范晶晶 李 彬

一、高校二级学院档案管理工作特点

根据《高等学校档案管理办法》对高校档案的界定，高校档案泛指学校履行教书育人职责过程中形成的各种历史记录[1]。它不仅记录着教学实践活动开展过程中行为主体的原始数据，还能为推动教学工作运行提供信息基础。随着互联网的普及，高校档案管理工作面临崭新挑战，将原本档案管理具备的管理功能、服务功能不断拓展深化，促使二级学院在档案管理工作中做出显著改变，其特点主要有：

（一）档案数据来源多样、数量庞大

在高校二级学院开展教学实践活动过程中，需要及时有效地记录、收集和整理教学、行政等多方面档案资料，为专业发展和学校整体规划提供信息保障。在传统的管理模式下，高校二级学院更多采用文档记录和整理方式对档案资料进行留存，却忽视了归纳、编研的重要性。信息化发展将互联网变成人们生活中不可或缺的角色，获取档案资源的途径日渐增多。海量信息不仅存在于教学环节中，也存在于互联网覆盖的每个角落，给二级学院教师教学提供素材。二级学院档案中制度与相关细则、教师教学资料、课程信息及专业建设、教材信息统计等逐渐脱离纸质呈现方式，向电子文档过渡，此外还出现了许多教学影像资料、课程录制视频等电子档案，为学生提供了更加丰富的课堂体验，活跃了课堂氛围，也一定程度上给二级学院档案分类及归档加大了难度。信息化进程推动了各类信息处理手段的不断更新换代，档案归档与后期查阅难度随之增大，来源多样、数量庞大的特点成为二级学院教学管理人员及档案员科学调整管理工作思路的主要原因之一。

（二）档案数据附加值高、综合性强

高校二级学院档案管理工作主要由二级学院办公室负责，所需留存的相关档案资料覆盖面广、综合性强。办公室在日常教学管理过程中充当学校及二级学院间桥梁与纽带，需树立全局意识，统筹安排，协调业务，并对日常各类活动开展进行合理调整，准确有效地留存重要档案资料。二级学院是开展教学活动的数据产生地，档案数据多以原始形态留存，后续由相关人员进行再处理和再形成最终上报。档案的归纳和编研增加了其附加意义，编织成为一片片特征鲜明的网状结构，以非闭环的形式，按照主体类别划分为横向结构，再根据年份及发展趋势进行分类，逐渐累积形成纵向结构，互通互联，贯穿整个档案管理全过程，为高校提供准确高效、价值非凡的档案资料。在信息化推进过程中，这些资料虽被赋予了更多的附加价值和意义，但是在大量的数据存储范围内，仍有部分资料的附加价值因难以精准定位、搜索途径不明等原因而大打折扣，影响档案资源的利用效能。因而，借助信息化进程中现代科学技术手段的应用而实现快速便捷的检索、关联相关档案信息可以极大发挥其实际效用。

二、高校二级学院档案信息化及规范化管理优势

互联网的不断发展推动了高校档案管理的新模式，其中信息化进程直接影响着档案管理模式变革，延续了传统档案管理的精细化处理特点，使档案的留存和查找突破了时间与空间的限制，而规范化管理进一步建立了档案工作流程，为二级学院基础信息建设提供了保障。

（一）档案信息化和规范化管理拓宽了档案存储方式

信息化技术手段的应用使档案的存储方式发生变化。传统模式下档案管理人员采用纸质文档进行收集、分类等，耗费时间和精力较大。而在互联网和计算机技术不断更新换代的新时期，档案管理人员可摒弃原始的文本记载方式，采用现阶段高校二级学院大规模采用的办公自动化系统平台实现。二级学院一般仅需要接收学校职能部门发来的文件，直接进行电子版档案的收集与储存，并且自主选择档案资料的类型和格式。目前，随着计算机信息化手段的普及，存储方式和媒介也发生了重大改变，市面上涌现出多种类型的存储媒介，例如便携U盘、移动硬盘、刻录类光盘及网络云盘等，这些便携的存储媒介一般重量很轻、方便携带，但容量巨大，极大地降低了传统管理模式的人力物力成本，给档案管理模式提供了新思路。

（二）档案信息化和规范化管理确保了档案留存完整

高校档案管理工作工作量巨大、覆盖面广，传统的档案管理模式极易产生疏忽与纰漏，人工订正与校对费时费力，工作一度陷入被动。档案信息化建设有效缓解了上述问题，利用计算机和网络，能够实现快速全面检索，提高档案查询、管理的效率和质量[2]。采用现代信息技术手段融入档案管理工作的方式主要依据一定软件平台、强大的网络技术等实现专业化、规范化管理，可以收集来源更广、类型更多、数量更大的档案资料，解决了目前档案管理存在的突出弊端，提高了档案管理的整体水平。另外，档案管理还面临着客观条件的威胁，传统模式的纸质文档容易受到存储地点环境的影响，例如湿度、密封程度等，而信息化管理的档案资源也面临着管理风险和挑战，包括计算机漏洞、网络安全缺口等。二级学院加强档案管理的信息化和规范化也能够一定程度上提升管理人员安全意识，为学院提供更加精准的数据信息资源。

（三）档案信息化和规范化管理增强了档案利用价值

随着信息化进程推进，多种类型留存的档案在政策决定和水平评估等方面都扮演着重要角色，这个快速发展的时代也将生活节奏、信息资源留存的速度加快。因此，越来越多的决策者和档案资源利用者对这些档案资料在准确性和时效性上的体现提出高要求。高校二级学院通过使用办公自动化系统等平台，利用现代化信息技术辅助档案管理加快并规范了档案收集、分类、存储、编研、阅览等流程，让学校各职能部门利用互联网和局域网形成文件信息的联通关系，确保资源共享，信息传递，保证了信息的时效性，也构建出完整的信息网络，真正做到了校园内依托平台达成智慧互联。

三、高校二级学院档案管理现状

（一）档案资源信息化及规范化管理体制不健全，流程繁杂

国家档案局以及教育部针对高校档案管理出台了相关的管理工作办法，有效推动了档案管理工作的开展和进步[3]。新形势下，事业单位尚未就办公室档案管理制定健全的制度，造成办公室工作效率不理想，对办公室职能的发挥造成了极大的影响[4]。高校二级学院普遍缺少档案信息化及规范化相关制度制约，很难实现信息化、规范化管理初衷，留存的档案资料价值无法得到有效发挥，并引发其他细节问题。二级学院在对照国家相关标准时，对数据来源、文件留存方式、文档利用等管理流程规范化不清，对档案外借、销毁等细节制度细化处理不明晰，另外还存在基本数据提取困难、平台操作困难、信息搜索效率低等其他问题，严重阻碍了高校档案管理向新的模式变革。

（二）档案信息化及规范化资源分配不均衡、认识程度欠缺

目前高校二级学院开展档案信息化主要将纸质、音频、图像、视频等多种格式资料转化后存储至媒介，除了相关人员的专业操作外，设备支持和资源配置也是重要因素。但校级及二级学院办公室在资源配置方面差别很大，后者相对薄弱，主要体现：高校二级学院档案信息化进程推动较慢，投入建设的资金不足，管理者认识程度欠缺，在硬件投入上可采用的设备数量少，甚至即使配备了相关仪器，由于重视程度欠缺、使用技术受限等无法发挥系统和相关设备的效果。高校二级学院管理层仅认识到信息化普遍存在和使用的事实，却忽视了二级学院的教学实际，未加深对信息化建设的认识，长久以来形成了信息化管理制度建设欠缺的局面，无法满足现阶段档案管理的需求，推动信息化及规范化管理进程效果欠佳。

（三）档案管理信息化及规范化人员水平不齐

在互联网与现代科学技术不断发展的新时期，将高校档案管理团队构建成为一项纵向发展、长期考虑的工作，其中，档案业务水平、教学管理水平与计算机应用水平都影响着档案管理水平。目前高校二级学院的主要问题：一是二级学院通常不设专职档案员。档案员主要由以下三种人员组成：秘书或办公室人员，刚刚参加工作的毕业生或新进人员，即将退休或临聘工作人员，这三种人员在档案工作中的共同点是，流动性大，更换频率大[5]。二是二级学院档案管理人员业务水平不齐。专职档案员大多在高校机关任职，二级学院档案员通常由教学秘书担任，专业背景差别大，工作内容繁重，工作容易渐入边缘化。三是二级学院档案信息化管理水平不高。高校普遍购买了各类操作平台和软件系统并投入使用，但平台使用操作难度大、涉及软件众多、各平台间难以达到资源互补和信息互通，极大地限制了二级学院信息化进程，给管理工作带来困难。

四、高校二级学院档案信息化及规范化管理建设路径

（一）加强信息化及规范化管理制度建设及重视力度

二级学院的发展与所属高校的档案管理建设情况息息相关。高校应立足学校实际情况，转变传统档案管理的固化思路，树立档案管理信息化与规范化的理念，从上至下将其纳入高校整体发展的布局与规划范畴内，提高对档案管理效能的重视程度，并从制度层面上予以保障。在开展具体实施管理的过程中，借鉴国家档案局及教育部针对高校档案管理出台的相关管理办法，制定和完善高校内各级各职能部门的规章制度，充分配合、相互协作，必要时可将其纳入考核体系，建立长效的奖惩机制。并且，应给予高校档案信息化建设足够的重视，关注方案落实情况和影响因素，从而确保形成统一标准，实现信息化与规范化管理的统一，为后续档案资源利用创造条件。

（二）优化信息化及规范化管理资源分配

档案管理过程中，硬件和软件设施配备和利用率占有重要地位，对高校的档案信息化及规范化工作具有重要意义。高校应做好统筹和全局规划，结合档案信息化和规范化管理制度保障，给予软件及硬件配备一定的政策倾斜和资金导向，推动档案信息化及规范化建设发展。高校二级学院管理者及相关人员应积极参与档案管理硬件采购进程，提出不同职能部门的实际需求，避免高校职能部门上下层级分层，硬件设施配备不均衡，限制二级学院档案管理进一步发展。此外，二级学院可根据实际操作情况对系统和平台提出要求，促使高校充分考虑信息多样化需求与管理细节性问题，确保平台或软件在不同情境下的顺畅、便捷实用，给档案管理工作提供智能化、程序化的工作环境，进一步提高档案管理人员的工作效率。

（三）提升信息化及规范化管理人员水平

高校档案信息化及规范化管理还受到档案人员整体素质水平的影响，在高校不断加大信息化建设的背景下，应该结合学校实际需要，提升档案管理人员的业务素质、信息化管理水平及档案知识水平。高校二级学院在档案管理团队建设中可以通过定期开展培训的方式增强档案管理员在大数据、云计算、5G等领域的基本了解，从而便于结合技术和工作达到有机统一，创造附加价值，增加办公自动化培训和业务学习，举办各类平台的使用比赛，也可将档案管理纳入考核机制，增加职工薪资待遇等，建立鼓励与奖励机制，切实给传统的档案管理工作注入新鲜血液，调动档案员工作积极性。增加在档案管理工作方面的投入，给管理人员提供详实的规范化流程清单和制式表格，为档案管理信息化与规范化提供保证。