摘 要：随着医疗机构基础设施建设的持续增加，产生了大量的建设项目档案。做好医院建设项目档案管理对提升医院建设项目整体质量、便于后期运营维护和管理等，发挥着重要作用。本文首先分析了医院建设项目档案管理的重要意义、面临的现实问题，并以成果文件导向为视角，提出了做好医院建设项目档案管理的路径，以及需要注意的问题，以期提升医院建设项目档案管理的规范化、科学化水平。

关键词：建设项目；档案管理；医院

引言

医院建设项目档案记录了医院项目建设的全过程，是在医院项目建设过程中形成的文字、图表、影像、实物等形式的文件材料。医院建设项目档案的完整、准确、系统和规范，是体现医院建设项目质量的重要指标。随着医疗机构基础设施建设的持续增加，产生了大量的建设项目档案。《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）等管理规范，对建设项目的文件形成、竣工图编制，建设项目档案整理、鉴定、保管、利用的时间、责任主体、要求等均做出明确规定[1]。这些具体规定，为医院建设项目档案（以下简称“项目档案”）管理提供根本遵循。成果文件导向下的医院建设项目档案管理，对项目档案管理提出更高要求，项目档案不仅具有凭证、参考功能，也是以成果文件导向促进项目档案管理改革的重要手段[2]。本文从成果文件导向视角分析医院建设项目档案管理的重要意义、存在问题，提出服务于成果文件导向的医院建设项目档案管理路径。

1 成果文件导向下的医院建设项目档案管理意义

1.1 建造、管理过程再现

项目档案包括项目建设前期卷、施工卷、验收卷、综合卷，这些档案资料是在医院建设项目从其立项、设计、建设及其管理过程中产生，具有保存价值的信息资料[3]。项目档案是医院项目建设的重要产物，是研究建设项目的重要依据，通过对项目档案资料信息的分析、研究，真实、完整再现项目建造准备、施工、验收和管理等各阶段过程。

1.2 使用、维修现实参考

通过项目档案查询利用，明晰医院建设项目的内部结构及其功能，为医院更好发挥建筑物其使用功能和价值提供直接参考。医院建设项目在实际运转使用过程中，随着使用年限的不断增加，各种建筑物结构逐渐老化，需要做好日常的维修和护理，尤其是隐蔽工程资料的查询，以及水电线路的初始安装情况的档案查询，为后期建筑物使用维修和改造提供信息指导。

1.3 审计、评审重要依据

根据审计法的相关规定，医院建设项目属于政府投资，还需要接受审计部门对其预算执行情况和竣工决算情况实施项目审计。通过调阅项目档案资料，为政府审计审查提供依据。因此，项目档案是否齐全、准确，会直接影响审计结果的客观、真实。近年来，医院等级评审周期性举行，其中硬件医疗条件、建设项目档案也是医院等级认定的重要评审内容。

1.4 运营、提标信息支撑

近年来，随着医疗卫生事业发展，医院建设和管理逐渐从传统迈向智慧化，建设项目电子文件与电子档案数量和规模也不断扩大。医院项目档案从传统的纸质文件发展到如今的图纸电子文档，利用建筑物信息数据化和智慧化建设运营管理平台，在医院控制室便能全方位掌握各种运行数据和信息。这些信息资料来源于先期项目档案，也为后期智慧医院的提标升级提供有力信息支撑。

2 成果文件导向下的医院建设项目档案管理现状

2.1 档案意识不强

建设单位对医院建设项目档案管理的专业性不强，施工方“重施工、轻档案”理念的存在，监理方介入时间晚等，是影响项目档案管理质量的重要因素[4]。究其原因，根本在于档案意识不强，对项目档案重要性认识不到位。由于职责落实不到位，参建单位、施工方、监理单位把项目档案整理归档理解为项目法人的事，项目完工后将相应归档资料交由项目法人。而项目法人中的业务部门又认为是档案部门负责。由于责任认识不一致，一定程度上影响项目档案资料的及时、完整收集，以及科学规范立档、归档。就建设单位医院来看，作为项目建设的主体之一，是整个项目档案管理的重要参与者，但负责档案管理人员对项目档案的管理标准和要求了解不深不透，对于项目前期施工文件、建设管理及质保期档案的收集整理的标准和要求，后期的项目建设预算文件、变更批复文件、建设项目后评价文件等等，收集不及时、整理不规范。

2.2 收集重点不明

医院作为建设项目档案管理的主体，既是项目档案管理的重要参与者，也是监督者。在实际管理过程中，存在档案收集重点不明确等问题[5]。医院建设项目工程前期卷包括医院建设项目的建议书、报批文件、审批文件，可行性研究报告书、附图、报批文件及审批文件；施工图设计文件；工程质量监督书、质量监督计划书。招投标卷包括招标文件；开标、评标会议文件；中标通知书。合同管理卷包括施工合同及附件；监理合同及附件；相关工程建议及相关协议等。建设项目在不同阶段其文件资料收集重点和收集范围不同，医院档案人员档案管理意识薄弱，对不同阶段的档案收集范围、收集对象、收集的标准和要求不熟悉，导致档案资料收集不及时，直接影响了建设项目后评价工作。

2.3 整理规范不够

医院建设项目档案整理应严格按照相应的國家标准、行业规范[6]。除了要遵守《建设项目档案管理规范》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》外，纸质建设项目档案装订应符合《纸质归档文件装订规范》要求；建设项目文件整理则按照《归档文件整理规则》进行整理；建设项目档案著录及档号编制应执行《档案著录规则》《档号编制规则》相应规定。但在实际操作过程中，一些医院建设项目档案管理者并未严格按照相应的标准和规范要求进行整理，只是单纯将收集到的文件资料进行汇总，并未对其进行二次整理加工。如建设项目前期研究仅有会议记录，缺少会议纪要，后期查找会议决议较为零散。

3 成果文件导向下的医院建设项目档案管理路径

医院建设项目档案涉及环节多、周期长、范围广，要严格按照《建设项目档案管理规范》及医院建设项目档案管理的特点和规律，以建设项目管理成果为导向，对其进行系统分类，坚持以成果文件为导向，将医院建设项目文件及档案分为基础文件（前端项目筹备阶段）、中间文件（中端）和成果文件（末端）三類（见表1）。

3.1 前端：项目筹备，建章立制，健全档案管理体系

在医院建设项目筹划之初，就要同步推进档案管理工作，将档案管理与工程项目建设“三同步”。一是成立工作专班。医院作为法人机构，牵头建设项目各参加单位，成立由项目法人档案管理机构牵头，建设单位、监理单位等组成的建设项目档案工作专班，加强档案工作领导。二是制定规章制度。根据《建设项目档案管理规范》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》的规定，制定医院建设项目文件和档案工作方法、分类大纲、归档范围、整理细则等，统一建设项目管理规范标准[7]。三是明确责任分工。除了项目法人的牵头抓总责任外，还要科学设定建设单位、监理单位等各参建的职责分工，在招投标文件制定中就要明确档案管理标准和要求，包括建设项目文件的归档时间、标准要求，监理单位对建设项目档案的“完整性、准确性、系统性、有效性和规范性”承担审查责任。

3.2 中端：施工阶段，综合协调，确保档案制度落实

以各个阶段形成的成果文件为目标，以各个环节的中间文件为依据，选择性地收集基础文件，最终汇总形成完整医院建设项目档案。一是基础阶段的成果文件。主要为项目核准资料、项目批复文件、设计中标通知书等。根据该阶段成果文件，收集基础文件：前期调研报告、决策文件、手续申报、招投标资料、设计需求资料等。以及中间文件：项目可研报告、规划许可证、勘察报告、施工图、图审报告、施工图预算，等等。二是中间阶段的成果文件。主要为施工许可证、竣工图、项目工程完工文件等。根据该阶段成果文件，收集基础文件：施工文件、设备文件、监理文件等，以及中间文件：施工文件、设备文件、监理文件；项目管理总结及报告等。三是竣工验收的成果文件。主要为各类成果文件。根据该阶段成果文件，收集基础文件：项目竣工验收备案；产权证。以及中间文件：项目质量验收、消防验收、竣工规划验收、节能验收、档案验收等。施工阶段是整个建设项目档案管理的核心环节，需要协调各参建方、各部门，要求各参建单位做好项目文件整理及归档交底，并组织参与档案资料收集、整理人员进行专门的档案业务培训，按照《建设项目档案管理规定》，对档案收集、整理、归档等进行指导、监督、检查、考核。建设项目电子文件归档与电子档案管理要确保其真实性、可靠性、完整性和可用性。

3.3 末端：竣工验收，查漏补缺，推动档案顺利验收

医院建设项目在竣工验收前需要对档案进行专项验收，做好查缺补漏，这也是医院建设项目竣工验收的重要内容之一。一要做到应归尽归。对照建设项目档案管理规定，以及项目建设之初确定的归档范围，检查归档文件资料收集、整理、归档及移交工作是否符合规定，确保做到建设项目档案应归尽归，符合归档要求。二要开展自查自检。按照预先制定的归档范围及标准要求，组织各参建单位对拟移交项目文件的整理、归档等进行自查自检，达到验收标准的，再提出档案验收申请。三要做好档案移交。提交档案验收申请，并在通过档案专项验收半年后，向建设项目运行管理单位等移交建设项目档案。至此，从收集、整理、验收通过到顺利移交，以成果文件为导向的建设项目档案管理流程正式完成。

4 需要关注的几个问题

4.1 安全管理是底线

建设项目档案重要性毋庸置疑，要保证收集、整理、验收、移交等每一个环节档案资料的安全，守住安全底线。要求每一名从事档案资料收集和档案整理的人员强化风险意识，注重从事后处置为前端预防，从降低损害向降低风险转变，始终坚持预防为主，防控结合理念。认真分析、排查每一个环节、每一个阶段建设项目档案可能存在或面临安全风险点，如档案资料收集、整理、移交等风险点，这些风险点的安全风险主要表现为资料收集不完整，有缺项，移交时信息泄露，移交未按规定操作，存在档案遗失风险[8]。为此，要提前制定安全风险处置预案，确保应对措施周全，确保建设项目档案实体、信息安全。

4.2 保密工作是红线

建设项目档案中涉及诸多工程参数、施工技术，工程造价等，各参建单位要严格遵守《保密法》，并执行事先制定的各项保密规定。尤其是在委托第三方将建设项目档案进行数字化时，要委托有档案数字化资质的正规企业，并事先签订保密协议，确保建设项目档案资料合规、受控，信息安全。

4.3 开发利用是生命线

“问渠那得清如许？为有源头活水来”。医院建设项目档案的价值在于其开发利用，发挥其存史、存证、凭据的价值功能。为此，建设项目档案保管部门要利用现代信息技术，全面推进项目档案信息资源建设，注重建设项目档案信息资源的整合、编研及信息开发利用，推动医疗卫生事业更可持续、更高质量发展。

结语

做好医院建设项目档案管理有利于提升医院建设项目整体质量、便于后期运营维护和管理等。医院建设项目档案数量大、内容多、载体多样，针对这一特点和规律，探索采取全新视角，以成果文件为导向，从前端、中端和末端全生命周期做好医院建设项目基础文件、中间文件和成果文件的管理，切实增强医院建设项目档案管理的现代化、规范化、科学化水平。

参考文献

[1]冉君宜.重大水利工程建设项目档案规范化管理研究[J].云南档案，2022（2）：62-63.

[2]李莉，谭伟.以成果文件为导向的医院建设项目档案管理探索[J].商情，2022（25）：80-82.

[3]王亮亮，徐春梅，陈剑锋.浅论医院建设项目档案管理[J].管理观察，2016（3）：190-192.

[4]李善.科学化管理在医院建设项目档案管理工作中的应用[J].城建档案，2021（10）：74-75.

[5]揭敏娟.医院实施重点建设项目档案管理的几点思考[J].办公室业务，2012（1）：20-21.

[6]医院实施重大建设项目档案管理的几点体会[J].四川档案，2014（6）：58-59.

[7]张小芳.医院重点建设项目档案管理探析[J].理论导报，2010（9）：42.

[8]高攀，张英，洪海鸥.医院基建档案的重要性及有效管理[J].中国农村卫生事业管理，2011（1）：35-37.

作者简介：李凯（1978— ），大学学历，山东省日照市中医医院馆员，主要从事建设档案现代化管理研究。