张晓琼

摘 要：一个单位的档案记录了本单位的发展，档案是单位工作的记载，是单位发展和管理的资源。在信息技术高速发展的今天，做好本单位档案工作尤为重要。如何做好单位的文书档案管理工作，是值得我们共同研究的新课题。在单位的文书档案管理工作中，要做好档案规划、落实档案管理规定、指派专人负责，使文书档案的时效性、规范性、安全性和实用性更好地应用于工作。

关键词：单位；文书；档案管理

一、当前单位文书档案管理现状

1.缺少规范的文书档案管理制度。单位的文书档案放置没有专门的档案室，各个科室的文档各自保存在自己办公室，没有形成统一的管理制度，查阅起来不方便，效率低下，直接影响了各个部门的工作效率。

2.缺乏档案管理专职人员。单位有业务科、危房科、监察科、办公室等四大科室，资料保存量巨大、分类复杂，只是简单地将档案管理工作交由办公室工作人员，由于办公室人员也有自己的工作，根本没有时间将各类文书档案进行整理、分类并归档，可能导致文件的丢失。

3.档案管理人员缺乏专业知识。本单位的文书档案管理人员由办公室工作人员兼任，缺乏系统的档案管理知识、管理经验、管理意识，影响了文件的归档工作。

二、造成单位文书档案管理现状的原因

1.档案管理意识不够强。文书档案管理首要的前提是单位领导思想的高度重视，但是，单位领导往往都对本单位业务工作重视，对各类文件、资料、报表等档案工作的整理和管理不够重视，认为此项工作不是本单位工作重点，并不需要在档案管理这项工作上下功夫，单位各科室也一样，平时对文件、资料不整理，根据自己的工作需要，哪里顺手哪里放，真正等到需要检查时才抓紧准备，缺乏档案管理意识。

2.档案管理制度不规范。没有建立健全本单位的档案管理工作机制，各科室文件查阅处理后不能夠及时上交档案管理人员，管理人员也未及时督促收集，发放文件时也未进行登记，待需要查找档案时，往往记不起谁拿走了，是否归还，档案管理制度不够规范。

3.档案管理知识不贯彻。从单位领导到职工都对文书档案管理不够重视，档案管理人员平时也没有专业系统地学习过文书档案管理工作的《档案法》《档案管理条例》《城建档案管理条例》等相关法律法规和专业知识，档案管理业务知识和水平不强，不能彻底地将文书档案管理知识融会贯通。

三、如何做好单位文书档案管理工作

1.建立健全管理制度。结合本单位工作实际情况，建立登记制度。主要建立了单位收文登记本、发文登记本、印章登记本；建立单位职工会议记录本、单位领导会议记录本、单位党员会议记录本；建立职工花名册，党员花名册、干部花名册、工人花名册、专业技术人员花名册；建立单位职工工资台账、养老保险台账、医疗保险台账、住房公积金台账等。

2.档案管理专人专职。单位各科室档案管理要有专人负责，实行“周整理、月汇总、季上交”方式上报单位专职档案管理人员，由档案管理人员对各科室档案进行分类、分盒、分柜保存。专职档案人员将每类档案运用标题、编号、目录等方式进行装订保存，各科室如需借阅查看的，实行“谁借阅、谁负责”的登记制定，查看完成后，及时归还档案，由档案管理人员核对后归档销号。

3.加大专业知识学习。在单位的文书档案管理工作中，只有提高自己的档案业务素质，学会应用现代化文书档案管理方法，才能做好本单位的文书档案管理工作。积极参加档案业务培训，进一步提高业务水平，提高在单位档案管理工作中实际遇到问题的解决能力。认真学习《档案法》《档案管理条例》《城建档案管理条例》等法律法规，按照档案整理标准及要求，工作中确保单位档案的完整性和真实性。

四、用心倾力做好单位文书档案管理工作

1.做好材料收集及分类。材料收集工作，首先，把办公室文件柜中的文件收集起来。其次，通知各个科室把现有文件整理出来，统一收集到办公室，统一归档。因为站建设规划许可证和施工许可证的档案、站危房改造科室档案最多、最乱，我们特别着重整理。

2.档案归档判断。归档时，因为工作人员没有经过系统培训，对归档不归档还有很多疑问。最后参照《机关文件材料归档范围和文书档案管理保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，才进入了归档程序。

先把本单位不归档的文件整理出来：首先，把单位发文和收文重复的文件只保留一份，其余不归档；其次，把上级来文、同级来文、下级来文及非隶属单位给本单位不需办理的文件材料，不归档；局机关任免、奖励非本单位工作人员的文件材料等不归档；最后是本单位未生效文件不归档，如本单位代主管局起草的未成为正式文件的稿本等。

对本单位归档的文件要求：对收集来的历年文书文件、资料，我们按照来文文件的年份、级别、行政单位等把本单位的文件分为：文书档案、站建设规划许可证和施工许可证的资料档案、站危房改造资料档案。

对于站文书档案按照上级来文档案、同级来文档案、下级来文档案、通知汇报文件档案按照不同年度采用文件盒分类归档，每份文件都经过认真登记编号。将归档范围中的归档文件以“类”为单位固定在一起即单“类”装订，最后放入文件盒内并填写好档案盒封面。经与领导协商，专门购买了文件柜，征用一间办公室用作档案室。并且对查阅、转进转出的档案严格把关，履行登记手续。

3.人事档案管理。人事档案管理工作的好坏直接影响到单位职工工作的效率和质量，涉及每个干部职工的切身利益。为做好单位人事档案工作，单位专门成立了人事科，对人事档案进行专业化整档，人事档案专人负责。

首先，人事档案建立了纸质档案。纸质档案在建立过程中，针对个人存在的问题，按照人事档案归档要求，结合单位实际，按照单位人员身份如专业技术人员、管理人员、工勤技能人员整理。

（1）单位专业技术人员5人。档案归档中按照第一类整理专业技术人员录用表；第二类整理报考各类院校入学登记表、毕业登记表；第三类整理专业技术人员任职资格审批表；第四类整理专业技术人员职务变动工资审批表、历年工资变动审批表；第五类整理历年考核登记表。第六类专业技术人员参加继续教育学习成绩单表；第七类按照个人实际情况整理存在的其他资料。

（2）单位管理人员4人。单位管理人员属于学生安置，在档案归档中按照第一类整理管理人员录用表；第二类整理报考各类院校、入学登记表、毕业登记表；第三类整理管理人员任职资格审批表；第四类整理管理人员职务变动工资审批表、历年工资变动审批表；第五类整理历年考核登记表。

（3）单位工勤技能人员22人。单位工勤技能人员身份的人员居多，大多数属于军人复转安置人员，结合档案归档中按照第一类整理工勤技能人员复转安置表；第二类整理工勤技能人员服兵役期间的所有登记表，第三类整理工勤技能人员任职资格审批表；第四类整理工勤技能人员职务变动工资审批表、历年工资变动审批表；第六类整理历年工勤技能人员考核登记表。

以上纸质档案购买文件夹、文件盒、文件柜，一人一档存放。

其次，建立电子档案。购买电脑、扫描仪等电子设备设施，为单位人事档案做好准备工作，确保档案管理者对工作更好、更快地开展。而且，电子档案方便、简单，减少了档案管理者人为翻阅纸质档案对原始档案的破坏，确保了原始人事档案的完整性。减少了档案管理人员的工作量，为查阅节省了时间。

人事档案日常的收集、整理和装订工作纷繁复杂，2020年度共归入个人人事档案材料30件，受理借阅、查询档案20人次。建立了单位职工信息数据库，目前已基本实现了人员基本情况、经历综述、学历变化、职称演变、工资变动等重要内容的信息化管理。既能查阅个体信息，又能提供职工干部队伍整体情况。在调资、办理退休等工作中，为单位与各部门提供了准确的干部人事的信息。

4.村镇项目建设规划许可证和施工许可证的档案管理。2005年，我站建设规划许可证和施工许可证的资料存档还没有形成，资料管理混乱。为做好资料档案归档工作，购置了存放资料和图纸的档案柜。并认真学习《中华人民共和国城乡规划法》《中华人民共和国建筑法》等法律法规。并聘请局档案馆同志到我站指导工作，按照基建档案整理的要求，详细核对，针对存在的材料不齐全、签写不规范、图纸缺少等问题，及时找建设单位、施工单位进行修正和完善。

为站建设规划许可证和施工许可证的资料购置了存放档案和图纸的专用档案柜，做好存档工作，方便以后查阅。

5.农村建筑能效提升工程档案管理。根据省住建厅《陕西省关中地区农村既有居住建筑节能改造实施方案（2019-2021年）》、市住建局、市财政局《关于下达2020-2021年度清洁取暖农村既有建筑能效提升工作任务的通知》（市建发〔2020〕128号）、《关于下达农村建筑能效提升工作任务的通知》（市建发〔2020〕40号）《关于印发西安市清洁取暖试点城市建设工作方案的通知》精神，我站完成了我区农村居住建筑整体节能改造200户；采用改造主卧外窗并增设主卧保温门/窗帘的方式改造3000户；采用门窗缝隙封堵方式改造7000户。既有建筑以增设主卧保温门帘的方式实施能效提升改造，又有办公楼等10个街办的公共建筑立面和屋面保温提升改造。改造过程中前期、中期、后期纸质资料和影响资料全部按照验收标准收集，验收工程结束后，单位按照资料档案管理要求存放于文件柜内，开存放在我站档案室，便于以后工作查阅。

6.监察档案管理。依据2014年9月10日临潼区住建局《关于进一步明确临潼区建筑管理处和临潼区村镇建设管理站工作职责的通知》（临建发〔2014〕43号）精神，临潼区村镇建设管理站按照《中华人民共和国建筑法》《西安市村镇建设条例》，受住建局委托，接受市住建局村镇建设处的业务指导，负责对我区行政区域内集体土地上的村庄、街道办事处管辖的农村区域进行的基础设备设施、公共设备设施、企业生产经营性设备设施、村民住宅等村镇建设管理工作。对于日常巡查发现未取得建筑工程施工许可手续，且擅自开工建设的，立即启动立案程序，做好调查取证（做好现场勘查、笔录询问），采取停工措施，告知为法人决定处罚有关事项以及依法享有的权利，执行处罚事项。建立《临潼区集体土地上违法建设查处工作台账》，按照档案管理要求，健全案件登记表、立案审批表、勘验笔录、调查笔录、调取相关证据登记、初步处理意见、拟行政处罚决定书、拟行政处罚告知笔录、陈述笔录、审结报告、案件调查终结报告、案件处理审批表、行政处罚决定书、送达回证行政处罚案件结案报告等相关档案资料，确保卷宗内容详实准确。

7.危房改造档案资料分类及管理。近年来，我区农村危房改造任务依然艰巨，尤其是2016年以来，危房改造工作纳入脱贫攻坚范畴之后，无论是上级的会议文件要求、农户的危房改造施工质量、技术人员的监督管理、农户档案资料的管理都进行了提级升档，为此，做好农村危房改造档案管理显得尤为重要，在农村危房改造档案资料分类和管理方面，我们应当按照各级住建部门要求以及档案管理规定，结合工作实际，加大对档案的分类及管理。

一是关于上级部门农村危房改造文件资料档案的管理。单位的危房改造资料档案工作，首先要摸清底数，分类统计，逐村逐户对农村一般居民和低保户、五保户、优抚对象等特困居民现有住房和家庭情况进行摸底排查，分类统计，准确掌握本辖区内各类农村居民危房情况和相关数据。按照省市的要求和标准，对补助对象的资料严格审核，建立了正式文件和电子文档两种形式存档，全年危房改造涉及23个街办乡镇、170个行政村，危房改造545户，资料已全部完善，并购置档案柜进行存档，及时解决了我区困难群众建房的渴求，也为上级来我站检查危房改造工作做好准备。

二是关于农村危房改造农户档案的管理。农村危房改造农户档案资料应当按照工作实际需要和省住建系统统一要求的档案管理标准进行分类和归档，主要可分为18项，由基本信息、农村贫困户危房改造审批表、农村危房改造申请书、农村危房改造承诺书、户主身份证复印件、户口薄复印件、民主评议材料、农村危房改造对象公示证明、农村危房改造认定表、农村危房改造申报审批表、危房改造（前、中、后）照片、农村危房改造协议、施工资质资格复印件、农村危房改造质量安全检查记录、农村危房改造竣工验收表、农村危房改造贫困户危房改造验收卡、农村危房改造范围安全性评定意见表和补助资金兑付证明组成。每一项内容都要按照农户危房改造的实际情况填写，注意期间的时间逻辑关系，确保每一个环节的连贯性、实效性。

三是关于巩固脱贫攻坚成果后评估资料的管理。巩固拓展脱贫攻坚住房安全有保障成果，提升脱贫质量和成色，接续推动乡村全面振兴，落实“四个不摘”总要求过程中，在档案资料分类及管理方面，我们应当从紧扣责任落实、政策落实和工作落实三个环节，切实做好档案资料的留存保存工作。

责任落实方面：为解决脱贫户和低收入群体住房安全有保障，制定的《临潼区农村住房安全动态监测机制》《临潼区巩固拓展脱贫攻坚住房安全有保障成果同乡村振兴有效衔接工作实施方案》《关于做好农村低收入群体等重点对象住房安全保障工作的实施方案》《临潼区农房抗震改造试点工作实施方案》等相关文件，按照文件的出台时间做好分类存档，并进行专项留存。

政策落实方面：根据《临潼区农村危房改造防范返贫分级预警和动态帮扶机制实施办法》要求，督促指导各街办落实三级预警机制，并结合全省开展的农村房屋安全隐患排查整治工作，对已脱贫的5395户、2户边缘户、3户脱贫不稳定户和2户突发严重困难户房屋安全情况的排查台账和过程性资料进行留存，尤其是2016年以来实施危房改造的529户建档立卡户的房屋查看情况以及影像资料，要进行分类归档，专柜存放，标注标清所属街办、责任人、排查时间等，确保账账相符，存取方便，有一定的实用性。

单位的文书档案管理工作是单位工作重要组成部分，反映了一个单位工作的真实面貌。档案管理工作采用科学管理的工作方法，才能适应文书档案管理发展的需要，繼而利用档案材料和档案信息在日常工作的有效价值，只有充分认识、重视档案管理工作，才能指导和服务于我站的档案管理工作。

参考文献：

[1]王 慧.办公室文书档案收集与归档工作管理研究[J]办公室业务，2017

[2]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作理[J]办公室业务，2013

（作者单位：西安市临潼区村镇建设管理站）