国有企业人力资源管理信息化建设探讨

2023-12-09吴高茜

活力 2023年17期

吴高茜

（广州珠江监理咨询集团有限公司，广州 510000）

引言

在数字化浪潮不断冲击的背景下，信息化建设工作成为国有企业高质量发展必不可少的改革举措。随着信息技术的迅速发展，国有企业正逐渐认识到推进人力资源管理信息化建设的迫切性。然而，当前国有企业在人力资源管理信息化建设方面面临着诸多挑战和问题，包括业务流程不畅、数据分散、移动化不足等。本文旨在深入分析这些问题，并提出相应的推进对策，推动国有企业人力资源管理信息化建设有效落地。

一、国有企业人力资源管理信息化建设的必要性

随着信息技术的飞速发展，国有企业在现代商业环境中面临着日益复杂的挑战。在这种情况下，推进人力资源管理的信息化建设变得尤为迫切和重要。信息化建设能够为国有企业带来以下五个方面的便利。

第一，信息化系统能够集成各项人力资源管理流程，如招聘、培训、绩效评估等，从而提高管理效率，降低人力资源管理的时间成本。

第二，信息化系统可以收集、存储大量的人力资源管理基础数据，通过对这些数据进行多维度分析，能够更好地为管理层提供决策依据。

第三，信息化系统能够紧密结合企业的战略目标，帮助企业更好地实施人才战略、提升员工满意度，并为组织的长期发展提供支持。

第四，信息化系统可以通过为员工提供自助服务如在线培训、假期管理等改善员工体验，提升员工满意度，有助于留住优秀人才。

第五，信息化建设使得人力资源管理更具灵活性和适应性，有助于应对市场、经济和科技等方面的变化。

二、国有企业人力资源管理信息化建设的现状和问题

一些国有企业的人力资源管理业务流程尚未得到有效优化和整合，导致信息流转不畅、审批流程烦琐，影响了工作效率。许多人力资源数据散布在不同的系统和部门中，数据共享困难，影响了决策的准确性和及时性。信息化建设在一些国有企业中仍然存在信息孤岛现象，不同部门间缺乏有效的信息共享和沟通，造成信息割裂。移动化应用在国有企业的人力资源管理中尚未充分普及，限制了员工和管理层处理人力资源事务的及时性和有效性。有些国有企业信息化系统的应用并不充分，一些功能没有得到充分开发，影响了信息化建设的整体效果。部分国有企业在信息化系统的培训方面投入不足，导致员工对系统使用不熟练，影响了信息化建设的效果。

三、推进国有企业人力资源管理信息化建设的对策

（一）优化人力资源管理业务流程

流程再造：在信息化建设初期，应当对人力资源管理流程进行全面检视，识别并剔除不必要的冗余环节，确保各工作模块间的紧密连接与有效呼应。通过重新设计流程，可以确保流程更加紧凑和高效，减少流程流转时间，提高工作效率。

制定标准化流程：基于业务流程的梳理，明确并优化各类工作流程或表单审批流程，确定关键节点审批责任人及审批权限，明确管理流程和操作规范，确保每个步骤都能按照高效、合理的方式进行。这不仅有助于提高整体流程的可控性，还能够降低出错的风险，使各个部门之间的操作更加协调一致。

自动化审批：通过信息系统实现在线提交审批申请，并根据设计好的流程节点，逐步流转至对应的审批人员。线上审批与自动流转可以大大减少审批时间，与移动办公结合后，还能够避免因节点审批人外出或休假而导致的流程停滞。同时，系统自动存储相应的审批信息，避免了传统纸质审批常见的资料遗失与归档混乱等问题。

系统集成：基于信息系统建设平台，将人力资源管理各工作环节进行整合，从提交招聘需求到人员招录、定岗定薪、绩效考核、晋升调级、离职退休等，建立一个综合性的人力资源管理系统，使数据能够在不同环节之间自由流动。这有助于消除数据孤岛，减少重复输入，提高数据的准确性，并促进部门之间的信息共享与协作。

（二）打造人力资源管理大数据平台

数据存储：将各个环节产生的人力资源管理相关数据进行记录与存储，能够在一定程度上确保数据的一致性、完整性、及时性和有效性。大数据平台的存储功能很好地解决了人事信息分散、更新不及时、重复录入、历史信息丢失等问题，为后续的数据分析与统计提供了丰富的数据样本，确保了数据的准确性与稳定性，减少了人为误差。

数据整合和分析：员工在面试、培训、入职、晋升、调薪等各环节均有数据产生，通过对这类数据信息进行整合与分析，能够全面、直观地展示员工在入职后的职业发展与个人成长情况。将不同员工的数据信息进行对比与分析，可以甄别不同员工群体的培训与发展需求，筛选出绩优群体、高潜力群体及低效群体，能够从多维度为人力资源管理决策提供数据基础。

数据可视化分析与预测：信息系统能够将后台的大量数据以易于理解的图表或报表形式直观地展示出来，通过数据可视化工具，如仪表盘、柱状图、饼状图、甘特图等，挖掘数据背后隐藏的规律或趋势，帮助决策层更好地捕捉到数据变化趋势，预警可能存在的风险或问题，提早采取应对措施，化解风险。

数据安全保障：数据安全是信息化时代不容忽视的一个问题，国有企业在收集、存储、使用各项人事数据信息时，也应当通过加密存储、访问权限控制、定期的数据备份等方式确保数据的安全，防止数据泄露和滥用。

（三）推行移动办公

通过推行移动办公应用，国有企业可以实现员工和管理者随时随地处理相关事务。移动办公应用往往会从使用者的便利性出发，减少使用者搜索常用流程或表单的时间，更便捷地处理个人事务，极大降低了时间成本，提高了工作效率。

（四）加强人力资源信息化系统应用培训

系统培训课程：在开设系统培训课程时，国有企业可以根据不同岗位和职能的需求，设计针对性的课程内容。除了涵盖基本的系统操作和流程使用，还可以引入案例分析，让员工在真实情景中掌握系统应用技巧，确保他们能够熟练地利用系统的各项功能。

培训资源丰富：提供多种培训资源，如针对不同操作步骤的在线视频、详细的操作教程、用户手册等，以满足员工在不同学习阶段的需求。员工可以随时随地学习和参考，从而更好地掌握系统应用。

定期培训活动：定期举办系统培训活动，如定期的研讨会、主题培训讲座等，可以让员工有机会交流经验、分享技巧，同时也提供了解决问题的平台。这种互动式的培训方式有助于员工之间的互相学习和启发，不断提高整体的系统应用水平。

内部培训师团队：内部培训师团队可以从熟练掌握系统应用的员工中选拔。这些培训师可以针对具体部门或功能区域，为其他员工提供定制化的培训。内部培训师更了解内部流程和需求，能够提供更有针对性的培训，提高培训的实效性。

个性化培训计划：根据员工的水平、角色和学习需求，制订个性化的培训计划。一些员工可能需要更深入的系统操作培训，而另一些可能只需了解基本功能。个性化的培训计划可以确保每个员工获得适当的培训支持，提高学习效果。

四、人力资源管理信息化应用效果

（一）提高人力资源管理工作效率

流程自动化：信息化系统的流程自动化大大提高了国有企业的工作效率。举例来说，在招聘流程中，系统能够根据预设的条件自动筛选简历，同时发送面试邀请和通知，大大减少了人工筛选的时间和劳动力成本。整个流程变得更加快速和准确，提高了招聘的效率和成功率。

快速审批：自动化审批系统极大缩短了审批时间。管理者可以随时随地使用移动设备进行审批，无须等待纸质文件传递和烦琐的手续，从而实现了流程的实时推进。这对于需要紧急处理的情况尤为重要，同时也减少了因等待审批而产生的延误和瓶颈。

数据集成：信息化系统将各个流程产生的数据集成在一个平台上，消除了数据分散和重复输入的问题。举例来说，员工的基本信息一旦录入系统后，可以自动传递到培训和绩效模块，避免了重复手动输入，减少了错误率，同时节省了时间。数据集成提高了数据的一致性和准确性，同时也降低了数据处理的时间成本。

移动应用：员工和管理者能够随时随地处理相关事务，不再受到时间和地点的限制。例如，员工可以在外出时使用移动应用提交假期申请，而管理者则能够随时随地进行审批。这种灵活性不仅提高了工作效率，还增加了员工和管理者的满意度。

数据分析：信息化系统的数据分析功能可以帮助管理者更深入地了解人力资源情况。通过实时的报表和图表，管理者可以迅速捕捉到人才流动、绩效评估等关键指标的变化趋势。这样的数据支持有助于管理者做出更明智的决策，优化人力资源战略，提高企业的竞争力。

（二）助力人才培养和薪酬管理

个性化培训计划：借助信息化系统，企业可以根据员工的绩效、职业发展规划及技能需求，智能生成个性化的培训计划。例如，系统可以根据员工的职位要求和未来发展目标，推荐适合的培训课程和学习资源。这不仅有助于提升员工的专业素质和技能，还能激发员工的学习动力，从而促进职业成长，提高员工的满意度和忠诚度。

培训成效评估：信息化系统记录员工的培训历史和成绩，帮助企业更全面地评估培训的成效。通过分析员工的培训成绩和后续表现，企业可以判断培训是否达到预期目标，从而确定培训投资的回报率。这为未来的培训计划提供了有力的数据支持，确保培训投入得到最大的价值回报。

薪酬数据集中管理：信息化系统能够集中存储和管理员工的薪酬数据，包括基本工资、奖金、津贴、福利等各项内容。通过统一的数据平台，企业能够更精确地追踪和管理薪酬信息，避免不同部门之间的数据分散和不一致。这不仅提高了数据的准确性和可靠性，也有助于确保薪酬的合规性，减少了因数据错误带来的问题。

绩效与薪酬关联：信息化系统的绩效与薪酬关联功能，使国有企业能够建立更为公平、有效的薪酬体系。系统可以根据员工的绩效评估结果自动计算薪酬的调整幅度。高绩效员工可以获得更大的薪酬提升，而低绩效员工的薪酬则有所限制，确保了薪酬与绩效的奖惩机制。这不仅激励了员工积极努力工作，也提高了薪酬分配的公平性和透明度。

福利管理：信息化系统的福利管理功能为企业提供了更好地了解员工需求和偏好的手段。通过跟踪员工的福利选择和使用情况，企业可以得知员工对不同福利项目的兴趣和满意度。这为企业调整福利政策、设计更符合员工期望的福利计划提供了有力的数据支持。通过满足员工的福利需求，企业可以提升员工满意度，增强员工的归属感和忠诚度。

（三）改善人力资源优化配置

人才匹配：信息化系统通过分析员工的技能、经验和职位要求，智能匹配最合适的人选，从而提供更合适、更精准的人才配置方案。例如，系统可以根据员工的技能矩阵和项目需求，找到最匹配的团队成员，提高团队的协同效率和工作质量。这种智能匹配不仅节省了寻找合适人才的时间，还有助于将员工的专长充分发挥，提高员工的工作效率和满意度。

岗位评估：信息化系统能够对不同岗位的需求和职责进行全面评估，帮助企业更准确地制定招聘计划和人才发展策略。系统可以分析岗位的技能要求、责任范围及团队组成，从而为招聘提供有针对性的指导。通过更精确地了解岗位需求，企业能够避免招聘不合适的人才，降低人才流失率，同时也能优化人力资源配置、提高工作效率、加强团队合作。

绩效分析：信息化系统能够对员工的绩效数据进行全面分析，从而识别出绩优员工、高潜员工和低效员工。通过分析绩效指标、完成情况等数据，企业可以更准确地评估员工的表现，并为不同绩效水平的员工制定有针对性的培训和晋升计划。这种有针对性的管理有助于增加员工的职业发展机会，激发员工的积极性和投入度，实现人才的优化配置。

人员流动：信息化系统通过记录员工的职业发展轨迹和偏好，为企业提供更有针对性的人员流动规划。系统可以跟踪员工的岗位变动、培训历程、绩效评估等信息，帮助企业更好地了解员工的兴趣、潜力和发展方向。这有助于将人才从一个部门或项目调配到另一个部门或项目，满足不同部门的需求，同时也促进员工的多元化发展和交叉学习。通过这种灵活的人员流动，企业能够更好地匹配员工的才能和岗位需求，提高员工的积极性，促进职业发展。

预测需求：信息化系统的预测需求功能，能够帮助企业更有前瞻性地应对未来的人力资源需求。系统可以分析业务发展趋势、市场变化及行业动态，预测未来岗位的需求量和类型。这为企业提前做好人才储备和培训计划提供了重要依据，保证在关键时刻能够迅速调配合适的人才。这种灵活性和战略性的人力资源配置，使企业更具竞争力，更能适应市场的变化和挑战。