摘 要：随着信息化技术的快速发展，中医院档案管理在数字化时代的探索开始引起业界重视。基于此，本文将简单分析数字化时代中医院档案管理发展的新突破，并围绕数字化时代中医院档案管理存在的不足，深入探讨中医院档案管理发展路径，希望研究内容能够给相关从业人员以启发。

关键词：中医院;数字化档案;云计算

结合实际调研可以发现，现阶段我国部分中医院档案管理工作无法适应数字化时代变化，信息化管理意识薄弱、档案管理模式落后、病例档案回收质量堪忧等问题大量涌现。提升数字化时代中医院档案管理水平，正是本文围绕该课题开展具体研究的原因所在。

一、数字化时代中医院档案管理发展的新突破

1.数字化发展趋势

数字化时代的来临使传统档案管理方式被颠覆，中医院档案信息化改革因此全面开展。数字档案具备网络化和数字化两方面特性，具体应用需要得到数据库技术、计算机技术、扫描技术、多媒体技术、数字摄影技术的支持。在各类新技术支持下，中医院的科技档案、文书档案、声像档案、会计档案、纸质档案等能够以计算机为载体，共同构成档案库。中医院档案管理的数字化发展趋势主要体现在海量电子档案的存储和管理、有效结合各医院档案信息资源、满足跨数据库及跨地域信息检索需要、在权限内查询多个数据库获取档案信息等方面。

2.档案管理信息化开始受到重视

随着档案数字化管理在各领域取得突破性成果，中医院档案管理信息化也开始受到重视，而在更多的资金支持下，档案管理的综合水平和使用效率也在不断提升。通过对档案数字化战略的推进，档案管理信息化工作得到高度重视，而随着档案管理系统上线，中医院各部门能够依托该系统快速完成档案整理、立卷、归档等工作，档案管理的效率提高和流程规范得以实现。通过开展文书档案扫描和OCR识别工作，基于系统的文件、图纸检索能够顺利实现，一体化档案资源管理得以大幅推进，这源于系统具备的文件级管理、档案借阅管理、目录管理、档案编研、电子原文管理等功能。此外，在变更文件、上级来文、重大课题申报、医院宣传等方面，档案管理信息化也能够较好为中医院提供服务。

3.档案管理制度不断完善

制度的废改立和执行属于档案管理制度建设的关键，在这一理念引导下，数字化时代中医院档案管理大多高度重视制度建设工作，及时更新的制度能够跟上中医院发展步伐并与国家规定高度统一。很多中医院在档案数字化管理探索中针对性制订了《档案借阅制度》《档案保管制度》《档案保密制度》《档案库房管理制度》等档案管理制度，而在不断推进制度完善的过程中，制度的落实和执行也在同时强化。通过编制宣传册、开展内部交流、定期培训，档案管理制度执行水平不断提高，数字化档案管理的规范化、制度化、科学化水平也在不断提升，辅以统一的档案管理和应用信息化平台，标准化水平更高的档案信息化管理在便捷利用、安全存储方面也有着出色表现。

4.檔案管理工作不断改进

通过反馈机制的设立，数字化时代中医院档案管理的不断改进也得以实现，档案管理工作存在的不足能够被及时发现和处理。在具体实践中，各部门需要做好资料定期归档工作，以此建成专兼职档案管理员构成的档案信息化管理队伍，辅以每年开展的培训，即可保证队伍的专业水平。定期召开座谈会和培训会，就档案管理问题开展头脑风暴，软件公司能够更好参与到中医院档案管理工作中，通过现场答疑、软件功能修改，档案管理需求将更好得到满足，不断改进的档案管理工作也将真正形成良性发展循环，更好为中医院的发展提供服务。

二、数字化时代中医院档案管理存在的不足

1.信息化管理意识薄弱

结合实际调研可以发现，信息化管理意识薄弱问题广泛存在于我国很多中医院档案管理工作中，这类中医院往往只关注经济效益，未能认识到档案管理在自然发展中所能够发挥的重要作用，各科室病历资料上交不及时、诊疗数据丢失等问题因此频繁出现。在传统的档案管理思想影响下，档案管理工作忽视档案本身价值和重要性的情况也较为常见，中医院管理层缺乏重视、档案信息系统建设和升级滞后也不利于数字化时代中医院档案管理的发展。

2.存在档案信息不准确情况

受到传统档案管理理念和模式制约，很多中医院档案管理工作在搜集、记录、启用等环节存在不规范问题，这类问题往往会导致档案信息不准确问题出现。在档案搜集方面，资料和信息搜集不全面、信息记录失真等问题较为常见，档案的真实性和实用性因此受到影响，人工记录为主和计算机记录为辅的档案信息记录方式也会影响档案信息质量，信息化时代档案资源开发因此受到的制约必须得到重视。

3.档案管理模式落后

受历史原因影响，档案管理模式落后情况也较为常见，存在传统、松散格局的档案管理模式虽然能够满足文书档案和实物档案管理需要，但手工的档案收集和检索无法满足病历信息共享需要。此外，很多中医院档案管理工作还缺乏具备档案专业理念和管理技术的人才，不完善的档案管理体系和档案人才培训的缺乏也会制约数字化时代中医院档案管理水平提升。

4.病历档案回收质量堪忧

在档案归档过程中，中医院很容易出现档案内容欠缺、资料丢失等问题，如科室讨论、诊疗记录、病案分析等病历档案内容不全。现有规定要求患者出院后24小时内完成病历档案的存档，但实际无法满足该时间要求的情况在中医院各科室较为常见，这与很多医院人员未能充分了解电子病历档案管理流程和手续存在一定关联，借阅档案长期不还、档案丢失等问题受此影响也频繁出现。

三、数字化时代中医院档案管理发展路径选择

1.健全档案管理制度

为推进数字化时代中医院档案管理发展，应设法健全档案管理制度，中医院全体人员需真正认识到档案管理工作的重要性和作用，以此升级观念，不断推进档案管理制度的建立健全。首先，需高度重视档案管理工作，中医院管理层需要以身作则为档案管理人员提供更有力支持，保证档案管理人员能够正确认识自身的职责和价值，将档案管理工作真正纳入中医院重要议事日程，以此夯实优化改善档案管理工作的基础。其次，在制度的具体健全中，需结合《档案法》等法规和中医院发展实际，以此科学制订档案管理制度，保证制度的可行性、合理性、科学性，有章可循、有据可依的档案管理工作能够顺利开展。最后，还需要设法规范病案书写制度，健全档案保密、保管、借阅制度，保证以类归宗的档案能够真正将责任落实到人，以此开展权责分明、责任明确的档案管理工作，中医院档案管理即可更好适应数字化时代发展。

2.强化档案管理队伍建设

在健全档案管理制度的同时，还应设法强化中医院档案管理队伍建设，以此提升档案管理人员的综合素质，档案管理工作即可更好开展。在具体实践中，中医院需要加强对档案管理人才培养与队伍建设的重视，并设法使其实现工作态度规范、专业素质提升、个人品德强化。中医院需通过制度约束档案管理人员，使其直接担负档案保密、开放利用责任，同时结合档案管理人员的业务能力、法制意识、职业道德修养，推广终身学习理念，保证档案管理人员能够积极学习最新法律法规知识并持续提升自身能力，做到正确履职。中医院还需要在良好的环境氛围和条件创造中投入资源，以此从社会中吸引优秀的档案管理人才，同时结合学历教育、专业培训、进修学习等手段，不断提升档案管理人员的业务水平和专业能力，只有全面关注人才的吸引、培养、使用，才能够真正建成专业化、高素质的档案管理队伍，这一队伍应配备有思想、有理念、掌握先进科学技术和现代管理知识的复合型人才，以此更好提供人才资源支持，满足档案管理工作升级需要。

3.推动档案信息化建设

档案信息化建设直接关系着档案管理工作能否融入现代生活、对接智慧城市、连通大数据社会、参与国民经济发展，因此中医院需遵循“互联网+”理念开展档案信息化建设，以此全面应用信息化管理手段和信息技术，优化和创新档案管理工作。应正视数字信息对中医院档案管理工作的影响，如档案信息资源保存方式带来的影响，考虑到中医院档案涉及的人员、内容较多且存在较为繁复的归档过程，为满足档案管理数字化发展要求，中医院应科学应用信息技术开展档案数字化平台建设，以此实现便捷性更高的档案存储、检索、处理，具体规范建设应参照《数字档案馆建设指南》等要求。档案信息化建设过程必须保证档案的安全性和完整性，由此开展的档案管理工作需做好对电子档案各环节的控制，如归档、借阅、查询、销毁等环节，只有高度重视档案信息安全，档案管理人员才能够具备较高警觉性和信息安全意识，信息安全问题的有效规避、档案安全的切实保障也才能够顺利实现。

4.保证档案信息系统安全

数字化时代中医院档案管理发展必须设法保证档案信息系统安全，具体实践应从统一标准、强化数字技术应用、优选管理软件入手。统一标准需充分考虑中医药数据库、OA系统、医疗系统的数字化标准规范统一建设，以此统一对接端口，规避“信息孤岛”问题。强化数字技术应用应关注数字化硬件的购入，如备份磁盘、“二十防”设备、高速扫描仪，并做好数字化档案载体的定期拷贝和质量检测，定期检查备份能够避免环境、温度、磁性、黑客侵入等因素导致数字化档案载体损坏问题发生。优选管理软件需要以安全和性能为标准，同时做好数据维护工作，以此保证数字化档案信息安全，辅以身份证验证、防病毒体系、元数据格式固定、数据备份、分级授权等方式，档案信息系统安全能够更好得到保障。此外，云技术也能够用于保证档案信息系统安全，中医院可依托云技术做好档案信息资源的密级分类，以此完成区域性数字档案私有云建设，在“嵌入式非标准编码解码器”“对称加密”等技术支持下搭建可信的云平台，中医院档案信息的全过程保密將顺利实现，同时可考虑选用分布式文件应用系统、加密磁盘、加密软件。

5.做好信息化病历档案管理

数字化时代中医院档案管理发展还需要做好病历档案信息化管理，这一探索需得到具备信息化管理观念的医务人员支持，只有中医院全体人员均认识到病历档案信息化管理的重要性，档案部门拥有的丰富药物知识、医疗技术、中药科研等信息才可更好得到利用。病历档案信息化管理可考虑采用Ajax技术，这一新型交互式操作技术的工作原理为时间或数据触发，通过在电子病历档案中选择文本、输入数据、移动鼠标，Ajax引擎可基于指令进行处理，服务器端的服务器工作量和网络传输压力能够有效减轻。具体可建设由档案扫描、安全保密、整理编目、数字档案管理、档案检索查询和借阅、系统管理和设置、档案打印输出等功能组成的电子病历信息系统。在SQL Server数据库和Tomcat服务器支持下，即可构建由Ajax引擎、服务器端、客户端组成的三层构架，所有功能模块均可由此实现修改、添加等交互操作，电子病历档案的录入也能够在无须重复刷新网页的前提下完成。

为更好实现病历档案信息化管理，还应依托信息技术提升管理的规范性，具体可从四方面入手：第一，数据共享。在信息化系统支持下，中医院可实现医生和护士工作站、出院处、住院处、门诊等信息系统的数据共享，每日工作报表可由系统直接生成，患者就诊的纸质资料可通过档案扫描转换为电子档，以此重新分析处理，将有效规避档案管理人员和医生的人工操作失误，同时生成的不同类别病历索引能够保证准确找出病历档案，查询和等待时间将大幅缩短;第二，直接调用病历信息。如患者再次入院，通过提交借阅申请至病案管理处，临床医生可在审核通过后直接调用病历信息，这种网络调阅可结合系统执行计时指令，病历档案能够到期自动回收，而在借阅操作管理功能支持下，档案管理人员能够对借阅情况进行随时浏览，同时催讨限时未归还的档案，在无纸化、信息化的档案借阅管理过程中，档案损毁、丢失问题能够有效规避;第三，数据统计。信息化系统能够更为便捷地完成病历档案数据统计，如统计死亡患者例数、出院患者例数、用药剂量和种类、中药使用情况、疾病分类、辨证分型等，工作报表将自动生成，统计内容可通过输入关键词便利获取;第四，保证电子病历档案合法性和真实性。通过严格执行权限管理措施，电子病历档案数据安全能够更好得到保障，具体可采用上文提及的身份证验证、分级授权等方式，结合相应技术保证不同医务人员仅能够查阅对应权限的内容，修改病历内容时系统需要记录备案修改的时间和人员，满足查证需要，辅以加密存储的编写程序，能够有效规避电子病历档案直接在数据库中修改的情况，也能够更好预防档案信息泄露问题。

四、结论

综上所述，数字化时代中医院档案管理发展需关注多方面因素影响。在此基础上，本文分析了健全档案管理制度、保证档案信息系统安全等内容，提供了可行性较高的中医院档案数字化管理路径。为更好开展中医院档案数字化管理工作，观念更新、技术升级、人才培养等关键点必须得到重视。

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（作者单位：南京市江宁中医院）

作者简介：徐敏（1986-），女，汉族，江苏南京人，本科，助理馆员（初级），研究方向：档案管理。