首都师范大学 盛琼洁

一、引言

2021年，中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，“人民生活水平显著提高，对档案信息、档案文化的需求日益增长，迫切要求加快档案开放、扩大档案利用、提供优质高效服务。新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。[1]”《国家档案局关于印发＜2021年全国档案宣传工作要点＞的通知》要求，“创新档案宣传形式，用好现代网络和信息技术，注重运用新媒体，抓好内容建设，增强档案宣传工作的传播力、引导力、影响力、公信力。加强与宣传、网信、出版等部门和主流媒体的合作，拓宽宣传渠道。开展档案部门跨区域资源共享和宣传协作。”中央有关文件已经深刻分析了新时代档案工作面临的形势与挑战，明确指出了运用新媒体技术加强改进档案工作的开展方向。

档案工作是高校重要的基础性工作，高校档案机构不仅承担征集、整理、保管学校各类档案的职能，近年来越来越强调档案的开放和利用、宣传和教育作用，已逐步成为高校重要的对外窗口之一。新媒体环境下，对高校档案机构而言提供了前所未有的发展机遇，也将面对突破传统工作模式、创新档案管理利用的挑战。实践中，国内外高校纷纷就利用新媒体手段改进档案工作，进行了探索。本文尝试通过梳理新媒体应用于高校档案工作的情况，分析新媒体在高校档案工作应用中存在的优势和普遍问题，就如何充分借势新媒体发展浪潮推动高校档案事业发展提出对策建议，为高校档案工作创新提供参考。

二、新媒体应用于高校档案工作的优势分析

（一）促进了档案信息收集

新媒体时代，舆论生态、媒体格局、传播方式发生深刻变化，传统媒体不再是垄断信息传播的主体，每个人都可以成为信息传播的发起者和参与者。在新的信息传播模式中，网络用户从不同视角、通过多种形式展示自己所看到情况，特别是具有专业知识的高校教师和思想开放的大学生积极参与其中，贡献了大量的高质量信息。这些信息记录了事件始末，和档案资源有着同等价值。这对丰富高校档案资源有着重要意义，也给高校档案信息收集带来新的思路。其中最主要的，新媒体的应用可以大大便利档案信息的收集。比如，与原先线下收集档案信息相比，通过新媒体技术可以多渠道、多角度、多种形式，更加快捷地收集文本、图片、音频、视频等多媒体档案信息。又比如，与原先以高校档案机构为主体收集档案信息相比，利用新媒体平台的传播力、影响力，向媒体用户征集有价值的档案资料，可以广泛动员师生和校友主动提供手中珍藏的反映学校发展历程的影像资料、实物展品等档案资料，充分发掘民间档案纳入馆藏。

（二）提高了档案宣传效果

新媒体时代除传统的文字、图片类信息外，短视频、直播等形式逐步成为大众接受资讯的主流手段。同时，新媒体大大丰富了用户和信息的互动形式，用户通过点赞、转发、评论等方式成为信息传播的重要节点，促进了信息的二次传播。这给档案宣传工作带来了创新机会。原先高校档案部门一直给人的印象是刻板封闭的，档案就是保存在库房中排架上的一个个卷宗，是尘封的历史，毫无生气可言。新媒体的应用，在高校档案部门和学校师生、社会公众之间搭建了一座桥梁，通过全新的多媒体形式展示档案信息，以更生动更接地气的形式宣传档案知识、展示业务工作，大大提高了档案宣传的趣味性、互动性、可达性，有效增强了师生对档案工作的了解和认可，也使高校档案机构的地位作用得到重视。另一方面，高校档案机构利用新媒体，通过档案资料，向社会展示学校学科建设、人才培养、校园文化、校史校貌，特别是通过师生、校友间的二次传播，有效发挥了高校对外展示的重要窗口作用，大大提高了高校的社会影响力，在“双一流”建设目标下有力服务高校发展中心工作。

（三）增强了档案服务体验

习近平总书记在2018年全国网络安全和信息化工作会议上强调，“要加快推进电子政务，构建全流程一体化在线服务平台，更好解决企业和群众反映强烈的办事难、办事慢、办事繁的问题。[2]”新媒体时代，“互联网+政务服务”从赋权和增能两方面推动政府治理变革，一方面赋予民众更加充分地表达权利，解决了信息不对称和参与渠道不通畅的问题；另一方面借助现代信息网络技术，切实改进政府服务流程和效率，提高了政府服务的能力水平。对高校档案馆而言，新媒体应用转变了传统的档案查询利用模式，将被动服务变为以用户需求为中心，主动开展档案服务。通过新媒体工具，创新档案利用方式，开展远程档案查询服务，优化服务流程，实现了网上“受理、办理、反馈”的线上服务和实体窗口线下服务相结合，变“师生跑腿”为“数据跑路”，有效化解高校档案“办事难、办事慢、办事繁”问题。借助新媒体的社交功能，搭建沟通平台，吸引师生校友交流讨论，参与到档案管理和利用中来，档案馆从中得到一手意见建议，有效提升档案服务水平。

三、高校档案工作新媒体应用的基本状况和问题分析

（一）高校档案馆应用新媒体平台的基本状况

在档案领域，基于互联网技术的新媒体迅速普及，促使档案工作发生了革命性的变化。在此背景下，越来越多的高校档案馆认识到新媒体应用在丰富档案资源建设、扩大档案文化传播力、提升档案利用服务方面的优势，更加关注新媒体应用并付诸实践。据统计，2017年2月，在新浪微博搜索有25所高校开通官方微博；在微信中搜索有23所高校运营官方微信公众号[3]。时隔四年，2021年12月，在微信中已有140多所高校档案馆开通官方微信公众号，可以看出，高校档案馆在新媒体创新档案工作进行了很大的拓展。当前高校档案馆官方常用的媒体类型有官方网站、微信、微博、视频网站、移动资讯平台。高校档案馆普遍创建了官方主页，通过网站发布信息，宣传档案工作。上百家高校创建了档案馆微信公众号，通过公众号开设档案专栏、推送档案故事、开通查档预约服务。20余所高校档案馆在新浪微博拥有档案馆官方微博或在学校官方微博里拥有相关话题。还有一些档案实践工作领先的高校档案馆在哔哩哔哩等年轻人文化社区开通直播间，有的与本校文博机构开通头条新闻账号，如中国人民大学在哔哩哔哩上开通“RUC博物馆”直播间。与国内高校不同，发达国家高校档案馆新媒体应用开发较早，由于管理方式的不同，发达国家高校在功能定位、内容建设和形式呈现上略有差异，在社交媒体运用、信息资源整合、新技术应用、用户服务功能上更加多样化和系统化，值得国内高校档案馆借鉴学习。

（二）高校档案馆新媒体应用存在的问题

1.高校对档案发展的新媒体应用重视程度不够

纵观各高校档案馆在官方网站、微信公众号、微博等新媒体平台的应用情况，不难发现普遍存在更新慢、信息量少、关注度低等问题。归根到底，就是档案馆在高校的职能地位没有得到应有的重视，高校和高校档案馆在新媒体应用的关注程度不足。这些年随着档案事业的发展，高校档案部门纷纷由原来从学校党政办公室下的档案室独立为二级单位，成立综合档案馆，但档案馆人员编制设置较少，网站和公众号维护多数是档案工作人员或档案馆学生助理兼职负责。由于重视程度不高导致的缺乏顶层设计、媒体运营经费不足等长久以来的问题都严重制约档案工作在新媒体应用方面的拓展。

2.新媒体用户的局限性是档案行业与新媒体结合的突出矛盾

用户局限问题是指新媒体的应用群体的主力军是年轻人，年轻人能够熟练运用新媒体工具在电脑端或手机端进行学习、社交，而年长的人对新媒体的适应需要更长的学习时间。当代大学生出生在网络与新媒体技术快速发展的时代，他们思维活跃、善于运用互联网资源、观点鲜明，新媒体已经成为大学生学习知识、获取信息、交流思想和休闲娱乐的重要平台。而高校教师队伍，学习能力强、有丰富的专业知识，善于接受新事物，在新媒体平台上查阅文献、开设视频号授课游刃有余。这为高校档案馆新媒体平台建设打下良好的用户基础。相比之下，年长的老师和校友更青睐传统的现场查询利用方式。而恰恰是年长的老师和校友经历了学校的建设发展，是学校历史的见证人，是历史档案征集的重要对象。用户局限的问题是档案行业在新媒体应用中不可避免的难题。

3.新媒体类型单一，内容流于形式

近年来国内新媒体快速发展，从最初的门户网站，到后来的微信、微博、头条号，和新兴的抖音、快手等短视频平台，这些媒体平台各有特点，是高校重要的宣传阵地。反观高校档案馆在新媒体平台的表现较高校官方宣传工作显得单一滞后。档案馆选择的媒体平台主要是微博、微信、官方网站等传统媒体平台，几乎鲜有涉足短视频平台，造成用户影响范围窄，传播力不强。发布的内容主要是档案文化传播，档案工作宣传，档案服务流程以及开闭馆的通知通告等，缺乏新意。推送形式以图文结合的新闻为主，缺乏音频视频等点击率高吸引力强的内容。平台内容更新频率低，信息回复周期长，服务不到位。一些高校档案馆仅停留在设立使用了媒体平台，没有真正发挥新媒体平台的社交传播作用。

四、新媒体环境下高校档案管理建设的对策创新

（1）重视新媒体应用，转变管理思维。新媒体的出现对传统的高校档案管理模式带来了巨大的冲击，高校档案工作者应顺应新媒体发展趋势，转变固有思想，积极推进档案新媒体应用变革。从顶层设计上支持档案工作开展新媒体应用，将新媒体传播纳入高校整体发展规划和档案馆年度工作计划，对高校档案新媒体传播提出明确要求。设置专门的新媒体科室和人员，负责新媒体平台的运营维护和信息发布。将新媒体传播纳入高校档负责人和工作人员工作职责，并作为档案业务考核评价标准。树立开放包容的新媒体思维，打破与学校关键职能部门和相关院系的信息壁垒，建立密切联系和协作关系。发挥档案馆宣传素材丰富的优势，借势其他部门成熟的新媒体管理经验，发挥相关院系的专业技术特长，共享资源，推进档案宣传和新媒体应用。例如南京大学档案馆在中国共产党成立100周年之际，与新闻传播学院联合出品的微视频“苟利国家生死以，岂因祸福避趋之——物理学家程开甲院士的精神底色”，入围100部全国庆祝建党100周年档案系统微视频展播作品①。

（2）内容建设是根本，深入挖掘特色档案资源。当下新媒体传播日新月异，海量信息目不暇接，比得是谁能牢牢吸引用户。档案领域对多数新媒体用户来说是陌生的枯燥的，难以引起用户兴趣，这是档案宣传教育的传统难题。如何吸引师生眼球，需要发挥丰富的档案资源优势，加强档案资源整理和编研。在宣传档案政策、法律法规和常识的同时，以身边的档案工作新成果、高校发展中感人事迹及“双一流”建设过程等为素材，运用新媒体技术制作内容和观赏效果俱佳的档案宣传精品，使更多的馆藏资源和档案信息通过新媒体进行传播，面向公众开放。关注热点新闻，善于将热点与档案资源结合，打造师生喜闻乐见的档案新闻，获得更多师生的关注和认可。邀请档案专业学者开展新媒体课堂，传授档案知识。档案馆老师运用档案工作实践经验将学生在升学、留学、就业过程中常见的档案问题，整理制作成实用的推文与学生分享。例如中国人民大学档案馆微信公众号会在重要时间节点推送“关于近期人事档案有关问题的说明”“2021届毕业生人事档案转递须知来啦”“特殊时期出国（境）用档案证明材料办理须知”，帮助学生顺利完成档案转递和利用。

（3）新技术是支撑，充分发挥新媒体功能。善于学习和利用新技术，将陈列在库馆里的档案材料转化为生动、形象的视觉元素，让档案信息活起来，是高校档案工作新媒体应用的关键。比如借助影音素材、三维动画技术等手段使学校发展重大事件变得一目了然。借助三维地图与CG技术将校园建设变迁加以视频化全景展现使人更加印象深刻。国外高校档案网站使用先进的检索技术为多样化的服务提供技术支撑。如哈佛大学除了具有站内检索、站外检索和全文检索外，还开通了可视信息通道检索系统和在线档案检索信息系统。麻省理工学院、牛津大学的检索结果还具有交互性，如全文检索有PDF和HTML等打开方式，放大、缩小、下载、打印[3]。根据新媒体平台各自的特点，选择最适合的媒体，才能达到档案宣传的最佳效果。比如短视频平台在虚拟在场和双向互动方面具有显著优势，微信公众号平台则在立体传播与深度解读方面表现亮眼，而微博则在舆论引导与裂变传播方面发挥着不可替代的作用[4]。

（4）以用户需求为导向，打造开放的高校档案新媒体平台。用户的反馈是媒体传播效果的重要信息来源，这要求在构建高校档案新媒体平台过程中充分实现与用户的互动，把“为党管档、为国守史、为民服务”的重任与新媒体应用结合起来，以开放的平台吸引广大的用户参与档案信息的生产、传播、利用，强化高校档案馆和师生校友的沟通。通过新媒体新技术应用，把新媒体平台打造成高校档案馆和用户的连接枢纽。高校档案馆既要在用户互动的过程中收集和挖掘有价值的信息，以丰富档案资源库，要善于接纳用户的意见，及时调整新媒体平台管理策略，吸引更多的师生校友在高校档案馆新媒体平台上参与并发表见解，为高校档案工作与新媒体融合发展创造良性生态环境。

五、结语

新媒体是青年学生获取信息、自我表达的一种重要手段，在这样的大环境下，如何充分运用新媒体让档案工作活起来，加强档案文化的宣传，优化档案服务，需要高校和高校档案馆顺势而为，深刻把握新媒体的特点，切实推动档案工作与新媒体新技术融合，增强高校档案工作时代感和吸引力。与此同时，应当注意的是高校档案馆开展新媒体应用要坚持实事求是，根据客观条件，实践工作中应充分考虑是否有能力运营维护，是否有足够人员、人才、经费等配套保障，是否有真正实际需要开通新媒体平台。

注释

①摘自南京大学档案馆公众号.