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风控视角下制造企业内部控制体系的建设探究

2022-11-27张巨红北京泰富坤科技有限公司

品牌研究 2022年18期
关键词:管控部门工作

文/张巨红(北京泰富坤科技有限公司)

在经济全球化浪潮愈演愈烈的今天,国际社会环境瞬息万变,制造企业作为经济体的重要组成部分,更是承受着越来越多的风险因素干扰,为此制造企业需要立足于内部控制机制,做好自身风险管控工作,以确保企业健康稳定运营。但是由于目前部分制造企业内部控制体系还不完善,因此在管理工作中依然存在着诸多问题,比如风险管控意识不足、风险预警机制不健全等情况,因此有必要对以上问题进行探讨分析。

一、制造企业常见风险

(一)政策风险

由于行业内资源争夺十分激烈,因而制造企业的原料采购和产品销售都会受到政策环境变化的影响,一旦政策环境变化,企业不能迅速调整,就会面临重大风险。

(二)运输风险

即企业原材料或者成品货物在运输途中发生的风险。比如海运因天气变化而延迟抵达目的地、运输目的地临时发生变动、因疫情影响所采购产品无法顺利送达、疫情期间运输费用上涨等情况。

(三)供应风险

供应风险指的是因供货不确定造成下游企业的正常运作受到影响的风险。该风险因素可分为客观因素和主观因素。客观因素比如自然灾害、经济危机等外部环境造成的风险,主观因素则是人为因素不愿提供产品,比如某些制造企业拥有军工背景,部分供应商因对背景敏感而不愿供应生产材料的行为等。

(四)营运风险

营运风险是指企业在营运过程中遇到的风险,比如商品品种、规格的调整,其在采购过程中所涉及的资金预付、账户管理等工作也要注意,企业需要建立供应商准入评价制度,尽可能将营运过程中可能存在的风险扼杀在萌芽阶段。

(五)财务风险

财务风险是企业日常管理工作中经常遭遇的风险,也是风险管控工作中的重要关注对象,其主要包括企业资金往来所产生的风险,比如资金链管理、投融资活动、汇率波动以及预算资源分配等方面,财务风险的有效防控能够最大限度保障企业稳定运转。

(六)产品质量风险

产品质量安全对于制造企业至关重要,是企业的核心竞争力和生命线。一旦产品质量出现问题,就会给制造企业市场品牌带来极为严重的负面影响,甚至有可能造成企业破产。

(七)资产安全风险

资产安全风险是指企业固定资产或者无形资产安全受到危害的风险,比如企业设备受到损坏、企业内部数据遭到泄露等,这些风险将会给企业带来直接或者间接经济损失。

二、制造企业内部控制体系建设现状分析

(一)内部环境治理现状

目前制造企业内部环境问题主要分为以下三个方面:第一,部门岗位冗杂,人员职责不明确。部分制造企业的岗位数量较多,但岗位职责范围划分不够明确,与此同时还存在着一人身兼数职的情况,比如采购部门成员兼任财务人员;第二,人力资源体系不合理。在人才招聘方面,部分制造企业未构建合理的人力资源管理体系,人才引进多为内部人员书面推荐,关系错综复杂且无法确保人才质量;第三,企业员工普遍对内部控制工作抵触,也不重视风险管控工作。

(二)风险控制现状

制造企业风险管控主要分为风险识别、风险预警以及风险应对等工作内容,在当前激烈的市场竞争环境下,制造企业往往需要面临诸多的风险因素,给制造企业的健康发展带来了诸多负面影响。而一些制造企业往往依靠过去的管理经验来完成风险管控工作,然而目前市场环境变化速度较快,过去的历史经验已经很难在当前的工作环境中发挥作用,因此,部分制造企业强行套用过去的管理措施无疑达不到理想的效果,反而还会进一步增大企业遭遇风险的概率,再加上一些制造企业整体对风险管控工作缺乏科学认识,因而难以在企业内部构建合理的风险预警机制,使得制造企业目前的风险管控工作需要进一步改进和完善。

(三)目标管理现状

虽然制造企业通过宣传工作,让员工了解了目标设置和管理的重要性,但是一些制造企业员工仍然不能充分理解管理目标的设立和其内在指导意义之间的深层次联系,并没有将目标细化到各个部门和各个岗位,导致企业员工在日常工作中并未体会到目标管理发挥的积极作用,员工依然按照以往的模式完成工作内容。

(四)信息沟通现状

信息沟通是内部控制工作的连接纽带,但是目前一些制造企业同部门上下级之间、各职能部门之间缺乏良好的沟通交流,财务部门在其他部门获取的数据信息不够全面,使得财务部门制定的决策方案与业务项目情况有一定出入,业务人员在执行过程中发现方案缺乏可行性,外行人指导内行人,因而在工作中出现抵触心理。与此同时,由于沟通效率较低,无形中增大了沟通成本,使得企业财务部门和管理层制定决策的时间仓促,再次增加了决策风险。

(五)监督评价现状

部分制造企业管理层对监督评价工作并不重视,再加上一部分企业对内部审计工作了解不多,并且日常全体性管理工作开展经验较少,使得审计工作开展困难重重。此外,部分审计部门成员缺乏必要的独立性和权威性,以至于在审计工作中制约和限制了管理人员。

三、风险管理视角下制造企业内部控制存在的问题

(一)风险管理与内部控制缺乏统筹安排

制造企业风险管理与内部控制缺乏统筹安排的问题主要存在三方面原因:第一,企业缺乏较为灵活的内部控制体系。部分制造企业的内部控制体系是直接借鉴其他同类制造企业的体系内容,并没有结合企业自身的实际情况,操作规程和业务框架细化程度不够,并且也未能在日常管理工作中对现有内部控制评价和风险管控机制进行量化改进,因此,风险内控流程体系仍然需要完善;第二,风险管控与内部控制机制运行低效。风险管控体系的构建,需要以企业战略目标为核心依据,还需要企业具备科学的风险识别程序,但是部分制造企业在日常管理工作中缺乏科学的风险识别程序,并且制定的风险预警机制并不能提前精准预测风险;第三,风险管控与内部控制缺乏协同。部分制造企业虽然认同内部控制要与风险管控工作相结合,将风险管控和内部控制归属到审计部门和财务部门的同时,并没有结合专业知识理论指导实践工作,内部控制与风险管控的协同作用没有发挥出来。

(二)风险识别与预警机制缺失

风险识别与预警机制缺乏主要体现在两个方面:第一,风险数据库还不完善。当前一些制造企业还没有设立专门的风险管控机制,企业的信息管理系统也没有实现风险管控和内部控制的集成开发,在关于风险管控功能实现方面还存在较大缺陷。与此同时,企业风险管控部门还存在明显的信息不对称情况,企业对于风险管控的认知还停留在事后采取补救措施方面,也没有制定预防该类风险的防控措施,使得风险管控工作缺乏分类整理资料,无法帮助企业系统性地建立风险管控方案[1];第二,缺乏风险预警机制。由于企业风险管控工作基础不牢,没有设立对应的风险预警指标和标准,因而在各类风险发生时,常常处于较为被动的局面,比如仓储保管设备出现故障,导致生产原料和成品出现损毁,造成较为严重的经济损失。

(三)风险管控意识与组织建设不成熟

风险管控意识和组织建设可统称为内部控制环境内容,制造企业主要存在以下四方面问题:第一,风险内部控制意识欠缺。对于制造企业内部控制管理工作而言,企业开展工作需要基于良好的风险管控意识和认知,但是部分制造企业的工作人员明显对风险管控工作缺乏基本了解,因此难以将风险管控理念融入实际工作当中;第二,权责范围不明确。部分制造企业在进行风险管控工作时,并未对相关工作人员的权责范围进行合理划分,导致各个部门岗位在工作开展中缺乏必要秩序,并且风险管控工作也没有突出核心的关键环节,现有机制不能灵活适应当前风险管控工作;第三,信息平台不够完善。目前部分制造企业的风险管理系统功能没有得到充分开发,系统中风险评估和风险数据库功能还没有上线,企业员工也无法通过信息管理系统了解当前最新的风险管控知识和学习案例,再加上部门之间信息沟通效率较低,使得内部控制和风险管控工作流于表面形式;第四,未能实现常态化风险管控。由于企业风险管控水平不足,其他有关工作进度也会受到限制,导致风险管控功能不能处于常态化。

四、风险管理视角下构建制造企业内部控制体系的具体措施

(一)改进企业风险管理内部环境

第一,站在企业全局角度来考虑,有效的风险管控工作和内部控制工作需要基于企业良好的风险内部意识和认知理解,因此,制造企业应当将风险管控知识和内部控制理论融入企业文化建设工作当中,提高全员风险管控意识和内控认知,通过强化意识来指导全体工作人员完成本职工作[2];第二,除了强化意识层面之外,制造企业还需要构建完善的组织管理体系,通过组织体系来加强内部控制和风险管控工作的推进,构建内部控制专业机构,考虑到内部控制的系统性和全面性,应当动员所有部门成员一同参与到内部控制和风险管控工作当中,并适度增加财务部门的权限,协调好各部门的工作安排。鉴于个别职能部门存在岗位交叉的情况,出于责任落实和风险意识的考虑,特殊岗位应当由专职人员担任,严格遵守关键岗位不相容原则,一般岗位加强监督;第三,人力资源体系的优化。制造企业各个工作内容都是由人来完成的,人是企业稳定运转的关键影响因素,因此企业需要优化人力资源体系,包括关键绩效指标考核、岗位职责树立以及人才招聘渠道选择,将其与企业当前人才需求相结合,明确各个考量因素的影响程度。

(二)更新健全风险内控管理体系

更新健全企业风险内控管理体系需要做好以下几方面工作内容:第一,目标设定。制造企业要想在市场竞争中立足,就需要根据自身特点确定企业目标定位,从而制定合理的风险管控方向,最终确定具体风险管控策略。在此过程中,要结合企业长远战略目标,强调企业业务板块的重要性和业务分布的扩展性,使企业所有工作人员认识到企业未来主要的发展方向,督促各部门负责人拿出具体的落实方案和转型时间,再以此为依据针对对应的风险防控方案;第二,财务风险防控方面,资金筹集和使用需要严格遵守《财务预算实施细则》,严格执行审批流程,实时追踪资金支付和流向,对于超预算的支出费用不予报销。关于政策市场风险应对方面,制造企业需要及时了解政策变化的动态情况,确保风险控制在可接受范围之内,由于政策变化具有一定趋势性,因此风险管控应当与市场政策变化趋势相一致;第三,产品质量风险管控。事前风险管控不应只局限于信息沟通,还应当结合定期实地考察,而事中则需要参与到生产经营管理活动当中,从产品原材料采购、物品仓储、运输以及销售等各个环节都需要风险管控人员参与其中,并对员工操作情况、行为规范进行考核评价。在整个环节结束之后,质量管理部门需要结合风险管控部门提交的资料数据,对其进行整理归档;第四,信息安全风险管控方面,目前制造企业多采用标准和个性相结合的信息管理系统,为了防止企业重要数据泄露,企业信息安全部门一方面需要自主研发符合要求的安全软件,另一方面还可以考虑将安全服务外包,并签订数据保密协议,为企业数据安全提供保障;第五,健全风险预警机制。为了促进风险预警工作常态化进行,企业需要构建长效风险预警机制,以此来提高企业对风险的敏感度,可从经营和管理两个方面着手进行开展风险预警和安全工作。首先,需要从企业各部门选择高素质人才,并成立风险控制委员会,对企业内部的风险管控工作进行合理规划,并采取轮岗制度,防止出现岗位交叉风险;其次,企业人力资源部门要作为协调部门,负责协调经营部门和管理层之间的工作矛盾。

(三)构建信息沟通交流平台

建立健全内部信息沟通机制。随着国内互联网信息技术的不断成熟,信息技术在企业管理工作中所占的比重逐渐增大,为了促进企业内部各部分资源能够得到有效利用,企业需要通过信息技术与风险管控相结合,通过技术手段挖掘数据信息背后的深层价值,实现企业管理工作的高效进行和动态反馈。制造企业可以采用电子邮件、信息手册以及软件模块来加强企业信息沟通工作,企业高层也能及时获知各个部门的实时工作进展。

(四)强化风险导向内部审计工作

第一,内部审计人员职业能力培养。由于内部控制的持续开展,各部门的工作职责逐渐处于细化状态,因此内部控制风险点也随之细化,为了加强风险管控工作的成效,内部审计部门需要做好自身本职工作的同时,还需要了解其他部门的工作内容和行为规范,以此作为审计工作开展的执行依据;第二,常规赏罚机制也要随之改变,不再将企业员工工作酬劳和审计工作中存在的问题直接挂钩,而是将薪酬与审计发生问题的改进成果挂钩,进而提高人员工作积极性,减少审计部门和执行部门的工作矛盾[3];第三,加强审计人员业务能力和沟通能力,在完成监督审计工作的基础上,为其他执行人员提供合理的指导意见,从而获得执行部门的工作认可,有利于后续审计工作开展。

(五)提升控制活动效率

第一,全面预算控制。企业需要根据企业发展战略,结合企业上下级机构的工作规划,合理编制年度总预算,在预算草案汇总之后,提交给企业高层,当预算通过审核之后,企业执行部门就需要严格按照预算编制完成工作,预算执行单位需要建立执行系统,定期分析解决执行工作中发现的问题,做好分析评估工作;第二,内部信息传递控制。根据企业发展战略和控制目标,采用不同格式的信息形式,构建合理的信息传输形式,将部门信息整合之后纳入企业信息数据库,不断完善内部信息汇报途径。

五、结束语

综上所述,制造企业管理层高度重视内部控制,借助内部控制工具不断强化自身风险管控能力,以保障企业稳定运转。全面风险管控视角下,制造企业内部控制应当以整合企业全面风险管控为出发点,探析企业内部控制体系的建设思路和建设步骤,依据企业自身情况,针对性地建立风险防范和管控机制。目前,多数制造企业内部控制体系还存在诸多需要改进的地方,因此制造企业还需要在实际工作中不断实践和思考,总结出适合自身的管理方式和内部管理体系。

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