济宁医学院附属医院 梁峰

档案管理对于医院工作的开展至关重要，医院的档案中除了患者信息外，还有所有医务工作者以及医院发展的相关记录。现阶段，我国各医院在发展过程中的规模都在不断扩大，医院每日接诊的患者越来越多。在这一过程中，医院的业务范围也在不断扩大，如果不能对其进行有效管理，可能导致医院的工作出现混乱。因此，为了保证医院的工作能够有序进行，必须通过科学有效的方式保证档案的安全性和可靠性，如此才能够推动医院进一步发展。

一、医院档案管理的重要性

自医院成立以来，档案管理工作就伴随着医院的发展，档案管理的内容包括医院的发展、各项软硬件设施的更替以及相关的制度及医疗经验等。除此之外，一些医院的档案中还记载了一些优秀员工的事迹，这对于医院更好地树立形象、引导医院各项工作的开展有着重要作用。除此之外，档案中还详细记录了医院各项日常工作的开展情况以及对于医务人员业务工作开展的指导[1]。落实档案管理工作能够更好地为医院的未来管理工作提供依据。在如今的背景下，各类先进技术的应用使得传统的手写报告被电子化的档案管理方式所取代，管理人员只需要通过对计算机进行操作就能够对于患者进行周期性观察，这一过程为医院节省了大量人力和时间，使得各项工作能够更加有序地开展，同时也为患者提供了更加有针对性的服务，患者对于这样的服务方式也更加满意。此外，随着我国医院规模的扩大，医院接待的患者数量也在不断增加，但医院的医护人员却十分有限，在为患者提供服务的过程中，很难做到让每一位患者都满意，这就导致医患关系十分紧张的局面。近年来，我国发生的医疗纠纷事件越来越多，档案作为记录医疗信息的关键，能够解决大部分医疗纠纷，保证双方的合法权益[2]。因此，档案管理不仅仅能够帮助医院提高自身工作效率，更能为医院维护自身的合法权益提供依据，有利于医院的长远发展。

二、医院档案管理工作现状

（一）对于档案管理重视度不够

根据现阶段各医院的档案管理情况来看，医院在对档案进行管理的过程中还存在着较多问题，这导致档案无法在医院发挥其真正的价值，对于医院的可持续发展产生了一定的影响。档案管理工作是医院经营活动中的一项基础工作，这项工作本应引起医务人员和管理者的重视，但在实际的工作中却恰恰相反，许多医务人员及管理者对于档案管理工作缺乏有效的认知，不重视该工作，这也就导致了在档案管理工作中权责不明确的问题。医院的档案管理工作与其他企业的档案管理工作存在较大区别，要对其进行管理，需要管理人员具备一定的医疗知识[3]。除此之外，还要求档案管理人员具备计算机操作和档案管理能力。只有具备这些能力，在档案管理工作中才能够更好地开展相关工作，而一些医院在对档案管理人员进行招聘时并未考虑这些因素，这导致档案管理人员大多不重视档案管理的工作，缺乏对档案管理正确认知，对于医院各项工作的开展也存在认知不足的情况，档案管理工作的价值很难发挥。一部分档案管理人员还存在思想较为陈旧的问题，认为档案只能记录医院过去发生的事情，对于推动医院的进一步发展并没有实际作用，因此未重视档案管理工作，这一思想严重阻碍了医院档案管理工作的进一步开展[4]。

（二）资金投入不足

在对档案管理的过程中，由于档案管理人员对档案管理不够重视，导致在档案管理中缺乏工作的统一性和标准化，同时也缺乏较为完善的档案管理制度，这就导致档案无法得到充分有效的利用。对于档案的管理其实是一项较为复杂的工作，其中涉及较多的内容，并且资料的保管时间较长，不同资料的保管状态也存在着较大差异，要对这些资料更好地进行管理，就需要医院建立适合自身的档案管理体系，配备相应的设施设备，如此才能保证档案管理工作的有效进行，做到档案管理工作的科学化[5]。由于医院对于档案管理工作的不重视，导致对档案管理投入的经费非常有限，这就导致在该工作的开展中软硬件条件基础相对较差，同时在档案管理中缺乏有专业知识的高素质人才，这也使得档案管理的信息化发展受到了阻碍。一部分医院甚至没有制定相应的规范和标准，这也导致了医院档案管理工作混乱的情况，软硬件配套设施设备的缺乏使得医院无法对自身的资源进行有效利用，进而对医院档案管理的整体信息化进程造成了阻碍。

（三）管理制度不完善

如今多数医院在档案管理工作开展中都存在缺乏较为完善的管理制度的问题，许多医院在开展档案管理工作时，并未建立起相应的监督制度，这也导致许多医务人员和患者的信息在管理过程中被泄露。此外，由于缺乏较为完善的制度，管理人员在管理时缺乏统一标准，存在归档不及时和管理较为困难的现象，还有一部分档案存在着字迹潦草、无法辨认、内容遗漏的问题，这些对于医院档案管理工作的进一步开展非常不利。由于缺乏相关监管，往往会出现同一份档案由多个部门共同管理的问题，这不止降低了档案管理的效率，也使得医院的资源无法得到较为有效的利用[6]。

（四）现代化管理水平较低

现阶段，大部分医院都未能针对自身的档案管理建立专门的管理部门，一部分医院还存在档案储存库不足的问题，甚至会发生文件丢失或是被删除的情况，这些都使得医院的文件档案不够全面。除了医院的日常统计工作以外，医院每年还会额外进行一次年终总结，这些总结的数据均来自各部门的统计表。面对这样庞大的数据，档案管理人员的工作量会突然增大，在人工操作的过程中难免会出现数据错误以及文件丢失等情况，这显然不利于医院对于自身的发展进行总结，也不利于医院对未来的发展进行规划。

三、档案管理工作的改进方向

在新医改政策的背景下，医院档案管理工作要在完善档案信息的基础上，以保证信息的安全性为原则开展档案管理工作。档案管理工作中应以内网的形式开展相关工作，如此才能保证档案的安全性，避免档案泄露[7]。档案管理人员需要具备较高的职业素养，严格执行保密原则，通过各种现代化的技术手段，帮助医院建立更为封闭、独立性更强的档案管理系统，在这一系统中可以设置相应的权限，对于未能授权的用户禁止进入系统。除此之外，对于档案的管理还应秉持一体化原则，进一步加强档案管理工作，并改变传统的思路，将创新的理念融入管理制度的建设当中，进而使档案管理工作更加完善，除了要促进档案管理工作的电子化发展，对于纸质的档案文件也要保留，如此才能够做到纸质档案与电子档案的一一对应。传统的档案管理大多通过人工记录的方式进行，在建立档案管理的信息化系统后，对于这些原始的数据也要保留下来，保证纸质档案和电子档案并存管理。纸质档案是电子档案的原始凭证，只有保护好原始凭证，才能更好地提高医院对于档案的利用率。

四、医院档案管理工作的改进思路

（一）明确归档的范围

在新医改政策的不断深化下，医院要做好自身的档案管理工作，首先需要对档案的归档范围进行明确，不断将新医改的相关要求融入档案管理中，进而更好地采取相关措施，开展档案管理工作。医院的特殊性质决定了医院的档案管理范围非常广泛，其内容不止包括对于医务人员的宣传报道，还包括医院内部的各类通报批评及记过等，这些都需要被详细记录在医院的档案中，终身跟随。除此之外，医院档案中还包括大量的患者信息，因此，必须采取有效措施对其进行管理，并根据自身的具体发展情况制定相应的档案管理制度及规范。

（二）做好前期的信息收集工作

医院要开展档案管理，对于信息的收集和归纳是最为基础也是最关键的内容。只有做好前期的材料收集与规划的工作，医院的档案管理工作才能够更加充实。档案的收集是一个持续性的过程，在这一过程中会有更多的新材料加入，就好比是一个不断运动的过程，在这一过程中，会有源源不断的人员加入，一直到运动人员毕业这一过程才会结束，最终才会形成医院的档案。对于一些奖杯或是锦旗等不能够被放入档案袋中的重要资料，可以通过照片的方式进行储存。除此之外，档案是对医院内发生的所有事情进行整合，但由于医院部门众多，在对档案进行整合时，信息的来源较为分散，因此还需要加强对于档案资料的整合，提高档案管理人员的档案管理意识，加强对于基础资料的收集和归纳工作。在一些部门较多的医院，可以将档案材料的收集及整理交由医院各部门负责，在整理后再上交给档案管理处。档案管理工作的内容非常繁杂，因此需要医院各部门联合起来进行管理[8]。通常情况下，医院的档案管理工作只有在每年年末才会进行整理和归纳，但由于整理不及时，会导致一些资料的遗漏或缺失。因此需要缩短对于材料的整理和归纳时间，可以将一年一次改为一月一次，这样既能够减少档案管理人员每次的工作量，又能够及时对一些材料的遗漏或缺失进行弥补，进而更好地保证档案的完整性和可靠性。

（三）采用先进技术做好编排工作

信息收集完成后，就需要对信息的完成度及正确性进行分析。现阶段医院的所有档案都有相应的电子备份，在对人员的信息进行录入时，也是通过扫描录入的方式进行，对人员信息进行录入后会生成图像文件。因此，如果在扫描过程中发现文件存在破损或残缺的问题，需要立即对其进行修理，以确保文件的完整性。对于现代医院而言，借助计算机录入是做好信息化档案管理工作的必要前提。现阶段，保证医院对档案资料进行编排，就必须保证档案资料的完整性和准确性，在完成编排工作时，也要遵循一定的规律开展编排工作。在编排过程中，既要注重页码的连贯性，也要注重目录与页码相对应，如此才有利于后续的查询和使用。医院档案管理人员作为档案管理的主体，最主要的任务就是做好档案管理工作，提升档案的收集和处理效率，进而使档案能够发挥其重要作用，促进医院的持续发展。在医院档案的信息化、电子化发展过程中，档案管理人员要积极利用数据挖掘等先进的手段，将档案的信息资源转化为结构化的数据，借助大数据技术使档案的核心价值得以发挥。如今，快递行业已经实现了机器人自动分拣的功能，在医院的档案管理工作中也可以借鉴这一思路，将类似的分拣系统运用到档案的收集归档中。当工作人员需要调取某一位患者或是员工的档案资料时，只要在电脑上输入姓名，这位员工或患者的档案带就能够自动传送到工作人员手中。如果能够在档案袋内投放这样的半自动技术，那么医院档案管理效率必然能够得到快速提升，这种方式也能够减少由于人工操作而产生的误差，进一步提高档案管理质量。

（四）建立完善的管理制度

档案编排工作完成后，就需要工作人员对档案的准确性进行检查，并对其中有问题的档案进行修改，在检查工作完成后，再对档案进行装订。在对档案进行装订时，要注意几项基本原则，首先，注重三孔一线，装订线的位置应在档案的左侧，并且在装订时不能压字，这是档案装订工作最基本的要求。在归档工作完成后，就需要建立完善的档案借阅制度，如此才能够更加科学地对档案进行管理。在新医改政策的背景下，医院对于档案管理工作的开展有利于促进医院其他工作的顺利落实，因此，医院更应加强对档案管理的支持和投资力度，以保障档案管理工作能够更好地开展，这对于医院的发展有着重要作用，医院也应在内部加强对于档案管理重要性的宣传，使医院上下都能够重视档案管理工作，形成全员参与档案管理的良好氛围。与此同时，医院需要引进和培养优秀的档案管理人才，进一步对档案的管理制度进行完善。由于档案管理涉及医院所有的部门，因此更应制定更加科学的管理方式，对其进行集中、统一的管理，通过严格的制度保证档案管理工作的规范性和科学性，对管理制度的完善，有利于档案管理工作在后期的顺利实施。

（五）提升管理人员的档案管理意识

在医院档案管理工作的开展过程中，若想进一步提升档案管理工作的效率和质量，就必须增强管理人员的工作意识和责任意识。只有管理人员注重档案管理工作，自愿投入到档案管理工作中，档案管理工作才能够顺利开展。管理人员才能自觉完成各项工作。档案管理水平的提升取决于答案管理人员的自身能力。所以，医院在招聘档案管理人员的过程中，必须通过相关考核，审查应聘人员的专业能力及思想素质，在管理人员正式入岗前，还要对其进行相应的岗前培训，进一步提高管理人员的专业技能，并加强对于管理人员的思想政治教育，使档案管理人员能够更好地投入到工作中，帮助医院提高自身的档案管理水平，进而在工作中发挥其重要价值，使医院能够得到进一步发展。

五、结语

综上所述，医院的档案管理工作是医院所有工作的基础，对于医院有着重要意义。档案管理工作是否规范，关系着档案是否能够在医院的发展中起着重要作用。在如今的环境下，新医改政策正在不断深化，医院的档案管理也应随着新医改的相关要求而作出改变，医院要不断提升自身的档案管理水平，使档案管理工作更加完善，在新的时代，借助大数据、互联网等新型技术，建立相关制度及政策，使档案管理工作能够更好地推进，在新的形势下帮助医院发挥更加积极的作用。现阶段医院的档案管理工作还存在较多问题，例如，管理人员对于自身工作不重视，缺乏相应的责任意识以及医院投入不够高的问题，这些都严重阻碍着医院档案管理工作的开展。因此，需要医院根据自身的需求及实际情况制定相应的策略，只有不断发现档案管理中存在的问题，并采取相应的手段，档案管理工作才能够更好地实施。