赵慧敏

人事档案管理的概念

人事档案涉及内容较多，既包括事业单位在职人员的基本家庭信息、学习履历、工作绩效考核和职务任免升迁等多方面信息的原始记录，还记录了工作人员的职业道德、专业品质、兴趣爱好以及个人能力等信息。通常情况下，人事档案是事业单位对工作人员进行人事调动、奖惩处罚以及升值选拔等活动的重要依据。人事档案管理是事业单位人事管理工作的重点，通过将人事档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计以及提供利用，维护人事档案材料完整，保守人事档案机密，便于人事档案材料使用，能够为事业单位的人才选拔提供重要的数据支撑，同时也可以为事业单位的综合建设创造出更多社会效益。

人事档案管理的特点

人事档案是一个人自传的缩影，其包括一个人从求学到就业全过程的经历以及奖惩情况，因此人事档案管理具有现实性。随着事业单位扩招以及人员的增加，人事档案管理只有保证真实性和时效性，及时根据工作人员的详细信息进行档案内容的补充和更新，并按照人事档案管理的标准化和规范化进行统一管理和编制，才能保证事业单位人力资源的合理配置。同时，人事档案管理具有保密性，档案管理人员必须签署保密协议，才能保证人事档案的安全性。

人事档案管理措施提升的基本情况

事业单位正处于深化改革、管理转型的关键时期。随着知识经济时代的到来，人事档案管理工作也在积极进行改善和优化，以通过合理科学的措施解决当前事业单位人事档案管理的弊端。另外，事业单位重视对人事档案管理人员职业素养和专业水平的培养，使其掌握先进的信息化操作技术和档案管理理念，可以促进人事档案管理工作的发展。

人事档案管理措施提升人事工作服务水平的成效

人事档案管理人员更加重视人事档案的真实性和时效性，能够及时针对个人的实际情况进行档案内容补充，同时随着信息化技术的引进和推广使用，人事档案管理工作已朝着智能化、信息化方向发展，实现了档案信息的自动分类和查找，提高了人事档案管理人员的工作效率。人事档案管理工作通过高效利用信息技术的互联互通功能，通过科学设置档案提取权限等方式，实现了跨地域利用人事檔案，有效提升了人事工作服务水平。

人事档案管理制度不够合理

目前事业单位的人事档案管理制度不够合理，缺乏完整健全的管理制度，使得人事档案管理人员在实际档案管理过程中，无法与各职能部门进行高效的沟通和协调，就会导致人事档案的时效性和真实性无法得到有效保障。事业单位人事档案管理工作较为繁杂，尤其是近年来人事档案数量的增多，都对人事档案管理人员的专业水平提出了较高要求。但人事档案管理制度建设尚不完善，人事档案管理人员的职业素养有待提高，其无法严格规范和约束自身行为，极易出现档案信息泄露等重大事件，这不仅会造成经济损失，还会影响事业单位发展。

人事档案管理措施水平有待提高

事业单位人事档案管理工作的重要性日益凸显，但基础的配套设施建设尚不完善，其严重影响了人事档案管理工作质量。人事档案管理的数据资源库相对简单，缺少数据分级加密等系统建设，不仅使得人事档案管理措施水平有待提高，还会由于信息化建设不完善以及具体人员档案信息登记的格式不同，缺乏完备的标准化规定，而影响人事档案管理效率和职能优势的发挥。

人事档案管理体系不健全

人事档案管理工作受市场经济发展以及信息化进程不断深化的冲击明显。当前事业单位的人事档案管理体系不健全，已无法高效适应事业单位的发展需求，就会阻碍人事档案管理工作的良好发展态势。人事档案管理工作涉及多项内容，缺乏健全的管理体系势必会造成人事档案日常管理混乱，尤其是人事档案管理人员不能清晰了解自身的岗位职责，外加缺乏必要的奖惩机制，既不能严格约束管理人员工作行为，无法切实保证人事档案实效性和安全性，还会影响人事档案社会价值的有效发挥，存在人事档案查找困难、提取麻烦等情况。

人事档案管理措施提升不到位

在信息化时代背景下，部分人事档案管理工作虽然已开始朝着信息化、系统化方向发展，但受经济成本、人员素质等因素影响，很多事业单位无法及时根据科学技术的快速发展，定期优化和更新完善自身的人事档案管理信息系统，存在半信息化、半手工记录的方式，使得人事档案管理措施提升不到位，无法全面发挥信息化技术在人事档案管理中的价值优势。

加强人事档案管理制度建设

事业单位要正确认识人事档案管理对保证自身资源合理配置等方面的价值优势，并通过借鉴国内外先进、成功的人事档案管理制度经验来制定可操作性强的人事档案管理制度，确保人事档案管理人员在日常人事档案管理过程中，能够真正做到有制度可遵循。在人事档案制度管理建设过程中，事业单位要采用精细化的管理模式和适当的奖惩机制，以保证人事档案管理人员能够清晰自身的岗位职责和权限，使其高效约束和规范自身工作行为，并加大对违反规章制度人员的处罚力度。

加强人事档案管理能力，提高人力资源培训

事业单位在完善人事档案管理制度的同时，要提高人力资源培训力度，加强人事档案管理能力，以构建高质量的人事档案管理团队，从而增强人事档案管理工作效率。人事档案管理部门要提高自身的准入门槛和薪资待遇，以吸引更多高素质的优秀人才参与其中，从而为人事档案管理工作引入新鲜血液和创新思维；高效发挥老员工的带头引领作用，使其以严谨的工作态度和工作作风积极影响新入职人员的工作积极性。

優化人事档案管理机制

事业单位要结合自身人事档案管理的实际，合理优化和完善人事档案管理工作流程和规范，确保岗位分工清晰，责任落实到个人，从而保证人事档案管理工作能够有序开展。明确规定人事档案资料的存档要求，建立规范化标准，包括采用信息化技术时的档案录入流程、借阅流程、归还流程等全方位内容，以实现人事档案资料共享，有效转变传统各方资料信息不对称现象。

完善人事档案管理和信息管理系统

事业单位要充分吸收行业内外优秀的人事档案管理经验，在人事档案管理过程中高效引进信息化技术，根据电子档案全生命周期完善人事档案信息管理系统建设，从而更加充分、细致、全面、深入地进行人事档案管理工作，实现一体化、智能化管理，以全面提升人事工作服务水平。（图1）

随着我国事业单位行政体制改革的不断深入，为进一步提升人事工作服务水平，事业单位管理人员要正确认识人事档案管理制度优化的重要性，以通过加强人事档案管理制度建设，优化人事档案管理机制，全面提高人事档案管理能力，保证人事档案管理工作质量。同时，积极完善人事档案管理和信息管理系统，并定期开展人力资源培训，确保人事档案管理人员能够熟练掌握先进的档案管理理念和操作技术，在保证人事档案质量安全的同时，提升人事档案利用率。

（原平市就业和人才服务中心）

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