《黑图档·咸丰朝》所见盛京文书工作探析

2022-07-14赵彦昌刘芮岑

档案与建设 2022年6期

关键词：盛京

赵彦昌刘芮岑

摘要：基于《黑图档·咸丰朝》，文章从文书撰拟、运转、管理三个工作阶段入手对盛京文书工作进行考察，认为咸丰朝盛京文书工作已日臻完善，制度建设也已经涵盖了文书工作的各个阶段，逐渐形成了较为完备、多层次的文书工作体系，但咸丰朝盛京文书工作中也存在着一些弊端，如文书呈递延迟、文书丢失现象频发等，对此我们应该立足当时的社会背景辩证看待，并在当今的文书工作中予以重视。

关键词：《黑图档》；文书工作；盛京；咸豐朝

分类号：G271.1

Research on the Document Works in Shengjing Seen in the Hetu Dangse kept in Xianfeng Dynasty

Zhao Yanchang， Liu Ruicen

（ School of Information Resources Management of Liaoning University， Shenyang， Liaoning 110136 ）

Abstract： Based on Hetu Dangse kept in Xianfeng Dynasty， this paper investigates the document works in Shengjing， and discusses in detail the three working stages of the document works in Shengjing from the drafting， operation and management. It is considered that the document works in Shengjing in Xianfeng Dynasty has been improved day by day， the document works system has also covered all stages of the document works， and a relatively complete and multi-level document works system has been gradually formed， but there are also some disadvantages in the document works in Shengjing in Xianfeng Dynasty.For example， the delayed presentation of documents and the frequent loss of documents should be treated dialectically based on the social background at that time， and pay attention to it in today’s document works.

Keywords： Hetu Dangse； Document Works； Sheng Jing； Xianfeng Dynasty

在咸丰朝，盛京地区与京城及各地政务往来频繁，形成了包括下传皇帝诏令、谕旨、训示，上行奏折题本以及官府行移咨文、呈文等十余种文书。为了规范这些文书的撰拟、运转和管理，盛京文书工作在继承前几朝工作基础的同时，也根据现实需要发展，呈现出自身的时代特色。探析咸丰朝盛京地区文书工作，可以窥见近现代文书工作发展之端绪，也可以促进对清代地方档案史的深入研究。但通过梳理现有文献，发现目前学界对咸丰朝盛京文书工作的研究较少，仅有赵彦昌、姜珊、周正等人从档案房的职能[1]、文书避讳制度[2]等方面对其进行了探究。而《黑图档·咸丰朝》作为咸丰十一年间盛京总管内务府衙门形成的公文存抄档案，其中的诸多档案记述了当时盛京文书工作情况，记述内容真实度高。梳理《黑图档·咸丰朝》中的档案内容，有助于更好地还原咸丰朝盛京文书工作，从而弥补有关方面的研究空白。

1 文书撰拟工作

1.1 汉化文书撰拟用字

清入关后，规定满文和汉文作为国家法定文字，要求所有公文、奏章以及宫殿、城门、印鉴、关防等都用满文汉文并列书写。[3]但到了咸丰朝，随着满官的汉化，许多文书不再采用满汉合璧的形式，单用汉字的文书增多。如，“职查得自咸丰十年正月初一日起至闰三月底止，馆内牛羊用过草豆盐斤数目造具汉字清册一本祈请转行等因呈递。”[4]“令各城将行官兵衔及乘骑马匹毛片造具汉字细册二本呈送围场以备查核。”[5]除此之外，还有些文书在运转过程中也会被要求译汉。《黑图档·咸丰朝》中记载：“盛京户部希为抄录望速咨覆等因前来，查库存雍正年间红册内住载……与兴来文内八百二十五日一亩地数不符，一并照满册译汉抄单咨覆。”[6]

此外，清制曾规定凡是清字奏事折件一律单用满文书写，但到了咸丰时期满人的满语水平急剧下降，为此咸丰十一年清廷规定以后清字奏事折件一律用满汉合璧形式书写。“嗣后京外各衙门遇有清字奏事折件均用清汉合璧式样钦此，相应傅知贵衙门，迅即转京外衙门、并各旗营及各路统兵办事大臣一体钦遵办理可也。”[7]这也从侧面反映出了汉化之风在咸丰朝的盛行。

1.2 谨遵文书抬头避讳

清代等级森严，等级差别也体现在文书的撰拟上，在撰拟文书时需要严格遵行文书抬头避讳制度，以示尊敬之意。遇有天地、庙宇、皇帝皇后以及与皇帝相关的言语、恩德、事物等词句需要抬头处理。在咸丰朝，文书中需要在皇帝皇后名讳前进行三抬处理。“祠案司案呈，恭照应送盛京△△△太庙尊藏加上△△△孝仪贤纯皇后△△△仁宗睿皇帝△△△孝淑睿皇后尊谥玉册各一分。”[8]而与皇帝有关的事物也需双抬或三抬。如在书写“恩诏”之前需要双抬，“盛京内务府正白旗闲散霍常山现年八十六岁，五世同堂遵奉△△恩诏如有赏賚之处应抄录原文移咨礼部。”[9]同样在“旨”字之前也需要双抬，如，“请△△旨一折于咸丰七年九月二十五日奏，本日奉△△依议钦此”。[10]除此之外，在咸丰朝官署之间往来文书也同样需要依据官场例规进行抬头处理。“对上级官署或官职平抬，对长官的言语行动则空抬，也有双抬三抬之样式。平行文中对方之处也要一一抬头。”[11]如在《黑图档·咸丰朝》中记载：“理合请查核移咨△△盛京内务府，将项各书检发纂修通志馆内，敬谨收存，以修查考，实为公便等情据此相应移咨。”[12]咸丰朝文书撰拟中的抬头规定复杂，需要抬头书写的样式繁多，在实际撰写过程中难免出现纰漏。

1.3 完善文书用印制度

到咸丰朝，清政府在印信的使用和管理上已经形成了一套较为完备的制度。首先在印信的掌管上，其随着官印制度的完善而逐渐严密。各官府印信多由“经历照磨或都事等掌出纳文移者掌管”或由“由常设笔帖式、主簿、吏目掌管出纳、钤印。”[16]掌印者必须保管好印信，一旦丢失则会被处罚。咸丰三年骁骑校际德丢失俸银印领，对他的处置为：“查该员等所禀，既之印领所阙非轻失落，有所分。应自己慎谨收存为事，但任意存放街市甫户以致失……体请将该员各记过一次。”[17]

其次在印信的使用上也有严格规定。在中央，根据《黑图档·咸丰朝》记载：“再本王大臣拟旨缮递，后请皇太后、皇上钤用图章发下，上係御赏二字，下係同道堂三字以为符信。”[18]“御赏”“同道堂”二玺作为谕旨下发的凭证，凡咸丰十一年以后下发的谕旨必须钤印此二玺为凭。而在盛京各衙署中，文书钤盖印信也同等重要。《黑图档·咸丰朝》中记载：“查庄头等六十七名每名粘贴告示一张共计六十七张，每张钤用图记一颗方昭慎重理合呈请等，相应呈堂照数钤印以备存查可也，为此具呈。”[19]清代统治者要求各级官员必须按规定使用印信，一旦出现错用漏用印信、印信加盖模糊、印文错误等情况，相关官员就要被处罚。《黑图档·咸丰朝》中就记载了掌图记佐领岫云因错用图记被罚以记大过二次的事情。[20]这反映出清朝统治者对于官员印信使用的重视，也从侧面反映出在咸丰朝文书用印制度已经日渐完善。

1.4 应用预印空白文书

预印空白指预先在空白的文书纸上盖印。其应用一方面是为了方便办事，节省时间；另一方面则是用于封印期间处理紧急政务。《黑图档·咸丰朝》中多次提及了预印空白文书的应用，“照得本工恭修福陵，各工所修有匠役人等出关，由兵部发给口票往返……盛京内务府希即备办空白图记口票八张，务于六月十五日以前咨送本工，以便临时填写人数进关可也。”[21]在另一份档案中也记载到：“盛京内务府希即备办空白图记口票一张务于九月初四日以前咨送前来，以便临时填写人数进关可也。”[22]这两份档案的内容皆是预印空白图记口票，以便临时填写进关人数，这样做在一定程度上提高了办事效率，节省了办事时间。

除此之外，预印空白同样也作为官署封印期间的应急措施。封印期间不办事，但遇有紧急政务仍需处理，这时即可使用提前加盖印信的空白文书。首先要先于封印前在空白文书上加盖印信，时间多在当年十二月。从咸豐二年十二月十五日《档案房为于空白公文纸上钤印事》[23]、咸丰三年十二月《档案房为于空白公文纸上钤印事》[24]等档案中均可得到佐证。在使用时需要登记，在开印之后，还需要对剩余的预印空白公文进行销毁，销毁时间多在正月。《黑图档·咸丰朝》中记载了咸丰五年正月，档案房销毁咸丰四年钤盖印未用完的空白公文纸张的事情。[25]由此可见在咸丰朝官府对预印空白公文的管理是较为严格的，这样做可以有效防止官员舞弊。

2 文书运转工作

2.1 强化文书封发制度

从咸丰朝文书的收发机构来看，题本主要依靠内阁系统运作，而奏折则更多依靠军机处和皇帝本人，两者共同构成了清代特有的文书收发制度。批本处为内阁兼管之机构负责发下题本的收领工作。“查本府应进红本俱係派员赍送京，到内务府例露递。”[26]而在咸丰朝，盛京的奏折多是从盛京送至捷报处接收，再由捷报处转呈。《黑图档·咸丰朝》中记录了各路统兵大臣将领所发折报均交至捷报处一事：“嗣后各路统兵大臣、各省督抚、齐政及各城将军、尜賛大臣、都统、办事大臣、帮办大臣、提督总兵等遇有拜发折报时另备印文开明，所发折若干、封片单若干用印封随折报交捷报处以便本王大臣查核。”[27]

至于文书封发的方式，盛京各衙署中较为常用的是折匣、夹板、印封和封筒四种。盛京将军、盛京内务府总管、盛京五部侍郎等品级较高的官员都配有御赐“折匣”用于奏事。而级别不够没有“折匣”的官员，须得以上下各一块夹板把奏折夹好再行呈递，这种方式大大加重了奏折的重量，增加了驿递负担。而印封则因其更为轻巧便捷，在咸丰朝盛京各衙署的文书封发中被广泛应用。（“所发折若干、封片单若干件用印封随折报交捷报处。”[28]）至于封筒，在咸丰朝也被用于公文的封发，《黑图档·咸丰朝》中记载：“再查咸丰九年间停止冬围，其官马口分庸挪移……理合造具出入粮石数目清册一本咨送总管内务府核销外，其封筒一角照例咨送，盛京兵部由驿递至可也，须至咨者。”[29]奏折同样也可以采用封筒的形式进行封发，根据《黑图档·咸丰朝》记载，盛京内务府为凤凰楼供奉圣容位置一事所上奏折就是如此。[30]而采用封筒形式进行封发的特殊之处在于包裹奏折的黄绫必须由皇帝亲自开封，相对其他方式，其保密性更高。以上四种方式，都是为了确保文书传递的安全，这也表明文书封发制度随着政治发展和社会变迁而不断出现新变化。

2.2 频繁使用“马上飞递”

在咸丰朝，列强侵华，政治瞬息万变，紧急文书增多，因而“马上飞递”的形式频繁出现。“马上飞递”主要是通过在信封左上角朱写“马上飞递”四个字作为紧急文书的标识，此类文书每到一站绝不耽搁，或换人员、或换驿马，立即转递。《黑图档·咸丰朝》中记载：“盛京将军衙门为咨行事，右兵司案呈，于咸丰十一年十月初十日准兵部咨开，为通行事，武选司案呈，内阁抄出奉上谕粘单由马上飞递通行。”[31]，再如《盛京将军衙门为拜发折报马上飞递事咨盛京内务府》中载：“各路军营及各省督抚等嗣后拜发折报，毋庸另备印文，随同折报咨行军机处，以符旧制伏候训示谨奏，钦奉御印发下，应行抄录片交，兵部迅即转行，京外各衙门及各路统兵大臣一体钦遵，查照此交前来，应由马上飞递通行。”[32]通过梳理《黑图档》，发现咸丰十一年“马上飞递”一词在文书驿递中频繁出现，而当年政治形势和军情瞬息万变，对文书的传递时效的要求大大提高，“马上飞递”被广泛运用。

在咸丰朝，一些重要的诏敕文书同样以“马上飞递”的形式转行。根据《黑图档·咸丰朝》记载，咸丰二年，册立皇后的诏书即是通过“马上飞递”的形式颁发的。[33]咸丰十一年大行皇帝遗诏也是如此。[34]总的来看，“马上飞递”的形式相较于传统的驿递方式更为快捷，提高了文书运转效率。

2.3 依限呈递文书

在文书呈递期限上，清代统治者规定一切应办事务皆有完结期限，如“三陵衙门为将应行京察之笔帖式务于十月十五日以前呈送，劄知前来”[35]、“盛京内务府文到即将武举开明年貌、旗分、三代履历及中式科分名次备造清册各三本，务于六月十五日以内咨送本衙门，以便转送会试。”[36]而一旦出现逾期呈递文书而耽误公事者则要被问责：“文书稽程者，一日笞一十，止笞四十，首领官各减一等。”[37]

但尽管如此，在咸丰朝盛京各衙署呈递文书时任意拖延情况屡有发生。《黑图档·咸丰朝》中记载：“钦差大臣亲王增粮□报捐各项人员前后知照到部……造册验照者不过十之二三，推原其故皆因各核管官任听兵役饰词搪塞，并不严饬认真催传，以致报捐各员有所倚恃，屡奉咨催视为具文，竟致迟延三四年之大尚有。”[38]从上述内容来看，报捐人员清册已经迟延三四年之久，并且诸多核管官任意搪塞推延，这给盛京文书工作及政务运转带来了消极影响。除此之外，《黑图档·咸丰朝》中还记载了多次文书呈递办理中出现逾期拖延的情况，如咸丰七年，盛京兵部为造送报捐笔帖式人员清册时出现了未按期限程限的情况。[39]可见在咸丰朝盛京各衙署文书的呈递效率实际上是大打折扣的，从中也可以折射出当时吏治的腐败。

2.4 大量应用文书副本

清代文书副本制度主要是为了使各衙署能更加快捷方便地了解皇帝的各项命令，因而一份文书往往需要抄录、刊刻数十份。

清代，诏令文书需要布告天下臣民。“准礼部咨称，恭照本年十月初七日皇上登极颁诏咨送兵部速即转发等因前来，相应将清汉謄黄三十二道应由马上飞递转行。”[40]通过刊刻誊黄的方式将诏书颁布天下，这种由礼部誊黄的诏书即为诏书的副本，抄录诏令文书的副本可以使皇帝的指示、命令得以迅速下达，其重要性不言而喻。

时宪书是清代臣民了解天文气象、吉时节令等的重要册集，需要颁行各地。钦天监在制作时即分为御览本和颁行本，御览本进呈皇上，颁行本则由钦天监颁发，再由各省自行印刷颁发各州县。“钦天监咨称照得盛京各部衙门并吉林、黑龙江将军衙门应领咸丰五年时宪书，本监用布包封咨送兵部查照转发等因到部，相应开列粘单咨送。”[41]通过制作文书副本的形式将时宪书颁与臣民周知，使各地臣民更加方便地了解天文气象及吉时节令等信息。

大臣向皇帝奏报事务的文书以及各官府在处理公务往来行文的过程中也大量應用到文书副本。如《黑图档·咸丰朝》中记载：“本部具奏筹饷例卯期届满，拟请再行接展一折，咸丰七月八月二十二日具奏，本日奉旨依议钦此，钦遵相应刊录原奏，飞咨盛京将军可也等因前来，相应抄部咨粘单咨行，盛京内务府一体遵照可也。”[42]盛京将军衙门即是遵照刊刻的文书副本来执行和实施皇帝的指示，文书副本在政令的下达中的作用不言而喻。

3 文书管理工作

3.1 加强文书稽查

清朝沿袭明朝的照刷磨勘文卷制度，定期对政务活动中形成的文书进行稽查，检查文书中是否存在失错、遗漏、规避、违枉，一旦发现，则要限期改正。《黑图档·咸丰朝》中记载：“查得九年八月初六日，经催长景仰呈办咨行盛京将军、府尹等衙门官河印册七本，本署堂司存册二本，职将司存新册照原存印册悉心查对，谨查得新册内将原嘉庆十七年查增官河四处遗漏，实与原册不符，并册内所注河浥名目间有错误，若非补行更换，苐恐官河旧制返，因册载漏失久则难变，理合呈明，复照依原存河图册详细另造清册七本补行。”[43]由于查得官河印册中对官河内容有所遗漏并且官河名目出现错误，为此需要缴销错误官河印册，并另造新册，从而在一定程度上避免错误。

文书的稽查对文书的格式、印信等是否统一也同样有所要求。《黑图档·咸丰朝》中记载：“盛京户部为咨行事，经会司案呈，卷查前准粮储司付准户部议覆，盛京将军、宗室奕等奏请豁免节年积欠钱粮一案奉部行令，将各该旗界道光三十年以前积欠租税等银概予豁免，加具功结分晰造册送部稽核……检阅各处送到豁免印结内均注有委无续行征收以完作欠字样，惟内务府镶黄旗豁免伍田租银，该旗出具印结并无此语事关一同包封送部，未便两歧致干部驳相应移咨，盛京总管内务府希为转饬该旗仿照各城结式另行加具印结一纸作速呈送。”[44]镶黄旗造送的道光伍田租银清册中，因出具印结时并未像其他各旗一样注有委无续行征收以完作欠字样，被要求予以改正，要求其遵照统一格式进呈。统一文书的形式在一定程度上可以避免文书出现歧义，也可以避免因文书被驳回而影响文书办理效率。

3.2 妥善保护文书

清代制定了诸多条文用以保证文书工作的顺利运转，为确保文书的安全，清政府施行严格的文书保护制度。《大清律例》载：“凡弃毁制书及各衙门印信者，斩。若弃毁官文书者，杖一百。有所规避者，从重论。事干军机钱粮者……若遗失制书、圣旨、印信者，杖九十，徒二年半。若官文书，杖七十。事干军机、钱粮者，杖九十，徒二年半。俱停俸责寻。三十日得见者免罪。”[45]可见凡是对文书造成破坏的行为，均会被追究责任。

尽管清代文书保护的相关规定严密而具体，但在咸丰朝由于战乱、疏忽等导致丢失文书的事件频发，文书保护力度明显下降。如《黑图档·咸丰朝》中记载了咸丰十年，领催史英玉粮草单丢失一事，“管下外郎庆龄呈称，情因身父领催史英玉今值往热河送蘑菇、木耳等项之差，于十二月二十六日由户部领取粮草单一纸，户部换给回票咨文一角，即于是日装车启程，因一时匆忙将户部文书粮草单丢失，因係贡差，身父未敢耽延时日，随即起程，当即岩令身上紧訋找身遍找十数日，并无踪影，不敢隐匿久延，只得处实声明，恳祈转呈咨报，以免沿途支取粮草。”[46]除了上述因疏忽造成的文书丢失之外，在咸丰十年，圆明园军机处还因战乱的原因遗失了大量存抄折件。《黑图档·咸丰朝》中记载：“盛京将军衙门为咨行事……照得上年八月间圆明园军机处直房遗失抄存折，经本处奏明行文各直省将军、督抚、统兵大臣及在京各部院衙门限于年内一律补抄咨送军机处。”[47]文书的多次丢失给文书工作带来了极大破坏，可见在当时清政府疏于对文书的管理。

3.3 规范文书立卷归档

清代对文书立卷归档工作很是重视，规定咨复办理完毕后仍需要存案备查的文书需要进行立卷归档，此为文书工作的最后一个环节，经过立卷归档存案的文书随即转化为档案。

在咸丰朝，盛京各衙署需要严格遵守来往公文应行应存呈报制度。在接到文书时，应在需要承办的限期办理完毕，需要存案备查的文书按时汇总呈报以备考核。在咸丰十一年，军机处遗失存抄折件，命京城各部院及各省主要衙门进行补抄咨送，奉天省应行补抄折片清单共四十五件。盛京将军衙门“查单开事由遗失抄存折件，除有本衙门主稿应行补抄折片清单各件，遵即查核赶紧补抄，务于年内咨送以备存案外，其余单开各部署主稿之件应抄单分咨盛京户、礼、刑、工四部内务府奉天府尹等衙门按照单开事由一体补抄。”[48]正是因为盛京各衙署严格遵守文书应行应存呈报制度，在军机处发生文书发生遗失后才能根据清单及时补抄，该项制度的严格实行也在一定程度上反映出盛京各衙署对文书管理工作的重视。

4 结语

咸丰朝盛京文书工作承袭了清代前几朝文书工作制度，能够按照要求做好文书的书写、用印、封发、邮驿、稽查等工作，已经形成了较为全面的、多层次的文书工作体系。同时咸丰朝盛京文书工作也根据现实需要进行发展，例如预印空白文书的应用变得更加广泛，除了在官署封印期间作为用来处理紧急政务的文书外，它还被广泛应用在了日常的公务活动中，在一定程度上简化了办事流程，节省了时间；“马上飞递”的文书驿递形式也被频繁使用，有效提高了文书的运转效率和政府的行政效率；文书副本制度也日渐成熟，通过刊刻多份文书的方式有效提高了文书运转效率……这些在咸丰朝文书工作中涌现出的新特点对当时的文书工作中发挥了积极作用，保障了文书工作的有序进行。当然，在咸丰朝盛京文书工作中也呈现出了一些弊端，如文书撰拟中的抬头避讳规定在彰显皇权无上权威的同时，也加具了文书的撰拟难度；咸丰朝吏治腐败、政局动荡，也导致了文书呈递延迟、文书丢失现象频发。对此，我们既应该站在历史的角度辩证看待，更应该在当今的文书工作中引起重视。

*本文系国家社科基金一般项目“《黑图档·档案房》档案整理与研究”（项目编号：21BTQ015）阶段性研究成果。

注释与参考文献

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