摘 要：公路档案资源作为国家发展和交通事业进步的重要见证，真实记录了公路事业发展的全过程，具有原始性、真实性和可利用性的特点。本文立足于数字化背景下档案管理的新趋势和存在的问题，认为要建立以数字化为引领的公路档案管理和治理新模式，重点在加强档案数字化的标准化建设、一体化系统搭建、数据安全管理等方面。

关键词：大数据；公路档案；实践路径

数字化时代是指以数字技术为基础，通过信息化手段对传统产业进行升级和改造，实现数字化转型和创新的时代，其主要特征是科技的不断进步、消费者需求的变化和产业竞争的加剧。《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》提出，要迎接数字时代，激活数据要素潜能，加快数字化发展 建设数字中国。公路档案在推动经济发展、服务民生方面发挥着重要作用，在数字中国建设的大背景下要积极引入大数据管理模式，提升共享能力，实现公路档案管理的转型升级，以新模式新动能更好地服务中心大局、服务人民群众。

1 数字化时代的基本公路档案管理的新趋势

1.1 数据化管理成为主要模式

2022年，中办、国办《关于推进实施国家文化数字化战略的意见》要求，基本建成文化数字化基础设施和服务平台，形成线上线下融合互动、立体覆盖的文化服务供给体系，这也标志着我国数字化战略进入了新的发展阶段。伴随互联网和信息技术的飞速发展，公路档案管理的方式、对象都发生了显著變化，原有的模式已不能适应时代要求，需要进行数字化转型升级，以适应社会发展所需。目前，公路档案管理部门按照《“十四五”全国档案事业发展规划》要求加强数字档案室建设，数字资源已成为公路档案管理的主体要素，打通层级壁垒、实现快速高效的利用服务、展现档案利用价值也已成为公路档案数据化管理的主要方向。总之，数据化为公路档案工作打开了新的方向，更新了公路档案知识网络和图谱，拓展了辐射领域，提升了档案工作的社会地位和影响力。

1.2 精细化管理地位凸显

公路档案种类多、数量繁杂，涉及工程设计、施工、监理和后期维护等多个环节，真实记录了公路项目从设计到完工的全过程，后期查询利用率较高。依据《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》，以信息化提升档案管理的规范化、精细化，有效地整合文书、图片、影像和实物档案资源，提高利用效率。目前，数字化技术带来了公路档案管理的精细化革命。大数据视域下的档案查询应用，用户可在档案管理系统中依据权限查询利用所需内容，实现资源的快速直达、高效利用。档案资源实现系统内的互联互通，不同地域的公路用户可跨空间进行查询利用。

1.3 档案开发利用成为服务方向

《“十四五”全国档案事业发展规划》指出：深入推进档案利用体系建设，充分实现档案对国家和社会的价值。档案资源是重要的社会信息资源，随着国家经济的发展，公路档案的利用率也越来越高，加强档案资源的开发利用成为新时代公路档案管理的中心课题。开发利用的基础是丰富的公路档案资源，信息技术使公路档案资源发挥着良好的聚集效应，通过打造专题档案数据库能够及时高效地满足开发利用的需要。开发利用的手段也日益丰富，档案资政成为服务中心的主要模式，短视频、微信、微博等新媒体日益成为展示公路档案资源的主渠道，在彰显档案价值、提升公路部门社会影响方面发挥着重要作用。同时，随着公路事业的迅猛发展，人民群众对公路档案资源的利用也日益增多，征地拆迁涉及的公路建设档案成为公众关注的热点，更好地回应群众诉求成为档案资源服务民生的重要方面。

2 数字化背景下公路档案管理的主要问题

2.1 支撑要素不完善

一是认识有偏差。在公路档案管理工作中，对数据化管理的大趋势认识不到位，仍习惯采取以纸质档案管理为主的模式，新技术应用不足，难以实现档案管理模式的更迭。加之资金投入不足、人才引进培育不足，进一步影响单位档案管理信息化建设进程及质量。二是重视程度不够。公路管理部门技术支持不到位，大部分档案数据化建设的软件都是依靠购买，维护费用较高，安全有隐患。加之很多单位的档案管理人员是兼职，无法专注于从事档案数据化的建设，也在一定程度上限制了信息化整体水平的提升。

2.2 信息化系统标准尚未统一

公档案信息化建设标准尚未统一，各组织间的信息交流不畅通，出现综合档案管理信息化各自为政的局面。尤其是在多头管理、信息重叠的情况下，难以提高单位档案管理信息化建设效率。上级公路系统的档案应用软件有的难以满足下级机关的档案工作需要，造成了应用过程中的束之高阁。有的单位自己研发的档案应用软件兼容性差、缺乏标准，难以实现互联互通。

2.3 信息安全意识有待提高

大数据时代对档案信息安全提出了新的要求，安全建设被摆在更为突出的位置。但部分档案管理人员安全意识较低，对风险点了解不深入、不细致，难以高效开展安全防护工作，导致存在大量的安全风险和漏洞。

2.4 档案管理人员信息素养有待提升

从现状来看，部分单位档案管理人员综合素质水平不高成为限制档案事业高质量发展的重要因素，主要表现在：自身未能重视档案信息管理技术知识的学习，惯性思维难以适应时代变迁；继续教育制度缺失，单位未能针对档案管理人员开展定期培训学习教育，缺乏系统的信息化管理理论知识及实践管理技巧，档案管理工作整体质量难以得到有效提升。同时，既精通档案数字化技术、又熟悉档案业务的复合型人才不多，直接影响了工作效率[1]。

3 数字化背景下公路档案管理实践路径分析

3.1 以要素整合推进公路管理体制优化

3.1.1强化顶层设计。按照《机关档案管理规定》关于机关应当按规定设立档案工作机构的要求，公路部门要成立由主要领导担任组长的公路档案信息化工作领导小组。建立专（兼）职档案员的档案层级化管理机制。根据时代发展科学谋划方向和目标，并对全流程管理作出系统规范，为做好档案规范化管理提供机制保障。

3.1.2转变工作思维。档案对于公路在后期的使用、改建、扩建以及维修和养护方面起着相当重要的作用，树立抓档案就是抓项目的思维，使工作人员从传统的思维模式中走出来，树牢档案精细化管理意识。在项目实施初期应将关于档案数据化管理的相关规定纳入合同，项目进行中要常态化开展档案数据化管理培训，使档案数据化和项目管理同部署、同落实，贯穿于项目建设始终。

3.1.3加强资金保障。数据化管理对于提升企业工作效率起着推动作用，把档案数据化建设纳入工作全局，在数据化软件购買、机房配备、服务器维护等方面给予支持，确保单位档案管理信息化建设所需的物质、资金、人才资源均得到有效满足。

3.1.4加强人才培养。一方面，档案管理人员要树立终身学习理念，常态化学习档案管理信息化理论知识，提升专业技能，在档案管理工作中不断总结经验，认清自身不足并持续改进。另一方面，单位要持续加强档案职业化培训力度，特别是信息化技术的学习教育，使档案人员的实践和能力水平适应时代发展要求。此外，需加强与高校合作，引进现代化档案管理专业人才，带动单位档案信息化建设事业高质量发展[2]。

3.2 以标准化建设提升公路档案科学化水平

档案数据化管理模式的最大特征是管理对象的转变，它实现由纸质档案到电子档案的改变，对档案管理进行了全流程的重塑。因此，需要在归档和电子档案产生的流程环节上加以规范，为档案利用奠定基础。主管部门要依据行业标准“电子文件归档与电子档案管理规范”“纸质档案数字化规范”，进一步明确电子文件全生命周期各环节的主体责任、规范标准、保管义务等，将档案工作网络从线下覆盖到线上，确保数据标准统一、权利清晰、责任明确，推进档案数据资源的管理利用由“量变”向“质变”升级[3]。深入推动档案信息化应用建设，根据公路档案类别不同，建立不同方式的档案归集网络。对于文书档案管理来说，内部文件可通过OA系统流转、发布、存储，并在OA系统建立档案借阅流程，实现网上审批等一键式查阅利用。加强各类工程电子档案收集，建立专业档案收集归档目录和流程，将日常工作中产生的录音、图片、视频等音像资料纳入归档范围，确保档案资源应归尽归，打造公路档案数据湖。加强公路电子档案标准化建设，一方面对档案信息化建设加以规范、明确标准，建立共享利用模式，能够对外部信息资源进行有效整合，使资源共享、长期保存目标得到有效实现。另一方面，做好公路档案数据资源与电子政务信息联动机制建设，打造公路档案文件管理中心，使电子政务文件和公路档案数据能够实现有效对接和整合，便于档案资源归集利用。

3.3 打造档案动态接收与整理的一体化模式

公路档案产生周期长、利用率高，需要及时收集归档。建立自下而上的档案一体化管理系统，打通环节壁垒，通过政务内网与下属单位连接，搭建档案接收、全宗管理、自主归档等功能模块，结合档案业务流程，形成上下贯通、执行有效的有机整体。按照《关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》要求，建立符合公路档案管理特色的“三合一制度”，重塑档案接受保管流程，建设“文件资料”归集体系，数据化处理后的公路档案材料可自动归入“档案管理模块”，档案系统内的数据资料始终处于增量状态。开发“电子归档预审”组件，对归集后的数据由数据系统给予识别，确保区域内各类档案资料应归尽归、应收尽收。明确单位内部各部门的档案管理责任，理顺档案流程，特别是各环节中数据系统上报和审核，避免出现多头管理、收集存储档案信息的情况，使档案资源得到统一规范管理。

3.4 以智慧赋能提升公路档案服务水平

按照《档案移动服务平台建设指南》要求，依托云平台技术，创新档案服务模式，打造档案查询利用服务一网通办“云上大厅”，真正实现让数据多跑路。着力搭建服务平台，推进“互联网+公共服务”建设，深化公路档案数据应用，通过微信公众号或者官网，明确相关规定、查档方式和查档程序，开通原文在线查档，只需要群众动动指尖，即可实现：立查、立下载、立打印、立利用。运用区块链技术对电子档案添加水印和电子印章，开启双重防伪保障，防止电子档案被篡改，确保档案利用真实可靠。解决跨部门查询痛点，汇总全系统层面保存的档案资源，全力打造公路档案数据库，将其融入档案管理系统，打破证明—调阅—使用的传统路径，有效破解传统审批存在的重复提交、多头提交的难题，实现档案资源的共享利用，提升档案服务能力。

3.5 以“大安全”构筑档案数据安全网络

“互联网+”、物联网、云计算、大数据等新技术广泛应用下，公路档案数据安全日益受到关注。《机关档案管理规定》必须采取有效措施严防信息篡改、丢失、外泄。引入多项安全技术，层层筑牢档案数据安全防线，全方位满足在权限设置、传输加密、数据安全审查、数据风险评估监测、长期安全存储等方面的监管要求。目前，在公路档案数据安全领域常用的技术有：一是文件水印。水印的目的是保护电子文件的安全和提升企事业单位形象。水印设置支持使用logo、图片，也可以手动输入文字作为水印，并可以通过设定水印的坐标、角度、字体、大小、颜色、透明度等属性，达到自定义水印设置的效果。二是文件传输加密。该技术是确保文件不被非法利用的重要手段，只有熟悉密码才能进行安全解锁阅读，通过对文件进行算法加密处理给文件穿上了一层安全外衣，确保了传输过程中的安全性。这种“明文”到“密文”转变的技术，已经广泛应用于文件传输中。三是文件存储加密。电子文件安全存储是指确保存储在计算机或服务器上的信息或数据不受意外或者恶意的原因遭到破坏、更改、泄露等。系统从应用层出发实现对单个文件的加密，所有电子文件以密文的方式存放，系统提供相应的解密机制实现电子文件的查看和利用。如遭遇恶意拷贝，则原文无法利用。四是借阅权限设定。针对特定的卷库、案卷、文件，都可进行借阅范围的设置，权限可详细到个人，防止信息泄露，进一步提升档案的安全性。对于无查看权限的档案，可进行临时授权申请，申请审批通过后，具有短期的查阅权限，授权期结束后，权限自动取消。同时，为了保护信息安全，电子档案下载时会自带水印，包括借阅人、借阅日期等，若是出现信息泄露可进行追溯。

参考文献

[1]李德婷.浅谈“十三五”时期档案信息化建设[J].黑龙江档案，2016（04）：15.

[2]陈光杰.新形势下加强医疗卫生档案管理的思考[J].黑龙江人力资源和社会保障，2022（04）：10.

[3]缪秋君，王鹤鸣.数字化改造让档案管理更高效[N].科技日报，2023（04）：07.

作者简介：顾佳怡（1986— ），临沂市公路事业发展中心馆员，研究方向：公路档案管理。