摘 要：随着我国现代化科技水平的不断发展，数字化技术逐渐被各行各业应用，展现出全新的面貌。在档案管理工作中利用数字化技术，加快了信息的传递速度，提高了档案管理的服务水平。因此，相关单位要加强对档案数字化的有效推进，与传统档案管理模式相互衔接，构建全新的工作方案，逐渐提高档案管理的工作效率。

关键词：档案数字化；档案管理；档案信息共享；信息安全

在档案数字化背景下加强档案管理的过程中，要融合现代化的工作思维，将数字化管理理念融合到不同的档案管理工作中，并引进先进的技术和管理模式，快速应对在档案管理中存在的各项问题。从不同的角度优化档案管理的工作流程，降低对人工操作的依赖，实现档案信息的安全储存，促进档案管理的数字化转型和升级。

一、档案数字化背景下加强档案管理工作的作用

在信息时代的浪潮下，档案数字化已经成为社会发展的必然趋势。随着科技的不断进步和信息技术的飞速发展，档案管理正逐渐从传统的纸质档案模式转向数字化模式。在这样的背景下，加强档案管理工作具有重要的意义和作用。

首先，档案数字化能够提高档案的管理效率和精确性。传统的纸质档案管理往往需要人工搜寻和整理，耗费大量的时间和人力资源。而数字化档案则能够通过电子设备快速检索和存储，大大节省了时间和人力成本。此外，数字化档案还可以通过数据分析和挖掘技术，提供更精确的信息和指导，帮助管理者做出更明智的决策。

其次，档案数字化能够保证档案的安全性和可持续性。纸质档案容易受到自然灾害、人为破坏或丢失等因素的影响，造成不可挽回的损失。而数字化档案通过备份和加密等措施，可以在一定程度上提高档案的安全性和可靠性。此外，数字化档案还可以实现远程存储和共享，保证了档案的长期保存与传承可不受时间和空间的限制。

再次，档案数字化能够促进信息的共享和交流。纸质档案往往只能局限在一个地方，难以实现信息的共享和传播。而数字化档案通过网络和互联网技术，可以实现档案信息的全球共享及无障碍交流。这不仅有利于学术研究和知识传承，还可以促进社会各界对档案管理的参与和监督，提高档案管理的透明度和公正性。

最后，档案数字化还能够促进档案管理的创新和发展。通过数字化技术的运用，档案管理可以更加灵活和智能化，实现从传统的“被动管理”到“主动管理”。例如，可以利用人工智能和大数据分析技术，对档案信息展开深度挖掘和智能分析，为管理者提供更有针对性和个性化的服务，将极大地推动档案管理工作的现代化和专业化。

二、档案数字化背景下档案管理中存在的问题

1.欠缺数字化管理意识

档案数字化是信息科技快速发展的产物，它使得档案管理工作得到了前所未有的便利和高效性。然而，在数字化管理的背景下，不得不面对一个普遍存在的问题——数字化管理意识的欠缺。首先，在过去的传统档案管理模式中，人们习惯于依靠纸质文件管理，这种模式在一定程度上形成了一种思维定式。当数字化管理的概念兴起时，很多人对其抱有怀疑和抵触情绪，并心存疑虑，害怕数字化管理会给工作带来复杂性和不可控性，担心电子数据会被篡改或丢失以及数字化管理会导致传统纸质文件的淘汰等。这种对数字化管理的抵触情绪和不理解，导致了数字化管理意识的欠缺。其次，数字化管理意识的欠缺使得档案管理中存在着不少问题。比如，许多机构和工作人员并没有意识到数字化管理的重要性和优势，仍然停留在纸质档案管理时代，对于数字化管理并不重视，导致档案管理工作效率低下，如查找文件需要耗费大量的时间和人力，文件保管和维护工作也不够高效。同时，还有一些机构没有建立完善的数字化管理系统，缺乏相应的技术支持和培训，使得数字化管理无法得到有效运用和推广。最后，数字化管理意识的欠缺还使得档案安全和保密面临着更大的风险，纸质档案容易遭受火灾、水灾以及人为损毁等各种事故，也容易因为存放环境潮湿或存放时间太长而导致纸质档案的损坏。但数字化档案也并非绝对安全。如果没有适当的安全措施和管理，数字化档案同样面临着被黑客攻击、病毒感染以及数据泄露的威胁。然而，由于数字化管理意识的欠缺，许多档案管理者并没有意识到这一点，忽视了数字化档案的安全性和保密性问题，从而使得档案信息的安全性无法得到有效保障。

2.档案资源共享程度不足

虽然数字化技术的出现为档案管理带来了便利和创新，但在共享这一关键环节的进展却不尽如人意。首先，档案资源共享的不足，体现在信息的封闭性和信息壁垒。在传统的档案管理中，档案往往集中保存在特定的机构或单位，信息的获取和利用受到一定限制。而在数字化时代，档案的电子化和网络化使信息的传播看似无障碍，但实际上，由于各个机构、单位之间存在数据格式不统一、数据库不互通等问题，导致档案资源的共享难以实现。其次，档案资源共享不足还表现在信息的孤岛化和分散化，档案数字化带来了大量的电子档案，但这些档案往往分散在不同的系统和数据库中，缺乏一個统一的档案共享平台。这种孤岛现象使得档案信息不仅难以被广泛利用，还增加了信息检索的困难。比如，一个研究人员想要搜集某个历史事件的相关档案资料，却需要在多个数据库和系统中查询，耗费大量时间和精力。最后，档案资源共享不足还表现在共享机制和政策的不健全。在数字化时代，档案资源的共享需要有一套完善的机制和政策来保障和推动。然而，目前在档案管理系统中，普遍缺乏共享机制的设计和实施，导致档案资源无法得到有效的利用和共享。此外，也缺乏相关政策的规范和指导，档案管理部门在共享档案资源时常常面临法律法规的约束和困扰，使得共享的进程受到了限制。档案资源共享程度不足的问题，不仅仅是对档案管理工作的一种阻碍，更是对社会发展和历史研究的一种制约。共享档案资源有助于促进学术研究和科研创新，对于历史教育、社会治理等方面也具有重要意义。

3.缺乏高素质数字化档案管理人才

进入数字时代，档案管理也迎来了前所未有的挑战和机遇。然而，与此同时，也不得不面对一个现实，那就是我国目前缺乏高素质的数字化档案管理人才。

首先，数字化档案管理是一项高度专业化的工作，需要从事者具备扎实的专业知识和技能。然而，目前我国的档案管理人才教育体系尚未完善，一些高校的档案专业对数字化档案管理的教学和研究还处于起步阶段，导致许多档案管理从业者对数字化档案管理的理论和实践经验了解不足，难以应对日益复杂的数字化档案管理工作。

其次，数字化档案管理涉及多个领域的知识，需要管理人才具备一定的综合素质和跨学科的能力。但目前我国的档案管理人才培养主要集中在档案学和信息管理学等专业，对其他领域的知识了解较为薄弱。例如，数字化档案管理需要运用信息技术、数据分析和网络安全等方面的知识，而这些知识在传统的档案管理教育中并未得到重视，缺乏综合素质高和跨学科能力的人才，很难在数字化档案管理领域中取得成绩。

最后，数字化档案管理是一个不断发展和变化的领域，需要管理人才持续学习和更新知识。然而，由于我国档案管理人才的培养体系相对滞后，一些从业者在进入职场后很难有机会接受系统的培训和学习。随着科技的发展和档案管理的改革，许多新的技术和方法出现，如果管理人才不能及时跟进，就很容易被淘汰。

三、档案数字化背景下档案管理的策略

1.树立数字化档案管理意识

数字化档案管理的出现和发展，为各行各业的档案管理带来了前所未有的便利，提高了工作效率。然而，數字化档案管理也带来了新的挑战和问题，因此，应该树立数字化档案管理意识，以更好地应对数字化时代的档案管理需求。

首先，数字化档案管理要求工作人员应充分认识数字化档案管理的重要性。传统的纸质档案管理方式有许多弊端，如存储空间大、检索困难等。而数字化档案管理可以将大量的纸质档案转化为电子格式，极大节省了存储空间，方便了档案的检索和共享。数字化档案管理不仅可以提高工作效率，还可以更好地保护档案的安全性和完整性。因此，数字化档案管理对于企业、机构和个人来说是一项重要的战略性任务，需要付出相应的努力和投入。

其次，数字化档案管理要求工作人员注重档案管理的规范性和科学性。数字化档案管理需要依靠先进的信息技术手段和专业的档案管理人员，确保数字化档案的有效整理、分类、存储和检索。只有遵循科学的管理原则和规范的操作流程，才能保证数字化档案管理的有效性和可持续发展。因此，应该重视对档案管理人员的培训和学习，提高其档案管理素质和能力，以适应数字化档案管理的要求。

再次，数字化档案管理要求工作人员关注档案管理的安全性和保密性。随着信息技术的发展，数字化档案管理面临着各种安全和保密的风险和问题。数字化档案管理涉及大量的个人隐私和机密信息，如果不加以有效保护和管理，就有可能造成不可估量的损失和危害。因此，应该注重档案管理的安全措施和保密制度的建立，加强档案管理的监管和审计，防止档案信息的泄露和滥用。

最后，数字化档案管理要求工作人员积极参与和推动数字化档案管理的开展。数字化档案管理是一个复杂而系统的工程，需要各方共同参与、合作。作为档案管理的参与者和实施者，应该积极参与数字化档案管理的规划和建设，提出自己的意见和建议，共同推动数字化档案管理的发展。

2.构建档案信息共享平台

传统的档案管理方式已经难以满足信息化时代的需求，构建档案信息共享平台成为当务之急的工作。档案信息共享平台的建立，将有效整合各类档案数据资源，为用户提供全面、及时和便捷的档案信息服务。该平台将采用先进的信息技术手段，将档案文件、电子文档和数字图像等不同媒介的档案资源实行数字化处理，实现档案信息的高效管理、保护和利用。

首先，在构建档案信息共享平台的过程中，要注重信息共享的原则。档案信息的共享是指在合法、规范的前提下，将档案信息资源向社会各界开放，并提供权限管理机制，确保信息的安全性和可控性。通过信息共享，不仅可以提高档案信息的传播效率，还能促进不同机构、单位之间的协作与合作，推动社会发展的进程。

其次，构建档案信息共享平台需要关注数据标准化与互操作性的问题。在数字化时代，不同机构和部门的档案信息格式各异，数据标准不一致，给信息共享带来了难题。因此，需要通过制定统一的数据标准和规范，建立档案信息的互操作机制，实现不同系统之间的无缝对接与数据共享。只有通过标准化和互操作性的处理，才能真正实现档案信息的共享和利用。

再次，档案信息共享平台的构建需要充分考虑安全保护措施。档案信息具有重要的历史价值和商业价值，其中可能包含着大量的个人隐私信息。因此，在构建共享平台的同时，必须制定严格的安全保护策略，确保档案信息不被非法获取、篡改或泄露。这需要在技术层面加强档案信息的加密与权限控制的同时，还要在管理层面加强对用户行为的监管和审查，确保档案信息的安全性和可信度。

最后，构建档案信息共享平台的过程中，要注重提升用户的体验感。作为一个面向广大用户的平台，用户的需求和体验是至关重要的。应该通过人机交互的方式，提供友好的用户界面和操作方式，使用户可以轻松地获取所需的档案信息，并能够快速搜索和检索。

3.搭建高素质数字化档案管理团队

档案数字化的出现，极大地提升了档案管理的效率与便捷性，然而，要想实现高质量的数字化档案管理，一个高素质的管理团队是不可或缺的。

首先，要搭建高素质的数字化档案管理团队，需注重成员的专业素养和知识储备。数字化档案管理是一门高度专业化的工作，需要团队成员具备扎实的专业背景和丰富的工作经验。例如，成员需要熟悉各类文档的数字化处理方式，了解相关的信息安全和隐私保护法规，并具备信息技术的基础知识。

其次，团队成员间的协作能力和沟通能力也是搭建高素质数字化档案管理团队的重要因素。在数字化档案管理中，团队成员需要通过密切的协作与沟通，保证档案数字化的顺利开展。例如，成员之间需要相互配合，及时分享信息和解决问题，还需要与其他部门和合作伙伴展开有效的沟通与协调。因此，团队成员应具备良好的团队合作精神，善于倾听和表达，能够与各方展开有效的沟通与合作。同时，一个高素质团队还应具备创新思维和解决问题的能力。数字化档案管理过程中，经常会面临各种挑战和问题，需要团队成员具备创新思维和灵活解决问题的能力。例如，当在数字化处理过程中遇到难以解决的问题时，团队成员能够积极主动地思考并提出创新的解决方案；当面对新技术和新设备时，团队成员应能够快速学习和适应，并在实践中采取更好的应用方式。

四、结语

在数字化背景下，档案管理工作数字化发展属于时代的必然趋势，也是数字化管理未来发展的主流方向，有较强的社会价值和历史价值。因此，相关单位要加强对数字化技术的科学融入，全面释放档案管理的全新活力，在摸索过程中形成更加成熟的数字化档案管理方式，提高档案管理的工作水平。

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（作者单位：单县行政审批保障中心）

作者简介：孟杰（1988—），女，汉族，山东梁山人，本科，馆员，研究方向：档案管理。