公交提升档案管理信息化水平的实践

2022-12-04马雅静

中文信息 2022年2期

关键词：公交公司纸质档案管理

马雅静

（北京公共交通控股（集团）有限公司，北京 100055）

前言

加强档案管理不仅可以提升档案管理质量，也可以提高公交公司管理水平。同时，大数据等先进技术的发展为档案管理信息化的实现提供了技术支持，因此公交公司应通过有效措施提高管理水平，积极打造“智慧公交”。

一、提升档案管理信息化水平的意义

档案管理是针对档案实体与信息的管理工作，需要做好收集、鉴定、存储以及利用等各个方面的工作，解决档案分散、零乱等问题。信息化管理就是利用大数据、云计算、数据库等信息技术开展档案管理工作，提高档案管理效率与质量，减轻管理人员的工作压力。公交属于公共交通，公交公司属于服务行业，代表着一个城市的形象。且公交公司在经营过程中会产生大量的档案信息，加强档案管理不仅可以提升公交公司内部的管理水平，也可以展现良好的城市形象，促进公共交通事业的发展。

1.有利于减轻工作强度

简单来说，信息化的档案管理就是利用信息技术与网络平台进行档案资源的开发与利用。之前，公交公司档案部门以纸质档案为主要管理对象，在查询和利用档案时需要从大量的纸质档案找出所需信息。而实现信息化档案管理可以让公交公司的档案管理人员利用信息技术与计算机处理档案、查询档案、利用档案，有利于减轻档案管理人员的工作强度[1]。同时，人工操作的效率相对较低，会浪费大量的时间，进行信息化管理可以提高效率。

2.有利于提高管理效率

传统的档案管理主要是人工管理，工作效率比较低，且纸质档案很容易出现受潮变质等情况。同时，在日常查阅档案的过程中也会对档案造成磨损，所以长久存放可能会导致档案无法正常使用。而加强信息化管理可将纸质档案转变为数字化档案，不仅可以提升工作效率，也可以减少档案磨损，加大档案保护力度。

3.有利于实现档案信息共享

公交公司在经营过程中会产生大量的档案信息，其中一些信息是可以公开的，利用信息技术手段可以实现档案信息的共享，增进人们对公交公司的了解。

4.有利于做好加密档案的保护工作

公交公司的部分档案是需要加密保存的，若出现档案信息泄露等情况将会造成严重后果，而利用信息化管理手段可以有效保护档案信息，增强档案信息的安全性。

二、电子档案管理的特点

电子档案是信息化管理的关键，而电子档案管理与传统档案管理有一定的差异，需要掌握电子档案管理的特点。

1.归档时间的特点

在进行电子档案管理时，只要档案信息完整便可以即时归档，且在归档时会先设置档案分类号与档案访问级别，之后再将其录入档案数据库当中[2]。即时归档这一特点可以减少文件的漏归，提升档案归档率，保障档案信息的完整性。同时，也可以避免档案信息被病毒或黑客破坏。

2.归档方式的特点

在电子档案形成过程中，公交公司需要随时对档案进行数字签名、身份验证与信息验证等多重保护，可有效避免档案信息在传输过程中出现问题，有利于增强电子档案的真实性与完整性。

3.保管方式的特点

在保管档案时，公交公司会将纸质档案转化为电子档案，将其录入到档案数据库当中，利用信息技术进行档案保护。同时，若档案的初始形式是电子档案，公交公司也会利用打印机打印一份纸质档案，实现纸质档案与电子档案的对应。

4.分类编号的特点

档案部门在接收到电子档案之后，需要利用计算机对档案进行分类处理，即根据时间、内容等情况对电子档案进行处理[3]。同时，档案部门也会利用年度号、分类号等方式对电子档案进行分类编号。

5.查询利用的特点

档案借阅者需要依据权限设定才能够通过内网登录档案管理信息系统，并查阅档案，可有效保障档案的安全性。

三、公交公司档案管理信息化中的问题

1.重视程度不足

从某种角度来看，档案信息属于无形资产，可以记录公交公司的发展情况，也可以为公交公司的未来发展提供数据信息。但是，部分公交公司没有意识到档案管理的重要性，甚至认为开展档案管理工作会造成资源浪费，便会弱化档案管理工作。例如，部分管理层对档案工作的重视程度不足，没有全面开展档案工作与信息化管理，也没有制定健全的档案管理制度，导致档案丢失、档案损坏等情况频频出现。

2.档案利用率低

档案管理包括诸多环节，例如档案归档、档案存储、档案利用等，其中档案利用是至关重要的环节。只有做好档案利用工作才能够充分展现档案信息的价值，但是部分公交公司的档案利用率比较低。公交公司设置的档案借阅流程十分繁琐、复杂，且档案的保密级别较高，加大了档案利用的难度，导致档案成为摆设[4]。

3.档案管理人员专业水平低

档案管理信息化水平的提升需要专业人才的支持，但是部分公交公司档案管理人员的业务能力相对较差，无法满足工作需求。部分工作人员具备丰富的档案管理经验，可以进行档案的分类管理，但是缺乏信息技术应用能力，无法将纸质档案转变为数字档案，也不会利用信息系统。部分工作人员虽然会应用信息技术，但是缺乏工作经验，无法将档案管理与信息技术结合起来。

4.档案信息化建设技术落后

若想提升档案管理的信息化水平就需要加强信息化建设，完善相关的软硬件设施。例如，不仅需要配备计算机，也需要配备打印机、扫描仪等硬件设施，并优化软件设施。同时，在信息化管理中，管理人员不仅需要利用计算机进行档案的存储，也需要完善信息系统的功能，灵活应用信息系统开展管理工作。但是，公交公司在信息化管理中投入的资金相对较少，没有完善基础设施，也没有完善信息系统的功能。

四、公交公司提升档案管理信息化水平的策略

1.加强组织领导

公交公司管理层在档案管理中具有引导作用，若想提升档案管理信息化水平就需要加强组织领导，有效推进各项工作。首先，应提高管理层的重视程度。管理层需高度重视档案管理与信息化管理等各项工作，全面开展信息化的档案管理。为此，公交公司可以构建由主要领导、分管领导、部门负责人共同构成的领导小组，统筹规划信息化档案管理工作。同时，领导小组应综合分析档案管理现状，成立档案管理工作小组，贯彻落实各项管理工作。其次，应加强顶层设计。近年来，科技水平不断提升，公交公司开始打造“智慧公交”，而档案管理也是关键内容，需要将信息化档案管理纳入“智慧公交”工作计划当中，并为工作开展提供人员支持、政策支持与资金支持。此外，应落实岗位责任制度。为了贯彻落实管理工作，公交公司需构建数字档案室，对各个部门的档案信息进行统一管理，同时应当明确管理人员的职责，落实岗位责任制度。例如，北京公交公司通过公开招标的方式构建数字档案室，投入了600多万元。该数字档案室包括线网系统、OA系统，完善了数字化加工系统、多媒体非线性编辑系统、建设类移交接受系统与虚拟库房系统。

2.加大资金投入力度

科学技术日新月异，若想提升档案管理信息化水平就需要更新信息化设备，为此公交公司应综合分析管理需求，加大资金投入力度，为信息化管理提供物质保障。首先，应完善软硬件设施。信息化管理需要大量软硬件设施，例如计算机、服务器、管理工具、打印机、摄像机、扫描设备等，需要采购符合需求且性价比高的设施。其次，应构建信息化库房。为了更好地开展档案管理工作，公交公司应构建信息化库房并完善库房配置，确保库房含有防盗门、监控系统、温湿度传感器、消防栓等设施，保障库房运行的安全性。此外，在信息化时代中，公交公司也应当实现档案信息的共享。为此，公交公司可以打造一个“智慧公交展示馆”，利用多媒体设备并通过声音、图片、影像等方式展示公交公司的发展历史、周年庆活动、主要成果等，这样不仅可以让人们了解公交公司的发展，也可以实现档案信息的共享，提高档案信息服务质量。

3.健全管理制度

提升档案管理信息化水平这一项工作具有持续性等特点，需要规章制度的支持，公交公司需要不断完善档案管理制度，增强制度的约束力，增强管理工作的规范性。第一，公交公司应健全档案管理制度体系。公交公司需综合分析档案管理现状、信息化时代对档案管理的要求，明确传统管理制度中的不足与漏洞，进一步完善档案管理制度。同时，公交公司应完善“信息化档案管理办法”“信息化管理流程”“档案校对制度”等，利用规章制度约束档案归档、鉴定、利用等各个管理环节，做好加密档案的保护工作。完善的规章制度体系可以为档案管理人员提供管理依据与标准，使管理工作向规范化、标准化、制度化方向发展。第二，健全工作推进机制。提升档案管理信息化水平会涉及诸多方面的工作，公交公司应坚持“高标准、严要求”的原则，汲取各方面的经验教训。即公交公司可以邀请专业部门莅临指导，进一步提升工作质量。例如，可以邀请当地档案局的专业人员指导档案工作，明确管理工作中的不足与漏洞，根据档案局的意见改善管理工作。公交公司也需要定期组织管理工作讨论会议，科学制定每一阶段的管理目标，综合分析前一阶段的工作，加强经验总结，贯彻落实各项工作。第三，完善考核机制与奖励机制。为了调动管理人员的工作积极性，公交公司需要完善考核机制与奖励机制，定期对管理人员进行考核，将考核结果与工资挂钩，并给予优秀员工一定的精神奖励与物质奖励。

4.加强数字化建设

公交公司应动态观察信息技术的发展情况，根据“智慧公交”进行档案数字化建设，提高档案服务质量。首先，应提升数字化水平。公交公司需加大对电子文件的监督管理力度，做好文件的归档工作。同时，公交公司需做好纸质档案的数字化注录工作，将纸质档案转变为数字化档案。数字化档案的形式较多，例如光盘档案、照片档案等，加强档案数字化转化有利于提升数字化管理水平。例如，北京公交公司构建了档案管理信息系统，将纸质档案信息都存储在了信息系统当中，且完善了档案利用功能，实现了全宗检索和借阅；完善了离线客户端功能。其次，应全面开展数字化建设。公交公司可以构建档案目录数据库，将所有的档案目录信息都纳入数据库当中，实现纸质档案与电子档案的对应。同时，应完善数据库功能，做好电子档案的归档与处理工作。例如，可以利用数据库对档案进行分类处理，构建车辆档案、线路档案等不同专题的档案数据库。此外，为了保障档案信息的安全性，减少黑客攻击、病毒入侵等情况的发生，公交公司应完善信息安全管理系统，利用防火墙等手段加强信息保护。

5.积极研发服务工具

电子档案中含有大量的数据信息，只有做好档案的借阅与服务工作才能够提高档案利用率，充分发挥档案的作用，因此公交公司应不断完善档案检索工具，提高档案服务水平。公交公司可以构建完善的档案检索体系，科学编制档案卷宗目录、专项档案目录、照片档案目录，并将档案目录信息录入到计算机当中，使用户直接利用计算机查阅档案，提高档案利用效率。公交公司也需要积极研发不同类型的档案服务工具。从本质上看，公交公司属于公益性服务企业，需要通过有效措施提高档案信息利用率。例如，公交公司可以编制并发行《公交公司发展史》等书籍，增进人们对公交公司的了解。

6.提升管理队伍的专业水平

档案管理队伍的专业水平会对档案管理信息化水平的提升造成直接影响，公交公司需加强业务指导与业务培训，打造一支经验丰富、基础知识扎实、专业能力强的管理队伍。首先，公交公司应加强管理队伍教育，即开展职业素养教育，增强管理人员的职业意识。其次，公交公司应做好专业培训工作，组织管理人员去档案局等先进单位学习，增进管理人员对信息化档案管理的了解。