摘 要：干部人事档案专项审核工作是保障干部人事档案信息真实准确的一项重要举措。本文从干部人事档案专项审核工作实际出发，分析高校人事档案工作现状及存在问题，提出提升人事档案工作质效的解决策略，同时提出高校人事档案工作管理新思路。

关键词：人事档案；专项审核；档案管理

干部人事档案是我国人事管理工作的一个重要方面，是反映个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料[1]，也是组织选人、用人的重要参考依据。干部人事档案审核，是对干部人事档案制度化、规范化、科学化管理的体现。

1 干部人事档案专项审核工作概述

2012年中组部要求对重点管理干部和组织部长的档案进行集中审核，随后于2014年在全国部署开展干部人事档案专项清理工作，2018年提出将专项审核工作完成“全覆盖”，对所有干部档案进行审核认定。至此，高校中的所有管理人员、教师、专业技术人员均纳入审核范围，审核内容主要包括对出生时间、参加工作时间、入党时间——“三龄”；学习经历、工作经历——“两历”；干部身份——“一身份”，并形成《干部基本信息审核认定表》。2018年11月，中组部颁布《干部人事档案工作条例》，进一步规范干部人事档案工作，要求“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”[2]，使干部人事档案审核工作真正做到“应审尽审”，成为干部人事管理常态化工作的一部分。

2 高校人事档案管理现状

2.1 高校学生人事档案管理现状

学生人事档案是人事档案的重要组成部分，大致分为入学前档案及在校期间形成档案两部分。因我国目前并没有统一标准规定学生档案材料的规范制式及内容清单，所以各学校学生人事档案内容及名称均不尽相同，但录取、学籍、成绩、毕业、学位几大类材料均需齐全。各高校的学生人事档案管理模式也各不相同，基本分为由档案馆统一管理、由学生处或教务处负责管理及各院系分别管理三种情况。目前山西医科大学学生人事档案管理工作已由档案馆统一管理转变为学生处下设学生人事档案中心统一指导及进行日常工作、各院系分级管理的新模式。

2.2 职工人事档案管理现状

高校职工人事档案管理干部、工人、离退休及去世人员的人事档案。其中干部人事档案在高校的人事档案管理中又是重中之重。干部人事档案中包含了履历类，自传和思想类，考核鉴定类，学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料，政审、审计和审核类材料，党、团类材料，表彰奖励类材料，违规违纪违法处理处分类材料，工资、任免、出国和会议代表类材料，其他可供组织参考的材料，共十大类[3]。多数高校的职工人事档案由组织人事部门进行管理，部分高校则由学校档案馆进行管理。山西医科大学的职工人事档案由档案馆与组织部共同成立、隶属于档案馆的人事档案部进行管理，管理模式为人事档案部负责干部人事档案的日常管理及数字化工作，组织人事部门负责人事档案的审核认定。

3 基于干部人事档案专项审核工作的高校人事档案问题分析

根据中组部相关要求，山西医科大学自2013年成立工作组、积极编制相关工作手册、开展干部人事档案专项审核工作，逐人逐项进行审核认定，现已达到干部人事档案专项审核全覆盖，并严格落实“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”的要求，对提任干部档案、新进人员档案、转入人员档案进行严格审核，将审核工作常态化。自审核工作开展以来，发现一些不容忽视的问题。

3.1 材料缺失情况较为普遍

在干部人事档案专项审核工作发现的问题中，档案材料缺失情况较为普遍，集中在学历学位材料缺失、派遣证缺失、过往工作材料缺失等。学历学位材料的缺失，主要是录取材料、博士专家推荐书、学位材料的缺失，也有少数情况是某一学习阶段全部材料缺失，其原因主要为材料未按要求及时归档、档案转递过程中因各种原因导致学历学位档案变成死档或弃档。派遣证的缺失多数出现在较早时期，可能由于工作或人员隶属关系变更等过程中出现遗失或未改派情况。过往工作材料缺失，则可能与工作过程中档案材料形成部门分散、形成時间不固定、形成的材料未能及时归档有关。档案内容不全，干部人事档案的认定工作将无法开展，因此缺失材料的补充也成为了干部人事档案专项审核工作最先要解决的问题。

3.2 归档材料不规范

干部人事档案专项审核工作中也发现，档案材料存在必要项未填写、照片未张贴、书写笔迹不符合归档要求、签字盖章不完备，甚至有的材料前后字体不一致、疑似非本人填写等情况。归档材料的不规范，在审核过程中因其真实性、完整性的欠缺，也影响着审核工作的综合判断。同时，材料不完整、书写笔迹不符合归档要求等问题，也同样影响着档案的凭证作用。

3.3 信息填写前后不一致

个别档案存在出生时间前后不一致、参加工作时间或入党时间前后不一致、出生时间与身份证号体现出生年月不一致等问题。不一致原因大致分为以下几方面：因入学、入党、入伍、参加工作等年龄不够故意修改出生年月，出生年月存在阴阳历转换，某份档案材料由他人代写，身份证上的出生时间与实际情况不符，参加工作实际时间早于派遣时间，部分未签署合同及缴纳社保的临时性工作误认为参加工作时间，参加工作时间或入党时间记不清随意填写等。出现信息填写前后不一致的情况，在审核工作中需经多方考证、按相关规章制度要求调取凭据材料，才能准确判断并进行认定。

3.4 工作经历时间无法连接

审核时可根据招工登记表、转正定级表、报到证、劳动合同及入伍登记表等确定干部参加工作时间，通过考核材料、任免材料、职称评定材料及工资确定工作经历的各个阶段情况，但往往因关键材料欠缺或材料中关键信息缺失，出现不同单位间调动具体时间无法确定或在本单位各部门工作起始时间无法查考的情况，从而导致认定过程中工作经历时间无法连接。主要原因是相关材料未及时归档或并未形成、关键信息漏填错填等，从而给认定工作造成一定的难度。

4 高校提升人事档案工作质效的解决策略

学生人事档案的建立标志着个人人事档案的开始，高校人事档案管理工作应从学生人事档案及职工人事档案两方面同时入手，齐抓共管、协同共治，才能真正提升人事档案工作质效。

4.1 完善工作制度、厘清管理权限

高校干部人事档案管理工作，可依据中组部颁布的《干部人事档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》，结合学校实际，进一步细化相关制度，编制标准化流程，从而使干部人事档案的各项工作能够建章立制、有章可循、按章办事。同时建立账簿，对人事档案管理全流程登记造册，做到“事事留痕”。依照《干部人事档案工作条例》，由组织人事部门或组织人事部门明确的负责干部人事档案工作的机构从事干部人事档案管理工作，每管理1000卷档案配备1名专职工作人员[4]。目前山西医科大学人事档案工作为专人负责，但专职人员人数尚有不足。

在学生人事档案的管理工作中，可根据《高等学校档案管理办法》并结合单位实际，编制“学生人事档案管理办法”，细化相关制度规范。山西医科大学已由档案馆负责学生人事档案的各项工作的管理模式，经学校大力支持、逐步过渡、多方努力，转变为由学生处下设学生人事档案中心进行统一领导，负责日常性工作及培训、指导、监督、抽查等工作，院系安排专人负责新生档案整理及毕业生档案整理、转递工作的新模式。此模式仍在试行过程中，通过与院系的紧密联系及恰当的考评机制，能够更好的调配院系工作人员共同配合新生及毕业生档案工作的开展，有效推进学生人事档案规范化管理。

4.2 加强专、兼职人事档案工作人员队伍建设

高校人事档案工作人员的管理水平及工作态度，直接影响着高校人事档案的质量。高校应选配政治过硬、专业素养高的复合型人才专职从事人事档案管理工作。干部人事档案管理工作应按照每1000卷档案配备1名专职工作人员的配比进行人员配置，合理的人员配比才能更加高效、精准的完成干部人事档案相关工作任务。同时在干部人事档案各归档部门设立兼职档案工作人员，建立联络制度，完善收集网络，确保按时、按要求将真实、有效、完整的档案材料完成归档。学生人事档案管理工作虽无明确规定人员配比，但仍应按照2008年印发的《高等学校档案管理办法》要求，配备专职档案工作人员，同时由院系安排专人担任兼职档案工作人员进行分级管理。积极组织专、兼职人事档案工作人员开展业务培训及档案法律法规宣讲，使档案队伍不断学习新知识、新技能，提升专业知识、业务水平及档案意识，适应档案事业的不断发展。

4.3 严格材料审核机制，确保档案材料真实、有效、可用材料审核贯穿于档案管理工作始终。

首先采取前端控制策略，在档案形成初期，通过档案知识宣传普及，让档案材料形成部门及填报人员树立人事档案重要性的认识，在材料填写时认真书写、仔细核对、字迹清晰、尽量避免涂改等。其次要严把“入口关”，在档案材料归档时做好鉴别、检查、审核工作，对不真实、不完整、不规范、不齐全、有涂改的材料，向归档部门进行反馈，并根据实际情况予以剔除、补充或加盖公章。再次，在档案管理及档案审核过程中，对于材料缺失或未及时归档的情况，应及时联系相关部门按要求补充完整或尽快办理移交，提高档案齐全性、内容准确性。最后，还应在档案管理权限发生变更时，再次对全部档案材料进行审核及催要，待档案齐全完整、确认无误后，再进行档案的转递工作，避免因未及时归档造成档案不完整的情况。

4.4 精准高效完成毕业生档案转递工作

2015年前，学生人事档案转递由邮政机要通信渠道转递，转递人员固定，不易出现送错、遗失等问题，即使对方不接收档案，档案也会被安全退回到发档单位，但有着转递时间长、查询转递状态不便捷等缺点。自2015年6月起，学生人事档案转递方式改由“邮政EMS标准快递”方式进行，虽转递状态便于查询、转递速率有效提升，但随之而来的档案安全隐患也不容忽视。因部分学生对档案重要性的认识不足、派遣单位与档案实际存放单位不一致、签收不规范等原因，常出现档案转递后“无人问津”“人档分离”，多年后无法找到人事档案的情况。高校应积极开展毕业生档案知识讲座或其他形式的宣传活动，提升毕业生档案意识，要求其毕业后及时通过档案转递信息掌握档案去向，在规定时间内到档案所在单位报到并确认档案材料是否如期到达。同时在毕业生档案转递工作结束后，高校学生人事档案管理部门应建立档案转递信息库，汇总毕业生档案转递详细信息如转递单位、详细地址、联系人、联系电话、学生姓名联系方式及转递单号等，便于毕业生进行查询及多年后备查。档案接收单位应做好接收档案的核对、登记工作，认真填写回执单并进行反馈。只有这样，才能有效减少“档案遗失”“死档”“弃档”等现象。

4.5 继续加大干部人事档案信息化建设力度

干部人事档案的信息化建设能够在保障档案实体安全方面起到极为重要的作用，有效避免档案实体发生涂改、缺失、损毁等情况。同时做好干部人事档案信息化，也是提升人事档案管理效力的重要手段。山西醫科大学于2014年12月全面实现干部人事档案数字化管理，在职称评定、人事档案审核认定、任前档案审核、养老保险核算等专项工作及日常查阅工作中，利用效率均有极大提升。另外，干部人事档案信息化也可作为干部信息库建设的基础，通过对档案主要信息的提取、录入、更新、维护，能够为领导及组织人事部门了解干部情况、动议干部等提供信息支持 [5]。

4.6 创新电子文件归档及信息资源共享的人事档案管理新模式

在档案工作数字化转型发展的新形势下，电子文件归档也势必成为人事档案工作未来将要面对的问题。现如今，许多高校已普及OA办公模式，但人事档案的归档有时会变成将OA中的电子文件下载打印后加盖公章、移交归档，造成人力、物力和时间的浪费。可从制度建设、优化系统、开启试点等方面着手，积极推动人事档案电子文件归档新模式的转变。[6]如果可以实现电子文件对接，既可有效的节省人力、物力与时间，又可避免在档案数字化过程中可能出现的人为失误。

高校人事档案管理工作应紧跟数字化转型的步伐，在符合保密工作要求、确保档案信息安全的前提下，整合并建立信息资源共享数据库，推进高校档案信息资源共享建设，在档案管理、档案信息变更、档案信息使用中实现同步更新和及时调取，提高工作效率、降低管理成本，为高校人才服务提供有效的大数据支持。同时在国家、政府、学校层面通过大数据分析，精准统计、评估高校人才结构，为人才发展计划提供可靠数据 [7]。

参考文献

[1][2][3][4]中共中央办公厅.干部人事档案工作条例.[Z].2018-11-20.

[5]刘娜.构建干部人事档案常态化审核机制的探索与实践[J].兰台内外，2023（11）：46-48.

[6]何宗哲.人事档案电子文件归档和电子档案管理研究[J].兰台内外，2023（13）：37-39.

[7]段新宇.信息化背景下高校人事档案信息资源共享问题探究[J].赤峰学院学报：自然科学版，2023，39（03）：64-67.

作者简介：曹阳（1986— ），研究生学历，山西医科大学档案馆馆员，研究方向为高校人事档案管理。