李俊谕

摘要：在电子信息技术快速发展的时代背景之下，计算机被广泛运用到人们日常工作学习的场景当中。随着现代化信息技术的不断完善和规范，使得越来越多的行业甚至政府部门也运用计算机对目前所拥有的文件进行数据化处理，但是随之而来的是这些文件被数据化处理之后的管理问题，如何妥善管理被数据化后的文件，在文件管理领域一直引起热议。不仅如此，这些文件的管理工作也是相关工作人员目前所需要解决的重要问题。

关键词：电子文档;归档;管理

引言

我们用特定的方式来记录人们的日常行为轨迹，用以形成每个人特有的文档。这类文档一般有两种形式，一类用计算机记录称为电子文档，一类记载在纸质文件当中称为纸质文档。两类形式既有相同之处，同时又存在差异。值得一提的是，电子文档的建立须以纸质文档为依据，即将纸质文档数据化。相比较传统的纸质文档，电子文档的运用的过程无疑是提高了文档运用率。

一、文档数据化的优劣势

1、没有特定的储存工具。电子文档需要载体来作为储存工具，在这些文档被利用的时候，可以通过不同的方式进行调动输出。电子文档不仅涉及到储存，还涉及到储存工具的转换，如果没有特定的储存工具来为电子文档提供储存条件，那么该电子文档咋不能依据储存工具所查询。

2、方便变更。电子文档相比较纸质文档来说更加方便改动，这使文档的改动更加便捷，但是改动后的电子文档由于没有留下任何改动痕迹，因此会对文档的原始性产生一定的影响，所以在电子文档变更方面要重视相关技术的完善，来确保初始文件的可靠性[1]。

3、計算机电子文档储存环境的变化。电子文档需要适应计算机不断变化的发展，计算机系统的完善以及更新，电子文档需要结合自身的性质来适应计算机系统的不断完善，既要适应文件储存的环境，又要保证信息的完整性，为人类的阅读以及文档的运用提供良好的条件。

二、电子文档的整理归纳

电子文档的统计环节。电子文档的统计环节一般在单位内部进行，参与统计的电子文档需要具备特定的参考价值以及使用意义。首先，电子文档在使用时需要设置成具有特定的职能属性的特性文档。举例说明，一些文档初始稿件也需要进行储存，在此文件的基础上修改的初始文件也要进行文件的归档，并且对此文件进行统一统计。然而，在目前的统计方法中，一般都将电子版文档的终稿定为归档文件。其次，用计算机系统进行相关的次要工作，运用计算机技术对电子文档进行多方面的系统的文件检测以及数据实验工作，在此基础上形成可靠的，有实际意义的电子文档文件。最后，有关于自己部门的文件保存，特定的部门文件需要部门自己进行文件内容的编写。当然，对于储存在专门机构内的文档文件，则不需要进行相关文件的归档。

三、电子文档的归纳手段

1、确认电子文档的归档范畴。电子文档归纳范畴的确定，能够提高电子文档的管理水平，为保障电子档案管理符合国家相关部门的要求，一般情况下，要求电子文档的归档范畴与实际纸质文档的归档范畴保持一致。

2、制定档案归纳的周期。档案管理工作要同时兼顾电子档案与纸质档案。因此，在电子文档进行归纳整理一年之后再进行细致的电子档案归纳工作，具体的档案归纳管理周期，要根据实际情况来确定。

3、电子文档的归纳标准。由于电子文档属于无形的归纳，所以要确保能到能够被准确无误的读取，要进行多种形式的文档归纳。首先，要将确定的电子文档归纳到计算机载体上。其次，对已经归纳完毕的电子文档进行统一的管理，借用相关工具使其能够储存在计算机之外的具体物理载体之内。最后，为保证上传的电子文档能够适应计算机系统的更新换代，保证电子文档数据的完整性，要对已经归纳的电子文档进行备份管理。还有，已经上传的电子文档，要经得起相关测试来保证其数据的完整性。

四、电子文档管理方式的改变

1、档案管理设备进行统一配置。在讲究工作效率的当下，计算机技术的不断发展，越来越多的工作来依靠计算机进行。为实现电子档案方便查阅的目的，档案管理部门需要借助强而有力的计算机设备来实现网络数据信息的全面覆盖。在此基础上，档案管理系统需要强有力的电子信息设备来支持已经完成归纳的电子档案实现调阅以及保存下载。为达成这一目的，当管理部门需对硬件设备进行统一的配置来确保电子档案系统能够被自由调阅，并且该设备还要有足够大的内存，为档案的调阅以及其他活动提供良好的运作环境。与此同时，电子档案系统也要完善日常对电子档案的归纳，方便人们进行操作以及档案的保存下载。对电子档案保存的安全问题，也要加以重视。创建完善的防火墙来保证计算机系统不受到外来病毒的侵害，避免电子文档数据的损失。对已经完成档案数据化的电子文档备份，以确保电子文档的数据安全。

2、建立完整的电子档案管理机制。档案管理部门要根据当前的实际情况来制定相应的档案管理制度。首先是对电子文档的管理流程进行专业化规范管理，确保管理档案的每一个环节都得到有力的保障。其次，电子档案的保管也要制定相应的管理标准，规范电子档案的保管流程，确保电子档案的完整性。再者，建立健全档案管理过程中的人员岗位制度，实现档案管理责任制，树立起档案管理工作者的责任意识。

3、组建综合能力强的管理团队。信息化档案管理的团队应该是综合能力较强的团队，团队当中的每一位成员都应该有着专业的档案管理知识，并且具备相应的计算机使用技能。不仅如此，团队还要定期组织学习交流等活动来提高团队内部的人员综合能力;组织团队内部人员进行专业的技能培训学习，在完善自我的同时，还能够提高专业技术，更好地为人民服务;组织档案部门内部员工进行技能比拼，活跃员工的工作氛围，调动工作人员的业务积极性。

结尾语

随着电子信息技术的不断发展，电子档案的归纳和管理被越来越多的企业所接受。再加上相关规章制度的制定与颁布，为电子档案的归纳管理提供了良好的法律依据，电子档案管理系统部门也对电子档案的管理进行了不断完善和规范，以期为人们提供更好的档案管理服务。这对投身于档案管理工作的人员来说是沉甸甸的责任，要求每一位工作者都能够全心全意的投身到档案管理的工作当中去，为企业和社会提供良好的，高效的服务。

参考文献

[1]陈永生， 杨茜茜， 侯衡，等. 电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J]. 档案学研究， 2015（2）：28-37.

[2]王儒琳. 电子文件归档与电子档案管理研究[J]. 科学技术创新， 2011（16）：100.

[3]王苑华. 电子文件归档和电子档案管理的技术与方法[J]. 档案学研究， 2002（1）：169-170.