。

4.贷款档案是社会诚信体系的一部分。贷款档案真实地反映贷款各方,尤其是借款人履行合同的真实记录。是借款人诚信度的具体体现。当前全国各行各业都在努力营造一个良好的诚信氛围,有关部门也正在着手建设资源共享的诚信体系。住房公积金缴存和使用(包括借款),其实就是个人信用履行过程,住房公积金管理机构应该充分利用贷款档案这一有力形式,努力建立健全这一体系。

二、住房公积金贷款档案的特点

1.贷款档案形成的动态性。按一般理解,档案是在某项工作办理活动结束后形成的,而对贷款档案来说却并不如此。住房公积金贷款工作由贷前、贷中、贷后三个阶段组成。每宗个人住房贷款工作的完成,最长需要30年的时间 (个人住房公积金贷款最长时限为30年),假如等贷款的所有工作都结束后,再来整理该档案,非常不现实。因此,贷款档案应该是在借款人提出贷款申请到获得借款后形成的。当然,贷款档案形成后并不意味着此项贷款工作全部完成,它还需要不断给该宗贷款档案增添内容,如还款情况,担保情况(包括抵押物、质押物状况、保证变更等)及违约涉及诉讼等直到借款人全部履行完还款义务为止。之后,贷款档案才可以纳入一般档案管理范畴。住房公积金贷款工作长期性的特点决定了贷款档案形成的动态性。

2.贷款档案材料的特殊性。贷款档案材料的特殊性,在于一宗个人住房贷款的完成,都需要履行较多的程序,涉及较多的部门,所形成的文件材料不统一。以一宗住房抵押贷款为例,在借款人提出书面借款申请后,至少需要经历贷前调查、房地产评估、抵押登记等过程,有的还要办理房屋保险、公证等。这些程序均要有书面材料。此外,贷款人还要查验首付款凭据、银行出具票据等。这些材料都没有统一的格式、纸质、纸型及书写工具各不相同,增加了贷款档案的整理难度和保管难度,也决定了对住房公积金贷款档案保护的高要求。

3.贷款档案使用的频率高。因为贷款工作的长期性,使该类档案调用频率远远高于其他如文书、财务、科技类档案。。

4.贷款档案类别的差异大。因为担保方式不同,使个人住房贷款需要的资料不同。目前,住房公积金个人住房贷款有抵押、质押、保证三种方式,担保形式的不同所需的资料自然不一样,在整理、保管时要区别对待。

5.贷款档案保管的责任大。住房公积金贷款涉及的金额大,牵涉到借款人、贷款人的切身利益,也直接牵涉到众多住房公积金缴存人的利益,贷款风险防范显得十分重要。而作为防范风险重要手段之一的贷款档案管理就承担着较大责任。另外,由于住房公积金贷款档案形成材料复杂,保管时间长,要求高,使贷款档案保管的责任亦加大。

三、贷款档案归集和管理

住房公积金贷款档案形成的阶段性和长期性的特点,决定一份个人住房贷款合同的完全履行往往需要多个部门和经办人共同来完成,从相互衔接,工作的连续性出发,要求对贷款档案进行规范化、制度化的管理。在档案归集、管理方面应遵循以下原则。

1.一宗一卷。一宗贷款归集成一卷档案是最基本的。不能因一些贷款材料少而将几宗贷款资料汇成一卷,这不利于档案的保管利用。当然在装盒时,可将若干卷档案集中在一个档案盒,在档案盒上做好记录。

2.即时归集。贷款工作的性质,使得信贷员在开展信贷工作时,往往要同时办理几宗贷款,易使贷款资料相互混淆,时间一长,一些贷款材料会丢失。要求信贷员要及时、即时收集贷款过程中形成的各种材料。需要针对各种担保形式的贷款制定档案收集目录(如抵押担保贷款、质押贷款、保证贷款等档案归集目录),按目录收集。在整理时此目录可作为该贷款卷内目录。

需要补充一点,因信贷员是贷款资料的第一审阅者和把关者,负有将资料收集齐全的责任,应是住房公积金贷款档案归集的第一责任人。

3.统一格式。贷款材料五花八门,给贷款档案整理带来难度。整理档案时,应遵循统一格式的原则。在制定合同格式时要统一按A4纸大小。装订时将其他的收款收据、银行凭证、保险单等不规则的材料统一粘贴在A4纸上,对以后还需要返还的材料如他项权利证等,要留下复印件备日后查询,为减少档案卷的拆开次数,在装订时,可附加空白的还款情况登记表或其他需要的附表,待日后需要时填写。

4.建立全宗目录。由于贷款数量增长快,建立健全全宗目录工作就显得十分必要。结合个人住房公积金贷款工作的特点,可将每一卷档案的基本情况列入全宗目录中,便于检索利用。这些基本情况应包括借款人姓名、借款金额、借款年限、担保方式、还款方式及信贷员姓名等。全宗目录可按货款数量的多少按自然年份建立,一年一册或一年多册。目录数据应采用计算机管理,脱机备份保存。

总之,用科学的方法合理的规避风险,逐步提高风险管理水平不仅符合住房公积金自身的安全运营要求,更是关系到住房制度改革和政策性住房金融发展的成败。

(编辑/穆杨)