段学敏

摘要：现阶段，我国各类企业面临着极大的发展和生产压力，在此形势下企业越来越重视合同档案管理。对此，本文主要分析了合同档案管理中的主要风险，同时对相应的管理措施进行了探讨，以供参考。

关键词：合同档案;主要风险;管理措施

当前，我国市场经济发展速度日益加快，企业在日常经营发展过程中会产生诸多的档案与合同，这些资料属于保护以及证明企业合法经营的主要依据，所以重要性不言而喻。但是，受经营习惯、计划经济体制等相关原因的长时间影响，诸多企业经营人员缺乏对合同档案管理的关注，使得档案运用与管理风险增高。诸多经验教训真实：只有对切实可行的档案管理措施予以研究和制定，才可以有效规避这些风险，为企业有序、健康经营提供重要保障。

一、合同档案管理中的主要风险

（一）管理方面的风险

对合同档案予以管理时，经常会遇到各式各样的问题，从而促进合同档案管理风险增多。

诸如合同格式缺乏准确性，内容完整性不强。某些企业合同经办人不具备良好的法制观念，并未根据相关规定拟定合同。在使用合同的时候，企业显得十分被动。部分企业对合同档案予以管理时，运用到的整理方式与要求不符，进而促进合同档案管理风险的提高。现阶段，电子合同档案在管理效率方面实现了显著的提升，电脑填写合同档案已成为常态，如此极易丢失合同档案原件。大部分企业之中的合同档案管理人员，只是简单的保存合同复印件，亦或是传真，进而让合同档案管理存在许多的安全隐患。除此之外，一些企业合同签订后并未存储，引起了档案丢失、调包等相关状况。

（二）保存中的安全风险

合理保存合同档案，对其正常使用极为有利，还能在重要时刻将其作为证据[1]。但是，当前大部分企业的档案管理人员并未履行好此职责。一直以来，传统的纸质合同档案和现代化的网络电子档案的安全都是必须重视的问题。在保存管理传统纸质合同档案中存在的防火防盗问题极为关键，同时电子化档案也存在严重电脑入侵、网络攻击引发的安全风险，因此，不管在什么条件下，都必须将合同档案的安全保持工作切实做好。

（三）违约风险

合同档案是开展企业开展经营活动的重要凭证，其具有一定的约束力和法律效力，如此便决定了其可以当作法律判决、合同仲裁以及合同纠纷的重要依据。但现阶段，我国大多数企业经营人员法律风险意识不足。对此，企业在经营中很容易出现随意毁约和违约的问题出现，合同档案在管理方面也涉及诸多风险。如，企业在招聘人才的过程中，通常与其签订劳动合同，但如果劳动合同并未到起就随意的将员工开除，需要向员工支付相应的补偿金，并且也难以将合同档案管理所具备的作用展现出来。

二、合同档案管理风险的管理措施

（一）建立健全企业合同档案管理制度

合同档案管理工作和企业各个部门息息相关，不管哪一环节出现问题，便会对企业的正常运营造成影响，同时还会使企业的经济利益受损。因此，企业必须建立健全合同档案管理制度，对合同档案管理流程进行规范，促进合同档案管理效率提高，最大化挖掘出合同档案中的信息价值，使企业的利益得到保障[2]。如在制定中明确规定合同应该何时归档，向合同档案管理人员和相关部门提出要求，必须按时分类、归档合同档案等。同时，要大力培训合同档案管理人员，促进其专业水平提高。在培训中，要加深合同档案管理人员对合同档案具体管理流程和相关规定的了解。在管理合同档案时，还要严格监督合同档案管理人员，确保其可以规定为基础管理合同档案，确保档案信息安全性以及完整性。只有确保制度的完善性，才可以为顺利开展合同档案管理工作提供保障，从而有效维护企业的合法权益。

（二）提高合同管理专业化水平

对于企业合同管理专业化水平偏低的情况，属于引起档案管理违约风险的主要原因。所以，企业需不断加强合同管理水平，而要想实现此目标，应以结合静态管理和动态管理、提高专业素质两方面为中心，详细而言：第一，结合静态管理和动态管理。静态管理指的是传统档案管理，动态管理则表现为分类、维护合同档案;第二，提高专业素质。加强对档案管理工作人员的培训，立足于此促进通识教育效果的提高，拓宽其知识面促进其专业素质提高。

要想确保合同档案管理工作展现出应有的作用，需要获取到相关部门的支持，对此企业可通过卡子专题讲座等相关形式，确保全体员工均能够认识到合同档案管理的重要性。基于此，此项工作在落实方面就会获取到更多支持。并且，增强两种工作合作力度，可促进企业合同档案管理水平的提高，也可以有效消除合同档案保存中出现的风险。

（三）进一步强化合同档案管理的法治化

企业要想获得持续、稳定发展，就应在档案管理工作的各阶段中融入合同档案法制化，特别是在市场经济下，经营活动必须立足于法治精神，从法律入手开展合同档案管理工作。换言之，企业在开展合同档案管理时，要以企业实际经营情况以及相应的法律法规为基础，对具有规范性、科学性的管理制度进行制定，以免出现腐败现象[3]。同时，在管理合同档案的过程中，相关工作人员必须加深对法律知识的了解，用法律法规全面规范自己的日常工作，实现合同档案管理法治化目标。当企业和外部签订合同时，要根据法律法规的内容，保護好合同档案，使企业的合法权益得到保证，以坚实的基础助推企业可持续发展。

结语：

总而言之，现阶段信息技术在各行各业中得到了广泛应用，在管理合同档案的过程中要与企业的发展需求相结合，建立健全企业合同档案管理制度，如此才可以确保合同档案管理工作有据可循。与此同时，应使合同档案管理的规范性得到保证，促进合同档案管理人员素质提升，从而确保合同档案管理更加有效，促使合同档案管理风险显著降低，有效维护企业的合法权益。

参考文献

[1]崔立红，杨淑梅，马帅章.创新优化合同档案的管理实践探析[J].机电兵船档案，2020（03）：52-54.

[2]于宁.浅谈公司合同管理的法律风险及防范策略[J].中国商论，2019（22）：141-142.

[3]施高燕.浅析合同档案的管理[J].经营管理者，2019（06）：78-79.