朱少禹

一、高校人事档案的重要价值

人事档案是高校档案的重要组成部分，记载了学校教职工的“三龄二历一身份”及家庭成员、奖惩情况等重要信息，能够全面真实地反映教职工的个人情况，为职称评定、干部考察、办理公证等提供必要的依据，为提升高校的教学水平和管理水平提供保障，具有非常重要的价值。

（一）原始记录价值

高校人事档案记载了教职工在成长过程中的学习、工作、家庭等各类信息，是原始的真实的记录。一般的人事档案从入团材料起，包括高中至最高学历的所有学习材料，及工作后的入职、职称、考核、奖惩、工资、提拔等产生的各类材料，客观地反映了教职工的学习、工作能力和水平，是原始数据的集成，为干部人事档案专项审核等提供原始记录。

（二）凭证价值

人事档案记载了多元化的人事信息，包括基本信息、家庭情况、业务能力等的信息，能够综合反映被记录人的成长过程，为办理公证、工资定级、职称评审、干部考察等提供参考凭证价值，有时甚至具备法律效力，在学校的发展中，能够为人才选拔、人事提拔、干部调动等提供重要参考，为学校事业的健康发展提供有力的帮助。

二、高校人事档案管理存在的问题

（一）管理意识方面

进入新时代，各类高校人事档案管理水平都得到了较大水平的提升，但在档案管理的意识上仍旧存在一定的欠缺。人事档案完整记录了教职工的学习简历和工作简历，能够较为客观地评价教职工的工作能力和业务水平，在教职工调动、提拔等考察时提供凭证，但是在对如此重要的材料进行管理时，却存在管理意识淡薄的情况，对于人事档案的巨大价值认识不足，大多只是机械的保管，对归档材料的真实性和有效性缺乏风险管控，主动提供利用的意识欠缺，制约了服务水平的提升。

（二）管理环境方面

高校人事档案管理环境与实际需求还有较大差距，档案管理的条例中，对库房面积、库房环境、“八防”措施等都作了明确的要求，然而实际管理却很少能够做到。库房面积不足、库房潮湿、环境较差、自动灭火设备缺失等问题依然存在，对于人事档案的管理实为不利，尤其是一些早期档案材料，所用纸张本来就很脆弱，再加上外部环境影响，更是造成不断脆化、字迹模糊等现象。长远来看，对档案查阅及学校名人档案乃至校史编纂等均会产生较大影响。

（三）管理方式方面

随着国家及各省市对人事档案的逐步重视，高校人事档案管理方式已经大有改进，但仍然存在管理方式与教职工需求不符的矛盾。高校人事档案管理主要是管理纸质档案，教职工或学院、部门有查借阅需求时，需要付出一定的时间成本。随着学校各项事业的不断发展及信息化时代提出的新需求，查阅人事档案的要求越来越高，传统的纸质管理在提供服务时已然显得吃力，且与新时代发展有些脱节，实效性无法得到保障，因此，改变管理方式已刻不容缓。

（四）管理人员方面

高校人事档案管理是一项专业性、政策性都很强的工作，因此档案管理工作人员的重要性不言而喻。高校档案管理应配备专业人才，但是目前的情况却不甚理想，各类高校所配备的档案管理人员中，大多没有相应的专业背景，或同时兼任其他岗位，无法全身心投入其中，缺乏相应的业务知识和专业素质，造成管理水平比较低下，阻碍学校档案事业的发展。

（五）管理安全方面

档案作为原始记录，材料一旦丢失便会造成严重的损失，而高校人事档案作为记录教职工个人信息的原始凭证，其安全性更是重中之重，一定要引起高度重视。然而在上述多重因素的制约下，在专业人才缺失、管理环境较差以及传统的管理方式下，在人事档案的收集、整理、保管等环节的风险控制难以把握的情况下，档案的安全性还难以得到万全的保障。

三、提升高校人事档案管理水平的具体措施

（一）提高人事档案管理意识

档案管理对整个高校档案事业发展乃至学校发展都有着重要意义，因此，提高人事档案管理意识，对人事档案的重要价值产生充足的认识，是每个高校的必修课。首先，领导层面要对人事档案有足够的重视，带领工作人员主动学习相关业务知识，定期对学校人事档案工作进行培训、监督、检查，对档案专业管理人员进行业务测试；其次，管理人员要提高自身管理意识，提升职业责任感，在学校范围内对人事档案加强宣传，提高教职工整体对人事档案重要性的了解和认识。

（二）改善人事档案管理环境

档案存放环境对档案能否长期保存有着重要影响，必须引起重视。各高校都应根据档案管理的规范，做到库房、办公室、整档室、阅档室分离，并划拨专项资金用于库房建设。要结合自身馆藏数量及未来数年预招聘人员数量，配备相应规模的库房，库房内应配备自动灭火设备，且防光、防霉、防盗设备等一应俱全，为档案管理提供良好的基础设施，确保人事档案能够长期保存，为高校事业发展不断助力。

（三）改变人事档案管理方式

管理方式是高校人事档案发展至关重要的一环，在现今信息化时代飞速发展的背景下，高校人事档案管理也应顺应新时代发展，利用最新科学技术手段，改变传统纯纸质档案的管理方式，建设数字化档案管理模式。党的十九届五中全会强调要加快数字化发展，坚定不移建设数字中国。高校人事档案也应紧跟国家政策，进行数字化建设，将纸质档案扫描进入专门的信息数据库，与各高校人事系统结合，在借阅申请、审批、提供服务等各个环节都实现网上操作，节省人力和时间成本，真正做到为教职工“办实事”。同时，可与职称评审、科研等系统连接，为教职工提拔、评审等提供更加直接客观的数据。再者，由于纸质档案是不可替代的，因此可构建智慧库房，库房内恒温恒湿、防火防盗等自动化设备、智能密集架可显示所存档案基本信息等，真正让高校人事档案进入信息化管理的时代，提高管理效率，更好地提升学校的整体发展水平。

（四）建设人事档案管理队伍

高校人事档案管理人员的水平会直接影响到管理的效率，建设一支高水平管理队伍十分必要。在档案数字化大环境的要求下，干部档案管理人员所具备的素质大体分为以下两个方面。首先是政治素质，要把政治素质摆在干部队伍建设的首位，档案管理人员要坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想武装头脑，指导实践，推动工作，牢固树立“四个意识”，坚定“四个自信”；其次是业务素质，在选聘人事档案管理人员时应优先考虑具有相应专业背景的人员，同时能够对计算机技术有一定了解，并具备良好的学习能力，能够尽快掌握新知识新技术。学校层面在提拔干部时也应适当考虑人事档案管理人员，使档案管理人员能够增强职业荣誉感与自豪感。

（五）确保人事档案管理安全

档案的安全在整个档案管理中是尤为重要的，须引起十分的重视。在纸质档案管理中，档案安全主要表现在库房的安全上，人事档案库房需单独设立，库房应选用防盗门、采用指纹锁或密码锁、库房内安装360°无死角摄像头、安装报警装置、设置自动灭火器等，通过这些设施，确保纸质档案的安全。在数字化档案管理中，因已将档案内容通过科学技术手段显示在信息系统中，因此需要保证数据及系统安全，信息化系统需由专业人员设置账号密码，安装专业的服务器、数据备份设备等确保数据不会丢失。

综上，高校人事档案作为促进学校事业高速发展不可或缺的重要组成部分，对学校的师资水平、人才发展、教学水平等都有着特殊的意义，应该引起学校及档案管理部门的高度重视。高校应设立专项资金，改善档案管理环境，引进专业档案管理人才，创建专业化管理条件，顺应数字化发展需求，采用先进智能技术，提升高校人事档案管理水平，为学校各项事业发展提供更加全面、准确、客观、便捷的数据和服务。