财务共享下的企业财务内控建设研究

2022-12-22吴玲玲中国原子能工业有限公司

现代企业文化 2022年27期

吴玲玲中国原子能工业有限公司

现阶段，我国的经济发展趋势已经步入新常态阶段，目前的市场环境日渐复杂，企业想要在激烈的竞争环境中占据有利地位，就需要及时建设和优化财务内控建设机制，以提高本企业的综合竞争实力与经济效益。在财务共享模式下，传统的财务核算模式逐渐不能适应企业的实际发展，所以，企业需要及时更新建设更加完整的内部控制体系防范财务风险，确保财务共享模式能够顺利实施并发挥其应有的价值。

一、财务共享模式下企业财务进行内控建设的价值意义

财务是共享服务模式应用较为广泛的领域之一，财务共享是一种顺应信息时代发展的一体化财务管理模式，旨在提升企业的经济效益，现阶段，很多国内大型企业和跨国公司已经采用了该种财务共享模式取缔原有的财务管理模式。

（一）企业财务内控建设是财务共享实施的前提基础

财务共享相较于传统财务管理模式的一大优势就是能够规避信息孤岛现象[1]。无论是企业基层业务服务端还是上层管理决策端都能够享受财务共享模式的共享功能，实现企业信息的互通有无。而企业做好财务内控建设是打造财务共享模式的前提基础，可以消融企业中各个部门的交流隔阂，将共享服务的一体化经营理念向各个部门渗透，将以往“各自为政”的部门联结成一个整体，各部门担负着不同的责任与义务，致力于信息的及时交流与沟通，提高信息在企业内部的传播效率。

（二）有助于提升财务共享的信息质量

企业内部财务进行内控建设将原本相互独立的部门构成了一个有机整体，在该整体范围之内，每个部门既是合作关系又是监督关系，部门之间相互制衡。在这样的部门环境条件下，在企业中流转的财务信息质量有了较好的保障，当财务信息由某一部门发出，与之业务相关联的部门能够在信息传播过程中发现信息的质量是否符合企业的运用标准。例如，A公司的生产部门在进行产品生产时发现企业购进的原材料质量不符合企业现行的材料质量标准，就可以对采购部门的采购信息进行检查，采购部门要承担相应责任；合作与监督都是相互的，材料采购部门也有权利对生产部门进行监督，如果采购部门按照材料采购预算进行材料采购之后，发现生产部门持续提交材料申请单，采购部门就可以对生产部门的产品生产材料损耗明细进行监督，检查生产部门是否存在材料滥用、误用的现象。两个部门在合作中监督，在监督中合作，不仅加强了部门之间的交流与沟通，使信息的质量传播变得更加可靠，而且对于企业节约采购、生产成本造价，提高经济效益方面具有积极的作用。

（三）内部舞弊风险降低

传统财务工作开展是以企业经营的具体项目为依据的，核算的方式具有一定的独立性。而在运行财务共享模式可以使企业的财务管理工作迈向集约化，工作流程得到精简，财务管理的质量相较于传统财务管理模式有了较大的提升。企业重视财务管理的内部控制，为财务共享模式的财务集权化管理奠定了基础，在很大程度上可以规避企业内部舞弊现象的出现，有助于保证财务信息的真实性与可靠性。

二、财务共享下的企业财务内控建设存在的问题

有关企业财务内控建设存在的问题，文章将以我国大型通信设备公司——ZX集团为案例进行分析讨论。

（一）控制环境

1.企业员工的工作效率较低

ZX集团作为一家跨国企业，其财务共享服务的对象范围较大，囊括了多个国家和地区，这就意味着企业的财务共享服务要面临着来自不同国家地域及文化的影响。以ZX集团为代表的跨国公司在财务内部控制环境中存在的问题大致可以界定成以下两个方面：一方面，企业的财务共享服务中心普遍设立在国内，工作人员在进行业务处理时，如果遇到其他国家的人员进行有任务办理，很可能会存在因语言不通，而导致业务无法及时进行处理；另一方面，跨国公司进行业务办理时经常会出现因时差因素导致某些需要紧急处理的财务文件不能在第一时间被工作人员接收和处理。这两方面的控制环境问题对企业员工的工作效率产生了不可忽视的阻碍作用。

2.人员控制风险加剧

一方面，财务共享中心的岗位以基础业务办理为主，在一线人员的招聘过程中，技术岗的员工招聘数量虽然较大，但是长期局限在基层业务处理的工作中，得不到有效晋升，员工对企业的认同感和归属感缺失。另一方面，在财务管理模式下，财务人员的工作内容具有较高的重复性，极为容易造成人员产生厌烦情绪和疲劳感，降低工作热情，可能会产生人员流失的风险[2]。

（二）风险评估

1.风险机构的职责不明确

对于像跨国公司这样的大型企业，其内部都会设立专门进行风险防范的机构，如风险管理委员会和内部控制建设项目组。但是内部风险机构的职责混淆、岗位责任不明确的现象存在使得企业的风险评估工作失去了保障。

2.风险识别能力不强

风险识别能力不强主要体现在以下几个方面：首先，企业内部的部分风险规避措施是依照以往的经验性进行设立的，缺少对突发性风险的管控。其次，风险识别具有一定的滞后性，不能及时发现企业财务管理中存在的潜在风险，也未能建立相应的风险防控措施。最后，风险预测花费的时间长，对于发现的风险需要相关部门层层审批，审批流程较为烦琐，延误了风险管控的时间。

（三）控制活动

一方面，财务与业务分离。ZX集团的财务审核工作交由财务共享服务中心进行集约化处理，传统的业务部门不再设立财务审核的职位，原有的企业财务监管力度不可避免地出现缺失。另一方面，费用报销的工作效率不高。在财务共享模式下，费用报销的类型需要经办人进行选择，但是在该模式下，经办人主要由业务人员担任，由于业务人员长期远离财务核算，很可能导致费用报销的类型选择错误而导致报销效率不高。

（四）信息交流与沟通

当企业建立起财务共享服务中心之后，需要确保传递财务信息的准确性，但是在信息的采集过程中，很可能由于工作人员的失误造成信息的真实性出现风险，尤其是像跨国公司这样的大型企业，下属子公司数量众多，所需要传递的信息也更多，如果在财务单据上出现伪造、篡改信息等现象，将会导致企业形成的财务报告失真，无法形成对本公司财务信息的真实反馈。

（五）监督活动

在监督活动方面，企业财务内部控制建设的自我评价的真实性得不到保证。在企业财务内部控制建设中负责建设的机构为内部控制建设项目组，而负责监督工作的机构优势内部控制审计机构，二者都属于内部控制建设机构之内，建设与监督没有分离，缺乏应有的独立性，导致监督活动的真实性得不到保证。再者，企业的考核评价体系尚未健全。以ZX集团为例，该跨国公司的考核评价主要集中在业务服务的质量方面，在企业财务内控建设方面却缺少了必要的审核工作。一般来说，考核制度常与激励制度挂钩，考核制度的不健全必将导致激励制度得不到相应的实施，对于企业员工的主观积极性和主动参与性造成了较为严重的打击。

三、财务共享模式下企业做好财务内部控制建设的可行性策略

COSO委员会曾颁布了有关企业财务内部控制的整体框架，该框架点明了企业财务内部控制是由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监督活动五大要素构成[3]。在财务共享模式下，企业的财务内部控制建设策略将从以上五种要素针对相应要素中存在的问题提出可行性的策略。

（一）控制环境的建设

以ZX集团为代表的跨国公司在进行内部控制建设过程中，对于人员的招聘应以优渥的条件来吸引掌握不同外语的专业化人才，与现有的技术岗业务人员形成工作搭档共同处理来自不同国家的业务，以解决因业务人员的语言障碍影响企业业务办理的工作效率。第二，针对时差因素而不能及时对业务问题进行办理的现象，企业管理人员可以结合时间观念来为员工进行组别划分，不同小组负责不同的时间段，24小时轮班工作，并且设定合理的调休机制，在保障人员身心健康的前提下维持高效的工作效率。第三，在员工晋升机制的设定上，企业应兼顾技术岗人员和管理岗人员的晋升公平性，当两种业务类型的人员积累一定的贡献之后可以晋升到更高层次的岗位，充分调动企业员工的积极性，提升员工对企业认同感和归属感。

（二）风险评估的建设

应进一步明确企业风险机构的职责。以ZX集团为代表的跨国公司在企业内部设有内部控制建设项目组和风险管理委员会两个进行风险评估的机构。为了能够确保风险评估的科学有效性，企业应杜绝机构之间的职责混淆，明确机构的职责和相关人员的岗位职责，第一时间对企业的风险管理和内部控制风险进行评估，判定风险等级并采取相应的可行性措施加以解决，帮助企业在发展期间对风险进行及时管控和规避。第二，风险管理委员会对企业在生产和经营期间发现的风险性问题进行评估，并且要及时将评估结果向内部控制建设项目组进行反馈，依靠两个监管机构对企业存在的风险性问题进行交叉监管，提升风险评估和风险监管的合理性。第三，面对日趋复杂的市场经济环境，企业面临着巨大的竞争压力，为了能够提升企业在市场中的综合竞争力，博取到更加可观的经济效益，企业在风险防控的建设方面，应不断健全完善风险管理制度和内部控制制度，推动制度体系的优化和更新，强化企业的内部控制建设力度。第四，建立风险预警机制，依托大数据和云计算对审计流程进行优化。内部审计工作是企业财务内控建设的重要工作内容，企业可以借助信息技术对企业的审计风险进行评估，形成内部审计方案。如果想进一步提高内部审计方案的可信度，企业可以聘请风险评估领域的权威人士对已设立的审计方案可行性进行把关，提升企业的风险识别能力和风险评估的精准程度。

（三）控制活动的建设

企业财务内控框架的控制活动建设主要集中在费用报销的审核效率上。一方面，针对业务人员选择错误报销类型的问题，业务人员可以凭借企业先进的信息科学技术能力，通过大数据和云计算联系方式实现与员工的直线对接，明确报销类型。相反，企业的一线员工如果在费用报销方面存在待解决的问题，也可以通过相同的方式或者拨打企业财务共享中心的内部电话，来完成相关费用的报销，有效避免了因业务人员对报销类型选择错误而造成的返工复工修改现象。另一方面，值得业务人员和员工注意的是，当业务人员确定员工的报销类型之后，并不是第一时间就可以完成业务报销，还需要业务部门继续向上汇报以征得领导审批。但是在审批环节中经常存在的典型问题就是，如果负责的领导不在公司，无法获得企业内部的审核文件，从而延误了文件的审核批改，进而导致员工的费用报销得不到切实落实。有鉴于此，领导可以在手机端下载本公司的审核软件，实现云同步，打破审核批改的空间限制，推动控制活动建设效率的提升。

（四）信息与沟通建设

发展区块链技术。在企业财务核算过程中，为了保证财务信息的真实性，企业可以利用区块链技术对篡改财务数据的人员进行记录，由监督部门对涉事人员进行必要的责任问责。第二，加强共享系统技术的建设发展。不断优化和发展共享系统技术可以确保各个子公司上传的财务单据进行集中管理，提高财务信息的集约化进程。例如，企业可以搭建ERP出入库管理系统，详细记录财务票据的进库和出库明细，有效规避了票据遗失现象的出现。如果在该系统之下出现了财务票据缺失，相关财务人员可以借助该系统的出入明细调出转移财务票据的人员并对其进行相应的责任问责。第三，为了防止财务数据的遗失，企业财务人员也可以依托大数据和云计算技术，将已经获取的财务数据信息进行备份上传到云文档中，以此提高财务信息的安全度。第四，无论是基层员工还是企业的管理人员都具有独属于自己的账号，可以登录企业财务的共享中心，在登录过程中，人员需要通过人脸或指纹进行身份认证，并且只能查询与自己身份信息权限相匹配的区域，这样在满足员工对财务信息知情权的前提下，也保证了企业财务信息的安全性，避免因部分员工心怀不轨而渗透到财务共享中心系统对财务信息构成破坏的事件发生。第五，在沟通方面，企业应建立特殊情况下的沟通政策，明确在什么条件下可以进行越级汇报的操作，避免了因中间管理人员不重视、不作为，基层员工无法向领导人员反映工作情况和工作需求现象的发生。

（五）监督活动的建设

为了确保监督活动建设的有效性和客观性，在对建设成果开展评价时，企业应该秉承着建设主体与评价主体相互独立的原则。在新共享模式下，建立专项内控监督[4]。独立于风险管理委员会或者审计部门、内部控制建设组之外，有效规避因内部人员徇私舞弊导致监督失真现象的出现。第二，考核评价与激励评价的挂钩建设。在财务共享模式下，企业应基于业务的服务质量和财务内控的效果实行考核制度与激励制度并行的双规制度，对于考核成果良好的员工给予一定的精神及物质奖励，对于考核成果不佳的员工要在给予一定精神鼓励的同时还要处以相应的惩罚。两种制度的建设能够充分调动员工的积极性和参与性，激发员工的工作热情，营造良好的竞争环境。