医院档案收集过程中面临的问题及对策

2022-10-08刘宝恒

山东档案 2022年1期

文·刘宝恒

档案收集工作是医院档案管理的重要环节，是完整保存反映医院发展过程原始记录的前提。然而在医院档案管理工作中，很多都存在档案收集不及时、不全面等问题，需要引起档案部门的足够重视。

一、医院档案收集存在的问题

（一）档案收集的数量不够、质量不高

从数量上看，粗略估算医院每年形成的档案应该在980卷（件）左右，而实际上每年能收集上来的档案只有641卷（件），只占应产生档案的65.4%。且归档材料载体单一，只注重纸质材料归档，其它如声像、电子、实物载体的档案则收集的很少，远达不到“应收尽收、应归尽归”的档案收集原则。

从质量上看，有的医院内部文件没有发文稿、草稿；有些上级来文没有办理单；有些上行文只有请示，缺少批复；有些缺乏公章，有些合同类档案缺少日期；有些卷内文件缺页；有些不按要求立卷，纸张大小不统一，缺少页码，没有目录，卷内顺序有误，等等，不符合档案立卷归档标准。还有些医院仍采用“双套制”档案管理的模式，年底各科室集中上报纸质档案，由档案室统一分类、整理、扫描、归档，基本做的都是档案信息化前处理工作，不符合目前电子档案单套制管理要求。

（二）档案收集的规范性差、时间跨度长

有些医院没有制定档案收集范围、保管期限和合理的收集时限，也有些医院虽然制定了归档范围和保存期限，但没有结合实际，仍然缺乏指导性的实施办法。导致一些部门科室档案门类划分不科学、保管期限界定不准确，规定时间内完不成档案移交任务，造成档案收集过程拖沓漫长，对后续的档案整理、保管、利用工作都造成很大影响。

二、产生问题的原因

（一）思想上不够重视

医院每年都有年度重点工作任务，但很少有医院把档案工作列入年度重点工作任务中，或写入职代会报告里，导致档案工作在医院里自上而下都重视不够。档案收集通知下发后，各部门科室也不认真对待，工作上拖拖拉拉，质量上应付了事。

（二）机制上不够健全

很多医院档案室的机制就不够健全，档案人员没有按照档案业务环节进行分工协作，导致档案收集工作责任不清，没有专人主抓档案收集工作。同时，医院其他科室的档案工作机制更加不健全，比如在职能部门没有设置档案工作第一责任人，没有建立起科室档案员队伍，一些行政后勤科室仅办公室、人力资源部等个别部门设有兼职档案管理员。这种档案管理职责不清、人员不稳的机制，客观上也延缓了档案收集工作的有效开展。

（三）资金投入上力度不够

很多医院有完善的HIS、LIS、PCS系统、OA办公系统、人力资源管理系统、财务管理系统，以及微信公众号服务、电子就诊卡、预约诊疗服务，等等，但在档案管理方面，却缺乏相应的资金投入，既没有建立独立的档案信息化管理系统，又没有在医院信息化系中设置或预留档案管理端口，导致信息化医院管理中的档案收集依然靠手工运作，收集到的档案既跟不上医院现代化管理的脚步，也无法真实反映出医院发展的节奏。

（四）业务指导上欠缺

传统的档案管理模式，让档案室人员养成了坐等上门的职业习惯。即使偶尔下沉到科室收集档案，也仅仅是通知性的，缺乏业务上的指导帮助，导致科室人员因不懂得档案的收集范围、整理标准、归档原则而对档案工作产生畏难情绪，思想上不积极，工作上不负责。这种主观因素是档案收集数量不够、质量不高的重要原因。

（五）督导考核上薄弱

目前医院对档案工作还没有建立完备的督导考核机制和常态化的督导制度，因此医院考核部门在考核时，对档案收集工作没有具体的考核细则，没有奖惩措施，也没有将其与考核等次、职称评聘、评先树优等工作挂钩，形不成有效的激励机制。督导考核上的薄弱，从客观上更加弱化了科室部门对档案工作的重视程度。

三、解决档案收集问题的对策

（一）加强宣传教育，提高档案意识

档案管理人员首先要提高自身的档案意识，充分了解档案工作的重要性，并以优异的工作成效印证并宣传档案工作对医院发展的重要作用，争得医院领导层及各科室对档案工作的认识和支持，齐心协力地做好医院档案收集工作。

（二）加强业务指导，提升档案质量

档案管理员人员要加强自身的业务修养，成为档案工作内行人、明白人，要走出舒适区，积极主动地沉淀到各个科室的档案业务工作中，通过调查研究，弄清档案门类，明确收集范围，制定整理规范，并认真指导科室档案收集工作开展。要对科室档案员进行常态化培训，比如每年至少开展一次集中培训，传授档案业务实操技术；借助OA办公系统，进行档案知识视频讲座；建立医院兼职档案管理员微信群，随时随地帮助档案员，解决工作中困惑和问题。