张巧良　孙川　吴晓娟

【摘要】数字化劳动力在会计核算中的应用受到广泛关注， 但大多属于理论研究。针对某跨国公司应付模块下采购发票自动入账率仅为10%的现状进行调研发现， 供应商发票、 SAP系统供应商主数据与采购订单等方面存在问题是发票入账自动化率低的主要原因。确保技术能力只是RPA实施的一部分， 针对数字员工的治理结构的调整及内部控制的重新定义、 流程的标准化和优化是提升采购发票自动入账率的措施， 针对PTP团队的关键业绩指标是优化策略得以顺利实施的重要保障。

【关键词】财务机器人；采购发票；采购订单；供应商主数据；自动入账

【中图分类号】F230      【文献标识码】A      【文章编号】1004-0994（2023）13-0105-6

发票收发、 核验、 入账等工作业务量大和逻辑简单的特征使数字化劳动力在应付模块的应用受到广泛的关注。但关于机器人流程自动化（RPA）技术的适用性、 RPA实施过程中面临的挑战及应对措施的研究较少。对于采购业务仅发生在国内、 供应商主数据单一、 采购订单号码唯一、 发票开票内容单一的公司来讲， 基于RPA的采购发票自动入账率可能会比较高； 但對于面向全球的跨国公司来讲， RPA的工作效率会大打折扣。

本文的研究对象是某跨国集团公司设在中国境内的财务共享中心， 承载了该集团在中国、 新加坡等12国在内的亚太地区的所有会计核算业务。该共享中心下设四个团队， 包括从采购到付款（PTP）、 总账（RTR）、 从订单到收款（OTC）和业务持续规划（BCP）， 共有员工160人， 其中， PTP团队共80人， 主要职能是确保采购发票及时准确入账， 并按合同约定的时间准时付款。2020年， 共享中心借助RPA技术实现了从供应商端开出发票到SAP入账的自动化操作。上线RPA的初衷是将财务人员从枯燥繁琐、 重复性的工作中解放出来， 但实际情况是采购发票自动入账率并不高， 共享中心员工和供应商的满意度降低。本文分析了采购发票自动入账率低的原因， 总结了案例公司的优化措施， 希望能够对企业财务自动化的推进有所帮助。

一、 案例公司基于RPA的采购发票自动入账概况

RPA上线之前， PTP团队每月要处理上万张采购发票， 发票处理的流程是案例公司下属法人实体的采购部负责收集发票并提交财务共享中心， PTP团队投入大量的人工对发票上的供应商主数据、 发票数量和内容、 订单号等信息进行核对， 确认无误后对发票进行扫描并将数据传输至SAP系统。作为一家世界500强公司， 诚实守信是案例公司采购活动遵循的一项重要原则， 鉴于采购发票的手工处理费时费力， 有时会影响向供应商按时付款， 案例公司采购了RPA技术， 开启了采购发票自动入账的探索。

（一）采购发票自动入账流程

采购发票自动入账流程如图1所示。

其中， 发票影像的形成因发票来源不同而略有差异。来自中国大陆地区的增值税发票， 由供应商将发票原件寄送到案例公司的发票收发中心进行纸质发票的扫描； 国外PDF版发票则由供应商发送到指定的功能邮箱， 功能邮箱能够将发票影像自动上传到OCR系统。ICC匹配与验证过程如图2所示。

（二）上线RPA后采购发票自动入账的效果

一方面， 上线RPA提升了公司的税收合规性， 因为增值税发票可以自动实现真伪验证与认证（程平和俞津，2022）。另一方面， 上线RPA实现了公司财务数据的可追溯， 因为影像管理系统可以将不同国家和地区、 不同项目产生的原始凭证扫描形成电子文档， 传送至财务共享中心， 保证了数据资料不被遗失且来源链条清晰（杜海霞等，2021）。

理论上讲， 上线RPA可以提升财务工作效率， 保证供应商货款的及时支付， 进而提升财务人员的幸福感和供应商的满意度（陈志斌等，2022）。但实际情况是财务部门员工、 客户和供应商的满意度不升反降。调查发现， 案例公司将外购的RPA技术直接投入应用， 仅关注了如何基于当前的SAP环境从技术层面实现自动化对接， 包括： 如何实现从供应商端到SAP端的供应商主数据的对接； 如何实现从供应商采购发票到SAP 采购订单的比对和对接； 如何反馈用户错误信息； 如何与税务局的增值税发票端联网核查， 进一步验证发票的真伪和进行发票认证等。由于没有良好的标准化基础， RPA缺乏成长的土壤， 很大程度上延缓了自动化的发展进程（PwC，2017）。如图3所示， 到2020年年末， 采购发票的自动入账比率仅为 10%左右。

依据 Everest集团（2018）的 Smart RPA 成熟度模型， 就技术层面而言， 案例公司仅处于中等偏下水平， 没有结合公司特征评估RPA技术的复杂程度以及需要进行的流程优化， 外购的RPA技术直接投入使用， 使得采购发票的自动入账率很低， PTP团队员工需要投入更多的精力和时间进行检查和核对， 将所有存在问题的发票都梳理出来， 分类汇总并退回供应商， 导致采购发票不能及时、 准确入账。财务人员通过加班加点完成的工作， 很难避免人为操作失误， 造成发票金额录错、 会计科目录错、 供应商名称录错等问题， 造成供应商货款被错付或无法如期支付， 直接影响供应商订单的交付， 进而造成客户满意度低下。此外， 为提升财务报表的准确性， 根据权责发生制原则， 总账团队（RTR）需要收集整理费用的发生， 进行费用的预提， 次月再根据发票的入账进行费用的冲减， 由此增加了RTR团队的工作量。

二、 应付模块下发票入账自动化率低的原因

（一）问题型鱼骨图和根原因分析

本文通过以下三个步骤收集采购发票入账自动化率低的原因： 首先， PTP团队收集自动入账失败的案例。其次， 收集OCR反馈的错误信息。OCR反馈的错误信息主要包括以下六个方面： 收货问题、 订单（PO）问题、 供应商主数据问题、 货物价格差异、 数量差异、 SAP/OCR技术问题。最后， 根据前两步的结果， 通过对失败类别的分类汇总和趋势分析， 梳理出原因并在鱼骨图上呈现出可视化报告。由于OCR技术返回的原因分类比较笼统， 本文结合平时入账时的错误原因登记和OCR返回的报错信息， 通过头脑风暴对各层次类别找出所有可能原因， 如图4所示。需要说明的是， 在问题型鱼骨图中， 各要素与特性值之间不存在原因关系， 而是结构构成关系。

根据收集的自动入账失败业务数据， 结合鱼骨图中列示的问题， 将找出的各要素进行整理， 明确其从属关系， 进行原因归类， 最后根据问题成因归纳为五个方面， 如表1所示。由于供应商发票、 SAP系统供应商主数据、 SAP系统采购订单、 OCR技术方面的问题数量占到总问题数量的89%， 本文重点对这四个方面的问题进行分析。

（二）基于SAP系统采购订单和供应商主数据的问题分析

1. SAP系统采购订单问题。

（1）采购订单的下单问题。根据合规性和内控的要求， 所有和供应商的交易必须在SAP系统申请采购订单， 审批通过后产生15位采购订单号码， 供应商根据采购订单开具发票。采购的商品类别分为货物采购和服务采购。对于货物采购， 根据物资需求计划， 基于生产计划和库存确定采购流程。在生产计划安排中， 采购订单是不可或缺的环节， 因此， 在物料清单需求的采购流程中， 完全可以实现对于没有采购订单不允许进行采购活动的控制。对于服务采购， 虽然有采购的内控流程， 但需求者和审批者并没有严格执行， 造成有些供应商只有发票没有采购订单。因此， 服务采购的不规范是一个比較严重的问题。

（2）采购订单的价差和量差问题。部分审批通过的采购订单的价格与供应商的发票价格出现差异的主要原因在于采购价格的更新， 因为供应商已经遵循合同约定按照新价格开具发票， 但是SAP系统的价格没有及时更新。采购部门在SAP下单的数量与供应商发票上的开票数量不符的情况则多发生于服务采购和固定资产采购， 因为这两类性质的采购发票通常需要根据完工程度分批次开具。

2. SAP系统供应商主数据问题。SAP系统供应商主数据的问题可归纳为供应商的名称、 代码、 银行信息、 纳税人识别号、 地址、 邮箱和账期等方面， 具体表现为唯一合作的供应商在SAP系统中有一个以上的供应商代码， 其原因包括： 任何有采购需求的部门都可以去网站申请新建供应商； 唯一合作的供应商在1个币种下有2个以上的开户银行信息； 有的供应商已经变更了名称、 纳税人识别号、 地址等信息， 但SAP系统没有更新； 一个供应商有一个以上的付款账期； SAP系统维护的供应商邮箱与供应商发送发票的邮件地址不符， 等等。

（三）基于供应商发票视角的问题分析

1. 供应商发票的合规问题。首先， 供应商发票上的开票内容， 例如单价、 数量、 料号、 规格型号没有严格按公司采购部门在SAP系统提交的采购订单的信息开具。其次， 采购部门已经按照内部控制要求在SAP系统中申请了采购订单， 但是供应商发票上没有备注订单号码或订单号码标注错误， 或者发票上只标注订单号码而缺少行次等， 这些都会造成OCR自动化识别失败， 这是因为OCR机器人完全根据设定的规则去固定的位置探索对应的信息。以SAP系统的订单号码超过一行， 但发票上只备注订单号码而缺少行次的情形为例。根据要求， 发票不仅需要在备注栏标注订单号码， 而且需要标注订单的行次， 这样方便OCR比对SAP采购订单的行次， 比如订单号码8900000下了5行采购订单， 而每一行的采购商品不一致， 根据OCR逻辑， 系统会先去匹配订单号码， 然后通过订单号码的行次去比对SAP系统中订单号码的行次， 找到对应的单价进行进一步比对， 否则会造成OCR自动化识别失败。

2. 供应商发票的价差和量差问题。供应商开票价格与采购订单价格不符、 数量与采购订单数量不符都会造成OCR自动化识别失败。比如， 采购一台价值100万元的设备， 合同约定先预付总价款的30%， 工程进行一半时再付总价款的40%， 最后验收合格后支付另外30%的尾款， 这就要求采购订单完全根据合同约定去审批， 数量合计1， 采购订单第一行至第三行的数量依次为0.3、 0.4和0.3， 单价为100万元， 三行合计100万元。要求供应商完全根据采购订单开票， 如果供应商发票数量都是开具1， 则OCR信息匹配失败。

3. 供应商发票的邮寄问题。RPA上线之前， 我国大陆地区的供应商将发票邮寄到案例公司在各地的法人实体采购部门， 港澳台地区和国外供应商将PDF版发票通过邮件发送给公司的采购方， 再由采购方将发票提交财务共享中心。RPA上线之后， 虽然案例公司下属的各个法人实体都以邮件的方式通知供应商发票寄送方式的变化， 但不少供应商依旧按照原来的方式传递发票。特别地， 财务共享中心针对国外供应商的电子发票建立的专属功能邮箱可以与OCR系统直接对接， 但不少供应商并不按要求向指定的功能邮箱发送发票， 造成OCR第一时间对接失败。

（四）基于OCR技术视角的问题分析

首先， OCR毕竟是机器人， 可以达到的成效极为有限。主要问题有三类： 一是现有的OCR技术只能识别一个订单号码， 如果一个订单号码出现多个行次， 则无法识别； 二是OCR影像系统的识别度偏低， 有些发票上字迹轻的字符识别错误， 导致传输SAP系统的数据错误； 三是现行OCR平台的运营和维护还有待完善， 在使用过程中， 无论是面临网速故障还是反馈速度慢的问题， 都需要花费员工大量的时间和精力去解决。其次是SAP系统版本问题。目前SAP系统的版本比较低， 功能有限， 比如只能实现SAP采购订单第一行和OCR对接。

三、 提升应付模块下发票入账自动化率的措施

在实际工作中， 受很多客观因素的影响， 采购发票自动入账率不可能达到100%。比如， 国家机关、 行政事业单位不会根据企业个性化需求去开发票， 而且来自不同部门的收据也是五花八门， 没有特定的规则， 致使OCR无法识别； 再比如来自垄断行业的供应商， 包括中国电信、 中国移动、 中国联通、 供水供电公司等， 实施票据统一化管理， 不会根据客户的要求在发票的备注栏输入采购订单号码及其他相关信息（田高良等，2019）。在与案例公司相关专业人士进行充分沟通的基础上， 认为将采购发票自动入账率设定为80%比较合理。

（一）构建針对数字员工的治理结构， 清晰设定关键业绩指标

财务共享中心对原有流程的优化、 对原有组织的变革、 对陈旧观念的重塑势必面临一定的阻力。一个项目能否得到管理层的支持是这个项目作能否成功的关键， 员工的参与和支持是流程优化顺利进行的重要保障。案例公司与RPA供应商沟通， 为RPA治理和监督建立了任务型的项目团队， 由采购总监负责， 团队成员来自公司的IT部门、 发票收发中心、 PTP部门和供应商主数据管理中心， 主要职责是跟踪、 优化RPA流程和相关员工的培训。将对供应商货款支付的及时性和准确性作为该团队绩效考核的关键业绩指标， 如表2所示。

（二）优化基于RPA的采购内部控制

RPA要求组织对风险和内部控制有新的理解。只有建立了适当的内部控制， RPA的使用才不会增加组织的整体风险。内部控制是指， 在RPA环境中实施确保可靠报告、 遵守相关法规和降低风险机制的能力。如果没有适当的内部控制， 组织将无法依赖RPA输出， 这反过来会对RPA相关性能产生负面影响。

1. 对供应商代码的新建流程实施严格控制。针对SAP系统中2万多家供应商代码中近2年有交易的只有7000余家供应商、 代码重复的供应商超过400家的情况进行原因调查发现： 上线RPA之前， 公司的每个需求者都可以新建供应商， 而内控系统缺乏防呆措施。为此， 公司采取了两项措施提升SAP系统供应商数据的准确性。首先， 确保SAP系统中现有供应商信息的准确性。如图5所示： 一方面， 冻结2年以上没有交易的供应商， 清理重复供应商代码； 另一方面， 对最近2年之内有交易的供应商， 要求其务必回传确认目前的开票信息， PTP团队根据供应商确认的开票信息， 重新与SAP系统供应商信息进行校对和纠正。其次， 对新建供应商代码的流程实施严格控制， 确保SAP系统不会出现供应商代码重复的问题。

2. 优化采购的内部控制流程。首先， 不允许没有预算的采购行为发生。其次， 采购价格差异是实际采购成本与预算采购成本的差， 在标准成本核算制度下， 可以通过设置“价格差异”账户进行归集， PTP团队实时从“价格差异”账户中下载采购价格差异明细表， 然后发送给采购部门并通知管理层， 以便及时分析差异产生的原因， 并实施例外管理， 以此来降低采购价格差异。最后， 严格审核采购申请， 尤其是固定资产和服务的订单要完全根据合同的约定下单。同时， 设置“数量差异”账户， PTP团队实时从“数量差异”账户中下载采购量差异明细表， 通知相应的部门经理确定对应的采购申请人， 以引起足够重视。

（三）标准化供应商的发票开具行为

由于案例公司的很大一部分采购发生在中国境内， 因此， 创建标准化操作流程文档， 提供增值税发票标准模板， 并将标准模板和采购订单一起发送给供应商， 明确告知供应商公司有权退回因不符合要求导致系统无法处理的发票。另外， 根据每家国外供应商的发票信息在OCR系统设置模板， 辅导机器人去固定的地方识别供应商主数据及采购订单号码、 数量、 单价等信息， 并告知供应商， 为了保证及时准确地收到货款， 如果供应商信息发生变更， 或者发票模板发生变化， 需要及时通知案例公司的财务共享中心。

就大陆地区的供应商而言， 要求按照下述规则开具发票： 购买方信息必须准确无误； 数量和单价必须与采购订单保持一致； 同一张发票只能出现一种税率； 发票需加盖发票专用章， 且发票专用章必须盖在空白区， 勿遮盖发票金额和备注栏信息； 发票密码区不能打印在规定范围之外； 字迹清晰， 不得压线、 错格， 发票二维码四角不能缺失； 发票备注栏里必须包括采购订单号码和案例公司对应的内部编号； 若采购订单有多条行项目， 开具发票需要在备注栏里注明行项目编码， 且与开票明细的行项目次序一致； 一张发票尽量对应一个采购订单， 如有多个订单对应， 备注栏内需按照开票顺序注明其订单号； 若采购订单上有案例公司的物料号， 需把物料号打印在增值税发票的“规格型号”区域内， 且与备注栏内的采购订单行项目次序对应； 等等。

四、 结论与启示

RPA的实施过程由五个阶段组成， 分别是流程的选择、 流程的自动化、 自动化流程的运行、 自动化流程的监控和异常管理。

首先， 流程的性质决定了它是否适合采用RPA。一般而言， 使用多个系统和结构化数据的数字形式的劳动密集型、 重复性、 高容量、 基于规则的任务非常适合使用RPA实现自动化， 而分散的流程是自动化的最大障碍之一。在从采购到付款的流程中， 最适合自动化的领域是供应商数据管理和供应商付款， 由于每个国家的发票处理方式不同、 对扫描图像解释的过程依赖性， 决定了采购发票的处理、 采购订单差异解决并不适合作为RPA的试点。亚太区各大市场的采购流程缺乏统一化和标准化是影响采购发票入账自动化率低的主要原因。

其次， 初始RPA的实施通常始于组织选择其首选软件供应商和合作伙伴组织， 该组织除了为RPA治理和监督建立组织结构， 还提供RPA技术方面的咨询。未充分评估与RPA实施相关的潜在风险、 缺乏适当的RPA特定治理机制和强有力的内部控制也是案例公司采购发票自动入账率低的主要原因。数字工人的实施引入了创建机器人治理新元素的需求。对于初步进行RPA试点的组织， 通常会通过设立诸如卓越中心之类的集中治理机构来推进RPA的实施。随着RPA应用能力成熟度的提升， 有的组织将基于RPA的治理新元素合并到其现有的治理框架中， 并将其视为更广泛的持续改进工作的一部分。

最后， RPA实施的一个显著特征是它通常不是由组织的IT部门驱动， 而是由参与业务运营的部门驱动。因此， RPA的技术复杂性要求组织考虑要达到的自助服务水平。虽然在会计和财务工作中更广泛地实施RPA仍处于早期阶段， 但随着对可以自动化的任务的广泛识别以及个人和组织绩效的提高， RPA在会计任务中的采用会显著增加。RPA正在改变财会人员的工作方式， 使其在组织的数字化转型中发挥独特作用， 但也要求财会人员拓展其在业务流程和改进、 异常分析以及机器人软件开发、 测试和支持方面的职业胜任能力。这就要求包括会计师在内的流程负责人更加精通技术， 并具备更好的编码技能， 以减少对IT部门RPA支持的依赖。

【 主 要 参 考 文 献 】

杜海霞，刘雅兴，陈凌等．国美RPA的财务场景应用实践［ J］．财务与会计，2021（9）：28 ～ 32．

田高良，陈虎，赵旖旎等．财务机器人的选择和实施方法探究［ J］．财会月刊，2019（19）：9 ～ 14．

程平，俞津．基于RPA的应交税费实质性程序审计机器人研究［ J］．财会月刊，2022（1）：105 ～ 110．

PwC. What PwC's 2017 survey tells us about RPA in financial services today［EB/OL］．https： //www. pwc. com/us/en/financial-services/publications/assets/pwc-fsi-whitepaper-2017-rpa -survey.pdf，2017-10-12．