文/杨春梅（中国航空器材集团有限公司）

干部人事档案工作是组织人事工作的重要凭证，它是个人一生的完整记录，也是组织合理选人用人的重要依据和基础，为此，干部人事档案的可靠性、真实性、完善性对组织人事工作十分重要。随着时代的发展和科技进步，传统的干部人事档案在改革的深化与推动中，逐渐产生了一些不适应和弊端，如档案管理的不重视、不规范甚至缺失，“弃档”事件的频频发生，特别是随着信息化技术的推进，传统的人事档案管理依然停留在人工核对、人工收集、人工管理的地步，耗费了大量人力和时间，且实际效果欠佳，难以满足新经济形势下干部人事管理的新要求和新挑战。为此，我国当前干部人事档案如何有效推进其实现规范、系统、科学的现代化体系和进程，是一项值得研究也应该研究的课题。

一、干部人事档案的相关概念特征

（一）干部人事档案的定义

干部人事档案，即干部个人人事档案的历史记录材料，它区别于其他档案，主要是针对个人特别是在各级党委、组织部门管理下的个人系列成长记录相关文案或材料。然而在我国经济环境不断发展的过程中，结合我国国情的变化，人事档案的定义也在逐步变化和延展，从过去将人事档案分为干部、工人、军队乃至学生档案，最终由于人才市场的发展完善，人才队伍的多样和丰富，对干部人事档案的定义不再只是领导干部的简单定义，而是更为丰富完善。《干部人事档案工作条例》中明确规定，“干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在教育培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是党的重要执政资源，是国家档案的重要组成部分。”

（二）干部人事档案的特征

人事档案的重要主体是干部人事档案，其特征具有人事档案的共性，同时也因其特殊性而有其显著特点，具体来说，干部人事档案的典型特征表现在：

一是干部人事档案的形成材料是分散性与全面性的矛盾体。目前，我国已对干部人事档案的形成材料进行十项分类，每一类均有明确的说明和需放入的内容。总的而言，一本完整的人事档案一般由两部分组成，学校期间形成的档案和工作后形成的档案，收存有个人履历、自传和思想、考核鉴定、学历学位专业技术职务（职称）、党团、表彰奖励、违规违纪违法处理处分、工资、任免出国和会议及其他可供组织参考等方面的有关文件材料，因而具有全面性。然而这些材料不是一次性收录整理完毕，而是随着其个人的成长不断增加，是完整反映一个人的职业生涯轨迹的过程，资料提供的单位可能跨度较大，因而存在一个分散性特征。二是干部档案保管单位相对稳定可靠。公务员制度作为党政机关公职人员的重要制度，自实施以来，促使政府机构及比照执行的事业单位、国有企业和社会组织的档案保管单位得以明确。与机构分开备案，有自己独立的管理制度。 通常，当干部调动异地或职级变动时，人事档案保管单位会发生变化，采取接收、移交、转递干部人事档案的行为。 也就是说，干部人事档案是由同一地区统一保管的，不应出现同一干部人事档案在不同地区同时保管的情况（未及时归档除外）。三是干部人事档案建立具有独特的方式且内容存在连续性。个人是干部人事档案的基本单位，通俗来讲每个人都有一本属于自己独一无二的档案，当其学历、工作经历、职务等变动时，应及时补充完善档案资料，确保档案内容更新，保证每个阶段的档案是连续且存在逻辑关联的，不能随意遗漏任何档案，才能完整反映干部的个人经历和工作经历。四是干部人事档案的增长性与动态性。干部人事档案的最大增长点就是第九类中薪酬和任免情况的变化，这是由于人事档案规定中对其干部履职情况的档案收集要求，因而，干部人事档案是一个不断增加和变化的过程，只是增长和变化的轨迹和频率不同，甚至由于人员的变动，出现横向、纵向调动或离职等，都将对其人事档案的资料收集产生影响。

二、我国干部人事档案工作发展现状

（一）管理机构已经形成

目前，我国干部人事档案已形成较为规范的管理和制度。 例如，目前全国各级机关、组织人事部门大多设有人事档案管理机构，中共中央组织部和国家人事部门已成为全国人事档案管理的指挥中心， 地方各级机关和人事部门是各级人事档案集中管理的主要机构，配备专职或兼职档案管理人员。

（二）制度体系初见规模

中组部和相关的人事部门曾先后职等颁布了多项人事档案相关的工作条例，包括《干部人事档案工作条例》《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》《干部档案整理工作细则》《流动人员人事档案管理服务规定》等，以至于促使档案更好地适应了我国现有的经济环境和用人制度规范。同时，各级各类人事相关部门更是在遵循国家制度规定的同时，结合自身单位的实际情况，对制度进行明细和完善，确保了我国档案管理制度的规模形成。

（三）管理人员明显增多

由于机构、体系和制度的逐渐规范，对应的干部档案管理人员也在不断增加。档案管理专职人员的出现，改变了过去档案兼职或无明确管理责任人的情况，对档案的管理也更为信息化，保存、收集、整理相关资料的质量明显提升。其中最具有历史意义的是干部人事档案有统一详细的分类标准，全国所有干部人事档案基本按照标准的十类分类。由此可见，我国干部人事档案在实施规范化管理方面取得了一定的成绩。与过去相比，人事档案的质量、考核和保管都有了很大的提高。

三、现阶段我国干部人事档案管理管理存在问题

（一）人力资本流动加剧导致“弃档”“死档”现象

流动人员的“弃档”行为指的是部分离开本单位的人员因为各种各样的原因放弃自己的人事档案，既不调入新单位或所在人才市场，也不对档案进行进一步追踪。究其原因，笔者认为，与个人对档案的不重视和整体环境下对档案重要性的宣传程度不足有关。根据一项全国人才流动中心以及各省市人才交流服务中心所做的统计得知，早在2002年，全国已存在至少60万份被遗弃的档案，且随着经济的发展，人员流动的密集，这一趋势不消反涨，特别是改革开放后，个体、私人企业、外资企业等的出现，人事档案对此类员工更是可有可无的存在，若不是退休需要对个人档案审核，“弃档”“死档”可能永远都无法被人们想起。然而由于时间跨度太长，很多档案最终已无法查找，给组织和个人带来了诸多烦恼。

（二）档案管制功能的弱化导致档案与身份分离

自从改革开放后，存在着大量人员从原有的公务员、事业单位和国有企业向其他非国有组织流动的情况。这部分人流量大，流动性强。 在这样的情况下，人事档案系统的生存环境发生了很大变化。特别是现阶段个体工商业、创业人群的不断兴起，包括私人企业在内的上述组织对个人人事档案较为忽视，特别是由于几乎不涉及人事提拔流程，因而很多人在退休前，很容易忽略自身干部人事档案的存在。

（三）历史遗留问题导致档案资料大量缺失

由于传统的干部人事档案均为纸质资料流程模式，且在过去没有较为规范的人事干部档案管理相关制度规范，导致很多单位人事档案管理人员流动性大，或没有专职管理人员。加之过去干部人事档案基本上只用于干部提拔等特殊时期，不像现在为教育、住房公积金制度、退休制度和社会保障制度的实施提供史料考察依据，从而影响个人利益的分配。因为过去的档案管理较为混乱，且对档案保存、整理等的重视程度不高，特别是没有走上管理岗位的普通员工，其档案中缺失的相关资料较多，很多资料由于具有历史性和特殊性，无法再进行补制，为后续档案完整性和资料查找提供了较大困难。

四、关于干部人事档案管理的相关改进建议

（一）对我国现行干部人事档案管理体制进行完善

现阶段，我国的干部人事档案管理制度规范可以说已经相对完善，然而其具体管理特别是对高层领导人员的管理体系规范还有一定真空地带。完善干部人事档案管理领导体制，既是对人事档案本身的管理和利用的有效保障，更是指导和管理人事档案乃至干部提拔的重要壁垒。现阶段，我国干部人事档案的基本模式是集中和分级管理相结合的方式，及国家、组织和各单位一级单位进行集中规范，其人员人事关系所在地的二级单位进行分级管理。这种制度较为适合我国的用人制度，特别是我国公务员和事业单位、国有企业等单位的等级制度。然而随着人员流动不断增加，为适应形势发展，现行管理制度必须增加新内容，进一步丰富和完善。我们可以从两个方面入手。一方面，我们需要更快适应对干部队伍的整理和分类，并找寻更为适合且合理的干部人事档案分类方式方法。根据不同类别干部和不同管理特点的干部人事档案制作、保管和使用的差异，突破传统常规的管理模式，引入更为先进的方法和理念进行分类管理。另一方面来说，我们应该加快对流动人员的管理机制，包括制定明确的管理方法，确保档案随人走的流程，明确档案对人员的的重要性，并明确档案的管理机构和相关职责，只有这样，才能减少“弃档”“死档”现象的发生，实现我国的人事档案管理制度的完整和规范性。

（二）做好干部人事档案工作经费投入的保障

干部人事档案工作本身决定了它具有长期性和基础性，也即是说，在短时间内可能无法展现其效果，需要漫长的维护，这就导致了很多领导人员的不重视，促使其管理缺乏应有的经费保障，甚至出现档案人员缺失或兼职的局面。为此作为档案管理人员，要如何快速提高管理水平，其重要因素是上级的重视和提供相应的经费保障。包括一是领导人员和管理人员应正确提高认识，将人事档案作为重要基础保障而非边缘工作。二是加强人员培养投入，包括理论知识和业务技能培训，加强干部档案管理人员职业道德教育。三是建立一支高素质、稳定的干部人事档案管理队伍，包括具有良好的政治素质人群，具有强烈的责任心和热情，加强数字化的投入工作，确保相关人员的知识与时俱进，及时掌握现代化档案管理知识，精通计算机和现代通讯设备。以上内容所有这些都需要大量资金才能跟上，需确保办公经费投入到位。

（三）进一步规范干部人事档案材料鉴别方法

档案的真实性是人事档案的重要关卡，特别是近年来国家对“档案伪造”“重复得利”的打击力度不断增加，在档案审核和管理过程中，相关人员要首先完成对档案真伪的审核和辨别工作。缺少材料将影响对档案特别是“三龄二历一身份”的判断，而伪造档案将直接上升到欺骗组织对党不忠的高度。因而，为全面检查材料，防止缺料。在干部档案材料审核中，按照相关规定针对十类干部人事档案，对审核制度的把控更加严格。例如，对新入职人员，从档案转入时开始就加强对其审核，包括学籍档案的完整性和连续性，出生日期等是否一致或存在涂改等。同时，在过程中，加强对工作资料的完善，专业技术职称从初级到高级、年度考核材料的连续性等。对这些项目和内容一一核对，分别制作缺料清单，比对缺料清单，集中精力补缺。按照“缺则补缺”的原则，补充相关资料，确保规范性和准确性。

（四）加快干部人事档案工作的网络信息化进程

过去传统的纸质人事档案保存模式，既对保管的环境和相关工作人员提出一定要求，也促使相关工作量变大，为此，作为档案管理单位和档案管理人员，更应该积极推进网络信息化的工作，将网络的便利与档案充分融合。包括一方面不断丰富档案纸质材料，在认真审核的基础上，不断完善相关资料，促使档案从多方面充分展现干部个人的成长历程，同时保障干部提拔和管理过程中对档案的分析研判。二是尽快建立完善标准化干部人事档案库，通过对十类档案材料的整合优化，并进行电子化扫描，实现从纸质化档案管理向电子化档案管理的初步变化进程。三是逐步实现干部人事档案的网络化管理，将简单的档案电子化影像逐步向电子一体化管理推进，最终实现电子化档案，减少纸质档案的产生，最终向无纸化办公前进。在此过程中，需要根据谁管报谁负责的原则，明确管理人员的职责划分，分层级分阶段对人事档案进行充分电子化维护，以推进人事档案管理改革，促进构建和谐社会的全面发展

五、结语

我国干部人事档案的变革是随着我国社会主义市场经济的变革与发展在不断变化和完善的，伴随而来的是一些过去没有的问题不断出现，已经很难满足我国新经济形势下对人才的需求管理和对人事有关部门的要求。为此，我们更应加强干部人事档案的管理，优选档案管理人员，加强培训工作，提供配备支持，建立相关制度，从而有效提升干部人事档案的水平，为干部队伍的建设提供最基础的考核依据和管理保障。通过对干部人事档案的制度规范进行深入、系统学习，严格按照相关制度规定整理、收集、审核每一本干部人事档案。对干部人事档案开展全面的审核，实际上而言是对我们档案管理进步的一个重要反映。我们应及时提升对干部人事档案管理重要性的认识和思想站位，提高个人工作能力和综合素质，及时发现我国现阶段干部人事档案存在的问题，并从管理体制、经费投入、鉴定方法和推进信息化建设进程的角度出发，提出相关建议和意见，这对充分发挥干部人事档案作为新时期信息资源的作用具有积极的现实意义。