温琬稀

摘 要：在信息时代的背景下，信息档案发挥着重要的作用，而信息档案也是高校发展中不可缺少的一部分，是高校发展历程的见证。随着科技的不断进步，智能化和自动化逐渐融入人们的生活中，也逐渐应用到了高校文书档案管理方面，高校有了属于自己的特有电子文档库，促进了文书档案的发展，朝着现代化管理模式发展。现代的文书档案形式发生了很大的变化，都是使用的现代信息技术，只需要一台电脑就可以解决，不需要再花费大量的时间和精力来完成档案的管理工作。而本文就是针对高校文书档案的现代化管理的现状、策略和意义等方面进行阐述，希望可以提出一些有益的建议来更好地规范现代化管理工作。

关键词：文书档案；现代化管理；策略

一、高校文书档案的现代化管理现状

1.文书档案现代化管理的意识不强

高校在发展的过程中，没有意识到档案管理的重要性，对档案也没有进行科学的管理，档案管理人员较少，管理机构也不完整。而文书档案管理的现代化也是近几年才发展起来的，在高校中开始有文书档案方面的专业，但是，文书档案专业学习的人数很少，学生对这方面的认知不够，没有很高的学习兴趣，自身学习的激情也不高，没有从心底对文书档案现代化管理有正确的认知，出现这一情况最主要的原因有两个方面：一方面，从事文本档案管理人员的工作没有一定的新鲜感，和其他行业存在很大的不同，不能和社会的发展有效结合起来，在档案管理和技术方面没有先进的设备设施，导致员工没有工作的主动性，觉得工作是枯燥乏味的；另一方面，在社会的需求方面，对文书档案的管理没有很硬性的要求，往往会被忽略掉，只有在用到的时候才会想起来，平常的时候都是放置到一边，对其的重视度不够。以上都是影响档案现代化管理发展的因素，阻碍着文书档案的现代化发展进程。

2.从事文书档案现代化管理人才的能力不强

在高校的发展中，文书档案就是高校发展历程的见证，其所需要的数据资料就存在这些档案中，可见文书档案的管理是很重要的，可以给高校的发展提供有利的数据信息。

所以，在对档案管理的时候，格外重视管理的内容，对从事管理的人员要有一定的要求，还要有足够的细心和耐心，能够把档案的管理做到极致，保护好档案的私密性和完整性，只有先进的专业人才才能发挥作用，对文书档案进行现代化的管理，促进其改革的进程。就现在来说，我国的档案管理专业人才的整体素质不高，没有很擅长的人才，不能满足学校的需求，很难找到与学校文档管理体系相适应的高端人才。造成这一问题的原因主要有以下两方面：一是从事文书档案管理的人员都年龄较大，他们的学习能力和工作能力都不强，采用的都是以往的管理方式，没有科学的管理理念，难以学习新的知识和管理方法，不能与时俱进；二是高校自身的问题，在文书档案管理方面没有足够重视，加上资金投入方面的不足，不能及时进行档案学习，学习先进的管理理念。

3.档案管理设备设施和技术落后

由于我国对文本档案管理的认知比较晚，和先进的国家有一定的差距，档案管理的水平整体不高。在日常工作的时候，还有可能由于自身的疏忽大意，使得高校档案出现丢失的现象，不能掌握相关的管理技术，对档案管理的设备设施不熟练，不能掌握相关的管理技术，也会造成档案管理混乱。而造成档案管理设备设施落后的原因有两方面：一方面是高校的领导对档案管理的重视度不够，没有专门的管理部门，没有很完善的档案管理体系；另一方面是在档案管理方面的资金投入不够，没有能力购买一些先进的管理设备设施，档案管理的设备设施跟不上时代发展的步伐。

4.档案管理人员自身的素质不高

在高校发展的进程中，从事档案管理人员的自身素质也是很重要的一部分。目前的一些高校从事档案管理的人员大部分都是兼职人员，在档案管理方面的知识更是一知半解，没有很完善的管理理论，更不用说专业的档案管理培训了，也不知道档案管理的程序和方法，就盲目从事档案的管理，认为档案管理是很简单的事情。对于高校档案管理人员是需要专业技术和工作素养的，需要有一定的管理理念，只有自身的素质达到一定水准了，才能在不断学习中提升自己，在原有的基础上进行改革和创新。

二、高校文书档案的现代化管理策略

在这个信息高速发达的社会中，高校要想提升自身的社会地位，提高自己的发展水平，为自身以后的稳定发展做铺垫，就需要对高校文书档案采用现代化的管理模式来满足社会发展，顺应时代潮流。高校在对文书档案管理的过程中，也要结合自身发展情况，要选择有实际意义的文书档案管理方法，能够促进档案的有效管理，不能完全按照现代化管理的模式来进行，要有一定的改进和创新，才能真正发挥文书档案管理的作用。高校文书档案的现代化管理主要目的就是更好地满足高校的发展，促进学校的穩步前进，给其提供无形的动力。

1.建立完善的档案管理制度

高校在发展的过程中，对学校日常的事物、学生的档案等都是需要记录下来的，也是有属于自己的档案资料的，是可以向外人展示的、是发展历程的说明书、是相关的领导可以了解高校的主要方式之一，基于此，高校需要建立自己的档案，对于文书档案，还需要有完善的档案管理制度，对文书档案实行规范化的管理。对于文书档案的管理有了相关的制度后，就对管理人员有了一定的约束，能够切实发挥档案管理的作用。在实施管理的过程中，管理人员要严格按照现代化的管理模式来进行，要具有一定的时代性和社会性，更好地发挥管理的作用。例如：高校在档案管理中，也要结合国家的相关政策来建立符合自己的管理制度，来规范档案管理人员的行为，提高管理的质量，当然，也要结合人员的情况，来实行人性化的管理。

2.改革和创新文档管理的观念

观念是行动的动力，也是促进其行动的基础，只有提升档案管理人员的观念，才能从本质上提升管理人员的行为，能够有效提升管理的质量，在原有管理的基础上不断改革和创新，促进文书档案的发展。从另一方面来说，文书档案是高校信息的载体，也是其发展的历程见证，是很重要的发展资料，只有对其实施现代化的管理，才能更好地适应社会的发展，为高校的发展提供有力的动力。可以开展“菜单式”的培训，对文书档案进行科学分类，并且按照一定的顺序排列整齐，使得文书档案的管理也朝着现代化的模式发展，可以在使用的时候立刻就能找出来，提高使用的效率，此外，在保存方面也要注意，要保证文书档案的完整性。

3.根据法律进行档案的建立

我国是一个法律严谨的国家，对档案的管理有相关的法律规定，不能根据自己的需求胡乱管理，是具有一定的强制性的。高校在建立档案管理机构的时候就要有一定的约束，要按照国家的法律法规来执行，不能没有一定的秩序性。当然，法律是一个方面，对于从事文书档案管理的人员，也有一定的要求，需要在工作之前进行培训，对上岗的人员进行法律的普及教育。从事档案管理的人员在工作中也要按照相关的法律法规来约束自己，不能为所欲为，要有一定的规矩，俗话说：没有规矩不成方圆，在自我约束的同时，还要接受其他有关部门的监督，做到管理和监督的有效结合，做好依法建档工作。

4.引进先进的文书文档管理设备设施，提高文档管理的技术

技术和设备设施永远是一个单位能否长远发展的重要衡量指标，良好的设备设施和精湛的技术能为单位发展带来新鲜动力，而对于高校文书档案的管理也不例外。所以，在高校文书档案管理的过程中，需要有先进的文书档案管理设备设施，并且伴随有精湛的技术支撑，只有有了技术和设备设施的硬条件，才能发挥文书档案的现代化管理，实现高校的长远发展。在文书档案管理方面，高校要舍得投资，多学习和引进先进的管理理念和技术，使得文书管理的方法和技术能够跟上时代发展的步伐，从本质上提高档案管理的效率。基于此，可以进行互动式的培训，这是一种新的培训方式，可以激发管理人员的积极性，形成以培带学、以学促思的培训模式。

5.提高文书档案现代化管理的水平

运用先进的科学技术和现代化的管理手段来管理文书档案，使得高校的文书档案管理实现科学化、高效化和系统化，能够更好地完成档案管理的工作。在现在这个科技的时代，高校的发展离不开现代化技术的支持，实现现代化管理的方式，是一种全新的管理模式，也是最方便的管理途径。

对于高校文书档案，要购买先进的计算机设备，为档案的管理埋下伏笔，除了这些，还需要对从事管理人员进行先进管理理论的传授，在管理技术方面进行培训，使得管理人员自身的管理理念和技术都能跟上社会发展的脚步，把高校文书档案管理得井井有条。

对于先进管理技术的培训，可以让从事管理人员先学习管理的理论知识，之后，在理论的基础上再学习管理技术，不要盲目培训，没有一定的顺序，不能提高管理能力，反而起到反面效果。

在实际学习培训中，可以开展交互式管理档案的专题讲座，不定期地邀请一些资深的档案专业人员，举办一些档案管理工作专题讲座或研讨会，扩展管理人员的知识面，同时，进行面对面互动交流，有助于提高档案管理人员解决档案管理的能力。

6.把电子文书档案管理和纸质档案管理有机地结合在一起

在如今现代化技术发展的背景下，文书档案的电子化提供了极大的方便。在电子文书档案管理不断普及的情况下，也不能忽视了纸质档案管理的重要性。從法律层面来说，电子文书档案是没有法律效力的，在出现问题的时候，有法律效力的还是纸质的原始档案。从本质上来说，要想保证高校的合法效益，就需要电子档案和纸质档案有机地结合起来，共同发挥作用。

7.档案工作人员要建立现代化管理的服务理念

在高校中设有文书档案管理部门是有一定道理的，因为档案的管理不仅仅是对资料的整理和分类，而是需要有一定的思维逻辑能力。在对文书档案管理的时候，对整个文书档案有明确的了解，知道里面包含的内容，在需要哪一部分文书档案管理的时候可以很快速地找出来，对各个方面的文书档案都了如指掌，再加上现代化管理的理念，可以大大提升文书档案管理的效率。

除此之外，还要有自己的想法，能够对高校的发展提出特有的见解，能够从高校发展的层面来看待问题，能够提炼出其中重要的信息，并且能够转化，提供档案管理的现代化服务。

8.建设资源共享的网站，实现信息的良性互动

在网络时代的社会中，网络已经融入人们的日常生活，更不用说是高校的学生了，更是学习和生活必不可少的一部分，是其社交的重要平台和方法，也是大部分高校实际应用的。而高校的文书档案管理也要跟上时代的发展，也会在将来成为发展的趋势，基于此，高校文书档案管理的现代化是社会必然的结果。高校在对文书档案实施现代化管理的时候，可以建立自己特有的网站来满足学校的需求，来实现和外界信息的互动，在互动的同时，要保证自身信息的安全。而建设资源共享的网站，可以实现高校档案管理的高效率，对于高校来说，可以建立属于自己的网站，实现内容共享，也可以与其他高校地网站互动，沟通对文书档案的管理，相互促进，不断进步。

三、高校文书档案的现代化管理意义

在高校现代的教学管理中，都会有很多的教学设计和管理方面的改革，会在文书档案上有很清晰的记载，以便以后查询和借鉴，可以为以后的发展奠定良好的基础，拥有一个良好的资料库，为以后高校在查阅资料的时候提供一定的信息参考，成为高校发展道路上的辅助工具。而在高校实际发展历程中，文书档案最本质的作用没有显示出来，给学校在信息方面提供的作用不大，不能给予有力的文书支持。基于此，在高校文书档案的现代化管理中，要结合高校自身的情况来构建现代化管理的体系，提升管理的质量和效率。主要可以从以下两个方面来实施：第一，实现高校档案管理现代化，就需要结合社会的发展，让文书档案的管理发挥出最大的作用。而高校档案是高校重要的信息资源载体，其价值对于高校的发展是不言而喻的，也涉及了社会层面。高校文书档案是很重要的信息资源，对学校的发展有一定的促进作用，还对社会的发展有不可小视的作用。所以，在平时的发展中，高校要合理利用现代化文书档案管理系统，尽快整理高校的档案信息资料，做出科学的分析，实现现代化的发展和高效管理，同时，也促进经济的进步，为社会的发展提供更加有力的证据和信息资源；第二，高校档案管理现代化也是符合社会发展规律的，是档案创新的需求，在高校的发展中，社会的发展方向可以给其提供一个发展目标，促进其朝着正确的方向发展。而在高校文书档案管理的过程中，主要包括的内容有：学生的现代管理、相关知识的传播、人才的培养和学校的基础建设和发展等，和以往相比具有很大的不同，这些都是需要档案实现现代化管理，只是以往的管理体系是远远不够的，不能满足高校自身的需求，更不能满足社会发展的需求，基于此，要进行现代化管理的升级，进行文书档案的现代化管理。

四、结束语

高校文书档案的现代化管理是先进的管理方法，是满足社会和高校等多方面需求的变革，是目前来说正确的档案管理途径。在高校文书档案的现代化管理中，档案管理是一个系统工程，要实现现代化的管理，就需要不断提升管理理念，提升管理的知识和技能，提高管理人员的素质，使高校档案管理现代化建设更加高效快捷，提高我国高校文书档案管理的现代化程度，切实提高工作效率，发挥文书档案应有的价值。只有文书档案的基础工作做好了，才能使得高校的发展更加稳定，有更大的发展前途。

参考文献：

[1]周 弘.文书现代化管理探讨[J].北京航空航天大学学报（社会科学版），2000

[2]周晖蓉.高校文书档案管理中存在的问题及其对策[J].边疆经济与文化，2010

[3]李 君.论高校文书档案的管理与利用[J].新西部（中旬刊），2015

[4]张 楠，苟煜林.新时期规范和加强高校文书档案管理[J].卷宗，2018

（作者单位：湖南农业大学档案馆）