申绍云

（江西省非物质文化遗产研究保护中心，江西 南昌 330019）

茶叶档案是指在茶叶生产、营销等活动中创建的有意义的记载，在信息化时代的今天，作为一种至关重要的信息资源与经济资源，茶叶的档案管理工作价值日益凸显，深入挖掘和利用茶叶档案的信息资源，能够极大地推动茶叶的发展革新。在此背景下，加强茶叶档案的搜集与管理工作建设对于茶叶发展具有不可忽视的现实意义。

1 茶叶档案工作概述

1.1 茶叶档案的搜集

1.1.1 搜集范围。在档案搜集内容方面，茶叶档案所搜集的范围十分广泛，从广义上来说，所有同茶叶相关的信息都可归入茶叶档案的搜集范围，但在实际工作中，为使搜集效率最大化，往往将一些具有实际价值、意义的信息作为茶叶档案的搜集内容，这主要包括茶叶的生产档案、市场档案、历史文化档案等内容。从茶叶的生产档案来说，主要是指茶叶在生产过程中所形成的信息内容，具体包括种植、加工、设备、工艺等内容；从茶叶的市场档案来说，主要是指茶叶在市场规划、市场营销与售后反馈等方面的信息；从茶叶的历史文化档案来看，主要是指茶叶在历史发展过程中所形成的信息内容。在档案搜集载体方面，包括文本、声像、图片、实物等等，丰富多样且具有各自的优势和特点。例如纸质档案是传统的档案载体形式，具有耐时久的特点，但因其占据空间大而不便于传递；声像等电子档案是信息技术高速发展背景下的产物，具有高效率、低成本的特点。

1.1.2 搜集方式。茶叶档案的搜集是档案管理工作的基础和前提，在以前，人们往往主动移交的方式，要求相关单位主动向档案部门移交茶叶信息。当前，随着互联网技术的深入发展，茶叶档案信息内容多、更新快、传播广，这给茶叶档案的收集工作带来了严重考验，在此背景下，档案管理人员不断更新其信息化技术，借助现代化的搜集方式来把握网络动态资源，提高茶叶档案的搜集工作效率。

1.2 茶叶档案的管理

1.2.1 管理者。在茶叶的搜集和管理过程中，管理者起到了至关重要的作用，要想提高茶叶档案搜集和管理效率，就应当提高管理者的业务能力，要求其应当兼具专业的档案管理能力和茶叶行业的专业知识，使其能够正确处理好茶叶相关档案。此外，在“互联网+”背景下，茶叶档案管理者还应当具备信息技术能力，能够熟练操作各类信息软件、了解信息化技术发展方向，唯有如此才能有效提高其业务能力，推动茶叶档案搜集、管理工作的提升。

1.2.2 管理方式。茶叶档案的管理方式也应当采用传统和现代化相结合的管理方式。一方面档案管理人员应当继续坚持人工管理的方式，并不断提高其业务能力，切实提高茶叶档案的管理效率；另一方面，还应当借助互联网技术来提高管理效率，例如搭建信息管理系统、完善管理流程、优化检索服务等等。

2 信息化背景下茶叶档案管理模式的变化

任何事物的发展都应当追随时代的步伐，不断适应时代、融入时代，茶叶档案管理也同样如此，在信息化时代背景下，茶叶档案的管理模式发生了较大的变化，主要体现在管理理念和数据资源两方面。

2.1 档案管理理念的变化

随着信息技术的深入发展与广泛普及，茶叶档案管理工作得到了长足进步，例如茶叶档案信息数据的增加、服务水平的提高以及信息化技术的应用等等，在此背景下，档案管理者对于茶叶档案的理念认识不能只停留在传统的管理理念层面，而应当与时俱进，不断更新其观念认识，提高其茶叶档案管理理论水平。

2.1.1 大数据观念。大数据是指海量数据的增加，强调一些数据皆有其价值，在大数据技术的加持下，这些海量的数据得到了有效的开发和利用，实现了其价值的最大化。而在茶叶档案管理中，由于人力物力财力的限制，管理者往往采用去粗存精的方式筛选茶叶信息，将其中有重要价值的信息归入档案保存，摒弃了一些无关紧要或是在当时无重要意义的信息，这对茶叶档案的发展造成了一定的损失，因而，管理者应当强化大数据观念，将所有有着重要价值的茶叶信息收入档案。

2.1.2 广服务观念。在知识经济背景下，信息的存在都有着潜在的价值和意义，茶叶档案同样如此，管理者应当积极转变其茶叶档案的管理理念，以信息服务为一切工作的出发点和落脚点，为大众提供更好的服务。此外，当前茶叶档案服务发展呈现出多元化、社会化发展趋势，管理者应当坚持个性化服务原则，借助信息技术对用户的习惯和兴趣进行数据挖掘和量化分析，并为其提供针对性的服务内容，切实满足其不同的信息需求。

2.1.3 大平台观念。大平台的建设既能够加强信息资源的收集，又能够凭借海量信息吸引用户，推动其自身的发展，因而加强大平台建设是信息爆炸的互联网发展背景下茶叶档案发展的必然之举。茶叶管理这应当尽快转变“老牛人力车”的现状，强化大平台观念意识，建成资源富、效率高、范围广的茶叶档案信息平台，提高茶叶管理效率。

2.2 档案数据资源的变化

茶叶档案资源的搜集建设是档案管理工作的重要内容，也是开展茶叶档案服务工作的基础和前提，而在信息化时代背景下，茶叶档案数据资源发生了巨大变化，给档案管理带来了巨大的变化。首先是档案数据来源更广。在传统的茶叶信息搜集过程中，茶叶信息的来源往往限定于特定机关、企事业单位以及茶叶传承者等范围内，而在信息化背景下，茶叶信息来源则更多倾向于网络化、社会化、平民化。部分茶叶档案管理者也纷纷顺应这一发展趋势，唤醒民众的茶叶档案意识，引导其关注、记录生活中的茶叶相关信息。其次是档案内容更加丰富。一方面互联网技术的发展推动了信息的平民化，越来越多的民众可以自由的分享记录身边的茶叶信息，推动了茶叶资源的扩大；另一方面，茶叶数据类型也逐渐增多，例如纸质、声像、实物、图片等茶叶信息资源，将成为档案馆藏的重要组成部分。

3 大数据背景下茶叶企业档案管理的创新

信息化时代的到来给茶叶档案管理带来了发展的机遇和挑战，相关部门应当抓住这一发展机遇，积极改变茶叶档案的管理，寻求更多、更广、更适应信息化时代的茶叶档案管理新模式。

3.1 完善茶叶档案资源体系

茶叶档案资源是开展档案搜集、管理工作的基础和前提，加强茶叶档案资源建设能够进一步丰富档案资源，提高其工作效率。

3.1.1 拓宽档案资源收集类别。在茶叶档案的收集类别方面，形成以纸质档案收集为主、其他档案收集为辅的档案资源收集形式。一方面，应当不断加强纸质档案资源的收集建设，提高纸质档案的收集效率；另一方面，信息电子化、数字化已成为时代发展主流，应当借助信息技术不断拓宽档案资源的收集形式，更加主动、积极对收集更多价值高、形式多的数据资源。例如加快对图片、声音、影像等多种形式的茶叶信息的收集，丰富茶叶档案收集类别。

3.1.2 完善档案资源建设主体。在信息大众化的时代中，社会中的每个人都是信息的创造者和传输者，都无法置身于数据之外。而在茶叶档案资源的收集过程中，因自身人单力薄，导致其档案收集效率较低，无法完成茶叶档案资源全部收集的重任，因此加强和不同茶信息拥有者的合作就显得非常有必要。档案部门可以通过合同、委托等方式向社会购买档案服务，将茶叶档案的收集工作交给业务能力较高的服务机构来帮忙完成茶叶档案资源收集的工作，或是采用众包模式，将一些仅凭自身力量无法完成的资源收集任务转交给大众，利用大众的智慧和力量来实现茶叶档案资源的集中。

3.1.3 转变档案资源收集方式。在信息化时代背景下，茶叶档案资源的收集不能光是坐等人来，而应当借助互联网转变档案资源的采集方式，收集到更多更广的档案资源。首先，在信息爆炸时代，网络资源数量多且更新速度快，有着重要价值的茶叶信息往往会被淹没在海量的垃圾信息中，一旦错过将很难找回，因此，档案部门就应当积极承担自己的职责，改变档案收集方式，变身茶叶数据捕手，实时监控网络动态信息，采取积极主动的方式完成信息资源的抓捕任务。其次，在过去的茶叶档案手机过程中，往往需要将全年工作处理完毕后才能将茶叶进行归档，而在信息化时代，管理人员可以借助档案内部管理系统来实现档案的实时推送归档，既降低档案资源因长时间的累放而丢失的风险，又分散了管理人员的工作任务、化解了集中归档时间紧任务重的难题，能够进一步提高其归档质量。

3.2 完善档案服务体系

“数据本身是没有价值的，通过数据提供服务才能具有真正的价值，数据即服务。”在茶叶档案管理中，应当深入挖掘数据信息中的价值、盘活档案资源，实现其价值的最大化。

3.2.1 创新档案服务理念。在信息化时代，档案管理者应当不断创新档案服务理念，用新思维新方法，开辟档案服务新高度。首先，坚持人性化服务，在茶叶档案管理中具体表现为以用户第一为服务原则，以满足用户需求为出发点和落脚点，热心、耐心、细心、专心对待一切用户的合理需求，为其提供所需茶叶信息。其次，坚持个性化服务。在信息大众化背景下，用户的分类日趋明显，其对茶叶信息的需求也大不相同，因而管理者应当借助互联网来详细了解用户需求，并提供精确性匹配的服务，满足其实际需求。此外，还应当坚持智能化服务。大数据时代更加重视技术的运用，在此背景下，档案部门也应当不断提高其智能化服务水平，通过构建档案数据处理系统，快速完成数据分析任务、抓取有效信息、提供服务通道，实现茶叶信息的顺畅流通和广泛传播。

3.2.2 拓展档案服务方式。信息技术的深入发展，极大地丰富了信息传播的渠道。档案管理部门可以借助这一渠道不断拓展服务形式。首先，茶叶档案管理部门可以借助微博、微信等新社交媒介来拓展档案服务形式。其中，微博是当前大众社交中使用最广泛的平台之一，主要包括网络营销、时事热点、交流互动等内容，微信则是为智能终端提供通讯服务的应用，包括语音、视频、文字、图片等交流功能，同时还能够通过微信公众平台为用户提供咨询、信息等服务。档案部门可以入驻微博、微信平台，强化同大众的交流互动，为其提供更加便捷的服务。其次，远程服务是指利用通讯手段实现不同地域之间的人工服务，具有成本高、效率低、服务管理集中化的优势特点，档案管理部门可以加强这一内容建设，建设好覆盖范围广、内容全、检索快的远程服务平台，提高其服务效率。此外，云服务是以云计算技术为基础，将分散的信息通过云平台构建起来的系统，通过其强大的计算处理能力来实现信息资源共享的一种服务模式，具有低成本、高效率的优势特点，因此，茶叶档案管理部门可以以云技术、云存储为基础，建立起覆盖面广的档案云服务平台，为公众提供全方位的专业服务。

3.3 完善档案安全体系

茶叶档案的安全是档案管理的重中之重，尤其是在信息化时代背景下，档案管理部门应当加快完善档案安全保密防护体系，消除潜在的档案风险。

3.3.1 加强物理防护。物理防护是是档案安全的基础性保障，档案部门应当加快茶叶档案的物理防护。首先，提高档案馆安全建设的科学性。档案馆在建设过程中应当坚持相关规章制度，以科学选址、标准设计为原则，建成质量可靠、面积达标、设备完善、功能齐全、安全保密的现代化茶叶档案馆。其次，提高茶叶档案的保护条件。主要是提高一些硬件设施的安全性，包括视屏监控系统、报警系统、温湿度控制系统等等，档案部门应当严格按照标准配备安全防护设施，并定期对其进行维护和更新，及时发现并排除隐患，提高其安全保障。

3.3.2 提升队伍能力。茶叶档案管理者是确保档案安全工作的实施者，其专业能力的高低将直接影响着档案安全管理的效率，因此，应当加强管理者队伍建设，使其用责任和行为捍卫茶叶档案的安全。首先，完善人员安全管理制度。一方面，应当健全档案安全责任制，由单位高层领导者直接全权负责茶叶档案安全总责，并将责任具体划分到每个人身上，进一步提高管理人员的安全防患意识；另一方面健全茶叶档案安全应急管理制度，对茶叶管理中全过程中潜在的安全风险和可能出现的安全纰漏进行分析和预测，并制定出具体的应对措施。其次，提高队伍整体专业素养。对茶叶档案的管理要求相关人员不仅要具有丰富的档案管理知识，还应当具备一定茶叶文化素养，能够以其专业的业务能力带领茶叶档案事业向前发展，因而，相关部门应当加强对队伍的培训。一方面可以通过专业的教育培训来提升队伍的专业能力，使其兼具茶叶和档案管理知识；另一方面还应当提高相关人员的职业道德感，促使其以积极主动的态度对待茶叶管理工作，并梳理终身学习的目标，与时俱进，不断提高自我的业务水平。

3.3.3 加强技术建设。首先，建立茶叶档案信息系统安全体系。一方面应当加强对电子档案存储的应用系统安全审查，加快数字化工作，提高安全保护信息化技术，确保茶叶档案信息安全；另一方面还可以加强同社会企业的合作，选择合法规范、可信度高的公司来帮助其完成茶叶档案的信息安全防护建设，提高其安全系数。其次，建设茶叶档案数据存储备份中心。档案数据的开发利用大大提高了档案资源利用率、节约了其档案库房的容量，尽管如此，在信息爆炸的今天，茶叶档案部门的数据库容量仍旧无法溶度巨量茶叶资源信息，因此，相关部门应当转变存储方式，来确保档案信息的安全，而大数据强大的数据处理和存储功能能够有效解决这一问题，因此相关部门应当借助大数据功能来建设档案大数据存储备份中心，使其成为茶叶档案信息管理、开发服务、综合利用的重要平台。