吕琳琳

（辽阳市第四人民医院，辽宁 辽阳 111000）

前言

随着我国科学技术的不断进步和发展，作为我国计算技术重要组成部分的人工智能技术越来越受到人们的重视和关注，也越来越多地被应用于人们的生活中。基于大数据时代背景下，人工智能技术借助其高效的数据信息分析能力，能够在档案管理工作中实现数据信息的智能管理及智能检索，为用户带来更加体验方便、快捷及准确的用户体验，满足用户多元化的需求。随着人工智能技术的深入发展，其技术功能也会在档案管理工作中的应用更加成熟，解决传统档案管理工作中存在的问题和弊端，以此逐步优化档案管理工作的质量[1]。

一、人工智能概述

人工智能就是用计算机来模拟人的智能，因此又叫作机器智能，是需要人力、脑力、开发、高等技术与不断地研究和尝试等等一系列超高难度的作业才能完成的科技产品。具体来说，可以将人工智能定义为一种模拟人思维及意识过程的理论、方法、技术，换言之就是始终以研究人的思维方式及行为方式为核心，以此替代人类完成复杂、有危险难度、重复枯燥等的工作[2]。另外，人工智能是我国科技高速发展下衍生的科技产品，其包含计算机科学、生物学等多元化学科技术，能够利用计算机技术判断、识别并完成人类的指令，自身具有超高的学习能力、分析能力及追踪能力，能够有效整合各个领域的资源，并促进这些资源得到合理地利用，所以在档案管理工作中应用人工智能技术是档案管理工作未来开展的重要趋势[3]。

二、人工智能在档案管理工作中应用的意义

1.提升档案管理工作中的准确率

在档案管理工作中有效应用人工智能技术，能够有效解决传统档案管理工作中因为人为导致的数据信息错误，提升档案管理工作的准确率。在档案管理工作，人工智能技术能够对档案中的信息进行智能分类及检索，帮助档案管理工作人员对所要查询的文字信息、视频信息及图片进行进行快速查找，拓展检索信息的查询渠道，提升档案信息的查询及分类效率。另外，在智能检索过程中，人工智能技术能够将海量混乱的档案信息变得具体详实，并按照一定的信息属性、时间日期及名称等进行合理排序和分类，能够帮助档案管理工作人员快速查询到完整准确的档案信息，降低人工检索下发生的错误几率[4]。

2.提升档案管理工作的安全性

在档案管理工作中有效应用人工智能技术，改变了传统档案管理工作存在的滞后性，为档案管理工作的开展提供了很多便利条件，尽管如此，在档案管理工作中，档案管理工作人员最注重的还是档案管理的安全性问题，人工智能技术的应用有效解决了这一问题，因为人工智能技术能够为档案管理的各个工作环节提供安全权限[5]，需要档案管理工作人员具备相同的等级才能获得相关的档案信息，这是人工智能技术得天独厚的性能优势，能够避免档案管理工作受到安全问题侵扰。另外，人工智能技术的防止黑客入侵功能能够提升防火墙的安全性，将干扰档案管理系统的不安全因素阻隔在外，以此提升档案管理工作的安全性。

3.强化档案管理工作质量和效率

在档案管理工作中，由于档案资料、数据及相关信息的数量巨大，所以档案管理工作正在开展的过程中经常面对数量较大且十分复杂的分类、整合、归纳和储存问题，以此方便日后的调取和查询。但是传统的档案管理工作一般都是由人工进行完成，在档案资料、数据及相关信息的处理上效率很低，且不能保证准确率，造成了很多误差，逐渐不能满足用户多元化的需求[6]，并且也对档案管理工作地开展造成了阻碍，但是在的档案管理工作中有效运用人工智能技术，利用人工智能技术的时效性、便捷性和准确性，建立智能档案信息运作体系，能有效弥补传统档案管理工作中的不足和人工导致的误差，不仅能够提升档案管理工作的效率和质量，还能有效节省人力成本、资源和时间[7]。

4.有效延长档案信息保存的时间期限

在传统的档案管理工作中，档案资料、数据及相关信息大多被保存于纸张上，以纸质版本的形式进行长时间的存放和保存。在档案资料、数据及相关信息的保存过程中，如果保存不当会造成纸张损坏、虫蛀、墨水风化、人为损坏、偷窃等影响查阅档案资料、数据及相关信息的情况，最终带来巨大的损失。但是在的档案管理工作中有效运用智能化技术[8]，能通过智能化网络平台和数据库将档案资料、数据及相关信息进行加密存档和备份，为档案保存时间的期限提供保障，还节省了存放纸质档案的空间，提高了资源利用率。另外，除了可以运用智能化网络平台和数据库，为了档案资料、数据及相关信息的调取方便和提高实用性，也可以借助可移动硬盘储存、U盘储存等方式对档案资料、数据及相关信息进行保管，提高档案资料、数据及相关信息可使用性特征[9]。

三、人工智能在档案管理工作中有效应用

1.实现档案管理工作的智能安全管理

人工智能在档案管理工作中有效应用，在很大程度上提升了档案管理工作的质量、效率和安全性，但是智能化的档案管理系统中也经常出现一些网络安全事故，用户越来越提升了对网络安全的关注。在这样的背景下，人工智能技术在应用于档案管理工作中也需要结合实际的安全问题，制定合理的解决策略以解决用户档案信息受到侵害的问题[10]。人工智能技术借助其特有的优势能够在档案管理工作的细节管理上发挥作用，维护档案管理工作安全，例如，人工智能检测技术能够快速判断并处理侵入的病毒，在发现疑似病毒程序或病毒程序时迅速预警，对其进行全面的检测，制止病毒程序侵害电子档案管理系统。人工智能技术在档案管理工作中的有效应用，能够有效提升档案管理工作质量和效率。下面对人工智能在档案管理工作的应用进行具体说明：

第一，智能防火墙是人工智能技术中的重要组成部分，其在档案管理工作的应用十分广泛。智能防火墙不同于传统的防御系统，其具有更高的拦截准确性、高速性及智能化水平，能够更好地处理和应对电子档案管理系统攻击行为。在此基础上，通过智能识别技术，能够帮助电子档案管理系统快速分析和识别档案信息数据，结合处理结果给予相应的解决策略，如概率计算、信息记忆等。这些有效的解决方案能够在很大程度上对电子档案管理系统承载的计算量进行合理降低，并拦截有害信息及无效信息，并加强把控和限制外来访问，以此提升用户相关档案数据信息的隐私性及安全性[11]。另外，智能防火墙在档案管理工作中的应用还能有效应对黑客攻击和阻挡病毒攻击，避免恶意传播问题的发生。并且智能防火墙也能够全面高质量的管理和监控电子档案管理系统的内部局域网，为电子档案管理系统的稳定安全运行提供保障。最后，在智能防火墙也在安检效率方面发挥着十分重要的功能，避免高级应用侵入电子档案管理系统，使整个电子档案管理系统处于“保护伞”之下。

第二，人脸识别功能、虹膜识别功能及指纹识别功能也能有效对档案管理工作实现安全管理，提升档案管理工作安全性。具体来说，在档案管理工作中，人工智能技术被应用于档案信息库的门禁系统中，能够将不具备查阅档案的人员进行有效阻隔[12]；在档案管理工作中，人工智能技术被应用于监控系统中，通过智能监控技术，实施对档案库内部及周围的动态进行实时监控，并通过检测识别原始视频及目标跟踪，能够快速判断出跟踪目标的意图，最关键的是在监控系统中应用人工智能技术，还能够对监测到的不良行为发出警报，并及时上报给档案管理工作人员，让档案管理工作人员具备充足的时间制定解决策略，避免造成不必要的损失。

2.完成档案管理中信息的智能检索及分类

在我国的档案管理中，已经从纸质档案逐渐向电子档案过渡，现阶段我国实行电子档案与纸质档案并行的双管理进行，以此提升档案管理工作的质量和效率。电子档案中包含的信息数据种类众多，如多媒体档案、文本档案、数据类档案等，人工智能技术具备图像识别功能、自然语言处理功能及语言识别功能等，能够对档案实现智能处理及智能检索[13]。例如，人工智能中的文本类别归纳技术在档案管理工作中就是经常被使用的技术之一，其通过智能化学习，能够快速寻找到被标记文本及被检索文本之间的关联，并在此基础上结合文本属性来归纳和判断文本类别。另外，人工智能技术还能借助图像、语音及视频的识别功能来对电子档案信息进行有效识别。基于信息化时代背景下，电子档案的信息数量较大且内容存在复杂性，所以利用人工智能技术能够实现档案信息的检索和分类，并有效提升档案管理工作质量和效率。

3.在网络资源共享方面的应用

基于信息化时代背景之下，在档案管理工作中实现档案资源共享是档案管理工作未来发展的必然趋势。网络信息技术为人工智能的发展创造了条件，能够档案管理建立一个信息共享的统一平台，在这一平台中，各项档案内容都会及时得到审批和处理，并在此技术上实现各个单位部门之间的传输与调配。另外，在现阶段的环境下，档案管理工作人员也能够通过网络信息共享平台来处理日常工作，实现无接触办公及居家办公，及时为用户提供优质的服务[5]。最后，人工智能技术在网络资源共享方面的应用，也能准确识别用户所要使用的资源，提升计算机网络资源共享的精准性，使用户利用最短的时间得到自己想要的资源档案信息[14]。

四、人工智能与档案管理工作结合未来的发展方向

基于大数据时代背景下，通过人工智能技术能够将档案管理工作中的档案资料、信息、数据进行加密存档和备份，为档案保存时间的期限提供保障，还节省了存放纸质人事档案的空间，提高资源利用率及档案管理工作质量。但是随着时代的发展和变迁，在档案管理工作中，人工智能技术在其中的应用会越来越广泛和深入，为了满足社会发展的需要及用户的多元化需求，人工智能技术也会以大数据技术作为理论基础，通过学习大数据技术的内容，不断促进人工智能技术的完善与优化升级。在档案管理工作中，资料信息是档案中的核心内容，通过对大数据技术学习下的人工智能，能够更贴合档案管理工作的需要，总结档案管理工作的基本运行规律，丰富档案管理工作内涵，以此促进档案管理工作的数字化、智能化与数据化。另外，在促进档案管理工作数字化、智能化与数据化的同时，也要注意以人为本，通过人工智能技术的应用促进档案管理工作更加人性化，为用户带来更加优质个性化的服务[15]。

结语

综上所述，社会经济的快速发展，革新了信息技术的滞后性特征，人工智能技术是网络时代发展下的产物，以网络平台作为依托，通过互联网环境，成为了在档案管理工作开展中的有效手段和重要组成部分。人工智能技术凭借自身在安全性、完整性和实践性方面的优势，给档案管理工作的开展提供了时效性和便捷性，深受大众的中的认可和支持。不可否认，人工智能技术在档案管理工作中的应用还存在一些问题急需解决，基于此，人工智能技术要不断地响应网络信息化的发展潮流，积极改革和创新，以满足档案管理工作对人工智能技术的多元化需求，进而促进档案管理工作的规范化和科学化。