文·潘松柏

学校档案涵盖了学校办学活动的文字、图片、影像和电子等资料，是学校多年来改革发展的深厚积淀和真实再现，对促进学校长期稳定、健康、持续发展有着无可替代的重要价值。新时代，与时俱进地加强学校档案管理工作研究，创新推进学校档案建设，对提高学校现代化治理水平，办好人民满意的学校教育，培育德智体美劳全面发展的建设者和接班人具有重要意义。

一、学校档案建设的特点

（一）档案种类多、体量大

学校档案内容包含了学校办学的方方面面，内容多，体量大。常规的包括学校基础建设、技术装备、学生管理、教师管理、教学教研、德育实施、招生考试、后勤服务、项目建设、绩效考核、财务管理、督导检查等。档案类型有文书档案、人事档案、教学档案、学生档案、科研档案、获奖荣誉、基建档案、财务档案、设备仪器档案等。从载体来看，既有实体档案，也有电子档案。这些档案资料是学校开展教育教学工作的历史见证，更是支撑学校发展的宝贵资料。

（二）收集的范围广、渠道多

学校档案资料收集涉及学校办学的全方位、全过程，范围十分广泛。从资料来源看，既有上级文件，也有学校办学形成的各种档案资料。学校办学形成的档案主要有八个方面。一是学校发展规划、年度工作计划及总结、专项工作计划及总结、党群工作、行政管理、组织人事，获奖荣誉、活动记录、会议资料等；二是教师撰写的教案、论文、总结，指导学生参加各类竞赛的活动资料和获奖证书，教学质量分析，学籍管理等；三是学生的德育教育、评优树先、运动会、成人礼、毕业典礼等活动形成的照片、录像带，教学过程中形成的光盘、磁盘等；四是学校基本建设和各种建筑物规划设计图纸、质量达标验收等过程中形成的基本建设档案；五是学校招标采购、财务管理资料；六是学校图书馆、办公设备、教学仪器、其他设备形成的设施设备档案；七是学校招生考试、毕业生等资料；八是安全稳定、心理健康等工作形成的档案资料等等。

学校档案资料收集渠道多。一是面向重点部门收集。学校档案管理工作人员通常是办公室工作人员。可以利用办公室职能优势，及时收集整理上级文件、其他系统来文、考察交流、学校文件、合同协议、调研指导、职称评聘、获奖荣誉、媒体宣传、计划总结、党代会、教代会、大事记等，还有开学典礼、毕业典礼、成人仪式、运动会等全校性活动材料等。二是面向各部门收集。面向学校各处室、级部定期实时收集各部门每学期的计划总结、教研活动记录、专题讲座、团（学）代会、社团活动、比赛竞赛、志愿服务、家校合作等。三是面向师生个人征集。每年末，面向全体教师和重点学生征集个人获得的奖状、奖牌、锦旗、荣誉证书等实物档案。

（三）档案时间跨度长，变数多

学校教育事业不断发展，招生、建设、实验、教学、教研、课改、考试、职称、考核等不断进行改革。这些建设发展需要延续几年完成或者更长时间来完善，因此档案的形成是一个连续性的过程，时间跨度长。比如高中的新课程改革，不仅仅是一种教材的改革，更是一种文化的改革，一种观念的改革。改革有探索、有尝试、有经验、有收获，这些过程是学校教学经验的积累，也是教学档案形成的过程。收集这些资料，需要教务处的兼职档案收集人员及时将老师和学生的教研、交流、经验、总结等资料进行收集、整理，形成“新课标”“新理念”“新课堂”的教学档案资料，并报送学校档案管理人员存档。与此同时，随着形势的不断变化，许多新情况不断出现，对学校办学产生深刻影响，如近年来突显的安全稳定、心理健康、家校共建、疫情防控、督导评估等，对传统意义的学校档案内容带来许多变数。需要学校档案人员加强学习，紧跟形势，不断丰富和完善学校档案建设内容，适时全方位、全过程反映学校办学情况。

二、创新学校档案管理工作

（一）强化档案建设责任意识

1.强化学校档案管理的主体责任。教育行政部门需要加强学校档案建设的组织领导，把档案建设纳入对学校的年度工作督导评估，并联合地方档案管理部门进行优秀档案室、档案建设先进单位等评选活动，引导学校重视档案建设，将档案建设列入发展规划、工作计划等。设立学校档案建设专项资金，加大投入，完善档案管理的设施设备，使档案管理与提供利用适应档案网络化发展需要。健全完善档案管理激励机制，创新管理，营造良好氛围。

2.强化各部门团结协作。加大档案建设宣传宣讲，增强学校全员档案管理意识，将档案工作当成重要的学校管理任务，齐心协力抓落实。完善学校部门工作督导考核指标体系，将档案建设纳入各部门日常工作，进行学期、年度考核。定期举办专题讲座，给各业务部门或教职工进行档案归档和档案收集的知识讲座，积极创造便利的服务条件，主动提供档案服务，使档案工作转化成教学资源，促使档案工作产生良好的社会效益。

3.强化档案管理队伍建设。通过“送出去学”“请进来教”等多种形式加强学校档案管理教师的培养培训。教育引导学校档案管理教师提高思想认识，增强做好学校档案管理的责任意识，自觉加强业务学习，强化素质提升。

（二）完善档案管理体制机制

要建立档案工作领导小组，各处室配备兼职档案管理员，明确兼职档案管理员的职责、任务，建立档案管理人员网络，形成一把手总负责，分管领导具体抓，上下协调、齐抓共管、纵横制约的管理体系。加快修订学校《档案人员工作职责》《档案室管理制度》《档案保密制度》《档案利用制度》等工作制度，增设各部门档案资料收集、整理、保管和移交的相关制度，建立健全学校档案管理制度保障。

（三）规范学校档案资料收集

1.办学方向的文件材料是学校档案的根本。档案人员应充分发挥自己隶属校办公室职能的有利条件，主动跟踪学校的重大活动，了解学校长期规划和年度计划的主要内容，积累学校发展历程的有关材料，收集学校优秀教职员工先进事迹材料，掌握这些材料的形成规律和时间节点，以便及时收集归档。

2.教学文件材料是学校档案的主体。教学活动离不开教师的教和学生的学，学生从入学到毕业，教师教什么，学生学得如何，这一系列教学活动的每一个环节、每一个进度都形成了不同形式的文件材料。由于教学工作烦琐、零碎，档案资料的形成也细碎、零散，因此要注重日常教学档案的随时收集整理，不能等到每年学期结束再统一收集，以避免一些产生于日常教学之中的珍贵资料流失。

3.学生成长档案是学校档案的特色。要积极发动班主任、任课教师和各位兼职档案员的作用，鼓励全员参与收集学生成长的档案资料。如个人基本信息、新课程科目修习记录表、研究性学习课题、社区服务及社会实践记录、《实验手册》《活动手册》、社团活动、荣誉及奖励证书、优秀作品、优秀成果等档案资料，应该随着产生进行收集整理，指定人员暂为管理，到学期结束或年末归档时一并移交到学校档案室统一保管。

4.教师成长档案资料是学校档案的基础。教师成长档案资料主要包括两个方面。一是个人基本信息。个人基本信息包括所学专业、最后学历、教师资格类型、专业技术资格级别及相应聘书、教育教学岗位或管理岗位、从教年限、工作经历、个人特长和喜好等。二是教师个人成长系列。包括教师个人定岗定职、成长规划及阶段性目标，与专业发展有关的奖励证书复印件，发表的教科研文章复印件，参与课题研究、开设研究课、讲座等活动的记录、报告、证明、评价表等，反映个人教育教学水平的代表性作品、成果，专业成长要事活动和典型事件记录，教师专业学习、培训作业及考试考核记录、继续教育证书等，教育教学案例及个人反思的相关材料，所教学生学习和活动情况，教师个性化发展记录等等。这些档案中，由学校直接管理的部分，由学校收集整理，由档案产生者自我管理的部分，可向档案室报备目录和复制件，由学校掌握档案的所在地和持有者。

（四）把好收集整理关键环节

1.做好“整理”工作。档案专职人员要及时向领导及相关部门收集档案信息或索要有关文件资料，防止重要文件材料丢失遗落。要做好这些档案材料的明细划分、档案归类、档案号设置等工作，使档案资料存放有序、管理科学、查阅方便，理顺档案工作脉络。

2.做好“立卷”工作。各个部门的工作人员都要学会在档案收集整理中立卷归档，即在工作中提高责任心与耐心，对归档材料化整为零，随时立卷存放、分类整理，做到保管有序，为定期或年底集中立卷做好准备。

3.做好“归档”工作。按照制定的归档制度，规定好每年定期统一归档的时间。在此时间段，各个部门的档案文书人员要按照档案管理制度，集中统一整理档案，剔除不需要的文件，归纳有价值的档案。