张开玲

摘要：企业建设工程档案管理是建设工程管理的重要组成部分和基础，对企业工程建设、生产经营及管理的提升具有重要的依据和参考价值。本文探讨新时代企业建设项目档案管理工作的若干问题，健全档案管理制度、推进档案信息化建设、提高档案管理人员素质，推动这项工作有新的发展。

关键词：新时代;建设项目;企业;问题;探讨

企业建设项目档案是企业在工程建设、项目运行、技术革新等一系列活动中逐步形成的，是工程管理工作的有机构成，是企业进行项目建设的原始记载，也是工程质量审核和验收及后期设备维修、技术改造的基础资料。企业建设项目包含了新的生产项目的厂房或车间建设、为了提升生产规模的扩建、促进科技提升的更新改造项目、对现有设备厂址的翻新以及对存在问题项目的修缮等。对企业建设项目档案管理的特点、价值、制约因素及优化路径等问题进行探讨，促进其工作，十分必要。

1企业建设项目档案的特点

企业建设项目档案具有数量繁多、收集难度大、专业性较强等特点。充分认识这些特点，对管好用好建设项目档案具有重要意义。

1.1档案管理的任务繁重

企业建设项目由于各项要素的投入较大，在整个项目的建设过程中，逐渐形成了数量众多的档案数据和资料。在建设项目开展之前，需要进行多方面的调查、勘测、规划，因此在施工前就已经形成了大批的勘测统计资料;项目落实的过程中通过标准化施工和管理，也会产生很多的档案资料;工程完竣后，汇集了众多记载着工程从立项、审批、核准到生产建设以及最后完工的全过程的档案资料。在建设项目档案收集整理的过程中需要深入研究这些信息，保障建设项目档案资料收集得详细、系统、全面。

1.2档案收集难度较大

因为企业工程项目的建设规模大、投资周期长，大部分的工期要持续一年甚至数年时间。另外，很多建设项目都是由多个施工、监管机构一起负责，这在无形中让档案收集变得棘手[1]。

1.3项目档案专业性要求高

企业工程建设项目具有很高的专业性要求，而档案的收集工作同样也对专业能力提出了很高的要求，档案的收集、鉴别、整理、归档等项工作的高效进行，需要建立在档案管理人员丰富的专业技能基础之上。

2企业建设项目档案的重要价值

2.1是对工程状况最直观的反映

工程建设中会涉及很多的原材料，泥沙、砖瓦、钢筋、管道等，这些原材料的品质如何，对工程建设的质量具有重要影响。要掌握工程的施工质量，就需要查询在建设过程中形成的档案资料，来分析原材料的质量认证等情况以及是否具备专业鉴定机构的质量评估报告等。

2.2助力项目日后的维护和整改

企业工程项目建设过程中会整理出各种规划布局、设计稿件、图纸测绘等文件材料及数据，这些材料和数据能为将来项目工程的改造、维修、重建等提供凭据。

2.3是工程质量真实、客观的反映

建设项目落成后的审核需要立足于项目建设中形成的档案，这些档案就是工程情况及质量真实、客观的反映。如项目投用后出现质量问题或安全事故，那么这些档案就是事故原因排查的重要佐证。

企业建设项目档案具有重要价值，项目负责人应重视工程档案管理，将项目建设档案收集好、管理好，为建设项目的顺利推进和开发利用提供实际依据。

3影响企业建设项目档案管理工作的制约因素

现阶段在企业建设项目档案高质量发展过程中还存在一些制约因素，需要引起我们的重视。

3.1工程建设项目档案收集归档不规范

在工程预备阶段，项目建设及有关单位就已经形成了许多文件资料，如规划图纸、设计草图、招标文件、项目开工报告等。随着工程建设的推进，文件资料信息会持续增加，由于很多项目的建设周期比较长，在施工的同时，相关档案管理人员就需要对已经形成的档案数据进行收集整理[2]。但是，很多工程项目施工机构忽视对项目档案的管理，缺乏先进的档案管理理念，使得在实际工作中各种问题频繁发生，影响了档案管理水平的提高，妨碍了工程建设项目档案管理工作的正常开展。一些企业对工程建设项目档案的认识较片面，觉得工程建设项目档案就是将相关资料粗略地整理一下，然后存放好就可以了。个别建设单位没有对工程建设前期的各种设计图纸或规划草图进行全面收集，导致一些关键图纸损坏或丢失，使得档案收集缺乏真实性和完整性。同时，部分单位由于过度追求项目建设的速度和经济效益，没有充分认识各阶段档案材料立卷归档的必要性，削减了档案的凭据功能，不仅限制了工程建设项目档案管理工作的科学高效发展，也制约了建设项目的顺利进行。

3.2缺乏完善的档案管理服务体系的支撑

区别于其他领域的档案管理服务，工程建设项目本身就存在庞杂和繁琐的特点，因此，对这些工程建设项目涉及的一系列文件档案的收集和整理就具有很大的难度。另外，由于很多施工單位对档案资料管理的重视度较低，在工程建设项目推进过程中缺乏科学的档案管理模式和完善的档案服务体系的支撑，使得档案管理和服务不规范。这种情况下，档案管理工作者不能有效凭借全面、完整的项目资料对档案进行录入和整理。更有甚者，一些档案管理人员为了保障所谓的档案的完整性，掩盖档案损坏或者丢失的工作失误，对档案数据或材料进行虚假伪造，这不但未能使档案资料的服务功能和管理效用充分发挥，还会为后续的建筑工程查验和管理维护埋下了严重隐患。

3.3档案管理的相关制度不健全

档案资料的收集和管理都需要立足于健全的制度支撑。但是目前大部分建筑工程企业在档案资料的管理上存在着制度缺失的问题[3]。很多工程建设企业在项目建设过程中对于档案的管理只是单纯落实甲方的需要，忽视了执行建筑施工单位对档案管理的差异化要求，导致企业在档案管理上虽然投入了较多的人力和物力，但是项目档案的完整性和真实性仍然缺乏保障。这些问题的成因主要是档案管理制度不健全，难以通过制度规范档案管理工作，档案的收集、整理、移交归档、管理、开发利用、安全保障等方面的专项制度建设不完善，使得档案管理服务标准化无法实现，档案管理质量不高。

3.4档案管理人员的综合素质较低

项目档案数据资料的收集、整理和保存工作基本是由建设单位、施工机构和监理单位等来负责的，缺乏专业档案管理者。这些从事档案管理的工作人员相关知识储备和管理技能都严重不足，使得档案资料的规范化收集和整理受到了很大的限制，一些企业借助兼职的档案人员来管理档案，由于这些人员本身的流动性较大，无法及时做好档案管理工作。工程建设项目高素质人才缺乏，培训体系不完善，影响了工程建设项目档案管理工作的有效开展。一些涉及经济利益和施工核查的档案资料，如果管理人员未能在限定的时间内完成工作，就会导致施工单位无法按期交工，损害了施工单位的权益。

4企业建设项目档案管理工作的优化路径

为了推进企业建设项目档案管理工作的高质量发展，更好地为工程建设服务，应当明确优化路径，采取有效措施，改进和加强这项工作。

4.1构建完善的档案资源体系

构建完善的档案资源体系，是搞好建设项目档案管理工作的重要前提。为此，我们必须做好几个方面的工作。首先，企业应高度重视建设项目档案管理工作，理顺档案收集和管理工作，确保档案资料收集的最佳时效，保障档案管理接下来的工作能够顺利开展。其次，档案管理人员应持续优化档案的归档范围，通过企业发展的现实情况来调整和改革档案管理制度，根据不同档案数据资料形成情况及价值的不同，来明确档案资料归档的范围、办法和要求。在这一工作中，应坚持档案资料“应归尽归”的准则，在企业相关制度建设中将归档流程清晰化和具体化，促进档案工作各项业务内容的整体提升。不仅要优化这些基本工作，还要对相关重点领域的档案归档和整理工作进行创新，实现这些重要项目和关键资料的收集、归档[4]同时，档案管理部门还应对一些新的项目建档工作进行有效指导，避免档案管理工作的疏忽和漏洞。最后，应根据国家关于档案管理的相关政策及业务规范，制定完善的企业工程项目档案管理制度，通过网络信息技术和数字化管好电子档案，实现档案管理工作的创新。

4.2制定标准化的档案工作管理流程

工程项目档案管理工作是贯穿于企业整个工程项目建设过程之中的，因此档案管理人员应重视提升工程项目的全局化管理能力，实行工程项目档案全周期管理。一是工程项目建设中，在开工前的准备阶段，就要将档案管理人员编入工程建设人员的行政序列中，做到组织落实。二是在工程建设项目的开端，企业应对档案管理人员进行技术能力评估，通过培训、进修等手段来提高档案管理人员的专业素养。同时，结合企业及工程项目实际情况，制定规范化的管理制度，使得档案管理人员能够按照规定的标准落实工作，实现档案的高效管理。三是主动推进工程建设档案治理。工程建设项目档案管理过程中，引导与核查工作是其中不可或缺的关键步骤，档案管理部门工作人员应严肃对待这一工作，如果在核查中发现了问题和疑点，要及时进行修复和治理，将这些问题在编立案卷之前就处理好。四是增进企业工程建设项目档案管理和完工核收存案的融合。工程建设项目各个参与部门后续档案管理工作的进一步开展，应立足于工程完工核收工作，实现档案管理工作和验收工作的融合。档案管理人员应依据工程建设的具体实践，构建系统化的监管体制，对工程建设的整个过程进行有效监督，保证企业工程建设项目档案管理工作的顺利开展和应有的成效。

4.3落实科学的档案服务体系

档案服务体系的落实需要做好四个方面的工作。一是整合档案资源。档案工作人员应明确自身岗位职责，按照档案管理需求完善服务质量，推动档案资源的优化配置。在这一过程中，档案管理人员要互相配合，制定科学的档案管理方案，保障档案利用工作的高效开展，为工程建设提供档案服务。二是实现档案资料的高效应用。为了档案资料能够被方便、快捷地利用，保障档案存储的安全性，档案管理工作人员应改革档案管理模式、完善档案管理程序，实现档案管理的高质量发展。档案管理人员应凭借计算机网络技术实施档案创新化管理，提升档案管理效率，从整体上提升档案资料的开发和服务质量。三是改善档案资源的服务体系，为相关人员提供具体的档案信息服务，使得档案资料的开发价值能够有效发挥。工程项目档案资料形式丰富，数量众多，应该进行科学地分类、整理和编目，提升档案信息的应用效率和成效。可以通过专题编辑等方法来推动对项目档案信息资源的深度开发和主动系统地提供利用。

4.4增强对档案管理人员的培训和引导力度

档案管理工作的核心载体是人，所以工程建设企业应大力推动对档案管理工作人员的培训，通过构建完善的培训体系和多元化的培训内容等手段，来培养具备综合素养的专业人才，为档案管理工作的高质量发展提供人才支撑[5]。一是应丰富培训内容，增加法律知识、制度知识、网络信息化知识等相关培训内容，使档案资源管理工作井然有序。二是定期组织专题知识讲座，传播先进的档案管理理念，使档案管理工作人员能够在最新的思想意识指引下修正档案管理行为，实现档案管理工作的与时俱进。三是借助继续教育体系来深化档案管理人员的知识储备，引进经验丰富的档案专家或者能手进行重点知识讲解，提升档案管理者的专业技能。四是通过与其他企业之间的交流学习，使得檔案管理人员能够开阔自身的视野，将理论和实践相结合，实现档案管理创新目标。

新时代要做好企业工程建设项目档案管理工作，实现其高质量发展，必须深刻认识档案资料管理工作的重要性，加快档案管理制度建设，完善档案服务体系，优化档案管理模式，大力推进档案管理信息化，提升档案管理人员的综合素质，提升工程建设项目档案管理水平，更好地为企业工程项目建设和发展服务。

参考文献：

[1]汤明英.构建重点工程建设项目档案管理体系思考[J].黑龙江档案，2022（01）：267—269.

[2]王金财.企业建设项目档案管理工作中存在的问题与解决方法[J].机电兵船档案，2021（05）：25—27.

[3]杨帆.高质量发展背景下的工程建设项目档案管理策略[J].中国石油企业，2021（09）：67—70.

[4]陈烨.谈做好基本建设项目档案管理工作的措施[J].传媒论坛，2021，4（16）：135—136.

[5]李慧莹.浅谈企业建设项目档案管理工作[J].兰台内外，2020（21）：43—44.

（作者单位：贵州省瓮福[集团]有限责任公司瓮福磷矿）