文/刘 瑞（南京市建邺区退役军人事务局）

随着互联网的飞速发展，网络与新一代信息技术给人类的生活带来了极大的便利。由于采用了数字存储技术和网络通信技术，很多公司抛弃了传统的档案管理方法，把不同载体的档案资料转换成数字化的档案信息，并通过计算机系统进行管理，形成一个有序的数字档案库，促进档案资源共享。

一、新一代信息技术在档案管理中的应用价值

档案管理工作是一项系统性的工作，传统的管理方式对档案工作的质量有很大的影响。把新一代信息技术运用到档案管理中去，可以有效地解决传统档案管理中的一些问题，不仅可以提高档案工作的质量，而且还可以使档案的作用得到最大限度的发挥。档案管理者要善于运用新一代信息技术进行管理，要有创新的精神，充分发挥新一代信息技术的价值，全面提高档案管理工作的时效性，推动档案管理的变革与升级。

二、 新一代信息技术在档案管理应用中存在的不足

1.档案信息化管理系统不够成熟

档案信息化管理系统建设的好坏，直接影响到档案管理的信息化程度。然而，由于一些企业的档案管理人员对现行信息化系统的了解不够深入，未能根据软件开发的具体情况制订具体的应用程序，信息化系统在档案设计、需求分析等方面不能发挥最大效用，同时也很难保证安全性和稳定性。目前，有些档案管理系统在实际建设中，由于缺少对系统扩充特性的有效分析，不能根据系统的功能特性进行数据模型的创新设计，无法确保在档案管理中应用。

2.档案数据检索质量较差

资料检索的质量对档案利用的水平有很大影响。但是，一些企业在推动档案数字化管理和推广信息技术的同时，由于缺少优质的文献资源，难以从外部获取优质的信息技术支撑。在一些档案资料的查询过程中，没有充分重视可视化分析技术的应用，不能以图形的形式来有效地展示档案资料信息，档案资料的处理措施不能做出相应的调整和创新。

3.档案服务能力缺乏有效拓展

由于一些档案管理部门对档案服务能力的建设不够重视，档案资料在实际应用中的作用不能充分发挥。有些档案管理部门在服务能力建设中，既不能全面地分析档案资料所具有的应用价值，也不能精准地满足资料的整体检索要求，造成档案资料的准确性和利用效率难以提高，很难有效地扩展档案服务的功能。档案管理部门在运用信息技术时，不注意资料的输入和归并，不能合理地设定各种权限，使得档案资料的存取、整理、归档等基本工作流程不能得到改善，档案资料的备份、系统维护等工作也很难得到信息技术的高水平支持。在建立档案服务功能系统时，由于缺乏对网络信息获取渠道的关注，未能充分发挥网络资源的作用。

4.档案信息资源缺乏有效整合

提高档案管理工作的质量，要强化档案资源的整合。由于档案管理系统无法融合，对包含档案资料的办公自动化系统进行进一步优化是很困难的。部分信息技术在实施过程中，尽管试图将档案信息资源集成起来，但是由于缺乏档案来源渠道信息，未能对主要信息渠道进行充分总结，档案信息化管理平台的应用价值难以得到全面显现。

三、区块链技术在档案管理中的应用

1.审查应用环境

一是对现行档案的管理制度和资源情况进行审核，包括档案的存档期限、保密级别等。因为区块链上的信息是无法被彻底移除的，所以在存档期间，若必须要移除某部分资料，如会造成法律风险及稽核风险的资料，虽然可以利用密码学方法抹去信息，但随着密码技术的发展，是否能够将其真正地永久抹除，尚需进一步检验。区块链技术就是要向所有的节点甚至外界开放，所以不能把机密信息放到链上。同时，对机构以外的档案管理制度也需要进行审核，若区块链的节点分布在其他国家或区域，则需要遵守相关的法律规定。二是对区块链体系和监管措施的审核。访问区块链的目标可以是一个电子文档管理系统或一个数字档案长期存储系统，又或者是一个私人链接。为了解决区块链的数据质量问题，北京网络法庭发布了《天平链应用接入管理规范》和《天平链应用接入技术规范》，其中对申请节点的访问管理过程进行了详细的说明，对请求节点的访问管理进行了技术测试。

2.制定风险预案

区块链技术还处在发展阶段，一些应用上的问题还没有完全暴露出来，因此，需要有相关的风险规划。另外，在分散的背景下，档案保管权、所有权和使用权再分配等问题也需要引起人们的关注。在中央体制下，档案的保管权、所有权和使用权都是高度集中的，而在完全分散的社会环境下，档案的保管权、所有权和使用权可以属于独立的个人。然而，目前的区块链应用还没有实现以上理想的分散状态，档案的保管权、所有权和使用权呈现出更加复杂的形态，应用企业必须采用更先进的技术和管理方法来加强区块链技术的创新和应用。

四、大数据技术在档案管理中的应用

1.提高档案利用率

当前，大数据技术主要应用于档案资源的查询、档案资料的个人化维护、档案资料的定制化处理等，能够为使用者提供在线下载、在线查阅档案资源等服务。要提升档案的管理效能，就要积极引进云存储技术，做好海量档案资源的储存，比如在网上建立云存储库或定制的云存储服务器，保证档案的上传并兼具保密性，增强档案的处理能力。运用云计算技术，有效地提高档案资源的使用和管理。

2.评估和分析档案信息

利用大数据技术，可以实现对信息的自动评价，从而提高评价的准确度和科学性。大数据技术能够对复杂的信息进行识别，更快地为用户提供相关的信息服务。大数据还可以实现数据的集成，对大量的数据进行分析，并在数据之间建立起某种联系，为用户提供更及时的数据服务，让他们能够在最短的时间内获得所需的资料。大数据技术在档案管理中是一种新兴的技术，可以将人工智能技术与大数据技术结合起来，将专家系统融合到信息管理系统中，对数据进行分析，以提高数据处理的准确度和速度，从而为决策提供有力支撑。

五、人工智能技术在档案管理中的应用

1.电子档案的智能收集管理

档案管理工作的首要环节，就是档案获取和档案累积。电子档案的迅速发展和普及，使档案成为一种以计算机硬盘或其他装置储存，与纸张档案相对应，相互关联的通用电子影像档案，其爆炸式的增长和广泛分布使公共档案管理面临巨大的压力。所以，通过人工智能技术，可以有效地提高信息采集环节的工作效率，并使电子文档的智能化采集成为可能。Agent 技术是一种被封装在特定的环境中，为了达到设计目标，能够在该环境中自由工作的系统。该系统高度自治，具有自主意识，能够按照档案员制订的搜集规则，灵活地获取电子档案。当前，许多搜索引擎利用Agent技术来实现文档的智能化采集，并将其转化为符合使用者要求的格式。

2.档案信息的智能检索

利用人工智能技术和知识图谱技术，借助档案馆的文件资源，可以实现档案智能化搜索。档案的科学著录是实现档案资料智能化查询的重要条件之一。一方面，利用文字辨识技术，将资料或影像中的信息转化为可编辑的文字，取代手工输入，提高著录工作的效率。在此基础上，采用基于自然语言的方法，实现对文本中的关键字和名称的自动标识，为今后的智能检索工作奠定基础。另一方面，利用Agent 技术，将使用者的搜索记录、借阅习惯、喜好等与资料库中的数据进行比较，为使用者提供更有针对性的推荐，提高整个公众数据的品质和档案质量。

3.档案库房的智能管控

智能化库房的管理主要包括自动上架、智能化监控、图形仓库、人员监控等。档案的自动上架是由RFID 和智能机器人共同完成的。按照档案的分类规则，利用RFID 技术，将档案的数据进行智能收集，经过识别，确定仓库的位置，再由机器人进行上架。智能化监控是通过对原视频进行背景建模、识别、跟踪等一系列的算法，对仓库内的温度、湿度、“十防”进行实时监控。图形仓库是以3D 模拟技术为核心，通过对库房实际状况的分析，确定库房的布局方式，并给出库房编号的一键标引，将库房的排、列、节、层、正反面等信息以直观的方式显示出来，方便用户查询。人员监控是将指纹、人脸识别等技术应用于公共档案室的门禁系统中，既保证了进出人员的安全，又提高了档案管理人员进出的便利性。使用人员首次进入档案馆时，需先进行指纹采集并核对身份信息，下次查档时，仅需输入指纹，既方便又快捷。

六、结语

将新一代信息技术运用在档案管理工作中，不仅满足了现代化档案工作的需要，而且满足了企业对档案管理工作“及时、方便、易用”的要求，既能有效地提升管理效益，又能促进时代的发展，还可以提升档案管理人员的职业素质，为当代档案事业的可持续发展提供强大动力。