侯志强

摘 要：在大数据时代，事业单位在运行过程中应不断推进工作向信息化、数字化的方向发展，提高工作人员的工作效能。档案管理工作是事业单位在发展过程中极为重要的一项工作，档案信息中包含了单位人员的信息以及各个项目的开展信息。在此情况下，应大力推进档案管理工作的信息化发展，保证档案资源共享，提高档案信息资源的高效利用。文章针对资源共享视角下事业单位档案信息化建设内容展开分析。

关键词：事业单位；档案；信息化；资源共享

档案是极为重要的社会公共信息资源，记录了人们的日常生活以及诸多的原始信息。2021年，《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出在新时代，要不断完善档案信息化发展保障机制，加强电子文件归档以及电子档案移交接收工作，统筹推进档案信息资源共享平台建设。因此，在事业单位发展过程中，应全面贯彻党的方针与政策，细致分析档案信息化发展工作，提高单位工作人员的信息技术应用能力，全面构建档案信息化资源共享平台，为事业单位的发展提供有力的信息支持。

一、档案信息资源共享概述

1.档案信息资源的含义

档案信息资源从广义层面上分析，是指有关部门在开展各项工作时所积累的资料和信息内容。现阶段，我国所指的档案信息资源主要是线上、虚拟的资料，是资源共享背景下的主要内容以及关键因素。在大数据背景下，信息技术广泛应用于各行各业，在档案资源共享期间，全面开展信息化建设，并构建档案共享平台，由此保证档案内容的高效应用。

2.档案信息资源的三大共享模式

档案信息资源在共享过程中可以运用多种渠道以及多样的模式，根据现阶段应用较为广泛的模式分析，可以将其共享方式总结为以下三类：一是信息资源的内部共享；二是系统间的共享；三是全社会的共享。以上三种共享模式在应用过程中有一定的差别，从共享的流程以及操作的难度上分析，三者之间各有不同。在事业单位档案管理过程中，信息资源的内部共享以及系统间的共享是现阶段较为普遍的应用模式。在大数据时代，为了提高事业单位档案管理工作高效开展，保证档案信息能够更加完善且准确，应全面开展档案信息化建设工作，由此提高档案信息资源的有效性和便利性。

二、事业单位档案管理信息化建设的意义

在大数据时代，信息技术得到了飞速发展，给档案管理工作带来了一定的机遇及挑战。在事业单位，档案信息资源作为宝贵的资源之一，涵盖了较多的信息内容，主要包括事业单位员工的身份背景、工作流程、工作内容以及事业单位在发展过程中所涉及的工作项目、单位建设等较为重要的信息。因此，在事业单位发展过程中，为了保证单位整体能力的有效整合，促进事业单位的稳定发展，就需要确保档案管理工作高效开展。在此背景下，应进一步加强档案管理信息化建设工作，保证事业单位档案信息内容的真实性及可靠性，由此促进事业单位的可持续发展，为实现社会主义现代化建设提供一定的保障。另外，在资源共享视角下，事业单位档案信息化建设的全面落实，能够保证事业单位各级人员在统一的档案信息平台上查询相关的数据内容，全面提高了档案资源的共享效率，提升事业单位工作人员的工作效能。

三、资源共享视角下事业单位档案信息化建设的主要问题

1.信息化建设基础薄弱

现阶段，我国部分事业单位在运行过程中并未构建独立的档案管理部门。有部分事业单位将档案管理部门归为办公室管理，导致档案管理工作在开展期间不具有独立性；在管理功能上也不具备专门的档案管理功能设置，导致档案管理工作无法获取较为充足及专项的建设资金。同时，部分事业单位内部的相关设备设施以及办公条件缺乏先进性，导致其信息化建设基础较为薄弱，难以从源头上助力信息化建设工作有效开展。

首先，从事业单位的软硬件设備设施层面分析。档案信息化建设工作在开展过程中需要有较为先进的软硬件基础设备设施作为支撑，但部分事业单位整体的配置与实际的需求不相符，无法满足档案信息化建设工作的开展。其次，针对事业单位对档案信息化建设方面的投入分析。部分事业单位在运行过程中整体的资金较少，对于档案信息化建设工作的投入十分有限，导致事业单位无法匹配更为先进的设备设施，难以为档案信息化建设提供一定的助力。信息化建设基础薄弱，从根本上阻碍了档案信息化建设的开展情况，无法保障该项工作的有序开展。

2.信息化建设重视程度低

现阶段，部分事业单位在发展过程中较为重视自身的提升与创新，对于单位的制度管理以及档案管理工作重视程度较低。首先，部分事业单位在发展过程中认为开展档案信息化建设工作需要有高技术人才引领，忽视了档案管理工作在开展期间的制度建设以及落实，使得档案信息化建设工作的开展不够完善。其次，由于事业单位对于档案信息化建设的重视程度较低，在相关工作开展期间投入的资金不足，极大影响了档案信息化建设工作的后续发展，给事业单位档案管理信息化建设工作造成了一定的阻碍。

3.事业单位缺乏复合型人才

在开展档案信息化建设工作时，相关人员在有效运用信息技术手段的同时，还需要保有统筹规划的能力。因此，在开展该项工作时，复合型人才较为重要。整合事业单位现阶段的人才队伍以及人力资源情况分析，这种复合型人才严重不足。虽然现阶段部分事业单位拥有较为专业的档案管理人才，但有的档案管理人员对于信息技术的了解较少，无法保证在日常工作中充分应用信息技术，难以推动档案信息化建设工作稳步前进。人才是各项工作开展的基础，也是档案信息化建设工作发展的关键。在事业单位复合型人才较为缺乏的情况下，难以真正发现档案信息化建设工作在开展期间的重点、难点以及关键问题，无法保证该项工作的高效开展。

四、资源共享视角下事业单位档案信息化建设的实践措施

1.将档案信息化建设纳入事业单位工作范畴

在大数据背景下，我国大部分事业单位对于档案信息化建设工作的开展重视程度在不断提高，相应的管理标准也在逐步提高。因此，在开展该项工作时，需要在事业单位全员范围内构建信息化管理思维。在此情况下，事业单位领导人员可以将档案信息化建设工作纳入单位管理工作的整体范畴，根据事业单位现阶段的发展情况、档案管理工作开展情况以及相关工作人员的整体能力，展开分析并全面统筹规划，引导事业单位各部门人员能够更加积极主动地融入档案信息化建设工作中，全面高效地推进该项工作。另外，在将档案信息化建设工作纳入事业单位管理工作范畴时，档案管理人员也要树立信息化管理意识，不断学习信息技术的应用方式，形成终身学习的理念，在工作开展期间确保能够发现工作中的主要问题，并提出相应的解决措施，以推动事业单位档案信息化管理工作顺利开展。

2.全面提升事业单位人员的综合能力

开展事业单位档案信息化建设工作需要有复合型的高技术人才作为引领，因此，事业单位可以聘请专业的信息化管理人才为单位注入新鲜血液。在此情况下，事业单位需要加大档案信息化建设工作的力度，聘请专业的信息化管理人才。事业单位的领导人员以及各级工作人员都需要全面配合档案信息化建设工作，建立健全档案信息化建设管理制度，并能够有效落实。同时，引导单位内部的档案管理人员向专业人员学习，提高其技术应用水平以及管理能力。

事业单位档案信息化建设工作是一项长期、系统性的工作，在此项工作过程中不仅需要有复合型人才的引领，还需要有事业单位档案管理人员的全面协助。在此情况下，应加强单位内部人员信息化能力的培训工作，全面提高管理人员的综合素养。应开展定期的专业化培训，提高档案管理人员的专业能力以及业务能力。在此期间，可以积极发挥复合型人才的优势，定期开展线下讲座。同时，在培训过程中，也可以借助信息技术手段增设线上学习平台，引导档案管理人员在空闲时间学习，不断提升自己的综合素质。另外，还需要关注其素养培养。保证档案管理人员与档案信息化建设以及资源共享实际需求的契合性，确保相关人员能够在工作期间具有较强的敏锐力，能够结合事业单位的发展情况，分析单位内部的资源共享需求，由此提出切实可行的建设意见以及建设措施。在事业单位管理人才能力提升的情况下，单位领导人员可以重点针对信息管理工作的核心技术手段，如信息化录入技术、档案管理系统维护知识、信息数据逻辑以及软件应用等开展定期考核，保证事业单位人员信息化能力的全面提升。

3.构建事业单位档案信息化资源共享平台

（1）科学分工，制订完善、合理的建设计划

事业单位档案信息化资源共享平台的构建不是一朝一夕可以完成的，需要着更加明确的建设规划以及建设目标。对此，应从平台建设的各个阶段展开分析，做好全面且详细的部署工作。在档案信息化资源共享平台的建设过程中，需要发挥单位内部各级人员的整体能力，保证单位各部门及人员能够积极参与该项工作。首先，事业单位领导人员需要提前确定平台中收录的档案种类和截止时间，保证前期工作有序开展。其次，事业单位领导人员需要根据各项工作的开展要点，开展内容分析，明确工作的主要负责人员，保证各项工作的开展质量以及开展进度。最后，在建设档案信息化资源共享平台过程中，应明确具体负责的部门和相关的辅助部门，保证部门之间的有效沟通以及全面协作。

（2）整合资源，保障资源平台有效建设

事业单位内部的档案资源极为重要，部分单位和部门在发展过程中所形成的资料内容会涉及一个集体、组织甚至国家的机密。因此，在构建档案信息化资源平台期间，需要保证档案信息的安全性以及全面性，避免发生档案信息泄露的情况。在建设档案信息化资源共享平台期间，事业单位领导人员必须加强自身对于档案资源安全管理的重视程度，避免不法分子通过非法的手段窃取机密档案，造成不良影响。

首先，在开展档案资源安全管理工作时，需要整合单位的人力资源，保证档案管理人员能够不断学习网络安全知识，提高自身的档案安防能力，增强档案信息化资源共享平台的安防效果。其次，应有效整合技术资源，保障资源平台的有效建设。在档案信息化资源共享平台的建设过程中，事业单位需要通过多方面的措施，不断提高档案管理人员的病毒防护和漏洞修复的专业技术。在工作开展期间也可以积极调用专业化的技术人才，由此提高单位内部的技术能力，丰富技术资源，保证档案信息资源在共享过程中的安全性以及稳定性。最后，应整合单位部门资源。档案信息化共享平台在构建过程中不仅需要多个部门的通力合作，还需要确保部门人员能够不断提高自身对于平台建设的重视程度，使得部门之间能够建立良好的联系，及时发现并有效解决平台在建设过程中所遇到的技术难题和建设漏洞。

（3）提高平台建设设备设施的质量

建立事业单位档案信息化资源共享平台，是在信息化技术上所开展的一项工作。在建设过程中，需要应用多种专业化、智能化程度较高的技术手段、软件系统和设备设施。因此，在档案信息化资源共享平台的构建过程中，既需要关注信息技术的应用情况，也应关注多个平台建设过程中所需要的软件系统和设备设施的配备。

首先，在共享平台的建设过程中，开发人员以及管理人员应掌握云计算系统安全防护终端设备等方面的技术知识，并在开发期间结合时代的发展以及软件平台的建设情况，引入最新的技术手段，提高共享平台的使用性、安全性以及客户体验感。其次，在事业单位引进相应的设备设施时，要尽可能保证其通用化，最大限度地发挥档案管理系统的作用，提升共享平台中档案信息的利用效能。最后，在档案信息化资源共享平台的构建过程中，应保证技术设备设施和人力的充分供给，确保平台在构建过程中能够针对不同的档案信息系统实施有效分析，切实做好档案资源的管理、档案信息采集、网上搜索和查阅等系统的建设，并针对不同的档案管理工作要求做好档案资料的搜集、识别以及数据的整理存储工作。在以上工作的开展过程中，需要不断提高事业单位工作人员的技术水平以及技术应用能力，并增加平台建设过程中所需的设备设施和软件，提高设备的质量，保证共享平台的有效构建和广泛应用。

五、结束语

综上所述，在我国事业单位发展过程中，必须保证自身能够得到长期且稳定的发展，针对档案信息化建设工作展开细致分析，将档案信息化建设工作纳入事业单位的整体工作范畴，加强单位内部人员对该项工作的重视程度。同时，也需要全面开展单位人员的信息化能力培训工作，构建事业单位档案信息化资源共享平台，确保档案管理信息化建设顺利开展，为事业单位的稳步运行提供内在动力。

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（作者单位：郓城县人力资源和社会保障局 ）