文 | 江苏省中国科学院植物研究所 张程

一、引言

传统小型科研院所由于体量小，人员少，管理分散等原因，其信息化建设需求不迫切，导致其数字化水平一直处于滞后状态。近年来由于科研院所内部控制体系的建立与完善，亟需构建OA系统将机构内控流程与信息化有效结合,利用信息化保障内控制度的实施。

然而在需求调研中发现，传统OA系统开发成本较高，少则几十万，多则上百万，一般小型机构难以负担。而且其开发模式一般针对具体的业务流程设计，开发完成后更新升级比较困难。对于缺乏专业技术团队的小型机构而言，二次开发难度也较高。同时，由于其灵活性、开放性一般，在与其它业务系统集成的时候难度较大，成本较高。

所以综上考虑，本案例中选择使用低代码平台构建机构OA系统。这是一种以实际业务场景为切入点，为小型机构量身搭建OA系统的定制化平台。随着低代码平台降低了应用开发的门槛，小型机构不再需要依赖于专业程序员或是软件服务商，而是可以让一线管理人员参与OA系统的构建。管理人员仅需掌握基本的平台操作规则，即可根据自身业务需求完成流程的搭建，同时在运行过程中可以根据业务变化不断快速迭代升级流程。

二、现状分析

由于长期各部门的职能分工，造成信息资源多头采集、重复建设，大部分数据无法共享或只能在有限范围内共享，信息孤岛现象严重，亟需建设统一办公信息系统（OA系统），连接各个信息平台，打通信息孤岛，实现信息利用效益的最大化。同时，办公自动化系统的建立也具有以下多重意义：

（一）提高工作效率，实现信息共享

信息化的操作和管理与传统的人工化操作相比最大的优点就是工作效率高，并且可以实现信息的共享，促进相关部门的沟通与交流。可以为管理者提供有力的数据和图表文件，促进正确决策的生成。

（二） 促进相关要素的协同管理

日常的综合管理服务分为公文管理、考勤管理、财务管理、档案管理等，既相互独立，又息息相关。OA系统在这方面的应用可以有效兼顾多方面，促进各个要素与部门的协同。除此之外，不同的管理过程中会产生的不同文件，信息系统的应用能够对其进行集成、统一的管理。

（三）实时监督控制

系统能够克服业务多而广的困难，提供实时的和形象的统计信息，为各级管理者对日常办公进行实时控制，并为风险决策分析提供依据，实现管理的信息化、智慧化。

（四） 保障管理制度的落地

通过本系统的建设，将理顺管理全过程的关键控制点及管理链条中原本薄弱及缺失的环节，使各项管理制度拥有最终的数据控制点和考核基础。使管理由粗放管理变为精细化管理，由定性管理变为定量管理。

（五） 提高综合管理水平

信息系统的应用能够有效填补人工管理的空缺点和薄弱环节，促进了管理的标准化和统一化的发展，使各管理层级、各部门、项目组的管理职责及落实情况一目了然，提高了综合管理水平。

三、低代码开发平台介绍

低代码开发平台英文全称为L o w-C o d e development platform。Low-Code（低代码）这一概念最早在2014年由Forrester提出，相比传统应用开发平台，其特点为能够实现业务应用的快速、低成本交付。一方面，低代码开发平台在应用全生命周期上的投入要更低（体现为代码编写量更少、环境部署更简单）；另一方面，低代码开发平台很大程度降低了开发人员的使用门槛，非专业开发者经过简单的培训即可快速上岗，既能充分利用机构组织现有的管理人员参与开发，同时也降低了对专业开发者的依赖。

基于上述的定义，低代码开发平台需具备三个核心能力：一是全栈可视化编程，提供端到端的可视化编程，覆盖一个完整应用开发所涉及的各个技术层面（UI/数据/逻辑）；二是支持全生命周期管理，即从设计阶段开始，历经开发、测试和部署，一直到上线后的运维、运营；三是平台扩展能力，使用低代码开发时，大部分情况下仍离不开代码编写，因此平台必须能支持在必要时通过少量的代码对应用进行灵活扩展，比如UI定制、历史代码复用、非标系统集成、定制逻辑流程等。

本案例中选用的低代码平台架构如图1所示，平台中的工作流引擎提供了基于HTML的所见即所得（WYSIWYG）表单设计器，无需编写代码，表单一经定义即可使用，无需编译或发布；同时流程设计工具采用图形拖拽方式（Drag and Draw），通过简单的角色及流程定义即可实现业务流程。

图1 低代码平台架构

四、业务模块设计

本系统以小型科研院所信息化管理为目的，以低代码平台为基础，构建公文管理、人事管理、财务管理、资产管理、文档管理以及移动办公为一体的协同、集成的办公自动化系统，建立高效有序的管理体系，确保本机构的各项管理制度的实施与有效落地；在本机构内部实现信息资源共享和上下通达。有效辅助本单位管理和决策人员开展工作，提高本单位的管理和决策水平。

（一）公文管理模块

公文管理主要实现公文流转的无纸化，其中包括收文管理和发文管理。收文管理实现机构多种形式的收文审批流程，公文采用PDF形式在线浏览审批，主要由四个部分组成，分别为文件批办单、请示报告单、征求意见单及文件传阅单。发文管理实现机构多种文种的发文流程，公文采用PDF形式在线浏览审批，分为行政发文和党委发文。

（二）人事管理模块

人事管理模块主要功能是考勤管理，需实时同步考勤系统数据，采用考勤系统提供的Web Service完成对接。用户可自行查询出勤情况，进行请假销假。管理人员可在OA系统里统计人员出勤情况。

（三）财务管理模块

财务管理以过程管理为核心，效益为目的，控制费用发生过程，本模块分为预算管理和报销管理。预算管理用于实现机构各部门运转经费和项目的预算管理，用户依据不同的权限实现预算的新建、删除、查询及审批等功能。报销管理用于控制经费的使用，具体包括报销人员、类别、事由、金额及票据等。

（四）资产管理模块

资产管理模块分为固定资产管理和危化品管理。固定资产管理实现固定资产的分类、入库登记、购置申请等相关功能。危化品管理对危化品的采购、入库、使用、报废进行台账和审批管理。

（五）文档管理模块

文档管理模块主要用于机构知识库的构建，实现了不同类型文档的分类管理。模块可快速对接第三方模块，实现本地Office/WPS控件调用，对文档进行在线编辑。同时具备全局检索、数据加密及移动端访问等功能。

五、结语

综上所述，在小型科研机构中，为提高办公效率及有组织开展科研工作，积极应用信息技术赋能业务流程具有重要的现实意义。本案例立足于低代码平台和业务流程对笔者机构OA系统进行设计，并引入一线管理人员参与开发，使系统各项功能更贴合实际工作。但同时，OA系统部署后依然遇到了不同层面的问题，例如工作人员习惯于纸质办公环境，不能及时登录OA系统处理相关流程，仍需要进一步加强培训，逐渐培养用户习惯；此外，一些流程相对复杂，后续将培训管理人员根据实际业务情况不断迭代更新流程，以提高效率为导向，不断提升OA系统的实用性。