数字化背景下，事业单位人事档案管理工作的优化研究

2023-07-29孙建

兰台内外 2023年17期

摘要：在我国社会发展过程中，事业单位分布广泛，关乎整个社会的发展和人民群众的生产生活。而在事业单位自身的运营发展过程中，人事档案管理是日常工作体系中的一个重要组成部分，在人事档案管理工作的帮助下，有利于及时掌握和了解不同部门的工作动态，从而提升事业单位的人力资源配置和各项工作质量。在当前的数字化背景下，使得事业单位的各项工作都具有提升的空间和契机，有利于事业单位人力资源管理工作避免传统的纸质记录方式，从而促进事业单位人事档案管理的数字化发展，这也是数字化背景下事业单位运营发展过程中的一条必经之路，对于事业单位、社会大众以及国内社会的整体发展都是极为重要的。

关键词：数字化背景；事业单位；人事档案；档案管理；优化策略

随着时间的推移，我国社会保持着高速的发展，进入了数字化时代，数字化技术成功融入社会发展的方方面面，并发挥非常重要的作用。传统的事业单位人事档案管理工作模式表现出滞后性，无论是工作质量还是工作效率，很难满足社会发展的需求，不利于事业单位自身的发展。

同时，传统纸质的人事档案管理工作容易出现被篡改、做假的风险，对事业单位和工作人员是极为不利的。在数字化背景下，事业单位的人事管理工作可以得到充分优化和完善，减少其在此项工作中的长远支出，有利于提升人事档案管理工作质量，这也是现代事业单位运营发展中所追求的一个主要目标。所以，本文分析了事业单位人事档案管理的重要性，以及数字化背景下事业单位人事档案管理优化的可行性，并对事业单位干部人事档案数字化管理的优势进行了分析，提出了具有针对性和建设性的意见，希望对人事档案管理优化起到一定的借鉴和指导作用。

一、事业单位人事档案管理工作的重要性

人力资源是事业单位组织并运营发展的重要基础，人事档案管理工作是事业单位日常运营管理中的一项重要工作。

1.实现员工成长路径的追踪

所谓的人事档案，就是记录事业单位员工经历、工作表现及奖惩信息的一个基本载体。从中可以看出，人事档案内容其实就是员工一生的发展轨迹，做好事业单位人事档案管理工作，有助于员工具备清晰的个人履历和工作经历，借助于人事档案可以有效实现员工成长路径的追踪，事业单位也更加了解和认知员工的优势，从而使员工具备一个合适的岗位和工作环境。

2.实现事业单位人力资源利用效率的提升

任何工作本质上都是由“人”贯彻和落实的，对于事业单位来说亦是如此，事业单位在实际的运营发展中想要实现工作效率和工作质量的提升，最为重要的一点就是加强人力资源利用效率的提升。其中，事业单位通过档案资料就可以得到某一个工作人员的综合评价和工作履历等信息，以此可以帮助员工找到合适的岗位，从而达到“物尽其用，人尽其才”的效果，这对于事业单位中每一个工作人员来说比较重要。例如，事业单位人力资源管理部门在招聘阶段可以利用人事档案资料，快速了解应聘员工与需求岗位的匹配程度，节约时间，提高效率，促使招聘岗位能够以最快速度找到合适的人选，这本身就是事业单位人力资源利用效率得到提升的一种表现。

3.实现事业单位综合管理水平的提升

人事档案是事業单位人才信息的重要载体，也是人才信息的源泉，人事档案作为事业单位基本工作中的一个重要组成，其管理质量本身就影响着事业单位的综合水平。因此，对于事业单位来说，在新时代的建设和发展中，需要注重跟随时代的步伐，顺应数字化的发展规律，促使数字化技术融入事业单位人事档案管理的流程和环节中，从而提升人事档案管理水平，提高事业单位综合管理水平，这也是现阶段事业单位人事档案管理工作的一个主要目标。

4.确保事业单位的合法合规运作

众所周知，我国是一个高度严谨的法治国家，各个领域、各行各业发展讲究的都是“有法可循和有法可依”，这一点毋庸置疑。事业单位作为国内公共服务体系的重要组成部分，具有重要的社会责任和使命。事业单位为社会提供教育、医疗、文化、科技等公共服务，承担着社会稳定、经济发展和国家建设的重要任务。从事业单位的属性特征角度上来说，其本身必须要坚持法制，并且作为榜样在社会中合法合规运作。其中，规范的人事档案管理制度和流程能够保证事业单位的合规合法运作，避免因人事档案管理不当而引发的行政纠纷和法律纠纷，这一点对于事业单位的可持续性发展是极为重要的。以国内市级卫生局为例，其人事档案管理工作不仅有助于员工职业发展，还有助于提高医疗服务水平和管理效率，保证卫生局的正常运行。同时，规范的人事档案管理工作也是卫生局履行职责、确保医疗服务质量和安全的重要保障。

二、数字化背景下，事业单位人事档案管理工作优化可行性分析

首先，在新时期的事业单位运营发展过程中，人事档案管理工作依旧是至关重要的一部分，其不仅直接影响单位的人才选拔和人力资源配置，还直接影响事业单位的发展。传统的事业单位人事档案管理工作主要以纸质档案记录为主，然而，这种管理方式容易出现人事档案资料遗失、损毁的问题。而在数字化技术的加持下，保存难的问题可以得到有效解决。因此，事业单位领导人员需要清楚地意识到数字化背景下事业单位人事档案管理工作优化的可行性和必要性，促使数字化技术成为人事档案管理工作的一个重要基础，从而提升人事档案管理工作质量，为事业单位的高质量发展奠定良好基础，继而更好地服务社会，服务广大人民群众。

其次，处于信息化时代背景下，信息技术和互联网技术已经渗透各行各业。事业单位处于这个大背景下，需要积极顺应时代背景和趋势，实现人事档案的信息化建设。目前，国内的事业单位人事档案管理工作已经取得了初步成果，事业单位内部采购了相对完善的硬件设备设施，布置了专门的办公区域，这些都为数字化背景下事业单位人事档案管理工作的优化奠定了很好的基础，在数字化技术和理念的加持下，有利于促使档案管理工作效率的全面提升。

三、事业单位人事档案数字化管理的优势分析

1.促进档案管理机制革新

人事档案管理工作是一项基础工作，记录着事业单位不同岗位工作人员的基础信息和工作履历等，与事业单位的其他工作具有直接的联系。伴随时间的推移，事业单位的规模也具有一定的提升，造成事业单位人事档案资料和数据多样化，传统的纸质档案记录方式烦琐、复杂、难度较高，还容易出现档案资料不准确和遗失等问题。

在引入数字化人事档案管理模式之后，传统纸质档案记录工作形式的诸多弊端都可以得到有效解决，通过数字化的资料转化，相关的人事档案资料能够长期保存，并不会出现档案丢失或是破损等情况，这本身就是档案管理质量得到提升的一种表现。并且，在数字化技术加持下，使得人事档案资料查找效率也变得更高，这其实是档案管理机制的一种革新，对于事业单位的创新发展具有重要的现实意义。

2.保障档案资料安全

事业单位人事档案资料的一大特点就是全面、细致，包含基础信息、家庭信息和工作信息等，而鉴于事业单位自身的性质，其档案资料需要保障真实可靠，同时，具有保密性。而在传统的纸质人事档案管理工作模式中难以实现这一特点，甚至其真实性也无法得到保障。目前，数字化技术已经比较成熟，事业单位人事档案数字化管理的落实，可以依据自身的需求设置软件权限，从根本上保障了档案资料的安全。同时，还可以搭配合适的加密方式，进一步提升档案信息的安全性，防止重要信息泄露。

3.提升档案管理效率

在传统的事业单位人事档案管理工作中，最为人诟病的一个问题就是工作效率比较低，需要在大量的人事档案资料中查找，工作效率和工作质量都不理想。而在事业单位人事档案数字化管理得以实现后，工作人员在检索相关的人事档案资料过程中，只需要输入关键词检索即可，档案查阅简单、直接、准确和有效，这些都是传统的人事档案管理工作难以做到和实现的。同时，对于相关的事业单位来说，虽然在事业单位人事档案数字化管理的相关硬件和软件设备设施方面会有一定的投入，但是从长远角度来看，事业单位在人事档案管理中的整体成本支出是减少的，尤其是人力资本的支出。此外，在事业单位人事档案数字化管理发展过程中，仅需要针对软件系统和硬件设备设施更新即可。例如，相关工作人员可以借用计算机、大数据技术对人事档案信息更新，保证真实、有效的同时，还可以降低数据错误的概率，降低档案管理工作的难度，为搜索和提取人员信息提供便利。

四、数字化背景下，事业单位人事档案管理工作优化路径

1.提升重视程度

事实上，在当前的数字化背景下，社会大众和社会环境本身对于事业单位的人事档案管理工作提出了崭新且更高的要求，对于其中的人事档案管理工作来说，数字化本身就是一个重要的发展趋势。因此，事业单位在建设和发展的过程中需要保持高度的重视，尤其是领导人员需要高度重视，促使事业单位人事档案数字化管理建设速度得到保障。

例如，事业单位领导人员需要时常询问档案数字化的进度，并在建设阶段出现问题的情况下，主动带领专业人员研讨实践工作过程中的诸多问题，从而保障数字化人事档案管理优化“又快又稳”。除此之外，事业单位需要意识到，无论硬软件设备设施的购置，还是邀请专业人士解决问题，都需要加大资金投入，因此，事业单位需要做好资金上的平衡，避免在数字化建设推进过程中受阻。

2.完善档案管理制度优化

没有规矩，不成方圆。在事业单位的人事档案管理工作当中亦是如此。依据相关研究和调查来看，国内诸多事业单位已经为人事档案数字化管理做好了准备，并积极落实，但并未取得预期的效果。之所以出现这一现象和问题，主要原因就是事业单位的人事档案管理工作制度并未随之更新。

因此，在数字化背景下事业单位人事档案管理工作优化过程中，需要注重人事档案管理制度的优化和完善。首先，传统的事业单位人事档案管理仍然具有值得留下和借鉴的内容，在旧的人事档案管理制度方面需要实现“取其精华、弃之糟粕”。其次，在人事档案管理工作中，档案信息资料的“安全性”至关重要，在安全制度的构建上更加需要保持高度重视，避免遇到安全层面的问题。最后，在完善档案管理制度优化的过程中，还需要注重“动态化”的基本原则，简单来说，就是依据数字化人事档案管理现状进行不断优化和完善，可以询问事业单位中人事档案管理工作人员的感受，并依据此对相关机制进行调整和完善，保证制度和机制实施后能够真正发挥其应有的作用。

3.更新数字化设备设施

“工欲善其事，必先利其器”。在数字化人事档案管理工作的优化过程中，为了使人事档案管理工作达到预期的效果，能跟上时代的发展，需要注重其中使用的数字化设备设施的更新。在这一过程中，由于购置设备设施的资金数量庞大，事业单位的公益性比较强，容易出现资金不足，在这种情况下，事业单位可以积极主动寻求社会力量和资金，必要情况下与第三方企业达成合作，直接引进成熟的技术，再培养人事档案管理人才，以此来满足档案数字化管理的需求，这样不仅可以省去技术开发的资金，也有利于事业单位融入当前的市场环境当中。

4.人才培养

数字化人事档案管理工作与以往相较发生了比较大的变化，这种变化和差异性给人事档案管理工作人员综合素养提出了崭新且更高的要求。因此，在档案管理优化过程中，不仅需要注重技术、设备设施以及工作制度等方面的优化，还需要从源头处着手，重点加强相关工作人员综合素养的提升。

例如，不同事业单位之间可以加强沟通、合作，邀请成功的数字化人事档案管理工作经验的人员，以讲座、座谈会的方式开展工作，促进成功工作经验和案例的流传和共享，有利于快速促进事业单位人事档案数字化管理的进程。

五、结论

事業单位人事档案数字化管理是一个必经之路，对于事业单位的人事档案管理乃至于整体的发展都具有重要的现实意义和价值。但同时也需要意识到，事业单位人事档案数字化管理的实现不可一蹴而就，在这一过程中，技术更新、设备设施更新以及人才培养都需要提上日程，对于事业单位人事档案管理的可持续性发展十分重要。

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