科研实物档案管理现状及对策研究

2023-07-18叶甜

北京档案 2023年6期

叶甜

摘要：该文通过文献调研，结合相关科研院所实物档案管理情况，分析了科研实物档案的内涵和特点、管理中存在的问题，提出应加强科研实物的归档工作、制定突出科研特色的档案管理规章制度和加大档案资源开发利用力度等对策与建议，以期为科研实物档案规范管理提供参考和借鉴。

关键词：科学研究实物档案管理对策

随着我国科教兴国战略的深入实施，国家科技事业迅猛发展，广大科研院所在科研工作中积累了丰富的生物标本、地质标本及样品、研制样机等实物。2020年9月11日，国家档案局、中华人民共和国科学技术部令第15号《科学技术研究档案管理规定》明确将“样品、标本等的实物”纳入科研档案归档范围，[1]为科研活动中产生的有保存价值的实物作为档案管理指明了方向。

一、科研实物档案的内涵和特点

我国档案学界对实物档案关注已久，对实物档案的研究经历了一个从争议到认可逐渐发展的过程。[2]相对于实物档案的研究热度，专门针对科研实物档案的研究并不多，笔者在知网以“实物档案”+“科研”为关键词进行检索，未检索到任何内容；进一步扩大检索范围，以“实物档案”+“科研”为主题词进行检索，截至2023年5月29日，共检索到期刊论文40篇。细析内容，相关文献研究涉及医院档案、高校档案、土样档案、海洋实物档案等内容，对科研实物档案的研究比较零散，缺乏整体论述。

（一）科研实物档案的内涵

关于实物档案的概念没有定论，王魁多提出归档实物和记载其属性的文字材料一起构成实物档案。[3]霍振礼提出实物档案有两种，一是人类实践活动中取得的有价值的自然物；二是人们实践活动所创造的实物成果。[4]陈菲等人认为生物类实物档案是人们在生产活动和科研工作中形成的，对国家和社会有保存价值的以生物制品为载体的历史记录。[5]袁泽轶等人提出海洋实物档案包括海洋生物样本、海洋地质样本、海洋科学仪器等。[6]张蕾提出实物地质档案包括区域地质调查、矿产勘查、海洋地质等七大类地质工作产生的岩心、标本、光薄片、副样等实物地质资料。[7]黄霄羽等人认为企业实物档案是企业在生产经营管理活动中直接形成的实物形态的历史记录。[8]

综上所述，本文认为科研实物档案是在科研活动中直接形成的，对学术研究和科研管理具有保存价值的，以特定物質实体为载体的历史记录。科研实物档案可以分为以下两类：一是科研活动中取得的有价值的自然物，包括动植物标本，岩心、泥样、土样、矿石等地质样品，冰心、水样等生态环境样品；二是在科研实践活动中所创造的实物成果，包括实验室研发的药品、石化产品、芯片等样品，研制成功但尚未正式投产的样机、模型等。

（二）科研实物档案的特点

1.科学性。与文书档案中涉及的印章、字画等实物档案相比，科学属性是科研实物档案独特的属性。科研活动中形成的实物档案原始而真实地记录了当时当地的生物、地质、化学、物理等要素，是开展科学研究的重要载体。我国著名的地层古生物学家、中国科学院院士顾知微先生就谈到地层研究中采集、整理、归档了数以万计的化石标本，要提出一个观点，先得用化石标本说话。[9]英国洛桑试验站积累了170多年的长期观测数据和样品，为农学、土壤学、植物营养学、生态学和环境科学的发展做出了重要贡献。[10]

2.多样性。科学研究的广泛性和复杂性使其形成的实物档案具有内容丰富、类型多样的特点。例如，数学、物理、化学、生命科学和医学、地学、信息技术科学等不同学科领域的科研活动均会形成实物档案。每个领域的实物档案都有不同的分类和管理要求，如化石标本，包括模式标本、原地标本、正模标本、副模标本、独模标本等。[11]

3.保管特殊性。科研活动中形成的样本、标本、样机等实物，是在特定科研环境下产生的，随着时间、空间的变化，不可能再次产生完全一样的实物，属于“孤品”，需要妥善保管。一方面，科研实物档案的大小、规格、载体多样，需要专门的实物装具，使得科研实物档案保管装具具有一定的特殊性。另一方面，针对不同类型的样品，需要有不同的处理及保管方式，[12]使得科研实物档案保管环境具有一定的特殊性。

4.宣传性。科研实物档案因其生动、形象、真实的表征，在普及科学知识、弘扬科学家精神等档案宣传方面具有显著成效。如2022年全国科技周“中科院重大科技成就展”中，500米口径球面射电望远镜（FAST）、“悟空”“墨子”“慧眼”等形态各异的科研设施模型，直观反映了我国科学研究的重大突破。而一些生物标本尤其是灭绝物种的生物标本是重要的、直观认识这些物种的宝贵资源，其宣传功能远大于一般的文字材料。

二、科研实物档案管理中存在的问题

（一）科研实物归档困难

首先，科研活动中形成的标本、样品等分属于不同的管理主体，档案主管部门、科研管理部门、课题组等在这些科研实物档案的所有权、使用权、管理权等方面的相关权益尚不明晰，造成科研实物归档工作难以正常开展。其次，科研实物没有与其所属的科研项目同步归档，一些科研机构在下达科研课题归档任务时往往只列出了纸质、电子等载体类型文件材料的归档要求，忽略了科研实物的同步归档，造成部分科研实物被分散保存在科研人员个人手中，没有被及时收集、整理。

（二）科研实物档案管理制度规范不健全

长期以来，科研实物档案管理一直处于摸索阶段，管理制度相对落后。首先，科研实物档案管理缺乏顶层设计，目前尚未针对科研实物档案的特殊性、复杂性，制定专门的档案管理制度，缺少科研实物档案管理职责体系、归档内容与方式、长期保存、开发利用方式和安全管理等方面的具体规定和要求。其次，具体到各类科研实物档案，缺乏切实可行的整理规范，如科研实物档案如何分类，既能反映实物档案类别，又能和其有关联的纸质档案、电子档案等保持分类原则统一；科研实物档案如何著录，才能做到有效揭示科研实物档案的内容及其背景信息，尤其是与科研过程文件材料、科研成果文件材料等建立关联；科研实物档案的装具要求如何制定，以满足特殊的档案保管需求。

（三）科研实物档案开发利用不充分

目前，科研实物档案的开发利用主要以标本、模型展陈为主。以笔者所在单位为例，中科院西北生态环境资源研究院對所属野外台站的部分土样标本进行了展示。中科院动物研究所建立了国家动物博物馆，由动物标本馆和标本展示馆两部分组成，发挥了很好的科普作用。但这些标本、样本归档管理以后，如何继续发挥其科研价值，仍有待探索。再加上生物标本、地质样品等实物档案保管有特殊要求，要保持干燥、通风，保持相应的湿度和温度，并注重防尘、防潮、防光照、防鼠害等，这也为其开发利用带来了挑战。

三、科研实物档案管理的对策与建议

（一）加强科研实物的归档工作

针对科研实物档案管理涉及的不同主体，应根据各单位档案工作管理体系和科研标本、样品等实物管理实际情况，建立从上到下、全面覆盖的科研实物档案责任体系和工作网络，加强科研实物档案的归档工作。首先，科研管理部门应明确科研活动中形成的标本、样品等实物归档责任人和归档要求。其次，档案主管部门应对科研实物的归档工作做好业务指导和质量审核工作。最后，课题组层面应加强科研实物档案的同步收集，通过将科研实物归档要求纳入课题任务书、外协合同，设立兼职档案人员负责实物档案收集、整理工作等举措，做好相关科研实物归档工作。

（二）制定突出科研特色的科研实物档案管理制度规范

根据科研实物档案服务科研工作的特点和科研档案管理相关规范，应建立健全科研实物档案管理制度和业务规范，为科研实物档案规范管理和有效利用提供制度保障。在制（修）订制度时，应重点梳理以下内容。

1.编制归档范围，构建科研实物档案资源体系。虽然“样品、标本等的实物”纳入科研档案收集范围已成为共识，但科研活动中形成的标本、样品、样机等实物种类繁多，到底哪类实物需要归档，在每类中哪些阶段形成的实物需要归档，都有待商榷和界定。以新药研究为例，可以首先根据科研范畴和内容梳理需要归档的实物类别，如新药研究过程中涉及的动植物标本、病理标本、新药样品等。其次明确将能够反映科研里程碑节点、支撑科研成果的实物列入归档范围，如中成药研究过程中会采集大量植物标本，将全部的植物标本归档在实际工作中很难执行，但支撑科研发现的重要植物标本需要完成归档。

2.合理划定保管期限，明确科研实物档案安全管理要求。科研活动中形成的样品、标本、样机等实物档案在划定保管期限时，首先，应从属于其所属科学项目档案的保管期限，如重大科技项目档案保管期限一般为永久，[13]在重大科技项目实施过程中形成的实物档案保管期限也应定为永久。其次，样品、标本、样机等实物因其研究目的、价值和保管要求等不同，具有不同的生命周期，在作为档案进行管理时，应根据具体情况合理划定保管期限。最后，应加强研究，听取科研人员的意见建议，制定适合不同科研实物档案的保管要求。

3.明确档案归属和流向。科研实物档案应按照“集中统一管理”的原则进行管理和保存，但因实物档案保管的特殊要求、档案库房的保管保存条件和档案人员的专业知识背景等因素，很难全部被收入档案库房，做到真正的“集中统一管理”。因此，可以采用“目录集中、实体分散”的保管模式，即档案管理部门保存全套科研实物档案目录，做好登记造册，而对于档案实体则根据保管需求和保管条件，分散保存在相应的标本馆、陈列馆、档案库房和课题组等。

（三）加大科研实物档案资源开发利用力度

科研实物档案特色鲜明，档案管理部门应深入分析科研实物档案的资源特点和科研人员的利用需求，积极推进科研实物档案信息化工作，通过建立科研实物档案专题数据库，探索科研实物档案与科研档案数字资源融合路径，为推广科研实物档案知识服务奠定基础。

1.建立科研实物档案专题数据库。通过对科研实物档案进行数字化，[14]包括实体图像化、采样、分析现场影像化以及实物描述和分析信息的结构化等，使科研样品、标本、样机等从实物变为包含多种信息和展现形式的信息复合体。同时，逐步将科研实物档案专题数据库纳入单位科技档案资源体系，实现一站式管理和服务。

2.探索科研实物档案知识服务。通过开展多源异构科研实物档案数字资源融合路径研究，梳理科研实物档案数字资源特点并分析、总结相关知识服务需求，如围绕实物档案形成时间、采样环境、所属科研项目、科研成果、科研人员等要素，建立科研实物档案知识图谱，为科研实物档案支撑科技决策、服务科技创新等满足知识服务需求方面奠定基础。