程玉红

摘 要：当前疫情形势严峻，校外人员不能随便出入校园，档案查询利用成为困难，如何解决档案利用问题成为各地高校档案馆面临的现实问题。YZ大学档案馆在继续使用现场查档、邮箱查档的基础上，适时推出远程查档服务系统，有效解决了校外查档者不能亲临现场查档而又需要档案材料的难题。作为新生事物，远程查档服务系统还存在功能不强、沟通交流不畅的问题，需要研发人员完善提高远程查档系统功能，更好地发挥档案材料服务社会的作用。

关键词：疫情常态化；远程查档服务系统；在线沟通

中图分类号：F27 文献标识码：A  doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.03.030

2020年春节前夕，一场突如其来的新型冠状肺炎疫情席卷中国大地，导致春节过后，全国高校教工不能正常上班，学生不能正常开学，正常的教学科研秩序被打断。在党和政府的正确领导下，全国上下群防群控，众志成城，共克时艰，终于在3月12日迎来疫情的拐点。各地在做好疫情防护的情况下陆续复工复产，各地高校有计划有组织地分批安排学生返校，教学秩序逐渐恢复。面临国外疫情愈演愈烈，国内疫情零星多点爆发的态势，全国各地坚持外防输入，内防反弹的方针，疫情防控力度不减，疫情防控进入常态化状态。如何在疫情防控常态化背景下，利用互联网信息技术，做好档案查询服务工作，是对高校档案管理部门的一场考验。

1 疫情常态化背景下高校查档工作面临的挑战

随着全国疫情的好转，各地在做好疫情防护情况下陆续复工复产，复商复市。2020年2月27日，江苏省下发《江苏省高等学校2020年春季学期学生返校工作指引》的通知，要求各高校科学制定本校学生返校工作方案，确保学生安全有序返校；根据江苏省委、省政府的安排，省内各高校以4月13日为首批开学起始时间，进行有序错峰入学。YZ大学开始有计划、有组织地分批安排学生返校上课。然而，伴随着社会生产生活的正常恢复，一大批与求职、考学等工作都需要高校档案部门的支持。例如，人才招聘部门对新入职人员学历学位信息核对；大学生考研、研究生考博、各类学生申请出国留学等，都需要在校期间的学习成绩单和学籍证明材料，需要与高校档案馆取得联系，为他们提供需要的档案材料，而这些档案材料大多需要档案使用者到现场办理才能获得的。然而，在当前国外疫情依然严峻，国内部分地区出现零星病例和聚集性疫情，疫情形势容易反弹的背景下，全国各地依然绷紧疫情防控这根弦，坚持慎终如始、严字当头，抓好常态化疫情防控工作。高校作为疫情防控的重中之重领域，在疫情防控方面采取严格措施没有丝毫放松，纷纷要求学生返校后严格按学校规定，无特殊情况不能随便走出校园，校外人员一律不准进出入校园，现场档案查询变得非常困难。在疫情防控常态化背景下，如何满足校外人员档案查询需求，无疑对高校档案工作提出了严峻的挑战。

2 YZ大学常规查档手段继续运行

高校档案是高校在过去和现在从事教学、科研、管理等活动中形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，保存着大量的有关学生学籍档案、学科建设、科学研究、财务管理、工程建设等大量的历史资料，是记录个人、学校成长的重要载体，对高校和社会发展具有重要的历史价值。高校档案工作的最终目的是为档案需求者提供服务，在这关键时刻，档案馆作为高校历史文化的传承部门，对外服务的窗口，应当做好档案利用的服务工作。YZ大学档案馆根据当前疫情形势，在继续发挥传统查档手段的作用，开展现场查询、邮箱查询的同时重点推出远程档案查询服务系统，做到档案服务不间断，提倡查档不见面，进行网上查询，尽量少接触，减少病毒传播机会，阻断新冠病毒传播的途径。

2.1 现场查档

基于当前的疫情形势，档案馆对于那些确实需要到现场查阅档案的，比如基建图纸、财务原始凭证等档案材料，实行提前通过电话或网上预约，经档案管理人员同意后方可前来查档，满足利用者的查档需求。为给前来查档的人员提供一个安全的环境，档案馆查档大厅采取了一系列有效防护措施。这些措施有：档案馆每天对查档大厅、公用设备进行通风消毒，专门配有84、酒精等各种消毒液，免洗消毒用水，口罩等各种防护用品；制定规范的入馆流程，要求现场查档者提供行程码、健康码，配合工作人员进行体温检测和实名登记工作，全程佩戴好口罩，座位间距保持1.5米左右；工作人员每天坚持做20分钟的健身体操，加强体育锻炼，保持良好的工作状态。

2.2 电子邮箱查档

YZ大学档案馆在官方网站主页向社会公布查档信箱 dangancx@***.edu.cn，供查档人员和工作人员联络使用。个人查档者在邮件里需提交本人身份证和学历学位证书照片，要查阅的档案内容以及联系电话、收件地址；单位查档者通过邮件发送单位介绍信或公函、被核实人员的证件信息材料、要查阅档案内容等。档案馆后台工作人员对邮件内容、提交的证明材料进行审核，对符合规定的查档者，根据他们的需求进行查阅、回复，最后把查询好的纸质档案材料加盖专用章后，通过快递邮寄给档案查询者。

3 YZ大学远程查档系统的上线与运行

针对目前查档方式单一，为满足疫情期间校外查档者的需求，尽可能为查档需求者提供多渠道查档方式，学校档案馆领导决定增开新的网上档案查询方式，即远程查档服务系统。通过向上级职能部门请示，经过学校采购平台网上招标、询价等方式，联系开发商为档案馆安装了远程查档服务系统。通过反复调试和对档案工作人员的操作培训，向社会开通了远程查档服务平台。服务项目包括面向“校友及校外单位”提供“学籍查证”服务；面向本校教职工所提供“校内预约查档”服务。另外，为了更好地服务广大师生校友，充分利用网络高效、便捷的特点，YZ大学档案馆同时上线了远程查档服务系统——微信版。使用者在微信上直接搜索YZ大学档案馆，关注“YZ大学档案馆公众号”后， 点击“查档服务”，登录“远程查档服务系统”进行注册，按照提示一步一步操作，就可以使用遠程查档服务系统进行业务办理。为让更多档案利用者了解使用远程查档服务系统，YZ大学档案馆通过主页浮动窗口“疫情防控期间校外人员查档须知”进行宣传。

3.1 具体操作流程

为确保查档活动在系统数据库中“可核查”“可追溯”，规范、准确地提供各项服务，在使用“远程查档服务系统”时，校外用户第一次使用系统时，必须先“注册”，即进入YZ大学档案馆官网主页，点击远程查档服务系统进入，按要求完成注册，然后登录进入页面菜单，点击“学籍查证”，填写需要查询的档案材料内容，上传本人身份证或被委托人身份证、委托书，留下联系方式和邮寄地址，以便沟通和邮寄纸质档案材料。档案管理员在后台登录远程查档服务系统，看到档案查询者提交的一条一条查档订单，通过审核身份证件和证书信息是否属实，确定办理与否，对审核无误的予以办理。档案管理人员根据查档者提供的信息和需要的档案材料，进入档案管理系统中进行查询，查找到所需要的档案材料后，加盖档案证明章，注明档案号、经办人、办理时间。同时，点击办结的时间、发货方式、归档，一步一步地按提示操作，直到最后通过快递把档案材料寄出去，这一项查档任务才算正式完成。这样一来，查档者在异地可以随时看到本人所要的档案材料进行到哪一步，做到心中有数，可以有计划地安排自己的时间和工作。

3.2 服务系统的优点

（1）档案查询者对于自己提交的订单可以查看办理进度；（2）档案管理者对已经办结的订单，根据查档者、受理者、查档内容、受理天数等情况，可以进行数据统计，为提高服务效率提供基础依据。（3）由原来单一的邮箱查询增添了一条新的远程查档途径，为查档工作注入了新鲜血液，为异地查档利用者提供了更多的查档方式；（4）方便了异地利用者的实际需求，省去利用者车马劳顿之苦，节省了异地之间往来的时间成本和经济成本。

远程查档服务系统的开通，为异地查档开辟了一条新的查档渠道，为档案利用者提供了方便。自远程查档服务系统开通以来，每天都有几条甚至十几条查询订单，大大缓解了现场排队查档拥挤的现象。为及时提供查档服务，YZ大学档案馆形成一条工作纪律，若没有特殊情况，当日查询订单当日完成，大大提高了工作效率。现在YZ大学档案馆综合运用现场查档、邮箱查档、远程查档等多种方式为档案利用者提供服务，为疫情期间异地档案利用者提供了方便，得到档案利用者的认可和好评，加快了异地档案利用者的查档进度，解决了疫情期间不能前往现场查档的难题，有力推动了YZ大学档案服务水平再上一个新台阶，也为建设省级特色档案馆打下良好的基础。

4 YZ大学远程查档系统存在的问题和建议

4.1 远程查档服务系统存在的问题

目前，YZ大学远程查档服务系统处于试运营阶段。作为一种新生事物，仍然存在诸多不便的地方，有待技术人员进一步寻求解决方案。主要存在的问题有：一是登录驻留时间太短。登录系统之后，如果10分钟左右不进行页面操作，系统提示要重新登录系统，并且每次登录都要输入用户名、密码、字符串，才能登录进去，浪费时间，给工作带来不便。二是“学籍查证”一栏没有二级菜单。档案查询者并非需要所有的学籍档案材料，有的需要录取名册，有的需要学习成绩单，有的需要学历学位。档案管理者每次看到订单后，都要先打电话联系查档者，问清楚对方所要查询的具体内容，无疑大大增加了双方无谓的联络成本；三是所查内容单一。只能查询学籍档案，其他类别的科研、教学、基建、财务、实物、音响等档案材料不方便查询，只能通过现场查档和邮箱查档来处理。四是无法在线发送电子文档。有的档案利用者不需要纸质档案，只需要电子版档案材料就可以了。纸质档案材料的打印邮寄，增加了YZ大学档案馆经济负担和时间成本，造成社会资源的浪费。

4.2 远程查档服务系统改进的建议

基于上述存在问题，为了更加方便快捷地为查档者提供服务，远程查档系统仍有许多值得进一步提高完善的地方。

（1）提高系统操作灵活便捷的能力。延长系统登录驻留时间，减少系统使用者需要频繁登录的烦恼；增加系统在线发送电子文档功能，让不需要纸质档案的使用者及时获得电子档案，减少等待时间，节约社会资源，提供服务效率。

（2）设计更多的查询模块，更大程度上发挥远程查档系统的功能。当前远程查档系统只设计有学籍查询的模块，没有根据学籍内容设计具体分项模块，因此系统应设计录取名册、学业成绩、学历学位等模块，方便勾选；拓展在线查档内容，开辟科研、教学、财务、基建等模块，增加远程查档系统的服务能力，为更多的查档者少跑路、多服务做出更大的贡献，更大程度上发挥档案材料服务社会的作用。

（3）增加系统在线沟通功能。远程查档系统成功与否，关键是要给档案管理者与查档利用者提供一个在线沟通的平台，这种沟通应该是即时的、交互的，而不是隔离的、单向的。因此，研发人员应下大功夫研究增加系统在线沟通功能，增加系统在线发送文字、语音信息的模块。查档者要查什么材料、有没有材料，能够及时得到管理人员的回复，做到心中有数。坚决避免传统查档手段，由于缺乏及时沟通，造成档案利用者千里迢迢从异地赶过来，结果档案馆没有他们所要材料的尴尬事情。

以上就是疫情时期YZ大学在远程查档服务方面所进行的探索。远程查询服务是高校档案服务的发展趋势，对高校档案管理工作既是机遇更是挑战。YZ大学档案馆转变服务观念，树立以人为本的服务意识，主动作为，开展远程服务工作，实现了从传统现场查档到远程查档的根本性转变，有效解决了档案利用者因为疫情不能现场查询的难题，为创建江苏省特色档案馆，乃至YZ大学双一流学科建设做出了积极的贡献。今后，随着远程档案服务系统进一步完善，YZ大学将加快档案信息化建设步伐，为远程服务提供源源不断的电子档案“活水”，为档案插上“云翅膀”，让信息多跑路，让群众少跑腿，实现真正意义上的“零跑路”服务，推动档案管理专业化服务水平上更上一个新的台阶。

参考文献

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