社会经济的快速进步加剧了企业之间的竞争，同时，伴随知识经济时代的到来，现代企业想要在社会主义市场经济环境中占据一席之地就需要思考如何提升内部管理效率。数字化管理是提升企业内部管理效率的关键，而办公系统是数字化管理的重要载体。为此，文章以办公系统的建设为研究切入点，在分析办公系统建设软硬件支持的基础上，就其在企业数字化管理中的应用问题进行探究。

在信息技术和网络技术的快速发展下，企业之间所面临的竞争日益激烈，信息获取和应用是否及时、有效直接关系到整个企业的市场竞争力。对于一个企业的发展来说，企业能否掌握充沛的信息是影响其发展的关键。在企业发展规模日益扩大的背景下，很多公司打造了子公司，管理信息数量增多，甚至出现了跨区域发展。为了能够确保会议信息和管理信息的跨区域传达，很多企业打造了自动化办公系统，即企业结合自身发展实际情况，以整合信息、传递信息、利用信息为目标打造出了独属于自己的OA系统。

一、办公自动化系统概述

办公自动化系统在20世纪50年代被提出，之后在80年代到90年代期间得到了发展，被越来越多的企业认可和应用，其定义也更加广泛。美国学者教授将办公自动化定义为整合通信技术、计算机技术、系统科学等为一体的高效率数据信息处理技术形式，在该技术形式的作用下能够为复杂的数据信息进行高效率处理[1]。

办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能整合在一起的新型办公方式，是新时期技术革命的重要技术应用领域，是信息时代发展的重要产物。在办公自动化网络的支持下，各类信息能够以较快的速度进行传递，从而提升办公效率，并在多个技术的支持下扩展办公手段，为企业决策者的决策提供重要参考支持。

二、现阶段办公系统自动化发展现状分析

我国办公自动化系统的发展起步比较晚，但是在多方面因素的支持下得到了快速的发展，在经过多年的发展下形成了比较系统、完善的大型企业办公软件，办公自动化系统的应用分为面向企业和面向政府管理的两个形式，办公自动化系统在企业的应用关注对企业各个事务和员工工作管理，目的是能够提升企业管理效率，提高各个资源的利用率。办公自动化在政府部门中的应用体现在各级文件的传达和整理上，在先进技术的支持下保证信息的公开，提高整个政府部门工作效率[2]。

但是从实际应用情况来看，现阶段企业办公自动化系统的应用主要存在以下几个方面的问题：第一，在企业使用办公自动化系统的过程中存在各部门各自为政的情况，资源信息比较独立，无法得到有效的利用。在企业发展规模的扩大下，办公自动化新的处理难度也会加大，在处理不恰当、不及时的情况下会限制整个企业的发展;第二，缺乏自身发展特色。企业在使用办公自动化系统的时候没有根据自身发展情况来做出相应的调整，导致办公自动化系统的应用效果不理想，功能模块亟待升级。

三、办公自动化系统的技术构成

（一）系统架构

1.C/S架构

在这一架构中所有的办公自动化应用程序会被分配到客户端、服务器端，在各个先进技术的支持下更服务端会密切配合，最终完成任务，由此会降低通信中的网络负担。在网络技术、信息技术的支持下，C/S结构会由客户机端的用户借助网络来传递给各个服务器，向服务器发送信息任务请求，服务器在接收到请求之后会根据客户的需要处理信息，之后将处理好的信息通过客户机端来返给用户。

2.B/S架构

B/S架构是浏览器、服务器结构，这个结构会在客户机端取消所有应用程序的安装，只需要安装一个浏览器就能够实现用户之间的信息交流。在B/S结构的作用能够借助服务器端的浏览器来处理大龄数据信息。该结构分为三层体系结构，第一层体系结构是用户通过客户机浏览器来向服务器端发送任务的请求，服务器会对用户的信息进行全面的检查，确保访问安全。之后在网络http协议的作用下将用户需要的数据信息发送到客户端，客户端用户会通过浏览器来浏览传送过来的任务，完成对业务的处理。第二层服务端会在Web服务器的作用下接收经过浏览器传递的请求信息，完成对请求业务的处理。在业务处理的过程中可以通过接口和数据库服务器的连接来处理数据信息，并将处理好的业务信息传递到客户机端，由浏览器显示出数据信息的结果。第三层信息的结果是将信息和Web服务器连接在一起，最终完成对数据信息的处理[3]。

（二）系统开发的关键技术

1.JSP

JSP技术的开发应用和ASP技术十分相似，是在静态的HTML文件中加入Java程序和JSP脚本，最终打造出JSP文件，实现对网页信息的动态化展示。JSP标记包含指令类型和动作类型。指令类型的标记会性JSP搜索引擎发送关联的信息，为JSP搜索引擎信息的处理提供页面支持。动作标记是JSP本身具有的标记，在这个标记的作用下会为容器操作动作的处理提供支持。JSP技术的应用依托JSP平台的打造，具有方便简单、安全性强、面向对象的特点，在任何平台上都能够被拓展应用，并在应用的过程中会缩短代码的编写时间[4]。

2.数据库技术

数据库管理系统是办公自动化系统的重要组成，在运作的时候负责对各类信息的整合应用，从实际应用情况来看，数据库的增加、删减、修改等都是在数据库管理系统的支持下完成的。数据库管理系统类型众多，其中应用最广泛的是关系数据库，在这个数据库中每一个关系就是一个表格，表格上面会有属性标记和字段标记。数据库的设计是在获取用户信息之后，应用科学的方法对这些信息进行综合分析，根据用户所提供各个数据之间的关系来设计出效率高、空间少的数据库系统。在数据库系统中要注重关注命名，即保证命名的规范性和合理性。

（三）系统开发工具

第一，MyEcLipse。MyEcLipse是企业级工作平台的简称，在这个平台的支持下能够实现对数据库和Java的开发，整合服务器的资源信息，提升信息处理效率;第二，数据库工具MySQL。数据库工具MySQL是办公自动化系统中比较流行的数据库软件，能够对企业员工的基本信息进行管理和编辑。数据系统软件具备小型、开源的特点，在使用的时候可以支持多线纵横、多用户的关系。数据库工具MySQL采用多线程、多用户、多数据类型的信息处理器，能够支持对多元化数据信息的处理;第三，建模工具UML。UML是用來描述、构造软件系统的商业建模语言，这个语言的描述整合了多个建模领域的软件工程方法，是一种定义良好、方便表达、功能强大的建模语言[5]。

四、办公自动化系统的功能需求分析

在社会经济的进步发展下企业也进入到法快速阶段，企业规模扩大，一些跨国公司出现，跨国公司的发展离不开先进计算机软硬件的支持，同样，企业办公自动化系统的打造也需要得到计算机软硬件的支持。文章所研究的企业采取浏览器、服务器结构开发模式，在网络技术的支持下会打造出一个网络办公平台，在这个平台上管理员工信息、会议信息、企业运作管理安排，为企业的统一化、协调化工作的开展提供支持。公司采用MyEcLipse作为开发平台和开发工具，依托HTML技术、JSP技术、MySQL数据库来打造出动态化网页，帮助企业各部门人员高效率的整合和应用各类信息。办公自动化系统主要包含以下功能需求：第一，用户身份验证功能。身份验证是系统管理的重要功能，即在用户进入到系统之前对其进行身份验证，完成不同交互界面的信息交流，避免数据信息重复使用和泄漏对企业发展的不利影响;第二，职工信息管理功能。现代企业员工结构复杂，决定了员工管理是一项繁琐的工作，因此，办公自动化系统的打造要注重借助先进的技术手段来整理员工信息，对一些关键的系统设置员工访问权限;第三，个人通讯功能。办公自动化系统个人通讯功能的实现会强化公司员工之间的交流;第四，考勤系统。对员工日常工作情况进行管理，帮助企业领导者、管理者了解每名员工的信息;第五，会议管理功能。对员工的会议参与情况进行记录[6]。

五、办公自动化系统的系统设计

（一）系统架构

办公自动化系统架构是基于浏览器、服务器的三层体系结构，是对C/S结构的革新，会通过浏览器浏览用户工作界面来对各个事务进行处理，降低客户端负担。同时，在该系统的支持下还能够更好的促进系统维护升级，减少系统运作成本。在系统功能模块的划分上会将用户身份认证模块和其他功能模块相区分。系统模块的主要功能是系统管理人员根据用户需求进入到系统主页上，根据相应的权限来选择信息处理操作方法。办公自动化系统的总体架构如图1所示。

（二）功能模块的流程设计

第一，用户身份验证功能。身份验证是系统管理的重要功能，即在用户进入到系统之前对其进行身份验证，完成不同交互界面的信息交流，避免数据信息重复使用和泄漏对企业发展的不利影响;第二，职工信息管理功能。现代企业员工结构复杂，决定了员工管理是一项繁琐的工作，因此，办公自动化系统的打造要注重借助先进的技术手段来整理员工信息，对一些关键的系统设置员工访问权限;第三，个人通讯功能。办公自动化系统个人通讯功能的实现会强化公司员工之间的交流;第四，考勤系统。对员工日常工作情况进行管理，帮助企业领导者、管理者了解每名员工的信息;第五，会议管理功能。对员工的会议参与情况进行记录，在其中包含会议的召开时间、会议的参与人员、会议的基本议题;第六，文件管理功能。文件管理功能包含文档的上传、文档的下载和文档的统一管理;第七，公告管理。公告的编辑要包含发布的信息主题、信息的发布时间、信息的发展内容[7]。

（三）数据库的设计

数据库的设计是办公自动化系统开发设计的基础，良好的数据库能够提升办公自动化系统的整体性能。通过打造完整的数据表联系能够更好的存储信息数据，方便用户对数据库的直接操作，最终简化整个系统的运行流程，方便用户使用系统。在系统运行开发中，数据库系统占据十分重要的地位，整个系统在运作的时候会涵盖大量的数据信息，因而整个系统的运作需要得到强大数据库的支持。在数据库支持下能够更好的存储数据信息，方便用户的访问操作。

在数据库设计的过程中需要打造出完善的逻辑设计模式，将数据库的概念结构设计中完成的E-R图转变成和数据管理系统所支持的数据模型对应的逻辑结构，由此来更好的解决实体之间的信息转换问题。

六、办公自动化系统的实现——典型的代码案例分析

在现代企业管理中办公自动化系统采取的是HTML、MYSQL、JSP系统架构，这些架构在打造的时候依托Java语言，整个办公自动化系统的构造十分复杂，计算开发量较大，需要更系统功能模块之间密切配合。

用户登录模块开发的功能是为用户的信息操作和管理提供一个合法的登录系统支持，实现对系统运作的合理化操作。和一般的系统登录相比，登录界面牵扯到用户名、密码、验证信息等，需要将填写的这些信息和数据库中的数据信息进行验证，发现合法后才能够进入到系统中，不正确的信息是不能够进入到系统中的。这样的设定会在保证系统访问速度的同时增强系统的安全性[8]。

整个系统用户登录模块的基本流程如下所示：系统管理人员在管理员工的信息模块中添加用户登录所需要的用户名和密码信息，访问用户需要在系统管理中找到自己的用户名和密码，获得用户本人能够重新设置，目的是方便本人的登录。在这个过程中验证码是系统随机获取的，在填写完成之后点击登录按钮，系统会对用户填写的用户名、密码、验证码和数据库中的信息进行比较，如何发现信息是匹配的则是可以进入到系统主要界面中，如果验证信息有一项是不正确的，则是会进入到用户失败的界面，与此同时会提示输入正确的信息，一直到信息输入正确之后系统才会继续使用。

七、总结

随着当前信息技术的飞速发展，OA办公自动化系统在企业管理中的应用非常广泛，并且其作用也日益凸显。这不仅有利于企业构建数字化的办公环境，降低办公成本，而且有利于企业内部进行有效的沟通交流，提高企业办公效率和管理效率。文章在阐述办公自动化系统内涵和发展历程的基础上，就办公自动化系统的功能模块、系统设计问题进行了探究，最终研究证明，整个系统是根据企业发展实际需求所打造的符合企业办公理念的一个系统，在该系统的作用下能够在保障企业稳定发展的同时节省资金消耗，进而促进企业的长远化发展。

参考文献：

[1]张高翔.浅析OA系统在企业信息管理中的应用与实现[J].数字化用户，2014（8）：122-123.

[2]林美凤.浅谈信息数字化建设在外企档案管理中的应用[J].卷宗，2020（3）：109.

[3]孙浩.OA办公自动化系统在企业中的应用分析[J].信息与电脑：理论版，2014（5）：55-56.

[4]毛成军.二维码识别技术在供电企业数字化管理中的创新应用[J].大众用电，2020（9）：31-32.

[5]何文姝.小议OA系统在企业日常办公标准化工作的应用[J].东方企业文化，2014（12）：180.

[6]师德俊.基于.NET的某企业数字化办公系统的设计和实现[D].成都，电子科技大学，2016.

[7]李瑞龙.中小企业内部办公系统的设计与实现[D].厦门，厦门大学，2014.

[8]严海岸.CIS中VI设计的数字化技術与应用[D].济南，山东大学，2011.

作者简介：李霞（1974-），女，江苏省丹阳市人，档案系列（中级）馆员专业，主要从事公文、档案管理等工作。