马仁杰 许茹

摘 要：学生档案不仅是个人成长的真实记录，维护个人权益的原始凭证，也是服务个人升学就业的根本保证，其重要性不言而喻。四川泸州“母亲私拆女儿档案”事件引发了社会公众对学生档案转递工作的关注，暴露出我国学生档案转递工作所存在的问题。有鉴于此，文章从管理缺位、主体缺位和宣传缺位三个维度分析我国学生档案转递流程规范化管理出现的问题，并据此提出完善我国学生档案转递流程规范化管理的补位对策。

关键词：学生档案；转递流程；私拆档案事件

近日，“母亲私拆女儿档案”事件引发了广大网友的高度关注和热烈讨论。网络舆情事件某种程度上是社会现象的一种外在表现形式和折射，“母亲私拆女儿档案”事件直接暴露出我国学生档案转递流程管理所存在的问题。长期以来，我国学生档案转递流程不规范、不及时等问题显著，直接影响学生自身权益的保障与学生档案工作水平的提升，这需要各方面共同努力，确保学生档案转递流程规范和高效。因此，本文以“母亲私拆女儿档案”事件（以下简称“私拆档案事件”）为切入点，思考我国学生档案转递流程规范化管理的缺位现象，进而提出完善我国学生档案转递流程规范化管理的补位对策。

一、 我国学生档案转递流程规范化管理的缺位

1. 管理缺位

我国学生档案转递流程中的管理缺位现象是指在学生档案转递流程规范化管理工作中，相关部门没有充分发挥职能作用，甚至在某些情境下出现了管理“真空”现象，导致学生档案转递不及时、不规范。管理缺位的根本原因主要在于以下两点：

一是法律制度缺位。2015年，中国邮政集团出台《关于规范邮政机要通信渠道传递大学生档案等有关工作的通知》；2023年，人社部、教育部出台《关于积极稳妥做好高校毕业生档案转递接收工作的通知》，要求“加强高校毕业生档案转递接收工作，规范档案工作秩序，切实保障档案安全”[1]。虽然上述通知对学生档案转递工作作出了要求，但多为规范性文件，缺少国家法规层面的强制规定和有效约束。这表明我国学生档案转递流程规范化管理的法规体系建设整体滞后，学生档案转递过程中的程序、要求、责任等方面缺乏明确的法规约束，使学生档案转递工作增加了不确定性。例如，当学生档案转递流程中出现违法违规行为时，由于当前尚无法规条文对学生档案转递流程的追责机制和救济途径作出明确规定，违法违规人员难以得到相应的惩罚和纠正，学生档案转递流程规范化管理的持续性和有效性受到较大影响。

二是监管机制缺位。《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》《流动人员人事档案管理服务规定》等明确规定学生档案应通过邮政机要交通、邮政EMS标准快递或派专人转递，严禁个人自带档案转递。但是在实际工作中，不同高校的学生档案转递工作流程存在较大的差异，缺乏统一的转递标准和程序，学生档案的转递流程不规范。有的学校随意将档案交由学生本人自带转递，也有学校存在学生档案转递后没有确认签收导致学生档案丢失的情况。导致上述乱象的根本原因在于档案相关部门及工作人员对档案转递流程失范的责任划分不清晰，学生档案转递流程缺少专门的监管机制。

2. 主体缺位

我国学生档案转递流程规范化管理的主体缺位是指，学校档案机构及其管理人员的档案服务力不足，在学生档案转递流程中没有尽到应尽的职责，同时学生这一主体的档案意识薄弱，在学生档案转递流程中缺乏对流动状态的持续关注，从而共同导致学生档案转递流程失范现象的发生。

一是学生档案的管理主体较为混乱。《高等学校档案管理办法》第二章第七条明确指出“高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构”[2]。但是在实际工作中，许多高校的档案机构没有独立建制，仍然隶属于党委（校长）办公室、学生处等职能部门。在机构设置不合理等因素影响下，部分高校未能严格按照《高等学校档案管理办法》规定，将学生档案纳入档案部门集中统一管理范围。

二是高校档案管理人员配备数量和档案工作水平有待改善。一方面，我国档案管理人员配备普遍不足。近年来，我国高校招生规模不断扩大，学生档案数量激增，管理难度加大，但学生档案管理人员的数量却未随之增加。此外，學生档案转递工作一般集中在学生毕业季，工作时限短且工作负荷大，这对档案工作人员的数量提出较高的要求。学生档案管理人员数量的增长速度与学生档案数量激增、管理难度的迅速增加难以保持同步。另一方面，我国高校档案管理人员专业水平有待提高。经调查发现，学生档案管理人员的专业化程度不高，只有约17%的学生档案管理人员具有档案学相关专业背景。[3]这意味着许多高校学生档案管理人员缺少档案基础理论知识和专业技能，无法准确把握学生档案转递工作的具体流程和详细要求。

三是学生自身的档案意识较为薄弱。学生档案意识是指学生对档案及档案工作的基本认知和行为选择。一方面，大多数学生更关注眼前的学习成绩、考试和课程，较少关注自己的学生档案，不了解学生档案对于自身就业、深造和职业发展的重要性。另一方面，高校档案机构在学生档案宣传方面存在不足，导致学生对个人档案关注度较低。

3. 宣传缺位

我国学生档案转递流程规范化管理的宣传缺位是指高校档案部门无法将学生档案传递的具体流程和规范要求准确、及时传递给社会公众尤其是毕业生，致使社会公众对档案转递流程的了解程度有限。“私拆档案事件”冲上热搜是社会档案意识薄弱导致的。笔者在社交媒体平台浏览了“私拆档案事件”的相关评论后发现，社交媒体平台中存在很多关于档案及档案工作的提问，但是由于许多答主不具有档案从业经历和档案专业背景，答复内容大多专业化程度低，片面性明显。这折射出我国学生档案工作存在较为严重的宣传缺位问题，集中表现在以下方面：

一是学生档案宣传力度不足。当前，高校档案部门开展档案宣传尚未实现常态化，相关宣传活动多集中在国际档案日、档案法治宣传月（周）等特殊时间节点，没有形成系统性和连续性的传播和引导，宣传内容关于学生档案转递流程的主题较少。同时，高校档案部门开展档案宣传多采用张贴海报、发放宣传材料、举办讲座等形式，形式单一、枯燥，难以引起学生的兴趣和关注。

二是学生档案宣传工作中的社交媒体应用有限。虽然部分高校档案部门认识到社交媒体平台的传播效力，尝试借助微信、微博等平台开展学生档案转递流程的宣传工作，但是不同社交媒体平台的用户偏好、内容形式和传播机制等存在差异，我国高校档案部门在不同平台投放的宣传内容往往相似，缺乏针对性，导致用户关注度低，内容点击量和阅读量不高。可见，高校档案部门利用社交媒体开展学生档案转递流程宣传效果甚微，档案宣传工作的信息供给与社会公众的信息需求之间矛盾突出。

二、 完善我国学生档案转递流程规范化管理的补位对策

1. 管理补位：建立健全长效管理机制

实现学生档案转递流程规范化管理的核心要务在于建立健全长效的管理机制。笔者认为可从以下两个方面着手：

一是健全相关法规。相关部门要尽快出台针对学生档案转递流程的专门法规条文，完善法规体系建设，厘清学生档案转递流程中各环节的法律责任，明确学生档案转递工作的责任主体和追责方式，确保学生档案转递流程中出现的违法违规行为能够依法得到及时、有效的纠正和处罚，避免“人档分离”，遏制“弃档”“死档”等现象的出现。

二是健全监管机制。高校档案部门要提高监管意识，构建畅通的监管渠道，明确学生档案管理部门及管理人员的法律责任，确保其以严谨的态度开展学生档案转递工作。例如，高校档案部门可以尝试建立专门的申诉窗口，明确学生档案工作的申诉流程和时限，及时处理学生在查询个人档案时存在的疑问或异议，有效提高学生档案转递工作的透明度和公正性。此外，随着档案信息化建设的全面推进，高校档案部门可以借助技术手段实现对学生档案转递流程的全面监管。

2. 主体补位：理顺学生档案管理主体

首先，健全管理体制。各高校应当采取切实措施，认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，结合本校实际健全学生档案管理体制，理顺学生档案管理主体，将学生档案管理工作明确交由学校档案馆（室）集中统一管理，并由学校档案部门制定学生档案管理办法，明确学生档案转递流程和管理责任，消除因部门交叉而产生的学生档案管理责任模糊和权限不明等问题，确保学生档案转递流程的顺畅和高效。

其次，及时增加学生档案管理人员配备的数量。高校相关部门应根据本校实际情况制定合适的选人用人政策，以事业编制、人事代理、劳务派遣等多种形式招聘档案学专业和相关专业毕业生，及时补充到学校档案管理部门，确保学生档案管理人员配备充足。此外，由于学生档案转递工作集中在毕业季，高校应当鼓励档案部门从档案学及相关专业的在校学生中临时聘用学生档案兼职人员，有效化解学生档案管理人员数量不足与学生档案转递时间紧、任务重的矛盾。例如，每年毕业季，安徽大学档案馆以勤工助管的形式临时聘用在校生协助学生档案管理人员开展学生档案转递工作，确保学生档案转递流程的高效率。

最后，提高学生档案管理人员的业务能力。一方面，高校档案部门应支持和鼓励学生档案管理人员参加档案资格考试和继续教育，另一方面，高校档案部门应组织学生档案管理人员参加校际档案工作的交流，通过参加学生档案管理经验交流会、研讨会、案例分析会等方式，分享并学习学生档案工作经验，优化学生档案管理人员的专业知识结构和技能，确保学生档案转递流程的规范化管理。2022年，国务院办公厅印发《关于进一步做好高校毕业生等青年就业创业工作的通知》，要求高校取消毕业生就业报到证，不再将就业报到证作为办理高校毕业生档案接收转递的必需材料。面对毕业学生档案转递的新政策和新要求，高校档案部门要及时组织学生档案管理人员开展业务培训，并要求学生档案管理人员严格按照教育部规定规范学生档案转递流程，落实档案接收告知承诺制。

2.3 宣传补位：增强社会档案意识

档案宣传作为拉近公众与档案、档案工作距离最直接、有效的方法，应受到档案部门的重视。[4]档案宣传最终的目的就是让人们能够走近档案，了解档案是什么，知悉档案馆的功能和作用以及档案和档案工作能够为我们带来怎样的帮助。[5]为增强我国社会档案意识，提升学生档案宣传效果，高校档案部门需要实现宣传补位。

首先，形成宣传工作机制。高校档案部门要将学生档案转递流程的宣传工作列入档案部门议事日程和年度工作计划，加强学生档案宣传的力度，建立学生档案宣传活动常态化机制和宣传效果动态增长机制。同时，高校档案部门需创新学生档案转递流程的宣传形式，提升宣传效果，扩大学生档案工作宣传的范围和影响力。例如，高校档案馆（室）可将学生档案转递流程纳入“新生第一课”或“毕业生最后一课”，向高校毕业生讲清学生档案的功能作用、利用手续和查档流程。

其次，制定合适的宣传策略。学生档案管理人员应全面了解并掌握不同社交媒体平台在用户画像、功能特点、算法推荐模式等方面存在的差异，根据学生档案转递流程规范化管理相关内容的特点，依照不同平台的算法机制选择合适的内容生产策略。例如，抖音以短视频为主要形式，高校档案部门可以通过制作短视频，以生动、有趣的方式分享学生档案转递流程；知乎更注重专业性的知识分享，高校档案部门可以在知乎上发布权威观点，表达正面声音，探讨学生档案转递工作的热点、难点问题。

最后，加强对有关舆情的关注。高校档案部门需要及时跟踪并回应学生档案转递工作相关网络舆情事件。根据舆情事件的内容和影响力，高校档案部门要及时制定学生档案转递流程宣传策略，解答公众的关切和疑虑。比如，高校档案部门可以主动组织开展网络直播活动，邀请专业的学生档案管理人员和权威的档案学专家进行热点事件的专题解读，并针对广大网友提出的相关问題提供专业的解答，确保答复内容的可信度和权威性，从而有效增强社会公众的档案意识。

注释与参考文献

[1]人力资源社会保障部办公厅 教育部办公厅关于积极稳妥做好高校毕业生档案转递接收工作的通知[EB/OL].[2023-06-13].https：//www.gov.cn/zhengce/zhengceku/202306/ content_6886866.htm.

[2]高等学校档案管理办法[EB/OL].[2023-06-26]. https：//www.gov.cn/flfg/2008-09/12/content_1093980.htm.

[3]张鑫楠. 高校学生档案管理现状调查[d].沈阳：辽宁大学，2020.

[4]魏扣，李子林，郝琦.社交媒体应用于档案知识服务的SWOT分析[J].档案学研究，2019（1）：69-74.

[5]宋健.我国档案意识发展演变研究[d].哈尔滨：黑龙江大学，2018.