区块链技术在高校财务工作中的应用探索

2022-11-07汪怡慈中国计量大学计财处浙江杭州310018

商业会计 2022年18期

关键词：发票区块流程

汪怡慈（中国计量大学计财处浙江杭州 310018）

一、区块链技术的主要特征及对会计工作的影响

（一）区块链主要特征

1.分布式账本。区块链的本质是一种分布式账本，又称共享账本。交易各方一旦上链，所有的交易数据信息通过非对称加密算法等手段实现成员内部数据的实时共享，交易各方实时得到相关加密后的数据信息，可平行进行业务处理，不受影响和限制。

2.交易去中心化。区块链的显著特征之一是去中心化，即处于链上的各方在发生交易时基于高度信任的原则，不用第三方介入，直接进行点对点、端对端交易，消除中介费用，在一定程度上节约了交易成本，提高了业务处理效率。

3.链上各方形成智能合约。智能合约是涉及交易各方之间根据有关制度规定所设计的进行业务处理的智能算法，某一方在某一节点上发起业务，通过智能合约，自动执行约定，对数据进行计算、转换，进而进行下一节点的处理，提高业务处理速度。

4.区块链内部利用哈希算法、非对称加密技术等形成共识机制，达到公平与效率并重。当某一数据输入区块链时，系统会利用公钥对数据进行加密，利用哈希算法，得到这一区块的哈希值，进而在链内进行广播，之后链上各区块用户利用共识机制验证一致，方能进行交易，且不能篡改，保证了业务处理的公平、高效。

（二）对会计工作的影响

1.提高会计工作效率。会计工作包括会计核算及财务管理。会计核算涉及到票据审核、审批签字等环节，财务管理包含财务分析和决策。传统的会计核算流程是先对单据进行层层审批，而财务的分析和决策所需的数据大多来自于核算的结果，环节多、耗时长、精确程度不高。通过引进区块链，借助其中的分布式数据库、智能合约及共识机制的作用，能够实现核算和分析同时段进行，实现会计处理流程的自动化、严密化、高效化，财务分析决策精准化，提高工作效率。

2.提升会计信息质量。会计信息要求具有可靠性、及时性、准确性等。区块链的分布式账本特征有助于保证会计信息得以及时传输及处理。而智能合约的不可篡改性以及共识算法的公平、透明，可以使会计处理的输出结果变得更可靠，更精确地反映价值流向，交易过程透明化，继而提高会计信息质量。

3.转变传统会计工作观念。以往财务人员的工作侧重于按照财务规章制度算对账、记好账，平常工作只需清楚自身本职工作内容即可。而区块链的应用，促使财务人员加深对信息系统方面知识的学习和理解，体会区块链所带来的工作上的便利，同时由于区块链成员可共享交易数据信息，财务人员借助业务处理流程，对价值的流转也可以有更加清晰、全面的认识。

二、当前高校财务工作主要流程及存在问题

近几年，各地高校加快了数字化建设步伐。计财处作为学校财务管理的主要职能部门，在数智财务建设方面成效明显，推出网上预约报销、网上来款认领等系统，有效解决了师生报销难、耗时长的问题。但通过对部分高校主要业务系统的分析，发现还存在一些问题。

（一）电子发票报销流程及存在问题

部分高校现行电子发票报销流程还是需要报销人将电子发票打印出来，通过登录地方税务部门网站或发票查验专业平台进行查验，将查验结果打印出来，同签字后的发票一起作为原始凭证，登录财务系统建立并生成、打印预约报销单，最后将签字审批的报销单、电子发票、查验结果等材料提交至计财处相应核算窗口。财务人员接收预约单后审核票据，通过后将电子发票同报销单进行手动关联，再完成制单，转至复核窗口复核，复核完毕后交至出纳付款。这种核算流程下，财务人员的工作量较大，审核速度放缓，再加上电子发票未关联凭证的情况，存在电子发票重复报销的情况，影响了效率及准确率，不易管理。

（二）资产采购、入库报销流程介绍及存在问题

部分高校现行资产报销流程为采购、入库、报销。由采购人在采购中心业务系统中发起采购流程，经过经费负责人、有关部门负责人等层层审批，完成采购流程，生成采购任务书。如果是政府集中采购，还应提供财政确认书。采购完毕后，待对方开具发票，并将资产运输安装到位，符合入库标准的，在资产系统中办理入库手续，生成资产入库单。最后，在财务系统中预约并生成报销单，将发票、入库单、财政确认书、报销单等提交至核算窗口报销，复核完毕后付款。该流程存在的问题是有部分师生不清楚采购、入库规定，在报销时经常出现事后补采购、入库流程，缺乏流程顺序上的严谨性。

（三）差旅费报销流程介绍及存在问题

目前部分高校实行的是先审批后出差制度，师生下载出差审批单，填写相关信息，由经费负责人或分管领导签字，之后与报销单、出差产生的票据一起提交至财务对应窗口进行报销。但在现实操作中存在几个问题：第一，由于出差审批单是手填的纸质单据，再加上部分教师并不清楚报销政策，容易产生事后再补出差审批单的情况，工作流程缺乏严谨性。第二，出差人员补助等支出还是由财务人员手动计算、填写，容易出现漏算等情况，准确性受到影响。

（四）学分学费结算流程及存在问题

部分高校现行的学分学费结算首先由教务部门从教务系统中拉出学分数据，核对无误后，通过邮件将电子版发给财务学费窗口人员，同时打印纸质版，由教务部门负责人签字、盖部门章后，交到财务对应窗口。学费窗口人员再次与学费系统中的学费金额、学籍变动记录进行核对，核对无误后，进行计算并将结果导入财务系统，通知学生核对结算结果。结算完毕后，将财政票据、结算名单、退费记录等作为附件，提交核算窗口进行相应账务处理。在这个过程中至少要经过两次核对，仍是传统的人工核对方式，耗时长，准确率不高，易出现错误。此外，学生在核对学分结果前并不了解这部分业务，后续核对及处理时，还需财务人员反复解释、核对、确认，工作效率较低。

（五）科研经费入账流程及存在问题

部分高校现行科研经费入账流程涉及的部门一般有计财处、科技处。教师首先在财务系统中进行来款认领，打印认领回单，凭合同及认领单至科技处建账，生成项目编号。教师凭科研项目建账单财务联、来款认领单至计财处开票窗口开具发票或非税票据。开票人员开具票据后，直接将上述材料连同发票一起交至科研经费核算窗口。核算人员先进行项目编号的录入，再选中对应来款信息进行入账处理。在这个流程中，计财处、科技处都是在各自系统内进行各自的业务处理，且都是手动录入，在单据量较大的情况下，易发生金额、经费代码等信息的差错，且教师的等待时间较长，对于后续的经费使用也有一定影响。

三、区块链在高校财务工作中的应用设想

（一）区块数据层

在这一部分，主要是由区块链的各个区块以及其所含的数据记录构成，是整个区块链的基础数据来源。具体到内容，就是日常经济业务所涉及到的部门以及其所要处理的数据记录、数字签名、时间戳等。所涉及的部门涵盖校内外，校内的如科技处、教务处、实验与资产处以及采购中心等，校外的包括当地财政税务部门、高校主管部门、有项目合作的企事业单位等。数字签名则是通过哈希算法等密码学技术将各部门的负责人输入的签名转换成特定的哈希值，在自动验证、启动共识机制环节，可使用公钥解密，完成审批，保证数据的安全和审批的严密性。所要处理的数据记录包含已处理、未处理的各类报销单、科研经费立项、入账以及学费结算等业务数据。已在处理的业务中还包含时间戳，显示了提高效率各节点的处理用时，反映业务的执行进度，且由于是全链可见，利于全体监督和管理。在智能合约方面，则是根据对应财务规定设置自动执行某项流程的操作代码。满足条件时，即开始自动执行，如业务数据进入链内系统后的分类、分配至对应部分、人员，节约了时间。

（二）业务处理层

这一部分主要是日常业务在区块链中的处理流转过程。主要分为科研经费入账、学费结算、资产、差旅费、电子发票报销几个模块。

1.科研经费入账处理流程。处于区块链中的科研经费入账，按节点来分，涉及到的部门有项目合作单位、科技处和计财处。项目合作单位根据合同，向高校转账项目经费，利用私钥加密转账金额、对方单位及数字签名。进入区块链后，利用公钥解密，并进行全网广播，数据信息在全网公开。教师进行来款认领，科技处、计财处、税务（财政）部门等利用共识机制对来款信息进行验证、审批，一致通过后信息不允许篡改，之后通过智能合约，在科技处系统中建账单，生成时间戳，而后将上述信息推送至计财处票据审核的工作任务中，自动审核完毕后，开票完成。通过财务系统自动提取来款金额、立项金额以及增值税额等，自动审核无误后生成会计分录，完成收入确认及登账。同时自动备份开票信息并传递至税务（财政）部门完成备案。

2.学分学费结算流程。与传统的学分学费结算流程不同，区块链下的学分学费结算把学生确认学分以及结算学费金额的关口前移。在学生毕业之前，每学期的所修学分都已在教务系统中留存记录。涉及到学籍变动的，结合区块链的智能合约及共识机制特性，也已在教务、财务等各区块中存有处理记录及结果。待到学生临近毕业时，有关部门联合发布结算通知后，须由学生本人在规定时间内登录业务平台，提交确认总学分及学费结算申请，这个过程中学生使用自己的学号和密码登录，密码属于私钥，将学号和姓名等个人信息加密打包进入区块链，区块链之外的单位与个人均不可见。学生信息进入系统后，利用公钥经非对称算法解密后，借助智能合约和共识机制验证的配合使用，将对应的学籍状态、总学分信息、四年实缴学费金额以及最后应缴或应退的金额自动计算、调出，传递给学生，学生在系统中进行确认后，生成时间戳，依次传至教务、财务的业务窗口及分管责任人，分别进行验证、审批，结算金额及相关信息不能再改动。此时系统可将需要结算的名单自动按应退或应交学费的结果进行分类，并传至财务系统。需要退费的，直接传输至财务系统中的学费结算任务中，自动计算、处理完毕后，经过系统自动记账、复核，将付款信息加密打包至银行系统进行打款，打款信息反馈给对应学生。缴费的学生可直接通过财务系统完成缴费，缴费金额由系统自动按程序上缴至国库。

3.电子发票报销流程。报销人员利用电子签章登录财务系统电子发票报销模块，上传需要报销的电子发票数据，提交电子发票报销申请，此时系统利用公钥解密，借助智能合约技术，由系统自动将数据打包至税务部门业务系统中，系统自动进行发票识别、查验，之后形成时间戳，并自动将结果反馈至财务系统中。之后财务系统自动调取数据库中的业务类型及规定设置，对经济业务进行分类，业务合理的生成报销单，不合理的直接驳回。遇到需要分摊项目的，根据报销人申请自动分摊。而后启动根据财务报销制度及规定设置好的智能合约算法及共识机制，系统自动适配审批人，各审批人确认、审批后报销单呈只读状态，不允许篡改。系统自动进行账务处理，生成分录，而后将付款信息加密打包至银行进行结算处理。

4.资产报销流程。资产采购报销主要有提出申请、走采购流程并生成任务书或财政确认书、资产入库、报销付款等环节。区块链下的资产报销有严格的流程，且智能化水平更高、更安全。报销人提出采购并报销资产申请，流程开启，这个过程是加密的。进入区块链，经公钥解密后，业务金额、内容、合同等在全网内公开，根据智能合约设置，自动进入是否进行采购审批的选择。达到走采购流程标准的，报销人所在部门（学院）负责人、采购中心负责人、计财处负责人之间在审核完提交数据后形成共识，并加盖电子签章，形成时间戳，信息不能被改动。必要时，还须提交财政部门，生成财政确认书。定点单位在接收到相应数据后，开具发票，同时将发票信息反馈到实资处、计财处作为入库和报销的依据。实资处系统自动根据发票等进行资产入库，并生成入库单。计财处系统根据入库单、发票信息、采购任务书自动生成报销单，并生成会计分录，完成付款。

5.差旅费报销流程。不同于以往的差旅费报销流程都是采用纸质审批表线下审批的方式进行，区块链上的差旅费报销都是在线上按既定的流程进行，并将校内审批系统、商旅平台、人事系统、财务系统等结合在一起。按照差旅费报销制度中的“先审批，后出差”原则，教师在线上提交出差审批单，填写拟出差日期、出差人员、拟乘坐交通工具等有关信息并附上会议、培训等通知或文件后，按规章制度设定好的智能合约，推送至对应负责人审批，审批完毕后生成时间戳，形成电子出差审批单并自动保存。同时，由于信息在全网可见，商旅平台会根据出差审批单上的信息自动匹配对应时段内的公务机票、火车票、住宿酒店的时间、价格等信息，并组成最优组合以供选择，一方面方便师生，使其出行更便捷、经济、安全，另一方面也符合如公务出行机票必须要在政府机票采购网上购买等差旅费报销规定，保证制度、规定执行的有效性。在生成订单乃至完成出差后，商旅平台会保存本次出差的各项记录。在规定时间内，财务系统会根据出差时间等自动排序，并发送是否申请报销请求至出差人，出差人回复同意，系统接收回复后，自动获取有关订单、发票、付款记录、出差审批单等信息，根据出差方式、天数计算补助金额，快速生成差旅费报销单，并生成会计分录，完成做账后加密打包数据提交银行付款结算。

6.智能财务报表分析。因区块链的本质是一个分布式账本，在进行会计分录账务处理时，过账、填表等工作可平行进行。所以在生成财务和预算会计分录时，根据智能合约中提前设置好的按权责发生制编制财务报表的算法，就可以生成资产负债表等三张财务会计报表。在学校层面，管理层可从财务报表中得知单位的运营管理情况，从而做出有利于学校发展的决策。此外，智能报表还能反映出一个项目的收支明细，可为项目组成员提供精确的使用情况，使其能做出正确的成本决策，提高项目效益。

（三）网络维护层

网络维护层的主要功能是网络监测和维护，当中包含应对各类常规网络安全问题的方法及代码。区块链对于总体网络环境的要求较高，既要保证各类业务的处理效率，又要保证在数据传播过程中的安全性、私密性。如果网络环境发生问题，势必会引发数据泄露、业务处理效率受到影响等不良反应。

（四）数据缓存层

这一部分主要包含逾期未处理、有疑问或被退回的业务单据信息等。对于这一部分，系统管理人员应分类分批进行定期处理。对于被退回的错误信息应及时清理。对于需要转人工处理的单据，则按对应的处理流程撤回，并告知教师按传统模式重新录单、提交、处理。对于逾期未处理的单据，应与对应的人员进行沟通、确认，确需撤回的予以撤回、删除。

四、建议

（一）促进业财一体化平台建设，形成系统有效对接

区块链是由不同部门的系统相互关联组成的，数据流的流转也是通过各系统区块间的无缝衔接来实现的。这个衔接过程也是业务系统与财务系统融合的过程，其中涉及到不同部门的数据标准化等重要环节。做好数据标准化、系统之间的数据转换等工作，促进业财融合，通过一体化平台等信息平台建设，有利于区块链的高速、精准运转，提升师生的服务体验，加快工作效率，保证财务数据精准、有效。

（二）加强人员全方位培训，不同部门之间人员相互交流

保证区块链的正常运作，人力是必不可少的要素。这也就意味着财务人员不能只懂财务，还要懂业务及信息化知识，才能正确、有效地将区块链应用到财务工作中。财务人员在熟悉财务制度及工作流程的同时，还要多学习、吸收其他部门的业务知识，在涉及到多部门审批的业务时，能快速做出判断，形成共识，提升效率。部门可通过定期举办讲座、业务学习会等对人员进行业务培训和指导，形成勤思考、勤提问的学习氛围。同时，也可推出线上微课程、短视频等，掌握要点，提取精髓，精选案例，以通俗易懂的传播形式进行宣传，便于大家理解、掌握，得心应手应用系统，深刻领会区块链在财务处理应用中体现出的便利、精准。不同部门之间的人员可通过在平时工作中的讨论交流，熟悉部门间的业务流程，可明确问题，并予以优化。

（三）完善各项财务制度及内控流程建设

完善的制度是区块链得以有效运作的重要前提，也是重要保障。高校在制定财务制度时，应充分将上级文件精神，结合学校实际情况，明确日常业务的办理流程、适用范围、费用标准等，便于区块链中智能合约等的设计与执行。优化内部控制流程，明确各节点的风险点，并采取相应的控制措施，严格签字审批手续。实现内部控制流程内嵌至信息系统建设中，使区块链中的共识机制能够得到有效启动及运用。