芦云珊

当今社会正处于信息技术快速发展的时期，随着信息技术的广泛应用及推广普及，各行各业几乎都在感受着信息技术、网络发展给人们生活所带来的便捷。传统的文书档案管理方式在新时代、新形势的发展脉络之下，便出现了一些弊端，文书档案在提供利用时会受空间、时间的限制等因素，降低工作效率，增加人力、物力成本。显然，将传统的文书档案进行信息化管理不仅有利于延长文件材料的保管期限，还能极大地提升其利用率。《“健康中国2030”规划纲要》中提出“全面建成统一权威、互联互通的人口健康信息平台，规范和推动“互联网+健康医疗”服务......人人拥有规范化的电子健康档案和功能完备的健康卡等”[1]，只有不断创新医院文书档案的管理模式，才能保证医院的相关工作与时俱进、顺利开展。因此，在医院适时开展文书档案的信息化工作、加强数字档案馆（室）的投入使用等势在必行。

1 医院文书档案概况及作用

文书档案作为医院文书类档案中的重要组成部分之一，对于医院开展行政管理工作具有指导、参考、凭证的关键作用。医院的文书档案大多是由党委办公室、医院办公室或综合事务性办公室产生的，一般是各类报告性文件、请示批复性质的文件及会议记录等内容。这些文书档案的利用有利于使广大职工了解医院的工作开展情况，有利于管理者在遇到相关事件、问题时进行参照，减少诸多麻烦，提升工作效率，可以为职能处室、临床科室在开展工作中提供明确而有效的参考及依据。如医院党委换届的标准流程、院级先进个人或集体评选结果、标本运输工作方案、医联体协作审批手续、相关医疗技术开展指南或批复等，均可参照或查考文书档案。

2 医院文书档案信息化管理现状

以北京某三甲中医院为例，通过总结现状，剖析导致现象存在的原因，进而更好地避免出现问题，提高医院文书档案信息化的管理水平，更好地为医院发展提供助力。

2.1 档案管理职责不明确，对档案缺乏有效认知

北京某三甲中医院的职能处室内部兼职档案员大多非档案专业人员，一部分对信息技术的利用和认知还存在着缺陷。各处室的文书档案管理存在着分类混乱、整理水平不一致，兼职档案员欠缺档案管理知识，导致管理松散，严重影响到档案的利用。部分同志受传统的固定思维模式影响，认为对纸质档案信息二次加工将增加工作成本、耗费时间。对文书档案进行信息化管理，不仅对于硬件设施、设备的配置提出更高要求，还会给管理人员增加工作负担，加大经费支出，这就导致了医院的文书档案信息化管理始终处于停滞不前的状态，管理制度也无法得到进一步的修订完善。

2.2 档案信息系统安全性无法保障

北京某三甲中医院的文书档案涉及到医疗、人事、财务、物资、后勤管理等重要数据，需要确保档案管理信息系统的安全性，避免遭受病毒侵害，导致数据丢失、损毁。现有的信息、网络管理系统还无法完全保障安全性，可能会出现不可避免的信息泄露情况。

3 医院文书档案信息化的重要性及必要性

文书档案是医院全部档案体系中最能直接体现出医院行政、党务等方面事务的重要档案资料，是在行政工作中处理完毕且具有一定价值的文件转化形成的档案，在行政处室间是十分重要的资源，在日常的行政业务管理方面发挥着提供理论支持及依据的作用。因此，对档案资源进行有效、科学地管理迫在眉睫。

传统的文书档案均为纸质档案，它们具有高易燃性，且受制于环境的影响，容易发生霉变或纸张老化等情况。对于提供利用时，只能靠人工进行翻阅、调取，很大程度上影响着档案的使用，降低工作效率。相对于传统的文书档案管理，信息化管理具有着诸多显见的优势。例如，档案管理的信息化可大幅度提升职能处室员工借阅档案的效率，在查阅某项档案时，员工只需了解相关文件的发文文号、时间等内容，不必到档案室进行查阅，仅通过网络、系统就可以可足不出户地进行查阅，而且还可以实现多人同时查阅同一份档案，极大地提高了档案利用率，减少人员之间的接触、聚集等情况。在档案信息化管理的模式下，查档人员依工作需求申请，开通相关阅览权限，极大地提高了原有传统文书档案管理的保密性及安全性。依托此种管理模式，档案管理员的日常工作量也将大幅减少，可将时间、精力投入到文书档案信息化工作中，更好地提供利用，进一步提升行政办公效率，充分发挥出档案的价值。

笔者在中国知网以“医院文书档案信息化”为主题，对近10年发表的文章进行检索，发现对于该领域所发表的文章数量总体上并不乐观。如图1所示，2012年以前，此数据库中无相关文献发表；自2012—2020年这9年间，关于“医院文书档案信息化”这一主题发表文献数量曾在2015年出现一次峰值，此后逐年下滑，直至2018年才有所提升。究其根源，2012年第五届移动互联网博览会上，“互联网+”的概念由易观国际董事长于扬首次提出。2015年3月，李克强总理在政府工作报告中首次提出了“互联网+行动计划”，同年7月，国务院发布了《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》，提出应将“互联网+”与各个领域相结合，推动技术进步、效率提升和组织变革[2]。“互联网+”档案可利用云计算、大数据、移动互联网等技术，将“互联网+”的跨界思维[3]、人本理念与档案管理相融合，促进档案领域的变革创新[4]，推动档案管理及服务的立体化、多元化与共享化。网络、数据、信息化的时代，新兴技术的引进，导致文件的形态也在随之变化着，文件是档案的前身，因此文书档案管理过程中的“前端控制”“全过程控制”理念就应时刻体现在日常的管理工作中。“互联网+”催生了档案信息化管理的动力，文书档案信息化管理实现了对档案系统的实时管控，改变着传统的单向生成及流转模式[5]。文件形态正在经由“模拟态-数字态-数据态”的演变，档案信息化所产生的数据已日益成为档案管理工作的主要对象[6]。传统的文书档案管理方式与现阶段所产生的档案管理理念、方法及工具已不相匹配，需要重新进行调整、更新。

图1 2010—2020年“医院文书档案信息化”文章发表趋势图

4 医院文书档案信息化发展路径及难点、重点

档案信息化是一个不断发展的进程性工作，是国家信息化的重要组成部分，其核心是资源的管理和利用，目的是提高档案工作现代化水平，为社会各项建设提供服务。具体如图2所示。

图2 档案信息化的内容及目的

一项工作的顺利开展，首先要对其提出总体要求，之后根据要求制定切实可行的发展路径，最后可依据发展路径逐步展开具体的工作内容[7]。医院的文书档案信息化工作总体要求及发展路径、具体工作6大内容等详见表1。

表1 医院文书档案信息化建设工作规划表

北京某三甲中医院目前在仍处在档案信息化工作中的起步阶段，即进行了初步的目录数据库建立、基础的数据采集、档案目录著录等工作。在机关业务领域完成了归档、目录数据库建设等工作。下一步应进行标准规定的制定、联合信息中心进行著录检索软件的开发、目录数据库完善等工作。

目前的重点、难点在于以下几个方面：第一，归档的接口问题。档案管理系统与信息化系统、OA系统、钉钉APP应用的有效对接，涉密文件的处理及著录的条目数据质量问题。第二，在信息化建设的初期存在档案安全的问题。如会遭遇网络病毒、黑客攻击等风险。第三，职工对于文书档案管理信息化的认识不够充分，人员配置情况不乐观，信息化技术普及程度相对较低。人员意识和制度及受到以往传统的相关因素影响，导致医院的文书档案多数还处于传统的纸质档案管理方式。一些兼职档案员对档案管理信息化的认识依然很薄弱，科室的兼职档案员一般选择新入职或即将离退的非骨干人员担任，他们习惯于沿袭选用传统的档案管理方法，不寻求方式方法的创新，认为学习新技术是增加工作难度，新人忙于了解新业务，面临离退的人员学习能力欠佳，对新鲜事物十分敏感，适应能力还较弱，部分人员认为传统的文书档案管理方式比“新兴”的信息化文书档案管理更加方便、可行，存在消极、排斥的态度，导致医院推进档案工作信息化管理举步维艰。

5 相关问题的应对策略及重点任务

5.1 管理系统中架构防火墙，设置浏览查阅权限

在信息化管理的手段下，档案整理变得更加便捷，做好科学的分类，建立高效的档案归档及存储路径，可以使得医院的文书档案归档变得更加完整、准确，同时还可以更好地对其进行加密管理。加强人员的网络安全意识，进行必要的安全、保密教育。更好地利用“互联网”这把双刃剑，构建严密的防火墙，逐步研发出一个网络安全系数相对较高的档案管理专用系统。如在文书档案信息化管理过程中，注意对于查阅权限的控制，加入调阅登记工作，避免出现越权查阅、下载、传输档案的情况。通过上述各种前期建设工作，充分利用维护档案安全、完整的手段，尽可能最大限度的确保文书档案的安全性，提高利用率。

5.2 提升人员的专业素养，加强管理意识与责任认知

这项工作将是医院下一步文书档案管理的重中之重。意识决定行动，管理者的意识认知将直接影响着文书档案管理的质量，从而影响着后续的信息化工作开展。因此，处室负责人对于处室兼职档案员的选择应该重点挑选工作态度认真、责任意识强、耐心、冷静、遵守工作纪律的人员，“为党管档”，选择具有较高责任意识及忠诚度的同志担任处室兼职档案员。

加强培训，让兼职档案员具有全局意识，知晓医院各门类的信息，使他们在思想上认识到档案信息化工作必将成为未来全面普及的形态。熟悉医院各类别的人事、财务、物资分布情况及现状，对日后的档案鉴定、整理具有整体观念。加强对于电脑的正确操作，如何及时准确的排除系统故障，如何利用院内网站及信息系统等。定期组织由主管领导牵头的督查小组，对处室管理人员的档案管理工作情况进行考核，查验档案管理质量的同时，了解兼职档案员工作中面临的困难、问题等。

树立“面向决策的档案学”理念。各科兼职档案员应将档案信息化工作视为“为医院管理决策提供支撑”的思想，学会利用档案信息化所产生的数据进行分析、挖掘，提供更多的档案产品，提升文书档案信息化产品质量，为医院行政工作，甚至是医疗工作中的应急管理决策提供助力。

5.3 建章立制，增加基础设施支出预算

2016年6月，国务院办公厅曾发布了《关于促进和规范健康医疗大数据应用发展的指导意见》（国办发〔2016〕47号），此后，关于信息化在医疗领域广泛应用的政策性文件持续出台，从积极开展远程医疗服务、深化“互联网+”政务服务及加强基础和安全保障等几个方面提出了具体的要求和政策性指引[8]，医院在日常的管理工作中应充分重视、利用好国家政策，开展、指导相关工作。

成立专门的工作领导小组，对文书档案信息化处理和利用工作进行专门化管控。联合多部门制定文书档案信息化管理及利用的相关条例，使得该项工作有制度可依托、有标准可查、有规范可依据[9]。将管理责任落实到实处，明确职责范围，可以从人事、绩效等方面加强监管；可以根据实际情况，将档案工作纳入科室绩效考核，增加工作人员积极性，提升危机意识等。注意加大对信息化人才的培养力度[10]，主动吸纳更多具有计算机知识背景的档案人员，更好地利用、保护中医医院的文书档案。定期组织兼职档案员培训或邀请专家来院授课，了解最新的档案信息化管理前沿状况，认识国内国外的最近动态，了解档案信息化领域在现阶段所取得的实质性进展，与时俱进，更新固有的传统思维，更加轻松、高效地应对新技术的挑战，提早实践，推进医院文书档案信息化与时代接轨。

加强档案信息化管理基础设施建设，从根本上为档案信息化管理工作实现提供基础与保障[11]。加大资金投入，购入先进的信息化设备的同时，注意引进相关软件设施，不定期地对档案信息化管理系统进行功能的研发[12]，更好地满足职能处室利用档案的需求。以上的策略还需要结合各单位的实际情况，这样才能够制定出符合本单位特点、工作需求的档案信息化制度、标准，实现档案信息化管理工作的有效开展。

总而言之，传统的文书档案管理对象已从纸张转型为电子化形态，将管理的业务由“人对纸”转为“人对机”的形式，将管理对象的管理嵌入于信息系统之中，传统业务的管理功能、流程也在发生着变化。伴随信息系统的引入，对随之而来的信息技术管理能力提出了更高的要求。档案信息化系统的建立源自满足于单位查档人员的需求，档案管理业务也必须在系统中加以实现。因此，要避免将档案信息化工作全盘“转型”于信息技术人员，不能疏于对业务的管理及创新。档案管理人员理应参与信息化管理全过程[13]，从前期文书形态的档案收集、整理、鉴定、保管到信息化管理中的扫描、数据录入、系统研发、调试、后期投入使用、问题反馈等环节。对信息技术进行科学而合理的使用，使档案人员信息化管理的理念实现具有理想中的技术支持。在此基础之上，档案信息化管理才能取得切实的效果，提升档案管理的水准及工作效率，真正地发挥出档案本身的价值，便于查考、方便利用。