实现企业办公室行政管理精细化要点分析

2022-11-14中铁电气化局集团有限公司城铁公司宋越

办公室业务 2022年6期

文/中铁电气化局集团有限公司城铁公司宋越

精细化管理能够降低企业的经营、管理成本，对于国企而言尤为重要。现代管理学指出，精细化管理居于规范化、个性化之间，需保证定位精确、目标细化、考核内容细化。而通过这一管理方式能够落实好管理责任，及时处理工作中的各类问题。

一、实现企业办公室行政管理精细化的意义

首先，办公室是企业的综合协调及办事机构，负责执行上级决策内容。精细化管理对员工工作效率、工作进度、工作质量都有一定的帮助，故需引入精细化管理的理念。精细化管理要求工作者用细致、认真的态度管控工作中的各个环节，以此改变散漫拖拉的工作作风，提高工作执行力。其次，降本增效是非常有利于企业自身发展的，借助于精细化管理，能够最大化运用到企业现有的人、财、物资源，使工作中的资源消耗不断下降。再者，企业管理工作属于系统性工程。精细化管理更注重整体协调与配合，适用于办公室行政管理工作。既能够处理好各部门工作内容的衔接问题，也让员工更加认同企业管理工作。

二、企业办公室行政管理工作中的不足

（一）工作中过度依赖传统经验管理。经验管理的优势在于，既能保证良好工作方式方法的传承，也能保障办公室管理的稳定有序。但在工作中发现缺点也较大，难以对办公室现行管理内容进行优化。而且，实际工作中，办公室人员常常变动，会导致工作难以衔接。此外，员工们各凭自己的经验，缺乏交流沟通，执行工作时常常是被动的，缺少创新意识。

（二）员工缺乏行政管理执行力。执行力是完成预定目标的能力，若执行力不高，员工工作效率会偏低，工作效果会受到影响。办公室工作属于事务性工作，在完成时存在较多问题，原因如下：一是任务分解不合理。在实际工作中缺乏明确的目标任务达成计划及员工任务分配清单，导致工作任务分配缺乏清晰度，影响到任务执行。二是缺少指导与监督。若员工在执行工作时没有前辈指导，没有督导机制进行约束、规范，执行力很难提高。

（三）考核评价体系不健全。在实际工作中发现，虽然制定了完善的考核评价体系，但起初执行时会有所不适，需依据部门实际情况再进行调整。一是绩效指标难以确认，指标要求过高，员工无法去实现，指标要求过低，员工缺乏积极性；二是绩效评估难以做到公平公正，企业执行的绩效评估很容易偏向领导意见或观点；三是人事部员工很少会做跟踪考核。

（四）岗位责任管理体系不完善。岗位责任管理需做到定岗、定责、定标准。出于内外部因素影响常不能发挥出应有作用，整体效果欠佳。实际工作时存在的问题分为三点：一是办公室工作并非固定存在的，许多属于临时下发。由于事前准备不足，部分员工工作马虎、拖沓；二是办公室工作内容模糊，由于权责划分不明确导致各部门工作内容交叉，发生问题互相推诿；三是办公室工作标准不明确，一些员工认为只要领导满意便可，工作内容是否存在问题不去深究。

三、企业办公室行政管理精细化的思路

（一）行政管理目标及内容的精细化。办公室行政管理包括公文管理、档案管理、会议管理、办公耗材管理、车辆管理、印章管理等，这一系列的行政管理工作均应实现精细化管理。通过自己的工作经验得出，公文管理需做好公文的登记签收、编号保管、阅批分转、传阅催办、立卷归档；档案管理应完成资料收集、档案归类、统计管理、过期文件的销毁，规定好立卷归档制度、范围及时间；会议管理则需明确会议目标、列出参会人员和参会时间，做好会议内容统计及执行反馈；办公耗材管理重在规范办公耗材，纸张、打印机墨盒、办公用笔、键盘、鼠标、网线等均要做到物尽其用，确定各部门的耗材总费，超出则从部门经费中扣除；车辆管理方面，公司公务车均由办公室统一管理，任何人员用车需提出书面申请并交予领导签字。若员工需要对公务车加油，需登记油卡记录，并说明具体办公事项，车辆均凭卡至加油站加油；印章管理方面，如工程类企业需要频繁使用印章，时间周期偏长，需采取书面申请印章和实物用印的方式，并做到追本溯源。

表1 办公室行政管理类型及流程

发文→登记确认→打印下发文件→留存档案并归档收文→签收→拟办→流转档案管理接收→编号→上架→确立索引→规范管理→保管会议管理会前准备→会议通知→会场布置→会议内容记录→会议内容执行并反馈办公耗材管理/车辆管理/印信管理拟定方案→送审→执行行政管理类型具体流程公文管理

（二）行政执行力管理的精细化。若办公室工作人员缺乏有效的执行，即便规章制度完善也难以有较佳的管理效率。为了解决该问题，需采取如下精细化管理方式：一是借助《岗位工作手册》细化办公室内部工作，确定好基本工作流程、考核标准及考核事项；二是明确执行内容，强化员工的思想与行为培训，使其改变自身素质及观念；三是控制好工作任务，及时纠正工作中的不足，完成事前、事中与事后的各流程控制。

（三）行政成本管理的精细化。办公室有较多的行政成本是在公务用车、办公室耗材方面，这是由于当前行政制度中存在缺陷：一些成本属于额外损耗，事实上是可以去除的。行政成本过高会影响到企业正常运营，办公室人员需强化成本管理意识，转变现行管理模式，加强行政人员培训。

四、企业办公室行政管理精细化的经验

（一）以标准化和制度化推进精细化行政管理工作。标准化和制度化是推动精细化行政管理的保障力量。工作经验总结出两点：首先，标准化能够给员工树立起工作标准，员工以标准化为导向，能够更高质量地完成自身工作。其次，应建立相关的企业管理制度，以奖惩与规范的手段引起员工对企业标准化的重视。使其在规章制度的约束下，以工作标准为导向，工作细分为过程，实现精细化的行政管理。例如公司在年初时可根据上一年经验及单位经营现状制定年度工作计划，再将年度工作计划细分为月、周、日工作计划，通过计划的细分来提升工作的效率。在工作计划制定时，需将工作内容做进一步细分，如对数据进行分类，按照重要程度的顺序提交数据。

（二）培养员工精细化行政管理习惯。员工的工作习惯对企业工作效率与工作质量有着重大的影响，培养员工的精细化行政管理工作习惯非常必要。首先，企业应开展多项培训，内部由公司管理者、优秀员工担任讲师做培训，外部则请专业的培训公司组织员工做培训。培训的目的重在培养员工的综合素质、协调能力、组织能力、决断能力；其次，企业应不定期组织对员工进行考核，以考核测评了解员工现阶段的工作水平及工作状态，将考核结果记入绩效考核，以此刺激员工积极参与和完成工作；最后，企业应制定出标准化的工作流程，使员工按照工作流程开展工作，允许员工在合理的范围内进行自主变通。

（三）确定好考核评价的量化指标。在考核评价环节，经验得出管理者可以给易于量化的工作定制量化指标，对不易量化的工作设计定性指标，具体的指标见表2所示。对于程序性不强，不宜量化的指标，则要人工制定出相关的工作指标。根据员工完成指标的情况做员工等级评比，若是优秀员工将给予相应的精神或物质奖励，鼓励员工继续保持。若是能力偏弱的员工则进行面对面沟通，做出适当的批评教育，让员工积极改正缺点，再接再厉。

表2 精细化评估指标及内容

精细化评估指标精细化评估指标内容岗位工作指标难度、时效、成本员工考核指标熟练程度、理解程度服务质量指标领导满意程度、各部门满意程度组织纪律指标到岗时间、工作纪律思想道德指标职业道德、个人品德

（四）明确岗位职责及细化岗位工作内容。高效的企业行政管理工作是建立在“定岗、定责、定标准”的管理基础之上的，首先企业应当根据实际的管理需求来设置行政管理部门的工作岗位，明确每个岗位职责与内容，设置相关的工作标准，使员工在工作过程中有制度、有标准可循。在此基础之上，公司负责人还应把工作任务进一步精细化，将细化后的工作内容，科学合理安排给具体工作人员，实现精细化行政管理工作。