范洁

摘 要：在高职院校中人事档案管理工作的开展十分关键，人事档案真实记录了院校教职工的德能勤绩表现，是高职院校开展人力资源管理的重要凭证。就目前来看，很多高职院校在人事档案管理过程中依然存在不足之处，尤其是人事档案完整性方面。鉴于此，本文分析了高等职业院校人事档案完整性存在的主要问题，并就如何解决这些问题进行了探讨，提出几点有效对策。

关键词：高等职业院校；人事档案；完整性

随着教育改革发展，我国涌现出了大批的职业院校，且在近年来赢得了跨越式发展，这也给职业院校人事档案管理工作带来了挑战。因现有档案管理人员数量不足，在档案管理方面专业性不足、经验有限，高职院校在档案管理过程中容易出现各项问题，尤其是人事档案完整性方面。人事档案是高职院校在人事管理活动中所形成的文件资料，其在人力资源管理中有着非常重要的作用，因此，必须采取有效措施解决这一问题，将此项工作在人力资源管理工作中的价值发挥出来。

一、高职院校人事档案管理的重要性

高职院校人事档案是其展开人力资源管理活动的重要工具，在人才任用、资格评审以及选拔中有着参考价值。

1.具备素质证明及信息保存的价值

高职院校教职工的职称、年龄、学历及健康等多项信息被记录在人事档案中，教学成果、科研成果和职位变动等教学信息也会包含在人事档案当中，而高职院校在人力资源招聘过程中需要对人事档案进行调取和分析，并根据其人事档案中记录的教学教研、任职情况及原单位评价等综合信息对人员素质进行判断。

2.人事关系变更凭证

在高职院校人员流动中，人事档案有着重要作用，可以作为人事关系变更凭证。高职院校教职人员会出现工作方面的变迁，在进入新单位时需要同时带入人事档案，人事档案可为其在工作变动之后的薪资待遇确定方面提供重要依据。高职院校教职人员在出现人事变动之后，均需要将人事档案记录的相关信息作为其薪资待遇等关系落实的依据，其中，记录的时间、年龄、单位及工作年限等信息，直接关系到流动教职人员的切身利益。因此，在人事档案管理过程中，如果档案不完整或是出现丢失，那么，接收教职员工的新单位就无法兑现其工作待遇，这必然会对教职工的薪资待遇及工作带来不利影响。

3.可以帮助高职院校开展人力资源预测

高效开展人事档案管理工作，还可为人力资源管理提供数据依据，通过对人事档案资料的分析和总结，能明确现阶段高职院校人力资源结构是否合理，在人员培养和引进方面是否合理，能否满足现阶段高职院校改革以及发展的需求。通过全面分析人事档案内容，系统了解现阶段高职院校的人力资源结构，在此基础上科学预测高职院校对于人才的需求，更有针对性地引进以及培育人才，使高职院校的人力资源结构最优化。

二、高职院校人事档案管理要點

1.全面收集

高职院校人事档案管理内容较多，且呈现出多维度特征，这一工作开展关乎高职院校人才应用职位调整以及自身建设发展，而想要最大程度地发挥人事档案管理水平，确保档案能真实、客观地反映人才的全貌，高职院校在档案收集过程中就必须确保其档案信息具有及时性、全面性，使档案数据信息价值最大化，也为高职院校人事管理奠定基础。对于院校来讲，全面收集人事档案资料是非常重要的一项内容，可采取纵向和横向结合的收集模式，确保档案信息资料收集的完整性和全面性。

2.准确鉴别

高职院校人事档案管理涉及的数据信息量是非常庞大的，且这些数据并不是一成不变的，而是具有动态变化的特征，必须要能及时跟进与纠正。同时，还要做好真伪辨别。因此，高职院校在人事档案管理时还需采取精细化管理方式，秉承严谨态度来进行人事档案材料的取舍，实现去伪存真。

3.有序整理

在信息化时代背景下，高职院校人事档案管理工作也会应用到信息化技术，使得人事档案整理逐渐迈向信息数据整理阶段，并实现了人事档案收集水平的提升，使其管理朝着规范化以及系统化的方向发展。无论是传统人工管理还是信息化管理，都必须要确保人事档案资料能够实现有序整理、分类准确、目录清晰且有序编排。

4.安全保管

完成人事档案资料的收集、鉴别和整理之后，便要做好相应的管理工作，人事档案中记录着多项内容，包括高职院校教育者的经历、奖罚、薪资及职称等，其本身属于保密文件，必须高度重视人事档案的安全保管工作，避免出现档案泄露，而影响高职院校教职工的工作与生活。在人事档案管理中一定要严格遵守相关法律法规，按照高职院校规章制度展开保管，确保档案管理的保密性和安全性。尤其在信息化建设背景下，高职院校档案管理人员也要具备信息安全意识，做好档案安全管理，避免人事档案管理工作出现安全问题。

三、我国高职院校人事档案完整性存在问题

完整的高职院校人事档案应包含多项内容，如个人信息、工作经历、学历水平、考核考察内容和职务评聘，以及政治核审内容、入党情况、奖罚、工资待遇、任免聘用与退休情况等，包含上述内容的人事档案资料才具有完整性。同时，高职院校人事档案完整性还体现在其时间的连续性方面。虽然，近年来我国高职院校加强了对人事档案管理的重视程度，但在完整性方面依然存在较多问题。

1.缺乏能够反映现实表现的档案材料

通过对高职院校人事档案管理情况调查分析后可以发现，很多高职院校都存在着人事档案内容雷同的问题，人事档案中多是对历史情况的反映，关于现实表现的资料内容却比较少。高职院校在人事档案管理工作中会涉及多方面材料，现阶段关于政治表现、工资情况以及职务任免的内容均有收集，但针对教师业务能力、教研成果和专业特长等相关信息资料却未能及时、全面地收集，导致高职院校档案材料完整性不足，不能将教师的实际水平以及个性发展充分展现出来，也不能对教师队伍的素质进行充分评估。

2.学习经历材料不完整

高职院校在人事档案管理过程中一定要高度重视学历学位资料，需要明确其具体的归档要求，其中，要包括报考表、在校成绩表、学籍表、学位审批表以及毕业鉴定表等，必须是能将教职工学习经历充分反映的原始材料。就现阶段而言，大多数高职院校人事档案在学习经历方面的内容还存在不完整现象，关于大学阶段以及高中阶段的材料收集比较全面和完整，但关于研究生阶段的材料却存在着不规范或是缺失等问题，如一些资料只有学籍材料，但在报考材料方面却存在缺失，无法将教职人员的入学情况充分反映出來。档案资料当中缺少学位申报材料，在学位获得方面也缺乏清楚的表述，这就无法将高职院校任教者的学习经历全面以及准确地反映出来。这些问题还会在一定程度上影响我国高职院校人事档案内容的完整性，导致人事档案价值难以充分发挥。

3.内容前后矛盾，时间不连续

（1）高职院校人事档案中部分内容会出现不符或是前后矛盾的问题，如人员档案的年龄和出生日期在填报时出现不相符现象。（2）学习经历资料不完整，无法通过其来证明学历。（3）档案中一些相关材料在参加工作时间、年龄、出生日期及姓名填写中出现了前后不一致的现象。（4）一些高职院校的教师在完成工作调动之后可能需要重新建档，换单位之后其档案就会出现部分缺失，使得档案资料有空白期，造成人事档案的凭证功能减弱。

四、提升高职院校人事档案完整性的有效对策

1.在思想上引起高度重视

高职院校领导层应对人事档案管理工作的重要性有正确认知，只有思想上高度重视，并加强领导与部署，才能做好对人事档案管理工作的监督指导，确保此项工作高效高质开展，解决档案资料不完整问题。高职院校应建立专门的人事档案管理室，为人事档案管理工作的开展奠定基础。如果高职院校人员允许，还可设立专职人事档案管理工作人员。同时，还要加强对人员的培训，使其能明确人事档案应包含的各项内容，以便更有针对性地展开此项工作，避免在档案收集过程中出现不全面的问题。高职院校人事部门还要通过多种途径进行宣传，使各部门人员都能了解人事档案管理的重要性和归档范围，规范填写人事档案，避免档案填写出现前后矛盾和不相符现象，能在生成人事资料后第一时间给到院校人事部门，在对人事档案管理效率进行提升的同时，确保档案管理的完整性。

除此之外，高职院校还要进行人事档案管理制度的建立和完善，提升制度覆盖面，明确责任，并制定问责机制。对人事档案管理制度执行情况要动态监督，确保各环节要素清晰。同时，还应建立激励机制，对积极配合人事档案管理工作的人员给予精神和物质方面的激励，如物质方面给予其经济奖励，精神方面可给予表彰称号，将各部门员工参与人事档案管理的积极性充分调动起来，以此提高人事档案管理工作的效率和质量，增强人事档案的完整性。

2.规范档案管理

高职院校应采取有效措施来规范人事档案管理工作，针对人事档案管理制定科学、统一的技术规范和规划，并要切实将其落实下去，通过标准化管理来简化人事档案工作，减少人事档案管理工作付出的人力、物力资源，推动人事档案管理技术水平和质量的提升。同时，还要重新定义人事档案的归档范围。随着社会经济不断发展，高等职业院校在进行人事档案管理工作时应结合时代发展不断创新，调整传统的人事档案归档范围，结合院校实际对部分项目进行增添或删除，使人事档案更加完整。通过结合自身实际与时代发展重新定义归档范围，除了可以增强人事档案内容针对性外，也能清晰反映人事档案的动态变化，以便于档案管理人员随时调整档案内容，使其完整性得到保障。此外，高职院校工作人员的岗位要求以及工作内容也会出现些许变化，其人事档案也要随之变化，在人事档案管理时还应根据不同层次分层管理，增强档案管理工作的有效性，确保档案内容的完整性。

此外，档案规范管理不仅只是针对高职院校教职工，还包括对学生的人事档案管理。例如，教育专业学生毕业后，应对其学生档案进行妥善保存，确保其处于密封的状态，不可对档案资料随意拆封或是替换。若在毕业后未能及时进入学校工作，可将档案先转入人才流动机构，避免随身携带而丢失。同时，在就业过程中一旦单位发生变化，在进入新院校之后应立即办理档案移交接收手续，避免人事档案出现连续性不足的问题。

3.加强人事档案信息化建设

现阶段，信息化技术被广泛应用在高职院校各项工作中，也包括档案管理工作，先进技术应用可为人事档案管理高效高质开展提供技术支撑，进一步推动人事档案管理水平的提升。目前，仍然有部分高职院校在人事档案管理时主要依靠传统人工管理方式，导致档案资料完整性和今后调用时存在一系列问题，如档案资料收集不完整、无法及时进行档案调阅，且在管理中可能会因为保存不当出现档案内容缺失现象。借助信息化技术开展人事档案管理，能够解决人事档案资料缺失、管理效率低等问题。为此，高职院校应意识到档案管理信息化建设的重要性，应积极投入人事档案管理信息化建设中，进行人事档案管理信息软件的安装，结合实际情况建设档案数据库，保障数据库入库信息的完整性和连续性，杜绝人事档案出现内容前后矛盾、时间不连续等问题。同时，人事档案信息化管理还可以在审核档案的完整性时更加快捷。

此外，档案信息化管理要高度重视信息安全问题。针对高职院校档案管理人员应设计用户登录，需要在输入密码和赋权之后才能登录，使其能借助信息化技术在线收集人事档案文件材料。在完成对教职员工人事档案的收集后开展数字化处理，在人事档案管理系统中纳入这些内容，为之后人事档案系统、规范管理提供基础。同时，高等职业院校还要加强对现有档案管理人员的培训，完成培训之后加强考核，将考核结果与其薪资等进行关联，使其能积极投入信息化技术培训学习中。培训内容应当有所创新，有机结合个人素质进行信息化技术以及专业领域的培训，并采取理论培训和实践结合的方式，不断增强档案管理人员的职业能力、信息技术应用能力。

五、结束语

总之，随着我国高职院校人事制度的改革，人事档案管理必须要朝着系统化和规范化的方向发展，只有这样才能确保人事档案资料的完整性和真实性，将教职人员工作成绩以及专业能力充分反映出来，为高等职业院校人力资源管理人才使用及晋升提供依据。为此，高职院校应明确人事档案管理现阶段存在的问题，并采取有效措施提升人事档案管理工作规范性，确保各项资料都能完整、真实地被收集。

参考文献：

[1]游彩霞.新升格高职院校人事档案管理存在的问题及解决路径[J].职业，2014（5）：53-54.

[2]何艳红.浅谈高职院校人事档案管理存在的问题及对策[J].青年时代，2018（34）：285.

[3]吴艳萍.浅析高职院校人事档案管理存在问题及对策[J].中国管理信息化，2013（12）：82-83.

[4]杨 吟.聘任制下高等职业院校人事档案管理工作中存在的问题及应对措施[J].学园，2014（21）：42-43.

[5]宋丽娜.升格高等职业院校干部人事档案的整理工作[J].山东档案，2013（4）：49-50.

[6]黄柳云.试论高职院校人事档案管理的问题及对策[J].科技信息，2008（28）：608-609.

[7]周永娟，马 跃.合并升格院校人事档案管理工作存在的问题及解决途径[J].黑龙江档案，2006（4）：28.

[8]宋菊平.试论高等职业院校人事档案创新管理[J].办公室业务，2019，No.319（14）：175.

[9]刘 洁.浅析高等院校人事档案的精细化管理——以某职业学院为例[J].北京农业职业学院学报，2018（06）：88-92.

[10]龙 彦.高职院校人事档案管理信息化建设研究[J].连云港职业技术学院学报，2017，30（04）：80-82+86.

（作者单位：渭南职业技术学院）