于 琴

(山东省东营市中医院,经营管理科 山东 东营 257055)

0 引言

任何招投标项目中都存在合同风险，医院招投标采购项目也不例外，因此医院必须做好采购项目管理工作，合同风险管理是该项工作的重点内容，医院要予以关注。从这一角度出发，医院相关管理人员要清楚的意识到自身采购管理项目的特殊性，分析合同中可能存在的风险，再予以针对性的管理。但现实情况中，部分医院的合同风险管理工作不到位，导致医院依旧需要承担较高的风险，也间接影响了医疗工作的质量与发展，故为了改变现状，做好合同风险管理，有必要展开相关研究。

1 医院招投标采购管理的常见合同风险分类

根据以往经验，医院招投标采购管理的常见合同风险为：一是供应商资质的风险，即医院采购的资源多为医疗资源，诸如设备、药物、医用化学品等，这些资源的质量要求非常严格，故为了保障资源质量达标，医院需要寻求有资质的供应商。但现实情况中，一些医院在招投标采购中并未对供应商的资质等进行审验与核实，容易与资质不足的供应商签订合同，而后容易爆发医疗资源不达标，甚至是供应商不按约定履行责任、越权代理等风险事件，对医院经济以及医疗工作安全性等都有重大影响；二是合同洽谈风险，即招投标阶段医院与供应商达成了口头合作意愿后，就要进入合同洽谈阶段，该阶段需要双方协商确立合同中双方责任归属等，目的是保障合同符合双方利益标准，不可对对方利益造成不合理侵犯[9]。但合同洽谈中医院可能会因为一些因素影响，无意间遭遇对方施加的侵犯，诸如在重大问题上作出让步，又或者本方洽谈人员与对方达成秘密协议，谋求不法利益等，所以合同洽谈中存在多种风险；三是合同内容风险，即合同签订后双方需要根据合同内容展开相关工作，因此如果合同内容存在问题，就会带来一定的风险，而其中相当一部分风险都对医院有威胁，如合同内容条款不全、表述有争议等，这些风险会导致医院无法在之后向对方追责，所有损失或影响都需要自己承受；四是权限风险，即合同需要双方签订才能生效，但部分情况下医院方签订合同的人不具备签订权限，属于越权或未授权签订，这会导致医院方对合同具体内容不知情，容易出错，无意间承受风险，又或者对方使用了无效印章签订合同，导致合同无效，容易爆发违约风险；五是履约风险，即供货方可能会在意愿不知情的情况下违约，诸如拖延交货期限、下调货物质量等，这些情况都可能导致意愿利益受损；六是合同保存风险，即合同签订后没有制作副本，或未能妥善保存原文件，使得合同遗失或泄密。除以上六大类型风险以外，在实际情况中可能还存在其他风险，此处不多加赘述，但六大风险足以说明合同风险类型多、情况复杂，故风险管理具有一定难度，因此医院必须要重视对招投标及采购管理中的合同风险管理，最大限度地保证自己的经济利益[2]。

2 合同风险管理的现状问题

2.1 风险认知不足

充分认识常见合同风险是医院做好采购合同风险管理的必要前提，但根据常见合同风险分类可知，医院招投标采购管理的常见合同风险类型很多，专管人员需要经过系统性的学习，且具备丰富的经验才能形成充分认识，而许多医院的专管人员在这一方面有一定缺陷，存在风险认知不足的问题。风险认知不足代表专管人员的合同管理能力差，难以识别风险，或者忽略某种风险，而任意现象都可能导致风险爆发，使医院经济利益受损，甚至会陷入事务纠纷当中，例如某医院专管人员就存在风险认知不足的问题，管理中缺乏应有认知，导致在一次合同签订中没有审查供应商的资质，导致合同签订后供应商提供的货物存在质量上的缺陷，且使得医院盲目相信合同，没有再次对货物质量进行审查，虽未造成医疗事故，但也确实降低了医疗工作质量，医院不得不重新寻找供货商，承受了大笔经济损失[3]。

2.2 合同文本不统一

许多医院因为缺乏合同风险管理经验，对于合同中的一些事宜不够重视，所以会出现许多风险问题，而合同文本不统一就是比较常见，会导致风险爆发的问题之一。所谓合同文本不统一，是指医院自身没有统一的合同文本用于参考，导致合同签订时需要对方提供合同文本，而对方有可能会在合同文本上“做小动作”，一时不察就可能导致合同风险爆发，例如某医院就使用了供应商提供的合同文本，而供应商在文本上进行了修改，删除了一条很重要，但却比较容易被忽略的条款，使得医院遭受经济损失。除此以外，合同文本不统一与所有合同风险都有关联，如因为合同文本不统一，所以医院有可能会陷入合同纠纷，且往往在纠纷中都处于劣势，说明该问题比较严重，医院必须引起重视[4]。

2.3 管理制度不完善

医院作为合同风险管理方，理应具备采购合同风险预防机制，该机制就是由各种相关管理制度组成的，因此当管理制度存在问题，合同风险预防机制就难以起到有效作用，甚至出现无法预防的现象，这时如果爆发风险可能导致医院来不及反应，且或多或少都会造成一些影响，说明医院理应保障管理制度完善。但现实来看，不少医院的采购合同管理制度并不完善，主要有以下具体表现：第一，制度条款的内容并不准确，因此在管理中容易出现纰漏，预防效果不好，例如某医院合同管理制度中的一个管理条款内容就不够准确，忽略了监管责任归属，导致内部工作人员不知有谁履行监管责任，最终形成纰漏，加剧了风险爆发概率；第二，制度条款不完整，部分需管理事宜未被覆盖，容易失控，同样不利于合同风险预防，例如在合同风险管理制度中遗漏了印章管理责任归属条款，使得印章在内部流动，容易发生越权签订合同的现象[5]。由此可以看出，任何管理制度不完善的现象对医院合同风险预防能力都有严重影响，故医院应当予以关注。

2.4 合同保存方式传统

根据风险描述，医院必须妥善保存合同原文件以及副本文件，否则就容易发生合同遗失、泄密等风险，而现代医院虽然重视合同保存工作，但选择的保存方式比较传统，即使用纸质档案保存模式进行保存与管理，这种保存方式存在天然的劣势，即纸质合同本身就具有易损、易丢失、易泄密的特点，不利于长期保存，加之合同经常需要拿出使用，纸质合同遗失、泄密等问题更容易发生。与此同时，即使医院创建了副本文件，可以在原文件出错之后予以弥补，但不代表合同保存万无一失，现实情况中依旧有可能出现原文件与副本文件同时出现问题的现象，例如某医院就创建了副本文件，日常情况中主要使用原文件，副本文件只在原文件出现问题后启用，但某次因为现实因素影响，原文件丢失，所以医院想要启用副本文件，而副本文件在长时间的存放下出现了字迹模糊、表面结垢的现象，故副本文件失去效用。从这里可以看出，医院要做好采购合同风险管理，理应摆脱传统的合同保存方式[6]。

3 合同风险管理策略与注意事项

3.1 策略

针对医院合同风险管理的四大问题，下文将提出对应的管理策略，以供参考。

3.1.1提高人员入职标准，展开相关培训

医院应当意识到合同风险管理是一项专业性要求较高的工作，理应由专业人员负责管理，故医院如果发现当前管理人员存在合同风险认知不足，或者是其他的专业性问题，就应当对其进行人事调动，同时提高人员入职标准，至少要保障入职人员接受过系统性的学习(若入职人员即接受过系统性学习，也有丰富的管理经验自然最好，但此类人才比较稀少，医院不必强求)，然后在与原岗位工作人员协作进行合同风险管理，这能帮助新入职人员更快熟悉工作环境、要求，而原工作岗位工作人员的经验也能给新入职人员提供帮助。除此以外，考虑到医院采购合同与其他行业采购合同的差异，建议医院给相关管理人员进行培训，要求帮助他们尽快了解医疗物品的质量指标以及标准，这样才能更好的发挥他们专业特长，帮助医院做好合同风险管理[7]。

3.1.2明确风险管理要求，设计统一合同文本

从医院角度出发，为了避免自身遭遇合同风险影响，医院必须拥有自己的统一合同文本，故医院如果当前没有统一文本，就需要重新设计。同时，合同文本除了要求统一以外，还要确保合理，因此医院在设计统一合同文本时，要充分考虑合同风险管理的要求，这样才能保障合同内容事无巨细、面面俱到[8]。在统一合同文本的基础上，医院可以在采购招投标阶段提供自己的文本，由对方审验、确认无误之后填写具体内容，即填写货物数量、交付周期、具体金额等，这样就能避免许多合同风险。

3.1.3深入分析管理制度缺陷，针对性补全

医院合同风险管理制度的缺陷表现分类并不多，但实际内容非常细致，形式十分多样，因此不同医院合同风险管理制度的具体缺陷存在差异，要确保完善必须先展开分析，了解具体缺陷，再针对性的补全即可。这一基础上，本文主要以“合同风险监督管理制度缺陷”为例展开分析，即假设医院的合同风险管理制度中没有明确指出监管责任归属，那么就必须在制度中添加对应的内容，并且要对相关人员进行培训，调动其责任重心，确保其有能力履行管理责任，最大限度的避免风险爆发。

3.1.4启用电子档案保存模式

传统纸质档案保存模式目前应当淘汰，医院可以用电子档案保存模式取而代之，即电子档案保存模式中纸质合同文件的内容可以转为数据格式，各种格式的文件内容不存在损坏可能，同时只要合理使用加密、备案等基本功能，可以避免文件因设备因素影响而丢失、泄露的现象发生，说明电子档案能够很好避免风险发生。电子档案还能借助网络进行传输，不像纸质档案一样需要相关人员亲力亲为的取用，说明采用电子档案，合同相关事宜会变得更加方便[9]。值得注意的是，虽然电子档案相比于纸质档案更具优势，但一些医院的合同风险专管人员已经习惯了纸质档案模式，缺乏电子档案管理意识，且概念比较模糊，管理工作中可能会发生忘记备份、忘记加密的问题，面对这些情况医院一方面要强调备份、加密的重要性，并且可以借助当前相关软件实施自动备份、自动加密。

3.2 注意事项

合同风险管理中有许多事项是需要医院注意的，其中最主要的事项就是监管方法，即管理制度中明确了合同风险管理监督责任归属，自然对应责任人要展开监管工作，但如果责任人所使用的监管方法有误，就可能导致监管力度低下，因此建议医院引入先进监管方法，诸如痕迹化监督、全过程监督、相互监督等，要求监管人员学习相关理论，并逐渐将方法代入到监管工作中，由此提高监管力度[10]。

4 结语

综上，医院采购项目中存在许多合同风险，各类风险对医院的经济效益有严重影响，甚至可能导致意愿陷入法律纠纷，因此医院必须加强自身合同风险管理能力，避免合同风险爆发。从这一角度出发，医院首先要了解具体的合同风险，其次要明确自身问题，最后采用策略来解决问题。问题解决后，医院合同风险管理能力增强，能够将各类风险的爆发概率降至最低，从根本上进行预防与控制，通过这种方式医院采购项目可以顺利完成，医疗工作也能够得到保障。