赵志强

摘 要：新时代，信息技术的不断发展对档案管理工作产生了一定影响，只有充分结合档案管理工作的实际情况，积极转变传统的档案管理服务模式，才能保证档案管理工作取得理想效果。文章对信息化时代创新档案管理服务模式的必要性进行了简要分析，并从多个方面入手对创新档案服务模式的策略进行了深入研究，希望能够为相关人员提供一定参考。

关键词：信息化；档案；服务模式

随着科技水平的不断提高，信息技术在各行各业中都得到了广泛应用，并对档案管理工作产生了深远影响。如何在新时代下创新档案管理服务模式成为档案管理者重点思考的问题。

一、创新事业单位档案服务模式的必要性分析

事业单位在社会发展中承担着重要职责，其内部工作内容也是比较繁杂的，要想保证各项工作顺利进行，就必须要有高效的档案管理服务模式作为保障。因此，为了充分发挥档案管理工作的作用，就必须要重视档案管理服务模式的创新。要想实现这一目标，需要转变服务理念，积极完善档案管理机制，强化对人员素质的培养，并结合时代发展的实际情况对档案管理工作内容进行不断调整与完善。另外，在实际工作中，事业单位还需要提高对信息技术的重视程度，通过信息技术来开展档案管理工作。

此外，事业单位内部需要利用大数据来实现档案信息资源的优化配置。可以在实践中将大数据技术与传统信息技术相结合，实现对数据资源的有效利用。例如，在录入档案信息资料时，可以利用大数据技术对信息内容进行深入挖掘与分析。另外，大数据技术还可以帮助工作人员解决一些高难度问题，有效提高工作效率。为实现这一目标，需要充分结合事业单位内部实际情况，为其提供完善的档案管理服务模式，以推动事业单位各项工作顺利进行。

二、利用信息技术促进事业单位档案服务工作有效开展

在信息化时代背景下，事业单位应该结合自身实际情况，合理利用信息技术，促进档案管理服务工作的有效开展。首先，应该构建档案管理信息系统。有效开展档案管理信息化建设工作，能够促进事业单位的可持续发展。在构建档案管理信息系统过程中，要结合单位实际情况，并对档案管理部门及其相关部门进行协调整合，以此来构建完善的信息化管理系统。其次，需要提升工作人员综合素养。要想确保事业单位档案管理工作能够取得理想效果，就需要工作人员具备较高的综合素质。在新时代背景下，档案管理工作人员应进一步加强自身学习能力，提升自身业务素质。同时，还需要不断提高自身专业技能，以适应新时代下事业单位的发展需求。最后，要保证档案服务工作的有效性。通过建立档案信息系统能够有效促进档案信息资源的共享。但是，由于信息化系统的安全性较低以及服务平台建设不足等原因，致使信息资源不能充分发挥其应有价值，为了确保事业单位档案服务工作得到有效开展，必须加强对事业单位档案资源的开发利用。

1.做好档案开发利用工作

档案开发利用工作是档案管理的主要内容，在对档案开发利用过程中，可以有效提升事业单位档案信息资源的利用价值以及利用率。首先，应该对事业单位档案资源进行全面收集。在收集过程中，要将纸质、电子等形式的档案全部收集齐全，并对其中存在的问题进行及时处理，确保档案资料的完整性。其次，应该做好档案信息资源的检索工作。在对事业单位档案信息资源进行有效开发的过程中，应该将档案信息资源作为主要对象，并结合工作实际情况确定检索内容以及检索方式，在此基础上开展检索工作。最后，可以对已经形成的信息进行深入加工处理。在对事业单位档案信息资源进行有效开发的过程中，工作人员应该加强对其中蕴含价值内容的挖掘与利用。

例如，在进行档案管理工作中，需要加强对相关数据信息内容的收集、整理与分析。在此基础上形成有价值的信息资源内容，为日后事业单位有效开展档案管理工作提供参考。当前，很多事业单位对工作人员的专业能力要求较低，在具体开展业务过程中会存在很多问题，不利于提高工作人员的专业能力水平。为了解决这一问题，就需要进一步提高工作人员的综合素质。在此基础上，应合理利用网络技术来加强工作人员业务培训和指导。此外，还需要进一步提升档案管理信息化程度，在進行信息化建设过程中不断提高工作人员的信息技术水平。

2.明确档案信息资源建设目标

事业单位开展档案信息资源建设工作，应明确档案信息资源建设目标，以此来促进档案信息资源开发工作。同时，事业单位档案信息资源建设工作的开展还需要利用相关技术，并结合信息化管理系统，从而实现信息资源的共享。在档案信息资源开发过程中，应该采用多元化的开发方式。首先，可以采用知识图谱技术、虚拟现实技术和人机交互技术等多种技术方法对档案信息进行开发；其次，可以利用大数据、人工智能以及物联网等多种现代信息技术手段，进行档案信息资源的开发。

此外，事业单位还应该重视对传统档案管理模式的转变。事业单位在开展档案管理工作时应该将其服务意识、服务理念以及服务职能等进行全面转变。在事业单位档案管理过程中，需要不断强化工作人员业务培训力度。同时，还需要建立健全事业单位档案服务管理制度，建立完善的事业单位数据库信息平台。

三、以用户为中心创新档案管理服务模式

用户是档案管理工作的服务对象，也是档案管理服务的主体，只有充分考虑到用户的需求，才能更好地服务于用户。在档案管理工作中要想创新档案管理服务模式，必须要充分结合用户需求，以用户为中心进行服务。例如，在开展档案查询时，档案管理员可以通过网络平台的方式，为用户提供相关查询内容、时间等方面的信息。要想保证这种方式的有效性，需要在档案查询服务工作开展过程中，注重对用户需求的收集和分析，并以此为基础有针对性地开展查档服务工作；再如，在对各类单位进行归档时，可将这些单位在业务活动过程中产生的归档文件作为档案管理服务的主要内容，并将其归档到对应的单位当中。此外，还可以根据用户需求开展档案编研工作、建立专业数据库和开展信息资源共享等，这些措施都是以用户需求为中心开展的。

1.建立专业档案数据库

在档案管理服务工作中建立专业数据库，是档案管理服务工作中创新服务模式的重要措施。利用档案数据库进行信息的收集、整理、存储以及加工，并通过网络平台为用户提供相关的档案信息，保证档案信息的实效性。在信息化时代背景下，利用现代化网络技术开展档案管理工作，不仅能提升档案管理服务模式创新的效果，还能节省成本。这种方式不仅能够保证资源利用效率的提升，还能降低管理成本。基于此，为了使信息化时代下的档案管理服务能够更加高效、便捷，在实际工作开展过程中应注重建立专业数据库，利用数据库中的信息资源，实现对传统档案管理工作模式的创新。例如，在对电子文件管理时，就需要在专业数据库中存储相关电子文件资源，从而提高工作效率。同时，在进行电子文件归档时，可利用数据库系统实现自动归档，以保证电子文件管理服务模式创新取得实效。总之，通过建立专业档案数据库，能够保证档案信息资源的高效利用。

2.根据用户需求提供服务

在传统档案管理工作开展过程中，往往只重视对档案的收集和整理，忽视了对档案信息资源的开发利用，这也是导致档案管理工作效率低、水平低的重要原因之一。但是，随着互联网技术的普及，信息资源越来越丰富，为档案管理工作带来了新的发展机遇。通过互联网平台、网络工具等，能够使用户与档案管理工作之间的联系更加密切。因此，在开展档案管理工作时，可以结合用户需求进行服务模式创新。例如，在对用户进行信息挖掘时，可以利用搜索引擎和应用软件等工具来获取相关的信息数据资源，能够最大程度上满足用户需求，从而提高服务质量和水平。同时，在进行信息开发时还要注重对用户需求的收集和分析，根据用户需求来进行相关服务工作的开展。此外，还要注重对用户行为特点的分析和研究。通过对用户行为的分析和研究，能够更好地了解到用户的真正需求以及偏好。例如，在对用户需求进行收集时，可以采用问卷调查的形式来了解用户的需求和偏好。在实际工作开展过程中，还可以根据不同用户对不同资源类型需求进行个性化服务，如在为教师提供教学活动相关资源服务时，要根据教师教学内容、教学评价等方面来提供相应的资源服务；在为学生提供学习材料时，要根据学生不同时期、不同阶段，为其提供相应的学习资料等方面的服务。

四、实现档案数据资源共享

1.档案信息的有效保存

档案信息的有效保存是档案数据资源共享的前提条件，也是档案服务模式创新和发展的基础。因此，为了能够实现档案数据资源共享，就需要加强对档案信息保存工作的重视程度，通过加大资金投入力度、加强技术手段建设和建立健全相应管理制度等方式，全面提高档案信息保存水平。具体而言，在开展相关工作时，需要明确档案管理人员的职责和任务，通过科学与合理的任务分工能够进一步提高工作效率和质量。此外，还需要积极引进先进的技术手段，确保档案信息资源得到有效保存。比如，可以借助计算机和信息技术建立起一个电子文件库，通过优化和改进电子文件的收集、整理、归档和保管等工作流程，全面提高电子文件归档质量和水平。为了能够提升电子文件归档质量和水平，还需要进一步完善电子文件归档流程和制度建设。此外，还需要加大对相关设备设施的更新力度，积极引进先进设备设施，如，在开展档案数据资源共享工作时，需要借助计算机技术来实现相关设备的科学管理与规范使用。同时，还需要重视对人才队伍建设工作的开展，通过加强人才队伍建设，能够有效提升相关工作人员对档案数据资源管理的认知水平和综合素质。通过不断提高管理人员专业能力和综合素质水平，可以全面提升档案数据资源的保存水平。

2.确保档案数据资源的安全性和可靠性

为了确保档案数据资源共享的安全性，需要对档案数据资源的相关信息进行有效保护，确保其安全性和可靠性。同时，为了实现对档案数据资源的有效管理，还需要建立完善的档案数据管理机制。首先，需要做好基础工作，要保证数据信息能够满足相关部门和单位的需求；其次，需要对基础设备设施进行全面升级和完善，通过引入先进的网络技术和硬件设备，实现对数据资源管理水平的有效提升；最后，还需要在确保档案管理制度科学性和完整性的基础上，构建完善的档案数据信息安全保障体系。比如，可以运用防火墙技术，或者在档案数据资源共享过程中，加强对网络系统和网络信息技术使用安全性的重视程度和保护措施。此外，还需要通过定期检测系统安全性，确保档案信息安全以及传输的安全性。

3.保证数据资源共享的公平性

在开展档案数据资源共享过程中，需要避免出现数据资源不公平的问题。为了确保档案数据资源共享的公平性，需要在具体工作过程中充分发挥计算机技术的优势，从而为档案数据信息的查询、统计和分析提供便利，以便各部门、单位之间能够充分利用本部门或单位所产生的档案信息数据，提高档案管理服务效率。除此之外，相关工作人员还需要做好档案信息资源共享平台的建立和完善工作，并嚴格按照相关规范要求开展相应工作。在开展数据资源共享时，还要确保各部门、单位之间能够有效沟通和交流，以便实现档案信息资源共享平台的有效运行。此外，还需要做好档案信息管理制度和人员队伍建设工作。

五、建立专业的信息管理队伍

专业的信息管理队伍对于促进档案管理工作的开展具有重要意义。在新时代，档案管理部门必须要重视对相关人才的选拔和培养。

首先，档案管理人员应该积极提升自身的专业素质，了解信息管理的相关理论知识，掌握档案信息管理系统的相关操作方法。在此基础上，还应该强化对相关软件操作技能的培训，使其能够熟练掌握操作流程，满足信息化时代下档案管理工作开展的需要。

其次，在档案管理工作开展过程中，应该积极鼓励档案管理人员多参与到实际工作中，只有通过实际参与，才能使其自身能力得到有效提升。同时，还应该引导和鼓励档案管理人员积极进行创新和改革，使其能够树立正确的工作理念，提升自身综合素养。此外，还应该帮助档案管理人员加强理论知识学习和专业技能培训。在人才选拔方面，应该以德才兼备为标准，从多个方面进行考察。在业务素质方面可以通过考核等形式来对档案管理人员进行综合评价；在知识水平方面可以通过开展相应的培训课程来提升业务水平；在服务理念方面可以通过日常培训和考核等方式进行宣传引导。

最后，还应该建立健全激励机制。只有建立健全有效的激励机制才能使档案管理人员将工作热情和积极性充分调动起来。因此，在实际工作中应该对其进行科学、合理的规划和引导，使其能够根据自身发展需要制定出一套完善的激励机制。例如，在绩效考核方面可以根据考核结果，对相关人员进行奖励或者惩罚；在职称评定方面可以进行相应提升；在工资待遇方面可以进行一定调整，使其能够将更多精力投入档案管理工作中去。

六、结束语

综上所述，在当前信息技术不断发展的大背景下，传统的档案管理模式已经无法满足现代社会发展需求，必须要从多方面入手进行创新，才能保证档案管理工作取得理想效果。基于此，文章对创新档案服务模式的必要性进行了简要分析，从创新服务理念、提高管理人员专业素质、加强基础设备设施建设和引入先进技术等多方面入手，对创新档案服务模式的策略进行了深入研究。希望通过文章的论述能够为相关工作人员提供一定参考。

参考文献：

[1]陈素问.信息化时代创新档案管理服务模式探究[J].科技资讯，2022（13）：1-3.

[2]邱莹莹.信息化时代创新档案管理服务模式探究[J].办公室业务，2022（07）：83-85.

[3]李 桃.信息化时代下档案管理服务创新模式探究[J].黑龙江档案，2021（05）：132-133.

（作者单位：山东省济宁市金乡县档案馆）