滨州市滨城区卫生健康局 郑英姿

滨城区卫生健康局属于滨州市城区人民政府工作部门，具有事业单位的属性。为了使该事业单位的文书档案管理工作效率能够得到有效提升，有必要以网络时代为依托，加强文书档案管理信息化建设。但是，从现状来看，事业单位文书档案管理信息化建设工作存在一些较为明显的问题，比如：对信息化建设缺乏足够的重视、业务支持力度不足、档案管理队伍素质水平有待提升等[1]。为解决这些问题，提高事业单位文书档案管理信息化建设工作的质量水平，本文围绕“网络时代事业单位文书档案管理信息化”展开了分析探讨。

一、网络时代事业单位文书档案管理信息化建设的意义分析

网络时代背景下，受到“互联网+”的影响，各行各业在发展过程中均离不开网络系统技术的支撑与赋能，事业单位文书档案管理工作也不例外。作为一项系统化的工作，在网络时代下，事业单位文书档案管理开展信息化建设的意义显著，具体体现在以下方面：

（一）改进传统文书档案管理工作的不足

传统模式下，在事业单位文书档案管理工作中，采取的是纸质管理模式，这种管理方式随着文书档案资料日益增多，管理存储所占空间越来越大，会大大增加档案管理工作人员的工作量与压力[2-3]。同时，纸质档案管理过程易受到档案受潮、缺损、火灾等影响，使得档案资料的安全性难以得到有效保障。而在网络时代背景下，事业单位文书档案管理从传统纸质管理模式过渡到电子化、智能化、信息化管理模式，并加强信息化建设，构建完善的档案管理信息化系统，可使档案管理人员的工作量减少、工作压力减轻。将文书档案资料以电子化的形式存储在系统当中，可节约存储空间。此外，还能够避免受到受潮、缺损、火灾等影响，使文书档案信息资源的安全性得到有效保证。

（二）提升档案管理工作效率及共享利用价值

在网络时代背景下，事业单位的文书档案管理开展信息化建设，通过文书档案信息系统的构建，能够使文书档案从收集到整理分析、存储管理等全过程的工作效率得到有效提升[4]。与此同时，在检索相关文书档案信息内容过程中，只需要在档案信息系统的计算机交互界面输入关键词，便能够快速检索到所需的档案信息资源，以此使得档案信息资源的检索效率提高。此外，通过网络互联互通，可以和内外部企业、单位形成沟通协作，在设置安全密钥、访问权限等级的基础上，可使文书档案信息资源共享利用的价值及安全性得到协同提升。

（三）促进事业单位档案管理工作可持续发展

在事业单位内部，管理工作内容繁多，文书档案只是其中的一项。但是，文书档案管理工作的开展至关重要。通过文书档案信息资料，可对事业单位前期相关工作进行追溯，还能够对事业单位后续工作进行预测分析，为制定合理、科学的决策方案提供有效保障依据[5]。而上述提到传统文书档案管理模式存在较多不足，在对事业单位文书档案管理工作实施信息化建设的基础上，则可改进诸多不足，既提高文书档案管理工作的效率，又能保证文书档案管理工作的安全性，进一步为事业单位其他相关档案管理工作提供有效借鉴，通过事业单位整体档案管理工作信息化建设的开展，能使事业单位档案管理工作实现可持续发展的目标。

二、事业单位文书档案管理信息化建设工作现状问题分析

如前所述，事业单位文书档案管理信息化建设工作无论是在微观层面，还是在宏观层面，意义均非常显著。但是，从现状来看，在事业单位文书档案信息化建设工作开展期间仍存在一些有待解决的问题。具体而言，主要问题如下：

（一）对信息化建设缺乏足够的重视

事业单位文书档案管理信息化建设工作不能一蹴而就，需从各个环节、单位内部各部门人员进行协调合作，形成合力，才能够使建设目标有效实现。但是，从现状来看，相关事业单位对文书档案管理信息化建设工作还不够重视[6]。一方面，未能体现出文书档案管理价值，在领导层面对文书档案的重要意义缺乏足够的认识，使文书档案管理显得比较混乱，在部分文书档案资料未能及时归档的情况下，会导致单位内部的文书档案资料出现不够健全的情况，进而使文书档案资料的利用率降低，利用价值难以得到有效提升。另一方面，事业单位建设资金有限，当事业单位在文书档案管理信息化建设环节投入的建设资金不足的情况下，便难以及时引进信息化建设所需软硬件设施设备及技术，进而使事业单位文书档案管理信息化建设工作如同虚设，缺乏实效性。此外，在对文书档案管理信息化建设缺乏足够重视的情况下，在文书档案管理信息化建设方面的制度也会显得不够完善，从而使此项建设工作无章可循、无据可循，难以将文书档案信息资源在事业单位中的实质性价值作用发挥出来。

（二）业务支持力度不足

从事业单位文书档案管理信息化建设工作质量水平提升角度考虑，需确保文书档案信息来源的广泛性，而这一目标的实现，离不开单位内部各部门、各科室的支持，即需各部门、各科室提供信息资料支持[7-8]。然而，现状下在事业单位文书档案信息化管理工作开展期间，主要把传统纸质档案资料向电子档案资料转化，在此情况下档案管理的延续性、创新性便会被忽视，使得档案管理内容长时间未能更新。而对于相关业务部门来说，对档案管理部门提供档案资料信息的积极性、主动性也不够高。对于文书档案管理工作人员来说，主动搜集档案信息资料的积极性也不高，未能对档案信息资料的档案、保存加以重视，在对各部门、各科室的相关文书材料缺乏足够了解的情况下，档案管理工作的开展便显得较为盲目，进一步使得文书档案信息化管理和实际业务之间存在严重脱节的情况，以致部分优质文书档案被损坏、丢失。总之，在业务支持力度不足的情况下，难以保证事业单位文书档案管理信息化建设工作的质量，不利于事业单位整体建设工作的可持续发展。

（三）档案管理安全性有待提升

事业单位文书档案信息中，部分信息具有机密属性，而对于机密要件档案信息资源，在管理工作环节则需保证其安全性。但是，从现状来看，相关事业单位文书档案管理工作的安全性尚且有待提升。一方面，在事业单位档案管理信息化建设过程中，档案管理信息化系统的建设较为滞后，在该系统不够完善的情况下，则难以保证存储、管理、利用档案信息资源的需求，进而影响档案信息资源的安全性[9]。另一方面，受到上述提到建设资金不足的影响，在未能引进安全管理设施设备及技术的基础上，比如在防火墙技术、安全密钥技术、系统杀毒软件等缺少的情况下，档案管理信息化系统易受到病毒感染、黑客入侵，使得事业单位文书档案信息资源易被窃取、泄露等，从而使文书档案信息资源的安全性饱受质疑。此外，在安全监管工作落实不到位的情况下，若疏于管理，也会影响档案管理的安全性，不利于事业单位文书档案管理工作质量及安全性的协同提升。

（四）档案管理队伍素质水平有待提升

在事业单位文书档案管理信息化建设工作开展期间，少不了档案管理队伍的支持。因此，提升档案管理队伍成员素质水平至关重要。但是，从现状来看，相关事业单位档案管理队伍素质水平尚且有待提升[10]。究其原因，一方面，相关事业单位档案管理队伍成员数量不足，专业水平有限，大部分管理人员虽然具备传统档案管理工作经验，但是缺乏档案信息化管理经验，在此情况下再加上自身难以与时俱进、积极主动学习信息化档案管理知识、方法技巧等，则会在实际档案管理工作中感到力不从心，难以将自身作用充分有效地发挥出来。另一方面，单位未能针对档案管理人员开展定期培训教育，尤其是在档案信息化技术、信息化管理方法方面的培训指导缺少，这样档案管理人员的知识体系、专业技能便难以得到与时俱进的更新，进而难以完全胜任事业单位文书档案信息化建设管理工作，最终影响文书档案信息化建设管理工作的效率及质量。

三、网络时代事业单位文书档案管理信息化建设的具体措施分析

为解决事业单位文书档案管理信息化建设工作现状问题，提高信息化建设工作效率及质量，则需落实有效的解决措施。具体而言，主要解决措施包括：

（一）充分重视文书档案管理信息化建设，完善信息化建设制度

提高对文书档案管理信息化建设工作的重视，是在网络时代背景下事业单位做好此项工作的首要前提。一方面，相关事业单位领导层需以身作则，充分重视文书档案管理信息化建设工作的开展，对档案管理工作人员、业务部门工作人员起到引导作用，革新管理理念，用现代化、信息化理念思维，加深对文书档案管理信息化建设工作的认识。使传统文书纸质档案管理单一化的模式，逐步朝向纸质档案与电子档案并行的管理模式，并以文书档案管理信息化建设为主、纸质档案管理为辅，充分体现文书档案信息化资源在事业单位中的作用。另一方面，需在文书档案管理信息化建设工作开展期间，投入充足的建设资金，引进信息化建设所需软硬件设施设备及技术等，比如计算机电脑设备、扫描仪、打印机、存储柜等等，以及大数据分析技术、计算机技术、数据压缩技术、信息存储技术等，使文书档案管理信息化建设的物资设施设备及技术需求得到充分有效的满足[11]。此外，还需完善信息化建设制度，通过文书档案精细化管理制度的构建，严格规范落实，使文书档案从收集到整理分析、存储管理、后期利用全过程的质量及安全性得到有效保证。通过岗位责任制的制定及实施，明确档案管理人员岗位工作职责，将责任落实到个人，规范、约束档案管理工作人员的工作行为，使文书档案管理信息化建设工作井然有序、安全开展。

（二）构建完善的信息化管理平台，加强文书档案管理与实际业务的关联性

基于网络时代背景下，为了提高事业单位文书档案管理信息化建设工作质量水平，需构建完善的信息化管理平台，将平台共享、共建的优势充分发挥出来，然后对档案管理信息进行汇总处理，使分散的文书档案资料能够在信息化管理平台中得到有效整合，进一步使文书档案实现加工、存储、保密、查询一体化工作运行模式。与此同时，在构建完善的信息化管理平台的基础上，需将该平台的信息共享优势充分体现出来，在档案信息共享机制的支持下，提供相应的文书档案资源共享服务，使文书档案资源的利用率得到有效提升，将文书档案的价值得到最大化发挥，使档案管理工作有序开展。比如，档案管理工作人员在文书档案管理工作开展期间，通过云存储技术的应用，在云存储终端进行共享文书档案模块的设置，使文书档案实现档案资源共享。

（三）引进软硬件安全设施设备及技术，保证档案管理的安全性

为了做好事业单位文书档案管理信息化建设工作，并保证此项工作的安全性，需要软硬件安全设施设备及技术的充分支持，因此需重视对软硬件安全设施设备及技术的积极引进，在构建文书档案信息化管理系统的基础上，引进防火墙技术、安全密钥技术、杀毒软件，将这些安全技术合理科学地应用到文书档案信息化管理系统当中，使系统的安全性得到有效保证，避免文书档案信息资源受到病毒感染、盗窃等影响。例如：部分文书档案信息资料具有公开的属性，而部分文书档案信息则具有保密的属性，因此可利用防火墙技术对这些保密文书档案信息资料起到安全保护的作用，同时联合应用应用安全密钥技术，对保密文书档案设置相应的查看应用权限，还可以联合生物识别技术，使具备权限的人员根据自身的权限等级，对保密档案信息资料进行查看、浏览、阅读、下载、利用等。当然在安全密钥技术的加持下，针对保密文件进行加密处理，对具体的加密期限、时间进行设定，可以使文书档案信息的安全性得到有效增强。此外，为了全面提升文书档案的安全性，对于档案管理工作人员来说，还需对文书电子档案进行及时备份处理，即将文书档案信息存储至移动硬盘、光盘等载体当中，然后通过相应的数据备份，使服务器存储、本级备份实现安全双保险。当然，还可以对实物、介质进行存储及备份，使文书档案信息资源的提取共享、保密保护更加方便及高效。

（四）加强培训，提升档案管理队伍综合素质水平

在事业单位文书档案信息化管理建设工作开展期间，档案管理队伍发挥了至关重要的作用。因此，需采取有效措施，提升档案管理队伍综合素质水平。一方面，相关事业单位领导需发挥自身岗位职能作用，做好档案管理队伍成员的引领、指导工作，使档案管理人员能够积极主动学习文书档案信息化管理相关知识、技巧，树立与时俱进的思想理念，通过自主学习，不断提升自身管理业务能力水平，保证能够完全胜任文书档案信息化管理岗位工作。另一方面，事业单位方面需重视档案管理专业人才的引进，加强与当地高校之间的合作，从高校引进专业素养水平高的档案专业人才，使单位档案信息化建设工作能够获得高校专业人才的充分支持。在招聘档案管理人才过程中，可采取择优招聘方法，并对招聘进来的档案管理人才加强岗前培训[12]。此外，对于在职档案管理人员，需定期开展业务能力培训，侧重对档案管理人员信息技术、信息化管理方法技巧等方面的培训，通过培训提高档案管理队伍综合素质水平。当然，考虑到培训工作的有效性，需制定完善的培训考核制度，对考核达标的人员，方可持证上岗；而对于考核未达标的人员，则需继续考核，直至考核达标为止。在此基础上，全面提升档案管理队伍综合素质水平，为事业单位文书档案管理信息化建设工作质量的提升提供充分有效的人才保障支持。

综上所述，基于网络时代背景下，事业单位文书档案管理信息化建设工作的开展，有助于改进传统档案管理工作的不足，提高文书档案管理工作效率，并使事业单位档案管理工作实现可持续发展的目标。与此同时，鉴于目前事业单位在文书档案管理信息化建设工作期间仍存在一些问题，因此需提高重视，完善信息化建设制度；并且，还需对完善的信息化管理平台进行构建，使文书档案管理与实际业务之间的关联性得到有效强化。通过对软硬件安全设施设备及技术的应用，保证档案管理的安全性。此外，通过招聘、培训等方式，提升档案管理队伍综合素质水平。总之，相信通过做好以上方面工作，事业单位文书档案管理信息化建设工作质量水平将能够得到全面提升，进一步为事业单位整体档案管理工作的稳步、可持续发展奠定坚实的基础。