付晓燕

临沭县人民医院 山东 临沂 276700

引言

文书档案具有较强的综合性特点，主要记载了县级医院的发展历程，同时反映出近期的医疗工作活动与医疗诊断水平，能够为县级医院发展提供参考依据，因此县级医院应重视文书档案的管理与利用。近些年县级医院的医疗水平不断提高，但在管理工作上仍有待优化，医院应推动文书档案管理工作的规范化、科学化开展，这样才能充分发挥出文书档案资源的作用。县级医院应根据自身发展需求，构建文书档案管理机制，重视档案资源的开发与利用，为县级医院提供科学的档案资料。

1 县级医院文书档案管理现状

1.1 文书档案管理淡薄

目前来看部分县级医院主要将精力投入到医疗工作中，认为做好医疗与科研工作即可获得稳定发展，导致文书档案管理工作未能受到重视。尤其是县级医院的领导层，没有发挥出模范带头作用，对于文书档案管理工作的认识较为浅显，所以未能投入足够的资源和精力，最终造成县级医院文书档案管理工作水平不足。文书档案作为记录医院整体发展的重要载体，具有非常重要的作用，但部分县级医院没有认识到文书档案资源的价值，管理模式较为滞后，未能加强信息化建设，并且缺乏完善的制度体系，只是简单地收集、管理资料[1]。

1.2 管理人员水平不足

由于县级医院文书档案管理工作专业性较强，所以对参与管理工作的人员提出较高要求，必须具备扎实的专业知识与综合素养。不过从实际来看部分县级医院内部文书管理人员能力水平未达到要求，导致每年度的文书档案资料管理混乱，各类文件材料越积越多，无法按照要求进行整理、归档。另外，部分文书档案管理人员缺乏职业素养，甚至由其他岗位兼职文书档案管理工作，所以缺乏相应的知识理论。县级医院方面没能提供培训机会，管理人员进入医院后立即开展文书档案管理工作，没能接受岗前培训学习，缺乏对文书档案管理工作流程、要求的了解，必然无法保障文书档案管理的规范性[2]。

1.3 信息无法实时共享

文书档案是记录县级医院发展历程的重要载体，并且会随着时间推移而不断累积、增加，县级医院在发展过程中需要合理运用各类文书档案信息资料，不过由于缺乏信息化建设，导致文书档案资料无法实时共享。目前来看县级医院内部缺乏信息化系统，所以各个部门无法形成对接，文书档案资源传递仍存在阻碍。由于信息资料传递受阻，文书档案的应用价值也会降低，因此县级医院应重视信息技术的开发，解决信息传递中的难题。另外要重视电子文书档案的安全性，作为数字化信息很容易出现丢失、泄露，为县级医院带来难以挽回的损失[3]。

2 县级医院文书档案管理与利用的必要性

以往县级医院文书档案工作存在明显的滞后性，无论在管理模式还是管理方法上，对传统人工管理操作较为依赖，这也导致管理效率不高，还会耗费大量时间与精力，占据县级医院内部空间，同时容易造成人为失误，导致文书档案资源的价值降低。因此县级医院要重视文书档案管理与利用，通过引入现代信息技术，提高文书档案管理效率和质量，借助计算机完成数据的收集、整理和分享，出错率将被有效控制。另外，通过优化完善县级医院文书档案管理制度，有利于保障文书档案信息的安全性，促使文书档案资源高效共享，并且降低了人为、环境因素的负面影响，不会占用过多的空间，管理时效也能得到保障[4]。

3 县级医院文书档案管理与利用策略

3.1 创新管理手段，做好安全防控

新时代下县级医院档案应以落实信息化管理为主，尤其在日常工作量不断增加的条件下，信息化管理有利于降低工作难度、简化管理流程，同时减少文书档案管理工作上的失误，因此县级医院要加强软硬件升级，满足信息化时代下的管理需求。信息化管理主要通过全面应用计算机、互联网信息技术，将珍贵的文书档案数字化转换进行存储、共享，切实提高文书档案的信息化管理水平。县级医院在信息化文书档案管理过程中，应积极创新管理手段，重点做好档案资料的保管，提升文书档案资料的真实性与完整性，这样才能为县级医院发展提供依据。另外，注意重视信息化管理下的安全防范措施，由于互联网环境本身存在明显的安全风险，所以县级医院必须加强黑客与病毒攻击的预防，将重要的文书档案资料妥善保管。总而言之，电子文件的保密性远低于传统文件，为了保障信息化管理的安全性，文书档案部门应设置保密权限，根据文书档案资料的重要性划分保密等级，医院工作人员会根据自身权限查阅文件，有利于保障文书档案资料的安全。

3.2 创新管理方法，提升管理水平

想要提高县级医院文书档案管理水平，必须创新文书档案管理方法，除了要挑选专业能力突出的管理人员外，应采用符合文书档案特点的管理手段，组建专业化档案管理团队，所有人员都应掌握文书档案管理流程，在日常工作中做到爱岗敬业，发挥出自身的奉献意识与精神，通过先进的技术手段保障文书档案资源的安全。比如县级医院应改变以往分散式的文书档案管理方法，这样才能将资源进行有效整合，避免出现文书档案资源丢失等问题，将医院内部的重要信息汇拢，以便发挥出文书档案资源的作用。另外要注意增强文书档案管理安全，尤其在文书档案资源的使用与归档过程中，管理人员应查看各部门权限，必须按照规定查阅，避免出现重要档案资源任意传播的问题，同时做好查阅记录与保密工作，切实增强文书档案资源的安全性。在日常管理工作中，控制好环境因素，落实防火、防盗等措施，虽然现阶段采用了信息化管理，但仍然存在不法分子盗取重要信息的问题，因此管理部门要落实安全防护工作[5]。

3.3 重视培训考核，做好人员培养

县级医院应重视文书档案管理人员的培训考核工作，通过加强人才培养提高文书档案管理水平，当下应根据文书档案管理工作需求，培养管理人员各项专业技能，比如在引入信息技术后，文书档案管理人员要具备一定计算机操作能力，明确各类软硬件操作规程，同时具备较强的服务意识与责任意识，从而打造专业化的文书档案管理团队。因此县级医院应鼓励文书档案管理人员积极参加培训活动，不断学习专业知识提高自身能力水平，同时为管理人员提供外出进修的机会，以便学习最新的文书档案管理技术，不断充实自身的基础知识，从而更好地完成文书档案管理工作。另外定期邀请相关专家到县级医院内部举办专题讲座，为文书档案管理人员传递先进的理念与方法，同时对日常工作中的疑惑进行解答，丰富管理人员自身经验，能够以县级医院自身发展为依据，提高文书档案管理与利用效率。培训结束后需要接受考核评价，判断是否满足岗位需求，必须做到满足考核标准方可上岗工作，对表现突出的管理人员给予适当奖励，调动个人工作积极性，促使其全身心地投入到文书档案管理工作中。

3.4 健全管理制度，完善管理模式

县级医院要加大文书档案资源的开发与利用，提高文书档案的价值，将其作为战略性资源展开管理，尤其在涉及科研项目、重大事件决策时，发挥出文书档案资源的作用。由于县级医院本身处在持续性发展的状态下，所以文书档案管理工作也需要进行改革创新，这样才能跟上县级医院的发展步伐。首先要健全文书档案管理制度，可以在原有的制度体系上进行优化改进，尤其在引入信息技术后，逐渐朝着现代化管理方向发展，而传统纸质管理制度已经不再适用，想要提高文书档案管理水平，必然要调整制度内容，以便贴近当前的文书档案管理工作实际。管理制度往往能够起到一定约束作用，促使文书档案管理工作开展有据可循，推动管理流程规范化，同时提高文书档案管理工作力度。另外要将新的管理制度进行普及，落实到县级医院内部各部门中，借助医院会议或职工培训等平台，将制度进行贯彻落实，严格按照制度开展相关工作。另外采取文书档案归口管理方法，由于县级医院涉及的内容复杂，包括财务、人事、医务等众多科室，为了降低文书档案的管理难度，可以适当进行整合，如将办公室作为一个部门，对文书档案资源进行收集、保存，将传统多头管理转换为现代化统一管理模式，即可避免文书档案资源散乱、堆积的问题，切实提高医院重要文书档案资料的安全性和完整性[6]。

3.5 引入信息技术，升级系统配置

在信息时代背景下，加强信息化建设成为必然的趋势，县级医院应依托互联网信息技术，搭建文书档案管理平台，设计专业化的文书档案信息网站，支持公开目录查询、检索等服务，以便相关信息在县级医院内部快速流通。首先县级医院应构建完善的文书档案管理系统，除了支持检索与查询等服务外，必须具备权限控制、借阅管理、数据存储、统计报表等重要功能，打造科学的文书档案管理系统。其次随着县级医院不断发展，原有的系统已经无法满足工作需求，所以应加强软件与硬件配置的升级，以此来提高文书档案管理成效，通过系统升级获取更为理想的管理效果，不过需要注意酌情投入资金。文书档案管理系统升级可能需要更换软件和硬件设备，所以会耗费部分资金，因此县级医院应立足实际，对传统的文书档案管理系统进行优化。

3.6 整合多方力量，提高利用效率

对于县级医院文书档案管理工作来说，是否能够提高管理效率与人力资源存在密切关系，所以县级医院应从多方面入手，整合各部门的力量，增强文书档案管理的统一性和完整性。第一文书档案管理人员，作为保障文书档案资料安全的主体，管理人员必须提高自身主动性，认识到文书档案资源的重要性，在日常工作中严格遵循规范要求，将档案资料进行保存，同时能够以多样化的方式展现文书档案资源，如出版画册、举办宣传活动等，还可以通过纪念展览，让职工对比新旧医院，充分发挥出文书档案资源的作用。第二文书档案的使用者，也就是县级医院内部全体职工，在日常工作中都会接触到档案资源，使用时不得私藏，应按照要求送还，同时保障档案资料的完整性与安全性，自觉建立文书档案维护意识。第三医院领导层，领导人员不仅能够起到榜样作用，同时可以给予文书档案管理工作更多支持，包括人力、财力及物力支持，这也是提高县级医院文书档案管理水平的基础条件。

4 结束语

文书档案是县级医院管理工作中的重心，其中包含诸多影响县级医院整体发展的资料，所以需要每位管理人员肩负起自身职责，提高文书档案管理水平，加大文书档案的开发与利用，切实发挥出文书档案的真正价值。当下县级医院首先要改变思想认知，提高对文书档案管理工作的重视度，加大文书档案管理建设投入、优化改进管理模式，通过重视文书档案的开发利用，为县级医院发展奠定良好基础。另外传统纸质文书档案管理已经相对滞后，信息化建设才是文书档案管理工作的必然趋势，因此县级医院要做好软硬件升级。全面提升文书档案管理效率，推动文书档案管理工作规范化、高效化开展。