数据化时代高校干部人事档案价值实现路径研究

2023-12-02郝真臻

兰台内外 2023年32期

摘要：数据化时代，高校建设发展面临新的挑战和机遇，需要进一步加强高校内部管理工作，尤其是在干部人事档案管理方面，需要结合先进的信息数据管理技术和高校实际情况，科学、合理地开展档案管理。但是，在具体开展过程中遇到一些困难，使得干部人事档案得不到充分利用，其价值作用也难以发挥出来，因此，需要高校重视干部人事档案管理工作，采取有效措施确保干部人事档案管理工作高效高质开展。文章分析了数据化时代高校干部人事档案管理的价值，探讨了数据化时代高校干部人事档案管理的现状，并提出数据化时代高校干部人事档案管理价值的实现路径。

关键词：数据化时代；高校干部人事档案；档案价值；实现路径

随着知识经济快速发展，我国高校之间竞争也愈演愈烈，为确保高校建设发展在激烈竞争中立于不败之地，必须进一步提高高校内部管理水平。为此，高校需要科学、合理地选拔优秀的管理人才，组建业务素质能力水平高的管理团队，而干部人事档案恰恰能够为管理人才的选拔提供参考依据，为高校管理工作开展保驾护航。

一、数据化时代高校干部人事档案管理的价值

干部人事档案通常包括干部个人基本情况、工作经历、工作业绩、专业素养以及道德品质等多方面内容，能够详细、真实地记录一个人的成长经历，并且，能够反映其真实的能力水平。在数据化时代影响下，高校干部人事档案管理逐渐向数字化、智能化发展，并在高校建设发展中发挥着重要价值作用。一方面，能够加快干部人事档案管理信息化建设，提升档案管理工作效率和工作质量。高校积极引入先进信息化管理技术，将传统的纸质档案转变为电子档案，利用大数据技术能够对人事档案信息开展有效地汇总、整理和分析，并通过查询、检索等手段能够更加快速、准确地找到所需档案资料，不仅能够大大减轻管理人员的工作负担，而且能够精准筛选所需人才的信息。例如，高校可以在档案管理系统中输入所需人才的挑选条件，包括年龄、专业、学历以及工作年限等，经过筛选可以快速精确匹配所需干部的人事信息，能够大大提高档案管理工作效率和质量；另一方面，干部人事档案管理价值还体现在能够维护干部的合法权益，为干部考察、选拔等工作提供数据支持，这是由于人事档案能够客观记录干部工作经历和业绩，并经过相关组织部门认可的，存在一定法律效力且可信度较强，在维护干部合法权益方面有积极作用。人事档案包含个人数据信息比较全面，无论在个人工作经历和工作业绩方面，还是在政治思想、道德品质方面都有客观、详细的记录，有利于高效、顺利开展干部考察及选拔工作。

二、数据化时代高校干部人事档案管理的现状

在数据时代影响下，高校干部人事档案管理模式发生改变，借助先进信息技术使档案管理逐渐向信息化、智能化方向发展，虽然在一定程度上提升了档案管理水平，但在具体管理过程中仍然存在较多问题和不足之处。

1.缺乏对数据化档案管理的正确认识

新时期，大数据技术在各行业领域应用广泛，高校干部人事档案管理工作也应顺应时代发展潮流，积极引进大数据技术，更好地开展档案管理工作，将大数据价值作用充分发挥，使高校档案管理水平提上新高度。然而，部分高校缺乏对数据化档案管理的正确认识，对数据化档案管理的认识存在片面性，认为数据化档案管理就是将纸质档案转换为电子档案，忽略了数据化档案管理在档案数据信息整理、分析及利用等其他方面的作用，由于缺乏对数据化档案管理的正确认识，使高校数据化档案管理工作开展寸步难行。高校干部人事档案详细记录了干部的工作经历、业绩及奖惩情况，高校可利用数据化档案管理系统准确查询干部人员的详细信息，有利于优化高校各部门人力资源配置，并能够为各部门人才选拔提供重要依据。但是，有些高校缺乏对数据化档案管理系统的正确认识，忽略人事档案管理系统与其他部门紧密联系，没有将数据化干部人事档案管理价值作用发挥出来，不利于高校管理工作顺利开展。

2.干部人事档案信息化建设不到位

目前来看，有些高校虽然认识到数据化档案管理的重要价值作用，但是，由于高校經费限制，使得高校干部人事档案的信息化建设水平比较低，档案信息化管理技术和设备设施更新不及时，对数据化档案管理工作开展造成阻碍，也使得档案管理价值作用难以充分发挥。有些高校缺乏对档案管理信息技术和设备设施的资金投入，使得信息技术和设备设施得不到及时、有效地升级和更新，受信息化技术和设备设施落后的影响，高校干部人事档案信息化建设效果不理想，也在一定程度上影响了档案管理工作的效率和质量。另外，有些高校缺乏对网络安全环境的重视，网络安全防护措施不到位，使得干部人事档案信息处于危险境地，给档案信息共享埋下安全隐患，严重的会造成人事档案信息数据被泄露的风险，给干部人事档案信息化建设带来不利影响。

3.干部人事档案日常管理缺乏规范性

有些高校干部人事档案日常管理往往流于形式，没有严格按照档案管理流程开展，对档案建档、审核和借阅等工作缺乏认真负责的态度，造成档案管理工作混乱无序，出现档案数据信息被泄露、遗失等问题，阻碍档案管理工作高效高质开展，也在一定程度上影响了高校整体管理水平。有些高校在建档方面缺乏规范性，档案管理人员接到干部人事档案后，没有及时整理、审核及装订，对纸质档案保管不当，且没有按照流程第一时间录入电子档案，使得高校档案建档工作不到位。还有些高校虽然做好了建档工作，但忽略了档案内容更新工作，干部人员岗位工资、职称学历和工作业绩等变动通常都需要第一时间更新归档，但由于档案管理人员档案内容材料收集不及时，或相关部门档案材料提供滞后，导致干部人事档案内容材料更新归档不及时、不规范问题，不利于干部人事档案管理工作高效有序开展。另外，还存在干部人事档案日常借阅使用不规范问题，档案使用需要严格按照借阅流程开展，需要经过申请、审批和档案管理部门登记等流程，但有些高校档案借阅不规范，存在口头申请直接查阅等现象，严重扰乱档案管理秩序。

4.档案管理人员队伍建设水平不高

在数据时代影响下，为确保高校干部人事档案管理能够适应数据化时代发展需求，就对高校档案管理人员提出了更高的要求，不仅需要具备档案管理专业技能，还需要具备计算机操作能力，并能够熟练掌握基本的信息管理技术。目前来看，高校档案管理人员队伍建设水平有待提高，不仅缺乏档案管理专业人才，而且档案管理人员的信息技术水平也有待提升。一方面，由于高校规模扩大和各部门机构日趋完善，使得高校教职工越来越多，教职工建档、档案更新、档案查阅以及档案移交等工作量增加，给档案管理工作带来巨大压力，高校急需专业素质水平高的档案管理人才；另一方面，虽然信息化管理技术在高校干部人事档案管理中得到普遍应用，但仍然有些档案管理人员信息技术不过关，计算机操作能力有待提升，使得档案管理系统得不到合理、有效运用，不利于档案管理效率的提升。

三、数据化时代高校干部人事档案管理价值的实现路径

为确保高校干部人事档案数据化管理工作顺利推进，将数据化档案管理工作推上新的高度，高校应不断探索新的路径，完善数据化干部人事档案管理，保证人事管理工作高效开展。

1.树立数据化档案管理思维意识

在数据化时代影响下，高校领导层应重视数据化档案管理工作开展，明确数据化档案在各部门及各项活动中的重要地位，加大对数据化档案管理工作资金投入，及时更新档案管理相关技术和设备的同时，需要优化和创新数据化档案管理工作，制定一系列符合数据化发展需求的档案管理规章制度，将档案管理工作贯彻落实到实处，并加强相关工作人员数据化档案管理思维意识的培养，让档案管理人员认识到数据技术在档案管理中的作用价值，使档案管理人员从内心深处认可数据化档案管理工作。一方面，需要充分认识档案管理数据化内容，包括电子档案建立、数据信息录入和更新、档案借阅流程等，只有充分了解档案数据化管理工作内容，才能够更加认真负责地做好档案数据化管理工作的每个环节；另一方面，高校档案管理人员应正确认识数据化档案管理系统，学习和掌握系统操作技术，不断提升计算机操作水平，以便能够胜任高校数据化档案管理工作。同时，数据化档案管理人员应与其他部门保持密切联系，能够及时掌握干部人员的岗位、业绩、学历以及奖惩等方面的变动情况，及时更新人事档案信息，有利于开展档案数据信息收集工作。

2.提高档案管理信息化建设水平

随着大数据时代来临，为适应时代发展需求，高校必须加强档案管理信息化建设，提高干部人事档案管理工作的数据化水平。高校应充分了解档案管理部门的日常工作，针对档案管理信息化建设所遇到难题制定有针对性的解决措施，并科学、合理地评估档案管理相关信息技术和设备设施的使用情况，合理规划设计档案信息化建设方案，加大对档案管理部门的资金投入，及时更新落后、淘汰的技术和设备设施，从而确保所使用的技术和设备设施符合档案数据化管理标准。数据化档案管理工作实施离不开档案管理系统的支持，为此，高校还应完善数据化档案管理系统的设计工作，档案管理系统设计除了满足基本管理需求外，还需要重视档案系统开发模块的设计，做好信息数据统计、挖掘及可视化等功能的设计，从而提高数据化档案管理系统的应用价值。高校应积极维护网络安全环境，只有在安全可靠的网络环境下，才能确保数据化档案管理系统高效、安全运行，避免干部人事档案数据信息被泄露。为此，可以设置安装防火墙、杀毒软件及安全防护软件等有效措施，确保网络环境安全，提高数据化档案管理信息化建设水平。

3.加强对干部人事档案的日常管理

由于档案管理是一项长期工作，可能会延续几年，甚至是几十年，必须严格按照档案管理流程，规范、高效地开展日常工作，才能确保档案工作，为此，高校应结合自身实际情况和高校教学特色，科学、合理地制定数据化档案日常管理制度和规范，并加大对人事档案管理的监督力度，确保日常档案管理工作规范有序开展。首先，需要做好数据化档案的建档工作，建档工作是档案管理的基础，需要档案管理人员认真核对干部人员档案信息，及时解决信息模糊、信息不全等问题，以便能够第一时间完成建档工作。其次，需要做好档案材料更新归档工作，高校各部门及个人应按照相关要求及时提供档案归档材料，并确保档案材料的真实性和完整性。同時，需要档案管理人员及时接收档案材料，将档案材料内容以文字、图片等形式认真收录档案管理系统，并保存好纸质档案材料。最后，高校档案管理部门应完善干部人事档案的查阅使用制度，规范档案查阅使用流程，严格按照流程申请，经过审批后方可查阅使用，需要注意的是在查阅过程中需要最少两个人在场，并规定不允许档案本人参与，确保干部人事档案管理的严谨性。

4.建立高素质档案管理人员队伍

高效开展数据化干部人事档案管理工作，离不开优秀的档案管理人员共同协作，为此，高校应重视高素质档案管理队伍的建设，针对高校档案管理队伍水平不高问题，应采取有效措施，加强档案管理人员业务素质能力的培养。随着高校规模不断扩大，教职工数量增加也给档案管理部门增加了工作任务量，因此，应按照相关规定和工作需求配齐档案管理人员，以便减少档案管理工作压力，确保档案管理人员更好地完成本职工作。高校可以积极引进外来优秀干部人事档案管理人员，聘请档案专业技能和信息技术兼具的复合型人才，为建立高素质档案管理人员队伍添砖加瓦，从而提高高校干部人事档案管理水平。高校针对在职的档案管理工作人员，应加强对其教育和培训，积极组织他们参加专业技能培训，并加强思想道德建设，进一步强化党性教育，不断增强其业务素质能力。另外，在数据化时代影响下，高校应加强对档案管理人员计算机操作技能的培训，在学习技能过程中，使其认识到信息化管理技术对档案管理的重要性，并自觉学习档案信息化相关知识和档案系统操作技能，提高档案管理人员信息化能力水平。

四、结束语

综上所述，随着大数据时代来临，信息技术逐渐应用于各行业，高校数据化干部人事档案管理是顺应时代发展的产物，高校应积极探索新路径，确保数据化档案管理工作能够高效高质开展。高校相关部门及工作人员应树立数据化档案管理思维意识，不断提高干部人事档案管理信息化建设水平，并加强对干部人事档案的日常管理，建立高素质档案管理人员队伍，为高校数据化干部人事档案管理工作开展奠定基础，充分发挥高校干部人事档案管理的价值作用。

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