摘 要：近年来，得益于国家对教育的重视，社会教育管理工作得到高速发展，教育网络化、教育社会化、高等教育产业化成为主流发展趋势。但是教育系统内档案信息化管理的发展程度仍然处于初级阶段。这对新时代教育系统档案管理工作提出较高的要求。本文围绕大数据时代教育系统档案信息化管理的必要性、面临挑战、优化路径展开分析，推动档案管理体系得到进一步优化，为教育系统未来发展提供启发与帮助。

关键词：新时代；教育系统；信息化管理；高质量发展

在中国式现代化发展背景下，我国计算机网络、人工智能、数据挖掘、区块链等新兴技术得到广泛应用，档案信息化管理得到不断发展。但是目前教育系统内，对于档案信息化管理仍然存在重视程度不够、平台建设不健全、管理体系有漏洞、人员素质水平低、档案数字化进程缓慢等问题，严重制约教育事业的可持续发展。如何在未来实现教育系统档案的完全信息化管理，打造专业能力强、综合素质高的干部人才队伍，形成科学有效的管理体系，实现系统平台的优化升级，进一步保障数据的安全性、完整性，是新时代教育部门需要深入研究的课题。

1 大数据时代教育系统档案信息化管理必要性

1.1 提供可靠决策依据

计算机技术的发展，推动教育系统的档案管理由传统的纸质档案管理转变为以电子文件为基础的数字管理。通过多渠道、多角度、多途径、多手段整合信息数据，形成完善的专业数据资源库，经系统平台的数据处理。各类档案得以更加完整、直观且动态方式呈现在人们面前，促进管理者可更加直观地了解各个单位教育工作整体发展情况，进而得以做出正确决策。

1.2 保障教育高质量发展

教育系统档案实现信息化管理，可充分利用计算机网络、人工智能、扫描技术、云计算等现代科学技术，实现文字、图像、音频、视频等档案信息资源进一步处理、管理、开发、利用。加快档案资源数字化和信息管理利用标准化、网络化，把档案管理人员从繁重、单一的工作中解脱出来，进而促进档案价值的高效发挥，为社会各方面发展提供各类现代化服务，促进教育档案事业高质量发展。

1.3 提高整体教学质量

在教育档案中，教学档案是较为关键的组成部分，其是在教学活动中直接形成，具有保存价值的文字、图像、音频等各种形式的历史记录，真实反映教学情况，具有依据、凭证、参考的作用。在中国式现代化发展背景下，教育工作逐渐走向多元化、多样化。每时每刻都在产生大量的教学档案，依托现代新兴科学技术实现信息化管理，实现对各类教学档案信息的快速收集、安全存储和高效利用，可为今后教育工作的重点、改革方案的制定和教学计划的拟定提供重要的决策参考。同时，教学档案实现信息化管理，也为实现教育系统内部各学校落实立德树人根本任务，坚持遵循教育规律办教育，坚持强化学校管理能力抓教育，坚持提升师资水平抓教育，坚持有力督导科学评价抓教育，完善以提高教学质量为导向的管理体系，促进教育教学质量全面提升提供了重要的理论基础。

2 大数据时代教育系统档案信息化管理面临挑战

2.1 缺少完善管理平台

由于教育系统常年积攒的档案较多，涉及部门单位、中高等院校较广，工作量过大，且随着教育水平的提升导致其中的文件结构较为繁琐，产生大量结构化和非结构化的数据信息。如果仅靠人工管理的方式进行分类整理，不仅会产生一定的工作误差，还会因为效率过低严重影响工作正常开展。在信息化快速发展的社会，档案以电子文件管理的方式逐渐普及。但是在教育系统内，总体信息化管理水平较差，受政策及财政资金等方面的影响，信息化硬件设备和软件功能建设工作开展力度较低，教育系统缺乏生产、接收、管理、利用、共享电子文件的基础网络，难以从根本上实现档案信息化管理。同时，部分教育系統管理者自身难以充分认识到档案信息化的重要性，相关制度标准制定、业务工作推动、争取上级支持、重点设备引进力度不够，整体信息化设备体系始终处于落后状态，得不到完善、优化与内外部保障。

2.2 缺乏科学有效管理体系

一是教育系统管理者缺乏对档案信息化管理的认识。在顶层设计方面未重视信息化工作，没有进行充分的市场调查研究，未制定配套的制度标准与工作实施方案，未建立科学合理、行之有效的网络安全运行机制。二是对信息化技术在档案行业的应用没有深入认知。管理系统平台建设只是浮于表面将基础功能罗列，流于形式，与实际管理业务脱节。三是对档案工作者日常监督、考核检查机制不够完善。在档案信息化工作开展过程中，有检查没督办，重使用轻管理的现象还比较普遍。有关人员在工作过程中对严格遵守各项档案信息安全管理制度重视不够，失职渎职问题追责问责力度不够，导致“不出问题没人管，出了问题才处理”的现象频频发生，不能够做到对档案数据的实时采集和优质管理，从而直接影响教育档案工作的质量。

2.3 管理人员综合素质水平有限

随着时代的发展和各项新兴技术的不断优化升级，在教育系统档案信息化工作中，理论知识扎实、专业能力强的人才匮乏，是目前信息化发展速度缓慢的关键因素。一是教育系统各部门单位、学校的档案管理人员大多是兼职，年龄较大，学历较低，缺乏较为完善的数字管理知识基础，不能够熟练操作计算机与系统平台，无法适应当今社会对档案的信息化管理需求，对于计算机技术理论知识和实际应用操作能力掌握较少，严重制约了电子档案建设管理工作的推进和运转[1]。二是档案管理人员由于长期处于传统工作模式下，依赖性较强，现有精力和思想认知基础无法在短时间内通过学习、培训的方式提高信息化管理能力，在信息化转型升级初期难以适应崭新的管理方式，与此同时，系统内部“重发展、轻培训”，在信息化技术水平提升方面开展的线上线下培训活动较少，难以促进档案管理满足新时代要求。

3 大数据时代教育系统档案信息化管理优化路径

3.1 提升档案人员信息化水平

一是持续加大信息化专业人才引进力度。在教育系统人员招聘中，要重点筛选既具备现代档案管理能力，又具备专业信息化理论素养的优秀人才。二是要扎实开展信息技术与档案工作深度融合活动。通过“引进来”和“走出去”的方式，在信息技术培训、资源库的建设、教学软件应用等方面开展集中授课、分段培训、观摩讲学、技能比赛或者外出参观活动，持续强化信息化管理意识、理论知识水平和实操技能，助力档案工作者认清形势，更新观念，理清思路，坚定信心，提高对档案信息化工作重要性的认识，及时了解自身系统内外档案信息工作发展现状，联系实际，融会贯通，学习借鉴好的经验做法，提高档案信息化水平，强化实际操作能力，进而切实抓好本单位档案信息化工作[2]。三是建立健全日常考核管理制度，在信息化工作开展过程中进一步加强事业整体规划和基础管理工作，客观全面反映各种情况，及时发现问题并持续改进，促进教育系统内部基础设施、人才资源、应用系统之间相互协调，资源共享，最大程度发挥信息化优势，推动工作平稳有序开展。

3.2 完善档案信息化基础建设

一要加强领导，夯实基础。教育系统内部单位主要领导要积极对接上级分管部门，根据自身需求争取财政支持，持续加大资金投入力度，切实把档案事业发展所需硬件、经费等纳入制度化轨道。在软硬件建设上给予全力支持，顺利完成系统内各单位信息化综合档案室改造。系统平台机房要配备专业应用服务器、高功能交换机、精密空调、恒湿消毒净化一体机、专用计算机、扫描仪、网络存储设备等。确保硬件设施齐全完备，全面满足档案信息管理工作需要，使得档案管理工作能够快捷、便利、高效进行。同时要对项目招投标以及资金支付等环节进行日常督促和指导，切实保障资金安全规范高效使用，为推动档案信息化管理工作长期稳定运行提供重要物质基础[3]。二要加强数字资源建设。按照“存量数字化、增量电子化”的要求，有计划、有步骤地全面开展教育系统内部各单位档案数字化加工、数据校核、档案补扫、条目著录等工作。根据实际情况对所有数字化成果进行全面检查核对，真正做到“底数清、情况明、数据准”。同时要着重推动“档案信息一体化”系统构建，实现系统内各单位协同办公系统与数字档案室系统数据打通。探索电子文件在线归档工作机制，保证立档单位档案数字化后可及时向系统管理平台在线移交电子档案数据。逐步建立涵盖教育行业内全面、系统的档案信息资源数据总库，进而提升档案服务的网络化、便利化水平[4]。

3.3 健全档案信息化管理模式

一是要成立档案数字信息化管理领导小组。配备具有档案管理知识的人员负责管理工作，形成“集中统一领导、分层分级管理”档案工作领导机制。二是要制定信息化建设实施方案。落实专人，夯实责任。建立档案室管理、数字档案信息化管理、数字信息安全保密等行之有效的信息化管理制度。不断完善各项管理制度和工作流程，使整个信息化管理工作有章可循，有法可依，坚决杜绝在教育档案管理各个环节中的不规范行为，提升档案信息化工作规范化、标准化、制度化水平。三是教育系统主管部门要定期下发通知，明确要求系统内各部门要将档案信息化建设，与其它工作同安排、同部署、同落实，加快档案数字化建设步伐，为实现部门学校之间档案信息资源在线数据移交、查阅利用、数据融合奠定基础。

3.4 推进档案资源安全化管理

一是进行专题培训。召开专题学习会，对教育系统全体档案管理人员进行档案信息安全教育培训，重点讲述档案信息与保密工作的重要关系、档案信息在保密工作中存在的突出问题、档案信息保密的重要性和泄密的危害、泄密发生后违法违纪责任追究等有关内容。进一步增强干部职工的档案信息安全意识[5]。二是开展自查整改。各地教育主管单位应以信息安全工作检查为契机，设置档案信息安全领导小组，可结合节假日安全工作检查，对本地区中高等教育事业单位，基础教育事业单位，成人教育事业单位、各类培训中心的办公电脑、信息化机房等进行全面排查，针对排查中发现的问题，制定安全隐患整改清单，责令专人负责、限期整改，防患于未然。三是健全完善安全管理制度。根据工作职能调整，完善教育系统各部门单位档案信息安全工作管理机制，如制定“网络与信息系统安全应急预案”“计算机及计算机网络使用管理规定”等规章制度。要求全体档案管理人员签订“在岗人员保密承诺书”，严格落实档案信息安全责任制，进一步确保档案信息安全工作落实。四是加强数据管理。把档案信息安全管理贯穿于档案接收、保管和利用工作的各个环节，利用现代化手段全方位做好檔案安全保密防护，加强档案数字化外包服务企业管理，建立档案数字化外包保密制度和档案数字化外包流程操作规程；落实技防措施，严格计算机设备、网络、数据光盘等载体管理，建立健全数据库质量，严防失密事件发生；加大信息安全的维护，将网络技术、通信技术等与档案管理有机结合起来，在提升档案信息共享传递效率的同时[6]，充分利用有效的技术手段保障网络档案的信息安全，为数字档案建设高质量高品质发展提供有力保障。

档案是教育事业发展的历史证明，是教育教学管理的直接依据，是各级学校文化的重要载体，对于事业发展、历史留存、经验总结、文化传承都有着不可替代的作用。档案信息化是加快档案事业发展的“火车头”，是实现档案自动化、实时化、网络化的“桥头堡”。随着网络信息技术的飞速发展，教育系统对档案信息化工作提出了更高的要求，为强化档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化和社会化的进程，对接社会和群众档案利用需求服务，教育部门领导者和档案管理人员要切实增强做好档案工作的历史感、使命感和责任感，强化信息化归档意识、整理意识和信息安全意识，求真务实、开拓创新，注重发挥系统内部档案部门和档案工作者的主观能动性和创造性，紧紧围绕互联网信息化时代要求，借助计算机网络、人工智能、云计算、大数据、物联网等新兴技术在档案管理模式、数据信息安全工作上迈向新的台阶，为教育行业实现新时代高质量发展贡献档案力量。

参考文献

[1]孙红方.提升档案管理科学化 开创档案工作新局面[J].办公室业务，2017（18）：121-122.

[2]刘筱筠，丁汀，李婕，蒋智林.应用型高校电子档案建设的困境及其高质量发展创新路径[J].文山学院学报，2022，35（06）：91-94.

[3]解咏晋.教育信息化时代下高校档案信息化管理建设研究[J].知识经济，2016（04）：154-155.

[4]成博.提升事业单位档案信息化建设的方法策略[J].黑龙江档案，2023（01）：95-97.

[5]谭果.教育信息化发展时代高校档案信息化管理建设的研究[J].科技风，2017（10）：278.

[6]牛耀伟.新时期事业单位档案信息化建设分析[J].兰台世界，2023（05）：124-126.

作者简介：付伟（1972— ），临沂市兰陵县教育和体育局人事档案管理员，馆员职称，研究方向：教育系统人事档案管理。